Cómo crear un plan de ventas: guía completa (consejos + ejemplos)

Existe un mundo paralelo en el que la planificación de las ventas se realiza solo una vez al año. Se elabora en enero (¡nos lo quitamos de encima!) y todo sale según lo previsto. Se consiguen todos los objetivos definidos.

Sin embargo, en nuestro mundo, se define un plan de ventas, se empieza a implementar y, de repente, todo salta por los aires. Un competidor lanza un nuevo producto, un analista cambia su informe o el mejor representante de ventas del equipo deja la empresa. ¿Qué se hace en esos casos?

A continuación, te damos algunos consejos sobre cómo crear un plan de ventas lo suficientemente flexible como para adaptarse al cambio sin desmoronarse. Aprenderás la importancia de tener un plan de ventas, verás ejemplos de los diferentes tipos que hay y descubrirás cómo crear el plan que te acerque a tus imponentes objetivos de ingresos, a la vez que reduces los costes.

¿Qué es un plan de ventas?

El plan de ventas es el plan de acción para conseguir tus objetivos de ingresos. Se inicia con la definición de los objetivos de la empresa a largo plazo por parte de los líderes de ventas. A continuación, los responsables de ventas crean un plan de ventas anual para alcanzar esos objetivos, ajustándolo cuando las condiciones de mercado cambian. Toman decisiones sobre la contratación, las cuotas, la compensación, los territorios y los segmentos de clientes. Por último, los representantes de ventas traducen el plan de ventas anual en planes de cuenta para cerrar negociaciones individuales.

¿Cuáles son las ventajas de crear un plan de ventas?

Las principales ventajas de crear un plan de ventas residen en la posibilidad de lograr tus objetivos con los recursos de los que dispones. Para empezar, el plan de ventas te permite detectar lagunas en el proceso de ventas que te impiden alcanzar tus objetivos, y abordarlas con las mejores acciones. Además, sienta las bases necesarias para que puedas adaptarte con rapidez a los cambios en las condiciones del mercado y el negocio.

Echemos un vistazo más de cerca.

Identificar las acciones que te harán conseguir tus objetivos

Con el plan de ventas puedes probar y medir cómo diferentes acciones influyen en tus resultados. De ese modo, puedes escoger qué ruta quieres seguir para alcanzar tu meta.

Debes empezar recopilando los datos que ya tienes: cuánto venderá probablemente tu equipo (basándote en el rendimiento anterior) y cuánto te costará (basándote en tus recursos actuales). Llegarás a una predicción sobre los resultados que puedes esperar.

Si las predicciones se quedan cortas, el plan de ventas te ayudará a probar diferentes escenarios para que puedas identificar la acción que hará que consigas tu objetivo del modo más rentable.

¿Y si contratas a más representantes de ventas? ¿Y si aumentas las cuotas? ¿O qué pasaría si incrementas el nivel de tu programa de habilitación para incrementar las tasas de éxito (el número de negociaciones que se cierran)? El plan de ventas te da el marco para que hagas los cálculos que necesites hasta que encuentres el escenario que te da los resultados deseados.

Tu empresa tendrá una mayor resiliencia al cambio

El plan de ventas tradicional se crea una vez al año. El plan de ventas ágil se revisa, prueba y ajusta de manera continua. La ventaja de hacerlo así es que, aunque las condiciones del mercado cambien o se produzcan situaciones inesperadas en la empresa, podrás estudiar el impacto de esos cambios y corregir el rumbo para seguir por el buen camino.

Para poder ser ágiles, es necesario acabar con las herramientas desconectadas y llevar todos los datos del plan de ventas al mismo sistema en el que vendes, el sistema de gestión de las relaciones con los clientes (CRM). Cuando lo tengas, los cambios que ocurran en el mundo real se reflejarán como amenazas en tu plan. Podrás reaccionar en tiempo real, estudiar los datos, probar diferentes escenarios y ajustar tu plan de ventas para volver a tomar el rumbo correcto.

Tipos y ejemplos de planes de ventas

Los distintos tipos de planes de ventas tienen por objetivo reflejar la visión a largo plazo de tu empresa, las tácticas a corto plazo y todo lo que hay entre medias. Los líderes marcan una trayectoria de cinco años sobre hacia dónde se dirige la empresa. Después, los responsables de ventas pasan a un nuevo marco temporal (el año), definiendo previsiones de ventas y planes territoriales que ayudan a los vendedores a alcanzar sus objetivos. Elaboran planes de capacidad para asegurarse de que los equipos funcionen de forma ágil y eficiente. Por último, los vendedores crean planes de cuenta para cada negociación.

