¿Qué es la gestión de ventas y para qué sirve un CRM de ventas?

Un proceso de gestión de ventas eficaz comprenderá la gestión de oportunidades y candidatos, los pronósticos de ventas y la presentación de informes, y las técnicas de gestión que capaciten a los representantes de ventas para que alcancen y superen sus objetivos. Conseguir que un prospecto nos deje sus datos y se convierta en lead es un primer paso fundamental, pero de ahí a la conversión final queda un largo camino por recorrer, Una buena estrategia de lead nurturing ayudará a la empresa a optimizar y automatizar el proceso de gestión de ventas, que abarca las siguientes fases:

• Prospección de clientes potenciales o prospecting: se trata del primer paso para ampliar nuestra base de clientes potenciales, es decir, conseguir leads sin ser calificados por el personal de ventas y de marketing.
• Contacto: la empresa se pone en contacto con los leads para calificarlos y convertirlos en oportunidades.
• Cualificación de leads o lead qualification: el personal de ventas recibe información sobre los leads a través del contacto y decide si son adecuados para el producto/servicio que ofrece.
• Presentación del producto/servicio: la empresa presenta al lead su oferta para tratar de convertirlo en cliente.
• Gestión o manejo de las objeciones: en la primera etapa de la fase de cierre podemos responder a cualquier objeción o duda que tenga el lead. En este momento, la curiosidad es la clave, porque, si escuchamos al cliente con atención, descubriremos los puntos de fricción de nuestra oferta.
• Cierre de ventas: se trata de la culminación de todos los esfuerzos de ventas. Una vez realizada la propuesta, llega el momento de saber si el cliente potencial está listo para comprometerse con nuestra oferta.
• Seguimiento o follow-up: para realizar un seguimiento adecuado de los leads es importante que el vendedor sea capaz de alinear su mensaje en función de la etapa del embudo de ventas donde esté el prospecto en el proceso de gestión de ventas.

El término "director de ventas" (o jefe de ventas) podría aplicarse razonablemente a un número de miembros de una organización, incluidos los ejecutivos de marketing, los directores del equipo de ventas de campo, los directores de distritos y los administradores de ventas de la línea de productos. Pero la definición más pura de director de ventas es aquella persona que controla directamente y da apoyo a un equipo de ventas.

Su principal función estratégica implica:

• Establecer objetivos para el equipo de ventas
• Formular una estrategia de gestión de ventas para alcanzar esos objetivos
• Ejecutar esa estrategia a la vez que gestiona y motiva al personal
• Evaluar y presentar informes sobre los resultados de la estrategia

Si bien todos los miembros del equipo de ventas contribuyen a los esfuerzos comerciales generales de la empresa, el director es a quien repercute directamente en su rendimiento diario y quien puede fortalecer un equipo o romperlo.

Un director con un modelo de gestión de ventas eficaz ofrecerá a los empleados la coherencia y previsibilidad sobre cómo deben planificar y ejecutar las ventas, y les ayudará a priorizar actividades y a vincularlas con los objetivos de ventas.

Los modelos de gestión de ventas también permiten a los directores analizar y evaluar el éxito de las ventas.

• Aumento de ingresos por ventas y de la rentabilidad
• Mejora de la fiabilidad de los pronósticos de ventas, con la consiguiente reducción de la variabilidad de los ingresos
• Mejora de la satisfacción y fidelidad de los clientes y del personal
• Reducción de la rotación del personal y, por lo tanto, reducción de los costes de contratación y retención
• Aumento de la productividad por empleado

Las tres técnicas de gestión de ventas que deben utilizarse para fomentar el éxito en las ventas son las siguientes:

1. Gestión del talento
2. Bucles de comentarios
3. Seguimiento y pronósticos

El primer paso en una buena gestión es buscar, contratar y retener a los mejores profesionales para el departamento de ventas. La contratación es un proceso costoso, pero contratar a un buen sales manager, responsable de ventas o director comercial nos ahorrará dinero a largo plazo si invertimos en contar con la mejor plantilla para desarrollar el trabajo.

