Los equipos de ventas han avanzado mucho desde los tiempos de las notas post-it y los archivadores. Primero, llegaron los ordenadores, pero seguía siendo difícil encontrar los datos de los clientes, ya que estaban repartidos en cientos de sistemas diferentes.
Después, llegó la automatización de ventas. Con ella, las empresas pudieron empezar a sincronizar los datos de las diversas herramientas, reducir las transferencias manuales, dar acceso a todos los equipos a los mismos datos y añadir los análisis de datos. Sin duda, avances muy importantes. ¿Pero sabes qué es lo mejor? Que la automatización de ventas no había hecho nada más que empezar.
En la actualidad, con la ayuda de la IA, se están abriendo muchas posibilidades en cuanto a la automatización de ventas. A continuación, abordaremos los hitos clave de la automatización: el punto de partida, la situación actual y las perspectivas de futuro.
Temas que trataremos:
- ¿Qué es la automatización de ventas?
- ¿Qué ventajas aporta la automatización de ventas?
- ¿Cómo funciona la automatización de ventas?
- Ejemplos de la automatización de ventas
- Software y herramientas de automatización de ventas: qué funciones buscar
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Sales Cloud Unlimited Edition fomenta la productividad de ventas al combinar la potencia de la automatización, los datos y la IA, agilizando el proceso de ventas al ayudar a los vendedores a realizar estudios de mercado, redactar correos electrónicos atractivos y obtener información práctica que les ayude a cerrar todas y cada una de las negociaciones.
¿Qué es la automatización de ventas?
La automatización de ventas es un proceso que consiste en utilizar la tecnología para llevar a cabo tareas humanas que suelen ser tediosas, reduciendo así el tiempo, el esfuerzo y los errores manuales.
La automatización tradicional de las ventas tiene dos aplicaciones principales. La primera consiste en recopilar y actualizar los datos de clientes, como extraer información de las negociaciones de correos electrónicos y añadirla a los registros de cuentas. La segunda se centra en la automatización de flujos de trabajo, en los que las acciones del proceso de ventas activan tareas que antes eran manuales, como el envío de presupuestos para su aprobación.
Las aplicaciones más avanzadas de la automatización de ventas se centran en los análisis de datos. La gestión del proceso de ventas es un buen ejemplo de ello. La combinación de los análisis automatizados con la IA puede detectar señales de alerta en las oportunidades del proceso basándose en las desviaciones de los KPI esperados, y recomendar acciones que ayuden a los representantes de ventas y a los líderes a mantener las ventas en el buen camino.
Aún más impresionante es la combinación de la automatización y la IA generativa. Basándose en análisis de datos automatizados o instrucciones, la IA generativa puede crear contenido nuevo, como correos electrónicos, resúmenes de llamadas o informes de ventas, que tu CRM o sistema de registro puede, a continuación, enviar automáticamente a clientes o partes interesadas a nivel interno.
¿Qué ventajas aporta la automatización de ventas?
En la actualidad, los representantes solo dedican realmente el 28% de su tiempo semanal a vender. El resto del tiempo lo dedican a tareas tediosas, como la priorización de candidatos, la búsqueda de clientes potenciales o el registro de información de ventas. Cuanto más nos apoyemos en la automatización de las ventas para realizar estas tareas (y capturar datos críticos de los clientes), más tiempo tendrán los vendedores para centrarse en vender.
El resto del equipo de ventas también se beneficia. Si combinas la IA y la automatización para ayudar en el análisis de las llamadas de ventas y el proceso de ventas, los responsables obtendrán información práctica que les permitirá ofrecer coaching personalizado. Los líderes de ventas obtendrán información sobre las negociaciones que les ayudará a crear previsiones más precisas. Y el área de operaciones de ventas conseguirá una base de datos conectados y actualizados para que el proceso de ventas sea más eficaz.
¿Cómo funciona la automatización de ventas?
La historia de la automatización de ventas es, en realidad, la historia de los datos. En el nivel más básico, la automatización de ventas actualiza datos basándose en desencadenantes de actividad (como la realización de una llamada, el envío de un correo electrónico o el avance de una negociación a la siguiente etapa en el proceso de ventas). Con la ayuda de la IA predictiva, la automatización va un paso más allá para analizar datos del proceso de ventas y proporcionar predicciones sobre el mejor curso de acción para que las negociaciones sigan avanzando. Si incorporas la IA generativa, tendrás la capacidad de generar automáticamente materiales (como correos electrónicos) basados en datos existentes, lo que te ayudará a acelerar el proceso de ventas.