Veamos más de cerca estos diferentes tipos de planes de ventas con los ejemplos que aparecen a continuación.

Plan de ventas a largo plazo

El equipo directivo de la empresa (personas como el CEO, el Director de Ingresos, el CFO o el Vicepresidente de Ventas) se reúne para definir la trayectoria a largo plazo de la empresa. Analizan dónde están las oportunidades y cómo aprovecharlas. Por ejemplo, podrían decidir aumentar el valor contractual anual (VCA) en 30 millones de dólares en los próximos cinco años, al tiempo que reducen el ritmo de contratación, ya que en su lugar, quieren que los vendedores existentes sean más productivos.

Plan de ventas anual

El responsable de ventas crea un plan de ventas anual para definir decisiones y objetivos inmediatos que ayudarán a la empresa a aproximarse a los objetivos definidos en el plan de ventas a largo plazo. Este plan comienza por entender la capacidad del equipo o la cifra de ingresos que es probable que logren. A partir de ahí, se definen planes de territorios, cuotas y compensación para garantizar que el equipo comercial alcance sus objetivos.

Si, por ejemplo, el plan de ventas a largo plazo tiene por hito alcanzar 30 millones de dólares en VCA en los próximos cinco años e incrementar la productividad de los representantes de ventas, el responsable de ventas podría definir como objetivo alcanzar 4 millones de dólares en VCA en el primer año, e incrementar las cuotas de los vendedores en lugar de contratar a más gente.

Plan territorial

No segmentes a los clientes únicamente en función de la región geográfica. También debes segmentarlos en categorías que se ajusten a tu negocio. Por ejemplo, si quieres vender a grandes corporaciones, quizás lo mejor sea que segmentes a los clientes en función de su tamaño y que asignes a estas empresas a vendedores con experiencia en este tipo de cuentas. También puedes segmentar a tus clientes en función del sector y asignar a los vendedores con la experiencia más relevante.

Plan de cuenta

Ahora que los vendedores saben cuáles son sus objetivos y sus territorios, deben llevar a cabo su propio proceso de planificación, cliente por cliente, con los planes de cuentas. Elaboran estrategias para aportar más valor a cada interacción y cerrar cada una de las negociaciones. Investigan las necesidades del cliente, identifican los obstáculos que se interponen en el camino de la venta y enumeran los elementos de acción para fortalecer las relaciones y avanzar en cada negociación. Después, trabajan con distintas personas de la empresa para ejecutar sus planes de cuentas. Puede que se pongan en contacto con los representantes de desarrollo comercial (BDR) para conseguir nuevos candidatos, o con los ingenieros de soluciones para crear demostraciones para presentaciones.

Cómo crear un plan de ventas

Para crear tu plan de ventas anual y asegurarte de que puede adaptarse a los cambios, debes trasladar todos los datos de ventas a un solo lugar. Después, estudia qué cifra de ventas puede alcanzar el equipo (basándote en datos históricos), y establece objetivos e incentivos que hagan realidad tu objetivo. Utiliza tecnología que pueda actualizar todos los datos de tu plan de ventas en tiempo real, para que puedas medir el impacto de los cambios y ajustarlo según sea necesario.

¿Estás listo para crear tu plan de ventas? Aquí te contamos cómo hacerlo paso a paso.

1. Conecta los datos del plan de ventas con tu CRM

Es importante que crees tu plan de ventas en el software de gestión de las relaciones con los clientes (CRM). Si tienes todos tus datos de ventas en un único lugar, y estos se actualizan en tiempo real, los cambios reales que se produzcan aparecerán como desajustes en los datos. Tendrás visibilidad sobre los cambios que suponen una amenaza para tus objetivos.

Sin esta única fuente de verdad, te pasarías semanas extrayendo manualmente datos de distintos sistemas, intentando comprender el impacto del cambio. Cada día que pasa, aumenta la brecha entre tu plan y la realidad.

Imagina que empiezas una campaña de ventas empresarial con 50 vendedores en enero, pero dos dejan la empresa en marzo. El CRM puede enviarte una alerta para indicarte que estás por debajo de lo previsto. Tener ese dato en tiempo real es fundamental para que puedas ajustar tu plan con rapidez y seguir en el buen camino.

