La necesidad de unificar la información

Cuando ESIC tomó la determinación de apostar por la plataforma de Salesforce, lo hizo de manera paralela a toda una reestructuración de su operativa comercial. Tal y como indica Álvaro, “desde la óptica comercial hemos vivido un cambio brutal, pero no solamente con la integración de Salesforce, sino que Salesforce nos ha ayudado también a llevar a cabo muchos cambios a nivel comercial dentro de ESIC, siendo la herramienta que nos ha ayudado a orquestar todos estos cambios”.

El punto de partida en ESIC venía marcado por una disparidad de herramientas repartidas por los agentes comerciales de los diferentes campus que dificultaba extraordinariamente la gestión de ventas. Las ineficiencias se dejaban notar y, según indica la responsable, “nos planteamos que esa forma de trabajar nos demoraba en los procesos, en las solicitudes y necesidades que demandaban los candidatos y tampoco era la manera más óptima de trabajar entre todos los equipos comerciales a nivel nacional”.

La implantación de Sales Cloud supuso un cambio radical, trayendo consigo el diseño de un nuevo proceso comercial en el que se marcaban unos tiempos muy concretos y se definía una forma de atender al candidato muy específica.  Todo ello, como precisa Álvaro, “acompañado de una herramienta que nos permitiera que todos esos cambios que estábamos aplicando a nivel proceso tuvieran soporte”

Uno de los mayores beneficios derivados del proyecto se plasma en disponer de un mayor control del dato. La directora comercial señala que “antes de implantar Salesforce nos costaba mucho controlar a qué candidatos habíamos contactado, con cuáles teníamos que volver a hacerlo, cuándo teníamos una entrevista con un candidato…”. Al no disponer de toda esa información estructurada y a medida que el volumen de leads se disparaba, se imponía la necesidad de una herramienta, no sólo que gestionara esos leads, sino también los KPIs de rendimiento comercial.

Paralelamente y en lo que la alta dirección se refiere, Álvaro asegura que “Salesforce nos ha cambiado la vida, porque en la preparación de informes para la dirección ha sido una ayuda imprescindible”. En la etapa anterior a Salesforce, confeccionar las estadísticas a nivel nacional resultaba tremendamente complicado, dado que era necesario recopilar y dar el mismo formato a muchos programas de venta de los distintos campus. La directora comercial relata cómo se ha pasado de tener que dedicar seis horas semanales para preparar los informes semanales a tenerlos ya en el sistema en tiempo real, bastando acceder a un cuadro de mandos de Salesforce.

ESIC también ha apostado por la automatización a través de Marketing Cloud. Durante los meses más duros de la pandemia, la escuela dio el salto al modelo de webinars, comenzando a gestionarlo con herramientas básicas. Sin embargo, tareas como la confirmación de asistencia, envío de links de conexión, mensaje de agradecimiento, que se venían haciendo de manera manual, colapsaban a las personas dedicadas a ello.

Tras un 2020 muy complicado con la pandemia, Álvaro reconoce que “no nos imaginamos haber capeado el temporal COVID-19 sin la ayuda de Salesforce”. Desde su punto de vista, “a mí me ha generado muchísima tranquilidad, no tener que estar de reuniones eternas de seguimiento con cada uno de los comerciales”, al poder realizar el seguimiento a través de la solución.

En cuanto a su propio equipo comercial, la directora no duda en afirmar que “ahora mismo yo sé que mis comerciales no trabajarían de la misma manera sin Salesforce”. Gracias a la plataforma pueden personalizar alarmas de llamadas a realizar en determinados momentos o de reuniones agendadas, de documentación… “nos permite tener unos avisos que de otra manera sería ingestionable porque estamos hablando de carteras de un número importante de leads”, precisa.

Además, Álvaro indica que Salesforce “nos ha permitido controlar también los KPIs de conversión del equipo en base a las distintas etapas que marca Salesforce, pudiendo medir cuántos leads se han contactado, de esos leads cuántos han pasado a entrevista, cuántos nos han enviado la documentación y si falta algo, cuántos han terminado convirtiéndose en matrícula…”.

Por otro lado, el futuro de ESIC con Salesforce se vislumbra prometedor pues, tal y como concluye Gómez, “desde que iniciamos el proyecto, la demanda de necesidades y mejoras demandadas por el cliente interno es cada vez mayor. Pongo el caso concreto de Trailhead, donde acuden varios stakeholders para descubrir todo el potencial de la plataforma”.