Los factores de estrés de la jornada laboral y la fatiga no son ninguna novedad, por lo que en este mundo de teletrabajo actual, un poco de diversión puede ayudar bastante.
Como responsables, nutrir a los equipos y a la cultura organizativa con una dinámica de trabajo virtual, híbrida y cambiante puede ser un reto. Cuando los equipos son globales, puede ser difícil crear confianza y fomentar las relaciones entre los miembros. En este artículo nos preguntamos qué pasaría si diseñásemos las experiencias internas de construcción de equipos con el mismo empeño que ponemos al diseñar experiencias para los clientes.
“Reunir a un grupo diverso de personas de todo el mundo y crear un espacio donde se puedan ver o interactuar de forma significativa es crucial para la construcción de equipos.”
Soy responsable del equipo de operaciones de diseño (Design Ops) de Salesforce. Nuestro equipo se encarga de diseñar programas, procesos y experiencias para los equipos de diseño, de la misma manera que estos diseñan para los clientes. Nuestra responsabilidad es encontrar formas para que nuestros equipos se conecten y se diviertan, independientemente de dónde se encuentren. Mi compañero Jason Kriese, vicepresidente de operaciones de experiencia del usuario (UX), considera que «reunir a un grupo diverso de personas de todo el mundo y crear un espacio donde se puedan ver o interactuar de forma significativa es crucial para la construcción de equipos».
Una de las formas en las que estamos fomentando las relaciones entre los diseñadores de toda la organización es con nuestro Together Tour. Conectamos a doce equipos de diseño de AMER, EMEA y APAC a través de una experiencia de eventos inmersivos y virtuales en tiempo real. Nuestro objetivo al celebrar este evento virtual interno es fortalecer la cultura en toda nuestra comunidad global de diseñadores y darles la oportunidad de conocer a sus compañeros de trabajo. Para crear el evento de dos horas aplicamos la misma rigurosidad, empatía y procesos que nuestros diseñadores de productos con los clientes y productos.
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A continuación te mostraremos cómo creamos un evento para inspirar la conexión entre los equipos dispersos.
Promover la inclusión para lograr una conexión auténtica
Durante el último año aproximadamente, hemos aprendido mucho sobre cómo acude la gente a trabajar y a los eventos de construcción de equipos en espacios virtuales. Una de las lecciones más importantes que he aprendido ha sido darme cuenta de que cada persona tiene una forma distinta de divertirse. No existe un enfoque único al crear espacios para que las personas conecten. De hecho, en muchos casos, estos pueden causar ansiedad y aislamiento.
Por ejemplo, las sorpresas no gustan a todo el mundo. Hay gente a la que no le gusta ser el centro de atención cuando se le pregunta algo. Por lo tanto, comenzar una reunión pidiendo a todo el mundo que compartan su memoria infantil favorita para romper el hielo puede ser con buenas intenciones, pero también puede hacer que algunos participantes sientan incomodidad. En su lugar, comparte una lista de actividades de la reunión antes del evento. Asegúrate de que incluyes detalles sobre lo que se espera que compartan. De ese modo, podrán responder de forma adecuada para ellos, su estado mental y nivel de interés. También es importante crear una forma justa en caso de que no quieran responder. Básicamente, permite que los participantes se muestren como quieran.
Priorizar la diversión y el desarrollo de los equipos
Nuestra idea para el Together Tour era crear un evento virtual fuera de lo normal. Pedimos a los asistentes que actuaran como si viajaran a las mismas islas virtuales. De esa forma, la travesía no solo consistiría en conectar, sino también en usar la imaginación. El evento empezó con una introducción de 15 minutos en la que tres anfitriones, disfrazados de pilotos de globos, dieron la bienvenida a todo el mundo y realizaron un recorrido por los contenidos de la reunión. A continuación, cada asistente puso en marcha su globo aerostático personal pulsando un botón. Todos aterrizamos en la misma isla virtual y, desde allí, cada uno podía moverse a su antojo por cualquiera de las nueve actividades durante esas dos horas. Al final del evento, todos los participantes nos reunimos para una despedida colectiva.