2. Conoce la capacidad de tu equipo (cuánto pueden vender)

Utilizando los datos del CRM, fíjate en la capacidad, es decir, en qué nivel de ingresos crees que puede generar tu equipo el próximo año. Para calcular la capacidad, debes analizar las mediciones que afectan a los resultados de ventas, como los datos de contratación, las cuotas y objetivos, y el rendimiento histórico de los representantes de ventas, para predecir las ventas futuras.

Siguiendo con el ejemplo anterior, podrías determinar que, en función del rendimiento del año pasado, cada vendedor, de media, puede generar 120.000$ de ingresos. Sin embargo, ahora que te faltan dos vendedores en el equipo, estás por debajo del objetivo en 240.000$.

3. Mide la brecha entre la realidad y tus sueños

Ahora que conoces la realidad de quién conforma tu equipo y cuánto crees que puede vender, determina la diferencia entre tus previsiones de ingresos y tus objetivos de ingresos.

Por ejemplo, imaginemos que el objetivo del plan de ventas a largo plazo es alcanzar los 6 millones de dólares en VCA este año. Según hemos visto arriba, estás por debajo en 240.000$, por lo que debes averiguar cómo podrás cumplir el objetivo.

4. Identifica las acciones que te harán conseguir tus objetivos

Es hora de redactar tu plan de ventas para alcanzar tus objetivos. Empieza por la columna vertebral (tu equipo) y define lo que se espera (cuotas), cuáles son las recompensas (compensación), cómo se organizan los clientes (segmentos) y cómo se asignan a los representantes de ventas (territorios).

A continuación, para cerrar la brecha y alcanzar tus objetivos, crea escenarios hipotéticos para comprobar el impacto de las diferentes posibilidades. Los puntos de referencia deben ser el ahorro de costes y la eficiencia: cómo alcanzarás tu objetivo aprovechando al máximo lo que tienes. ¿Y si contratas a dos personas más? (Una solución directa, pero difícilmente rentable). ¿Y si asignas a los mejores vendedores a territorios más lucrativos? ¿Y si creas un programa de habilitación que forme a los vendedores sobre un sector industrial estratégico?

En el ejemplo que estamos analizando, estás intentando averiguar cómo añadir 240.000$ a la capacidad sin coste añadido. Uno de los escenarios que has probado evidencia que un nuevo programa de habilitación podría servir, ya que formar a tus vendedores para que vendan con más eficacia puede ayudarte a cerrar más negociaciones y de mayor envergadura. Este puede ser tu Plan A, pero como requerirá invertir en un nuevo programa de habilitación, es recomendable que diseñes también un Plan B que no requiera presupuesto adicional. Por ejemplo, podrías proponer un aumento de la cuota de cada vendedor.

5. Presenta tus propuestas a la directiva e impleméntalas

Plantea tu caso al equipo directivo para que aprueben la acción recomendada que propones. Muéstrales los datos del plan de ventas para demostrar que tu propuesta te hará alcanzar los objetivos manteniendo la rentabilidad.

Podrías defender el Plan A: invertir en un nuevo programa de habilitación. Si la dirección se resiste por el coste que ello supone, presenta el Plan B: aumentar la cuota de cada vendedor. Es posible que los representantes de ventas se muestren reacios en un primer momento, pero puedes presentarles el cambio como una oportunidad de ganar más dinero. Por si no te acordabas, te dedicas a las ventas. Buscar el lado positivo de las cosas es tu especialidad.

6. Sigue ajustándote y ciñéndote al objetivo, aunque cambien las condiciones del mercado

El cambio llegará, ya sea por fuerzas externas (como una alteración de tu base de clientes) o internas (como un giro en la hoja de ruta de tu producto). El cambio de mentalidad consiste en sacar tu plan de ventas de la estantería, desempolvarlo y reimaginarlo como algo vivo que respira. Es algo que ajustas continuamente a lo largo del año, con la vista siempre puesta en tu objetivo.

¿Estás listo para convertir tu plan de ventas en una realidad?

Con los pasos que te hemos indicado, podrás hacerlo sin problemas. Estudia los datos del plan de ventas en tiempo real en tu CRM, mide el impacto del cambio en tus objetivos, prueba distintas acciones posibles y elige la mejor. En eso consiste la planificación de ventas ágil. Es un estilo de planificación que abraza el cambio.