Aquí te contamos más detalladamente cómo funciona todo esto:
Los datos se actualizan en tiempo real, por lo que no se pierden oportunidades
El software de gestión de las relaciones con clientes (CRM) es el punto de partida para la automatización de ventas, ya que aloja, organiza y prioriza los datos de tus clientes. Cada una de las interacciones con los clientes dejan un rastro de datos: los correos electrónicos que envías, las conversaciones y las reuniones que tienes con ellos, o los presupuestos y contratos pendientes de firmarse. En lugar de tener que registrar toda esta información a mano, la automatización de ventas puede extraer información relevante (como sugerencias de horas de reunión, información de precios o nuevos datos de contacto) y actualizar los registros de las negociaciones en tiempo real. De esa forma cada vez que abras el registro de un cliente, sabrás que la información está actualizada.
¿Y si mis datos se alojan en soluciones de software diferentes? La automatización de ventas puede sincronizar datos en varias herramientas de forma instantánea para que los representantes de ventas no tengan que actualizar manualmente toda la pila tecnológica. Y lo que es todavía mejor, tienes la certeza de que, si un cliente interactúa contigo en una plataforma, su información se actualizará en todas las demás, sin que se pierdan conexiones.
Los datos se analizan y se proporciona información práctica que acelera la venta
Hace más o menos una década, con la llegada de la IA, la automatización de ventas amplió su alcance. De repente, ya no solo consistía en automatizar la organización y sincronización de los datos. También podía encargarse de automatizar análisis y, con la ayuda de la IA predictiva, de señalar patrones, anomalías y valores atípicos guiándose por un conjunto de mediciones objetivo.
En la actualidad, los CRM que incorporan la tecnología de la IA pueden analizar procesos de ventas y elaborar predicciones automáticamente cuando una negociación corre el riesgo de estancarse, lo que ayuda a los líderes de ventas a intervenir y volver a encarrilar la previsión. ¿Cómo sabe lo que tiene que buscar? Los equipos de ventas (normalmente los responsables y el área de operaciones) definen parámetros y mediciones en el CRM que activan alertas. Por ejemplo, pueden definir que se active una alerta para cualquier negociación que esté más de 10 días en la misma etapa del proceso de ventas.
La IA también puede analizar datos de conversaciones de las llamadas de ventas y detectar automáticamente palabras clave, tendencias y momentos que podrían mejorarse. Los parámetros definidos en el CRM le indican qué debe buscar, desde objeciones al precio hasta menciones de la competencia.
Los datos se utilizan para crear nuevos contenidos que ayudan a los vendedores en cada etapa
En los últimos años, la automatización de ventas ha dado otro gran salto de la mano de la IA generativa. Esta nueva inteligencia va más allá de recomendarte realizar una acción; realiza la acción por ti. Basándose en desencadenantes de actividad o instrucciones, escribe correos electrónicos, realiza investigaciones y elabora informes de ventas (incluidas previsiones) utilizando datos históricos de los clientes. Puede incluso redactar discursos de ventas. Este gran paso hacia delante incrementa de tal modo la eficiencia que, según un estudio reciente, los profesionales de las ventas creen que la IA generativa puede ahorrarles una media de 4,5 horas a la semana.
Ahora que hemos visto cómo funciona la automatización de ventas, veamos ejemplos de cómo puedes utilizarla en tu trabajo diario.
Ejemplos de la automatización de ventas
La automatización de ventas aborda todas las partes del proceso de ventas, desde el candidato hasta el cierre. A continuación, compartimos los ejemplos más importantes de cómo puedes utilizarla para cuestiones muy diversas, desde priorizar candidatos hasta redactar correos electrónicos y crear previsiones más precisas.
Gestión de contactos. Saca los contactos de las hojas de cálculo e introdúcelos en un CRM, y deja que la automatización de ventas los actualice con cada interacción con el cliente. ¿Recibes una llamada o un correo electrónico? La automatización de ventas puede detectar el número de teléfono o la dirección de correo electrónico y añadirla al registro del cliente. Y lo que es mejor, puede mostrarte información clave cada vez que accedas a un candidato: historial de actividad, comunicaciones con el cliente, conversaciones internas sobre la cuenta e incluso información práctica de las redes sociales.
Búsqueda de clientes potenciales. Utilizando criterios preestablecidos, la automatización de ventas puede evaluar a los candidatos de marketing para ver si merece la pena llamarles y, de ser así, pasárselos a los vendedores correspondientes. La Participación de ventas se encarga de ello automáticamente para que sepas qué negociaciones tienen más probabilidades de acabar en una venta. También puedes preparar correos electrónicos para que se envíen automáticamente a los candidatos tras el primer contacto, lo que facilitará que sigan avanzando por el embudo.
Gestión de oportunidades. Los flujos de trabajo automatizados pueden guiar a los representantes de ventas sobre los siguientes pasos del proceso de ventas para cada oportunidad, contribuyendo a que nada se estanque en el proceso. También puedes definir desencadenantes automáticos en cada etapa que requieran a los representantes completar tareas específicas antes de seguir avanzando en la negociación. Por ejemplo, antes de completar la fase de descubrimiento, el CRM puede exigirle al representante de ventas que confirme que se ha puesto en contacto con un responsable de las decisiones económicas antes de iniciar la fase de negociación.