El concepto creativo del evento era un viaje en globo aerostático a un grupo de islas mágicas con nueve actividades diferentes: cinco individuales y cuatro momentos programados para reunirse en grupo. Los participantes podían visitar un museo de arte que contenía las creaciones de sus compañeros, compartir sus recetas favoritas en la isla Meals that Make Us y mucho más.
Al diseñar el Together Tour, una de las primeras decisiones que tuvimos que tomar fue el transporte, en concreto, cómo se iban a mover las personas por estas islas virtuales. Al principio pensamos que la gente podría imaginar que se sube a un avión y sobrevolarlas. Pero entonces, ¿cómo se desplazarían por las islas una vez estuvieran allí? Queríamos que los participantes tuviesen autonomía para moverse a su antojo o que pudieran tomar descansos cuando los necesitaran, razón por la cual decidimos emplear globos aerostáticos en lugar de aviones.
Una vez «aterrizases» en las islas, «queríamos crear un espacio donde, independientemente de tu personalidad, pudieras disfrutar», dijo Maisee Xiong, gestora responsable de programas de diseño de Salesforce. El Island Activity Tour se dividió entre actividades programadas e individuales que permitieron a los asistentes moverse a su propio ritmo. Podían descansar de las salas de reuniones virtuales navegando por el museo de arte y echando un vistazo a las pinturas, las esculturas, los vídeos y demás elementos creados por sus compañeros. Si les apetecía socializar, podían entrar en una sala de reuniones o charlar en uno de los muchos canales de Slack.
“¿Cómo podíamos crear un día divertido para la gente, en el que se pudiera jugar sin hablar del trabajo?”
Justin Maguire, director de diseño de Salesforce, resumió la intención del Together Tour: “Hacía demasiado tiempo que no nos divertíamos juntos como equipo. ¿Cómo podíamos crear un día divertido para la gente, en el que se pudiera jugar sin hablar del trabajo?” Los responsables son los que deben transmitir el valor de sacar algo de tiempo para que todos se diviertan juntos. Ethan Eismann, vicepresidente de diseño de Slack, hace eco de esta afirmación: “Como responsables, uno de los nuevos retos es encargarse del bienestar personal y mental de su equipo. Estamos descubriendo nuevas prácticas necesarias para afrontar estos tiempos difíciles”.
Diseña el evento para sumergir a la gente en la experiencia
Desde los inicios del Together Tour, queríamos evitar una sensación estática o aislada haciendo que la gente se sumergiera en la experiencia. Pusimos muchas ganar y empeño al diseñar el evento, así que sentíamos que estábamos realmente allí con todo nuestro equipo de diseño.
Los concursos y juegos de combinaciones pusieron a prueba los conocimientos de los participantes sobre nuestro equipo de diseño de Salesforce. Los diseñadores podían realizar un recorrido por la arquitectura, que, a su vez, era una experiencia de voluntariado. Gracias a Zooniverse, los asistentes ayudaron al Instituto de arte The Courtauld a digitalizar su colección de fotos de arquitectura. Invertimos más de 30 horas de tiempo de trabajo voluntario (VTO) en esta tarea.
“Fomentar las relaciones y dedicar tiempo para conectar puede marcar la diferencia entre un equipo próspero o estancado”
Hacer un hueco en nuestros calendarios para dedicarlo a unas horas de diversión puede parecer tonto, incluso irresponsable. Pero cuando los equipos están dispersos geográficamente y haciendo malabarismos entre el trabajo y la vida personal durante la pandemia, fomentar las relaciones y dedicar tiempo para conectar puede marcar la diferencia entre un equipo próspero o estancado.
A medida que moldeemos el futuro que deseamos para nuestro trabajo, será importante crear un espacio para dedicarlo a diferentes tipos de diversión y ser inclusivos con las mentalidades individuales.