Elija a personal altamente cualificado, que domine a la perfección las técnicas de ventas y que coincida de manera escrupulosa con los objetivos sociales y organizativos de su empresa.

Una vez que las personas adecuadas se encuentran a bordo, invierta en ellas. Las organizaciones de ventas de éxito imparten formación y desarrollo profesional periódicamente, tanto para mantenerse a la cabeza del sector como para ayudar a motivar a los empleados. Los representantes de ventas necesitan actualizarse con conocimientos sobre nuevos productos, información sobre el panorama competitivo y nuevos caminos para los candidatos, así como para formarse profesionalmente.

La profesión de ventas crea trabajadores altamente competitivos e independientes que no son siempre las personas más fáciles de gestionar. Los directores de ventas saben cómo abordar esa competencia y utilizarla para motivar a todos mediante, por ejemplo, la publicación de actualizaciones en la red social interna para hacer que los empleados más eficientes se conviertan en un estímulo para los demás. Las ganancias también pueden celebrarse tan pronto como se produzcan con el objeto de incentivar a todos los empleados.

Los sistemas de gestión de ventas modernos permiten llevar a cabo un seguimiento en tiempo real y proporcionar comentarios instantáneos, permitiendo así que el equipo de ventas pueda trabajar de forma colaborativa y con los directores de forma más eficaz. Los empleados no tienen que dejar lo que están haciendo para comprobar que todo va bien, y otros miembros del equipo o directores pueden ayudar y colaborar en acuerdos cuando estos tengan lugar.

Y lo que es más importante: los directores pueden asegurarse de que los indicadores clave de rendimiento son claros y concisos. El personal de ventas necesita saber exactamente lo que se espera de ellos y lo que sucede si se alcanza o no se logra un objetivo.

Los directores de ventas necesitan trabajar en los pronósticos de una amplia gama de cifras, no solo en las ventas trimestrales de acuerdos que estén prácticamente logrados, sino también en hojas de ruta para el futuro desarrollo de las ventas o de candidatos. El equipo de ventas puede trabajar de forma más eficaz si sabe cuál de sus actividades redunda en el cierre de acuerdos, en la generación de candidatos o en la consolidación de relaciones, de manera que debe comunicarse como parte de la formación permanente de estos empleados.

La recopilación de los datos de ventas clave y la creación de un entorno completamente transparente ayuda a aumentar la motivación. Todos los empleados deben saber cuál es el rendimiento de los demás empleados, así como el rendimiento general del equipo, preferentemente en tiempo real.

Supervisar las cifras y desarrollar un proceso estandarizado basado en estas cifras ayuda al equipo a saber cómo deben trabajar con los clientes. Pero también, debe haber cierta flexibilidad. De nuevo, el seguimiento en tiempo real y la interacción con los representantes de ventas pueden ayudar a los directores a efectuar ajustes de última hora en un entorno de ventas dinámico.

Un sistema de gestión de ventas, también conocido como software de gestión de ventas o CRM de ventas, es un programa cuyo objetivo final consiste en simplificar el proceso de ventas. Los vendedores pueden utilizar este software de ventas para gestionar contactos, realizar un seguimiento de los acuerdos y eliminar tediosas tareas de administración de su carga de trabajo, de forma que puedan centrarse en aumentar las ventas.

Este es el modelo más sencillo de programas de ventas. Sin embargo, los sistemas de gestión de ventas actuales son considerablemente mucho más sofisticados y, a menudo, incorporan una amplia gama de datos, entre los que se incluyen perfiles sociales, actividad online, conexiones con otros miembros de sus redes y otros detalles. Cuando nuevas tecnologías como la inteligencia artificial se aplican a esos datos, el personal de ventas puede utilizar el software para ventas para hacer predicciones y recomendaciones basadas en sus empresas individuales con el fin de lograr unas relaciones con los clientes más relevantes e inteligentes.

Un sistema de gestión de ventas puede impulsar la eficiencia del equipo gracias a la reducción al mínimo de las tareas de administración y la centralización de la información del cliente. El sistema permite al director de ventas asignar tareas al representante adecuado y priorizar a buenos candidatos, así como mejorar los pronósticos y análisis.