Análisis de conversaciones. Los responsables de ventas suelen pasar varias horas a la semana escuchando las llamadas de ventas, buscando patrones en lo que dicen los clientes y oportunidades de coaching basadas en lo que los representantes de ventas podrían mejorar. La automatización de ventas en el software de apoyo de llamadas puede convertir esas llamadas en transcripciones consultables y señalar tendencias y oportunidades de formación basándose en un análisis de palabras clave.
Gestión de territorios. Los responsables de ventas son los encargados de analizar categorías como el segmento de clientes o la especialidad del vendedor, y mapear todas sus cuentas de forma que se maximice la cobertura de clientes y se incrementen los ingresos. Además, el sistema tiene que ser justo para los vendedores. La automatización de ventas puede encargarse de estas tareas de análisis y planificación, ayudándote a crear múltiples modelos de territorio, obtener una vista previa antes de su implementación, y seguir optimizándolos y ajustándolos a lo largo del año.
Previsiones de ventas. Los líderes de ventas trabajan bajo la presión de predecir los ingresos futuros con la mayor exactitud posible. La automatización de ventas, combinada con la IA, puede ayudarles en esa tarea, ya que supervisa el estado del proceso de ventas en tiempo real y señala las negociaciones que corren el riesgo de perderse. Además, ofrece recomendaciones sobre cómo intervenir para volver a encarrilar esos acuerdos (y la previsión).
Configuración de presupuestos. Después de dedicar tanto tiempo a un candidato para que llegue a la fase de cierre, no puedes tenerle esperando varios días, e incluso semanas, mientras preparas el presupuesto. La automatización de ventas puede acelerar ese proceso para que ocurra en minutos. Identifica qué productos forman parte de la negociación, crea un nuevo presupuesto con los datos relevantes del cliente y se lo envía directamente por correo electrónico desde el CRM con pocos clics.
Artículos de tendencias
Software y herramientas de automatización de ventas: qué funciones buscar
Si estás listo para adentrarte de lleno en la automatización de ventas, busca un software de CRM que agrupe los datos de los clientes en una sola plataforma, actualice esos datos en tiempo real, utilice análisis e IA, y aporte una capa de confianza para garantizar la privacidad y seguridad de los datos. Estas son las funciones en las que debes fijarte:
Una plataforma. Muchos vendedores comparten la opinión de que, aunque las herramientas funcionen muy bien por sí solas, combinarlas supone un verdadero problema. Los datos de los clientes acaban bloqueados en diferentes sistemas, por lo que alguien tiene que dedicar tiempo a conciliarlos. Soluciona este problema unificando los datos de tus clientes en una sola plataforma y dando a cada equipo una visión única del cliente.
Datos en tiempo real. Sea cual sea el CRM que elijas, asegúrate de que tiene capacidades en tiempo real, de modo que los datos se procesen y estén disponibles para su uso justo después de ser recopilados. Esto permitirá actualizar continuamente los datos de los clientes después de cada interacción, como llamadas de ventas, visitas al sitio web o conferencias. Data Cloud es un buen ejemplo práctico.
IA predictiva. Una vez hayas construido la base, y todos tus datos se actualizan en tiempo real en una plataforma, añádele la IA predictiva. Mientras vendes, las herramientas de análisis pueden supervisar continuamente a los candidatos y clientes de tu proceso de ventas para enviarte información práctica y alertas. Por ejemplo, si corres el riesgo de perder a un cliente existente de SaaS por señales de un nivel bajo de interacción, la solución puede enviarte una alerta y recomendar descuentos u otros incentivos para que mantenga su contrato.
IA generativa. ¿Qué mayor grado de automatización puede existir que pedirle a un ordenador que haga el trabajo por ti? Busca soluciones de IA generativa que puedan aprovechar los datos reales de tus clientes, en lugar de solo los datos disponibles públicamente, para crear materiales de venta hiperpertinentes.
Una capa de confianza. Al permitir que los modelos de IA examinen los datos de los clientes, tenemos que asegurarnos de que esos datos estén protegidos. La capa de confianza tiene la capacidad de enviar datos de clientes a modelos generativos de IA, sin menoscabar su seguridad y privacidad. Así es como lo hacemos en Salesforce.
El dúo más dinámico de las ventas: el humano y la máquina
Aunque la automatización de ventas sustituye el trabajo humano, no sustituye a los humanos. Hace que los humanos sean mejores en su trabajo. Por eso, la pregunta más poderosa que puede hacerse un equipo de operaciones de ventas es la siguiente: «¿Qué más podemos automatizar hoy?»
La respuesta es siempre algo nuevo. Lo único que sabemos es que desarrollar el vínculo humano seguirá siendo nuestra tarea. ¿Por qué no dejamos que la automatización de ventas haga el resto?
¿Cómo puedes utilizar la automatización de ventas para impulsar el crecimiento?
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