Trabaja con herramientas del día a día para crear eventos asequibles y considerados
No necesitas contar con un presupuesto enorme ni herramientas costosas para dar vida a un evento para tus equipos. En la encuesta, nadie sugirió que necesitara o quisiera una experiencia con una mejor tecnología. En cambio, todo el mundo quedó impresionado por la cantidad de intención y consideración que se invirtió para crear el espacio en que se conectaría la gente.
Para crear el Together Tour, utilizamos herramientas de uso diario como Slack, Google Slides, iMovie, etc. El museo de arte fomentó conexiones fantásticas entre la gente, al tiempo que la producción fue mínima. Simplemente pedimos a los miembros del equipo de diseño que enviaran sus obras de arte. Luego, las colocamos en una presentación de Google Slides para que la gente la exploras a su gusto.
Slack se ha convertido en una herramienta fundamental para fomentar las conexiones continuas. Durante el evento, la gente podía unirse a diferentes canales para hablar sobre arte, comida o diseño, los cuales siguen abiertos y activos a día de hoy. Por ejemplo, la gente todavía comparte recetas y hace preguntas sobre cocina en el canal de Slack Meals that Made Us. Según Brennan Hartich, director sénior de operaciones de diseño de Slack: “Una de las formas en las que la COVID ayudó a dar forma a nuestra cultura de equipo fue que podía volver de mis vacaciones y ponerme al día de forma asincrónica con las actualizaciones del equipo. Pude leer todo el contenido que se había compartido en el historial del canal de Slack. Ahora no me pierdo nada”.
El vídeo fue una parte importante de este evento porque el uso de estos en lugar de presentaciones en directo nos ayudó a mostrarlos en diferentes zonas horarias.
Utilizamos Postsnap para permitir que el equipo enviara tarjetas de agradecimiento. La idea era crear un punto de contacto físico en nuestro aislado mundo pandémico en el que la gente pudiera conectarse para diseñar y escribir una tarjeta para alguien a quien quisiera expresar gratitud. Fue un detalle sencillo y considerado que estaba ligado al tema de los viajes y la aventura.
Otra herramienta que nos ayudó a crear una experiencia interactiva fue la aplicación Heroku. Chris Bill, diseñador principal de productos, fue capaz de crear una expedición inmersiva, encantadora y en tiempo real de las islas. Algunas características clave permitieron a los participantes sentirse como si estuvieran jugando a un videojuego y encontrar divertidos huevos de Pascua visuales y funcionales. El efecto de tiempo real fue posible gracias a las cuentas atrás y las piezas de jugadores en directo. Aunque Heroku no es una herramienta de uso diario, puedes empezar a usar la aplicación de forma gratuita y añadir funciones según sea necesario, por lo que es asequible para cualquier equipo.
Los eventos virtuales e híbridos son el futuro del trabajo. Esto significa que las organizaciones tendrán que ser más consideradas y deliberadas con de los espacios que crean para sus equipos. Estas oportunidades para conectar no requieren grandes presupuestos, pero sí requieren un enfoque gratuito desde el corazón.
Sigue aprendiendo y practicando para crear el futuro queremos ver
El futuro del trabajo está lleno de nuevas y emocionantes oportunidades para crear eventos significativos para los equipos, tanto físicos como desde casa. Hemos aprendido mucho del Together Tour. Por ejemplo, Chris Bill, diseñador principal de productos, mencionó: «En los comentarios, algunas personas dijeron que les gustaría tener más oportunidades de conectar a solas, pero cuando creas un evento a esa escala, es realmente difícil de conseguir. La próxima vez, me gustaría tratar de ofrecerlo. Pero en general, la gente parecía realmente feliz y agradecida, lo que hace que todo valga la pena». Esperamos que el próximo evento sea aún mejor.
Actualmente, estamos trabajando en fomentar las relaciones que se establecieron durante el Together Tour manteniendo abiertas las islas, los canales de Slack y las conversaciones. «Una cultura autoperpetuante es el sello distintivo de una organización sana», opina Eismann. «Es importante mantener una inercia cultural positiva».
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