Entre los principales beneficios de un sistema de gestión de ventas se incluyen los siguientes:

• Priorización más detallada.

• Rastreo de las actividades de venta: los sistemas CRM de ventas permiten realizar un seguimiento a cualquier candidato prometedor o de las interacciones con cada cliente, lo que permite optimizar la gestión de las cuentas.

• Integración con otras aplicaciones y sistemas de automatización de las ventas: la sincronización de los clientes de cuentas de correo con el sistema de CRM permite a las empresas obtener una visión global de sus clientes y candidatos desde cualquier dispositivo. Además, en la actualidad, las plataformas de CRM también pueden ayudar a las empresas a aprovechar las redes sociales como fuente de generación de nuevos candidatos.

• Gestión mejorada del pipeline de ventas: los sistemas de CRM permiten realizar el acompañamiento del cliente desde el momento en que se produce el primer contacto con los productos/servicios de la empresa hasta el cierre, todo desde un único lugar.

• Descripción detallada del historial del cliente.

• Flujo de trabajo automatizado y reducción de tareas administrativas.

• Mejora de pronósticos, análisis e informes.

Un buen sistema de CRM de ventas ayuda a los directores a priorizar acciones de cuentas y a asignar al representante adecuado el trabajo correspondiente. Por ejemplo, el sistema podría ayudar al personal a adaptar promociones específicas de un cliente o paquetes basados en el análisis de las necesidades de un cliente. También recomendará y filtrará a posibles clientes para ayudarle a centrarse en aquellos que presentan una mayor probabilidad de generar ingresos en relación con un producto determinado.

Con el software de gestión de ventas, cada comunicación realizada por el representante de ventas, marketing o del cliente puede realizarse en el mismo lugar, lo que permite que cada empleado conozca la experiencia del cliente hasta la fecha. Este tipo de descripción asegura que no se va a retroceder con un cliente, que no se va a desperdiciar su tiempo ni el suyo y, de manera más importante, que el personal de ventas puede contactar con cada cliente con un toque personal, con solo conocer su historial.

El sistema de CRM de ventas mantiene a sus representantes centrados en las ventas y no distraídos con tareas administrativas. La mayoría del software puede identificar la información importante en llamadas, correos electrónicos, textos y documentos y realizar un seguimiento de las respuestas a estos canales, por lo que la base de datos está actualizada al minuto. También ayudan con la gestión de contactos al crear de forma automática recordatorios y tareas del calendario para el personal con el objeto de llevar a cabo un seguimiento de los candidatos tras el contacto inicial o simplemente de ponerse en contacto con un cliente existente cuando ha pasado un tiempo.

Las soluciones de gestión de ventas pueden evaluar los ciclos de ventas, la competitividad y la eficacia de las herramientas y las campañas de ventas. Mediante el análisis de los volúmenes de tráfico y las tasas de conversión de ventas, por ejemplo, el software puede evaluar el rendimiento e identificar las áreas en las que deben mejorar. También puede capturar y recopilar datos para simplificar la creación de pronósticos de ventas y ayudar a elaborar futuras hojas de ruta gracias a la identificación de los orígenes de candidatos eficaces.

Con Internet al alcance de la mano, los clientes son más sofisticados que nunca y esperan que las empresas cumplan con ese nivel de sofisticación. Desean poder comunicarse con las empresas y obtener información de estas con facilidad y rapidez; desean disponer de un servicio de atención al cliente online y a través de las redes sociales , así como a través del teléfono.

Los representantes de ventas también desean y esperan disponer de herramientas avanzadas que les ayuden a hacer bien su trabajo. Las aplicaciones móviles y en la nube, y el acceso a información sobre clientes de alta calidad y en tiempo real han pasado de ser un complemento útil a un componente esencial en el conjunto de herramientas de ventas.

Al trasladar los sistemas de gestión de ventas a una plataforma en la nube se disfruta de todos los beneficios del software, al que puede accederse desde cualquier lugar. Esto significa que el personal de ventas puede realizar tareas como colaboración, supervisión del rendimiento, gestión de programas de socios y visualización del flujo de trabajo y de las aprobaciones tanto dentro como fuera de la oficina.

Muchas soluciones de ventas basadas en la nube también ofrecen herramientas de gestión de ventas en forma de aplicaciones para que los empleados puedan tener acceso a ellas desde sus teléfonos móviles.

No es suficiente con acceder a los sistemas basados en la nube desde cualquier lugar. Para obtener la mejor funcionalidad, un software de ventas debe ofrecer aplicaciones de gestión de ventas móviles nativas con características específicas para móviles que sean intuitivas y fáciles de usar. Lo mejor de estas aplicaciones también funcionará offline de manera que el personal de ventas pueda seguir introduciendo datos en los puntos negros y que los datos se sincronicen posteriormente en la nube cuando se vuelva a conectar.

Las aplicaciones móviles pueden ofrecer también ingeniosas características adicionales, tales como el uso de las características de geolocalización de los smartphones. La geolocalización puede ayudar al personal de ventas a planificar rutas eficientes cuando están visitando a clientes, a localizar a los clientes para visualizar su región de ventas e incluso a sincronizarse con el GPS del coche para obtener rápidamente direcciones de navegación de sitios.

Tanto la gestión de ventas y como la CRM han cambiado significativamente en la era de Internet, ya que los clientes están más ocupados, utilizan soluciones más inteligentes y están más conectados que nunca. Los clientes de hoy en día realizan sus investigaciones online y prestan atención a los comentarios de otros clientes, a la facilidad de acceso a la información, tanto a través de una búsqueda como de la página web de la empresa, y a la rapidez y comodidad a la hora de comunicarse con las empresas.

Para los directores de ventas, esto significa que la mejor manera de conectarse con los clientes existentes y los clientes potenciales es a través de redes sociales.

Hay una variedad de herramientas de ventas mediante redes sociales disponibles que pueden ayudar a los representantes a contactar con los clientes, cuidar las relaciones y localizar candidatos. Algunas herramientas realizan un seguimiento de las noticias de la empresa y de los contactos junto con su actividad en las redes sociales; por ejemplo, estas pueden proporcionar a los vendedores una comunicación de novedades con información actualizada del cliente.

También hay aplicaciones que pueden ayudar al personal de ventas a generar y pulir el contenido aplicable para hacer publicaciones online, ya sea en comunicados de la empresa o en respuesta a publicaciones de clientes, así como herramientas que analizan las redes sociales en tiempo real para sugerir candidatos basándose en quién está hablando de su empresa o sector.

• ¿Qué es la gestión de ventas? La gestión de ventas es el proceso de contratación y formación del personal, creación de una estrategia de ventas eficaz y coordinación de las operaciones para ejecutar dicha estrategia.
• ¿Cuál es el proceso de gestión de ventas? Un proceso de gestión de ventas eficaz establece objetivos alcanzables, crea una estrategia para cumplir los objetivos o superarlos y mantiene al personal motivado mientras ejecuta dicha estrategia. 
• ¿Qué técnicas se utilizan para una gestión de ventas eficaz? Las técnicas de gestión de ventas eficaz incluyen la gestión del talento mediante la formación y el reciclaje de habilidades, la creación de flujos de comentarios y el uso de datos para el seguimiento y las previsiones.
• ¿Qué es un sistema de gestión de ventas? Un sistema de gestión de ventas es un programa que se puede utilizar para gestionar contactos y realizar un seguimiento de los acuerdos.
• ¿Qué ventajas aportan los sistemas de gestión de ventas? Las ventajas clave de un sistema de gestión de ventas incluyen la priorización de candidatos, la información de los clientes basada en datos, el flujo de trabajo automatizado y una mejor previsión.
• ¿Qué herramientas se utilizan para una gestión de ventas eficaz? Las herramientas de una gestión de ventas eficaz incluyen los sistemas de CRM en la nube, las aplicaciones móviles y las herramientas de redes sociales.