8 errores de productividad en ventas y cómo evitarlos
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Los vendedores pierden un 72 % de su tiempo en tareas ajenas a la venta, según nuestro informe Tendencias en operaciones de ventas, una encuesta realizada a más de 7700 profesionales de ventas. La buena noticia: hay formas sencillas para ayudar a los representantes a centrarse en las cosas que más importan.
Empiece aquí. Le explicamos cómo evitar ocho errores comunes de productividad que merman los ingresos y frenan a los vendedores, junto con hojas de trabajo y recursos de ayuda.
Errores comunes en las ventas:
- El equipo de ventas dedica demasiado tiempo a las herramientas
- Los vendedores no saben cuándo pasar a los clientes a la siguiente etapa del embudo de ventas.
- Los vendedores no están aprovechando todo el potencial de sus territorios.
- Los representantes tardan demasiado en conseguir la aprobación de sus presupuestos.
- Los vendedores necesitan el apoyo del equipo para cerrar ventas, pero no logran coordinarse.
- Los gerentes de ventas tienen poco tiempo para la orientación.
- El equipo no sabe si el programa de capacitación está dando buenos resultados.
- Los problemas de salud mental perjudican la concentración de los vendedores.
Error 1: El equipo de ventas dedica demasiado tiempo a las herramientas.
Los equipos de ventas utilizan una media de 10 herramientas (desde informes a gestión de contactos o previsiones), según nuestro informe "State of Sales". Muchas de estas herramientas están disponibles en distintas plataformas, lo que crea un mosaico inconexo de datos, campos y cuadros de mando diferentes.
Los vendedores están sufriendo las consecuencias. Dos tercios afirmaron sentirse abrumados. Es difícil ser productivo cuando se está yendo y viniendo entre soluciones puntuales para hacer el trabajo, y todo ese tiempo invertido en herramientas significa menos tiempo dedicado a los clientes.
Solución:
Unifique sus herramientas para reducir costes y para que sus representantes dispongan de más tiempo para los clientes.
Se unirá al 94 % de los equipos de operaciones de ventas que planean simplificar su pila tecnológica en los próximos 12 meses.
Para ello:
- Haga un inventario de sus herramientas. Es posible que descubra que algunas herramientas tienen funciones que se solapan y que hay otras que no se utilizan plenamente.
- Dé prioridad a las herramientas multifunción frente a las herramientas monofunción. Aproveche al máximo las herramientas con múltiples funciones, para que los representantes no tengan que cambiar entre unas y otras con tanta frecuencia.
- Siempre que sea posible, elimine las soluciones puntuales y las herramientas que se utilizan con muy poca frecuencia. Elimine las plataformas múltiples para reducir las tareas que hacen perder el tiempo, como la reintroducción de datos redundantes. Así impulsará la productividad del equipo.
“No tenga miedo de prescindir de una herramienta aunque haya invertido mucho tiempo y dinero en ella. Los representantes no deberían tener que cambiar constantemente de sistema para trabajar en el mismo registro. Cuanto más sencilla sea la venta, mayores serán nuestras ganancias”.
“No tenga miedo de prescindir de una herramienta aunque haya invertido mucho tiempo y dinero en ella. Los representantes no deberían tener que cambiar constantemente de sistema para trabajar en el mismo registro. Cuanto más sencilla sea la venta, mayores serán nuestras ganancias”.
Consiga el cuaderno de productividad en ventas y aborde estos errores sin rodeos.
Utilice estas hojas de trabajo gratuitas para descubrir cómo:
- Optimizar su pila tecnológica unificando sus herramientas de ventas sin perder funciones.
- Aumentar la eficiencia de las ventas definiendo los criterios de salida adecuados para las etapas de su embudo de ventas.
- Acelerar la elaboración de presupuestos eliminando validadores redundantes y aprobando automáticamente más términos contractuales.
Error 2: Los vendedores no saben cuándo pasar a los clientes a la siguiente etapa del embudo de ventas.
Si se usa un embudo de ventas sin etapas claramente definidas, resulta difícil saber cuándo avanzar en las negociaciones. “Sin una estructura clara, los representantes no saben qué deben hacer a continuación”, dijo Richard Harris, fundador de Harris Consulting Group. “Esa confusión en los datos de su embudo de ventas creará inexactitudes en sus pronósticos”.
Por ejemplo, si los vendedores no disponen de una guía con la que identificar cuándo una negociación está lista para avanzar a la siguiente etapa del embudo de ventas, las oportunidades calificadas y las no calificadas pueden terminar asignadas a la misma etapa, lo que acarrea confusión y datos muy imprecisos en su embudo.
Solución:
Defina cada etapa en su embudo de ventas con criterios de salida claros, así sus vendedores sabrán siempre cuál es el próximo paso.
A continuación le explicamos cómo empezar:
- Nombrar y definir sus etapas de ventas. Divida el proceso de ventas en las actividades básicas que hacen avanzar las negociaciones hasta su conclusión (por ejemplo, las llamadas realizadas o las reuniones organizadas).
- Definir los criterios de salida para cada etapa. Haga una lista de lo que debe suceder para que el prospecto pueda pasar a la siguiente etapa (por ejemplo, el prospecto le informa de que su presupuesto está preseleccionado).
- Facilitar a los vendedores la actualización de los datos del embudo de ventas. Incorpore herramientas que ayuden a sus vendedores a actualizar los registros de los clientes con un clic y conecte las herramientas para que no se vean obligados a realizar actualizaciones redundantes.
Error 3: Los vendedores no están aprovechando todo el potencial de sus territorios.
Según el informe "State of Sales", el 69 % de los profesionales de ventas indican que ahora su trabajo es más difícil. “Los representantes a menudo sienten que no saben dónde ni cuándo actuar”, dijo Dave Borrelli, vicepresidente sénior de Ventas de Salesforce. “A lo largo de mi carrera, he observado esta situación cuando los vendedores intentan comprender sus territorios”.
Usted tendrá un problema de productividad, si sus vendedores están asignados a sus respectivas áreas, pero no saben qué oportunidades priorizar o cómo descubrir nuevos prospectos en ellas.
Solución:
Muestre a sus vendedores las oportunidades más prometedoras en sus territorios estableciendo criterios para identificar cuentas con gran potencial de ganancias.
Así es como puede ayudar a sus vendedores:
- Representar los territorios como mapas, no como hojas de cálculo. Muestre a los vendedores sus territorios (y sus cuentas de alto impacto) con imágenes, no como datos en columnas y filas.
- Priorizar las cuentas de alto impacto. Ayude a los vendedores a comprender rápidamente el impacto potencial de cada prospecto en los ingresos, basándose en las respectivas probabilidades de cerrar o renovar un contrato.
- Crear planes de cuentas para ir a por sus mejores prospectos. Una vez que haya identificado sus cuentas de alto impacto, cree planes de cuentas para esos prospectos. Esos planes servirán para atraer a esos clientes individuales y cerrar las negociaciones correspondientes.
“Incorpore procesos que dirijan a sus vendedores hacia las oportunidades más fácilmente asequibles en sus territorios. Así no tendrán que pensar en cómo organizar su trabajo diario”.
“Incorpore procesos que dirijan a sus vendedores hacia las oportunidades más fácilmente asequibles en sus territorios. Así no tendrán que pensar en cómo organizar su trabajo diario”.
Error 4: Los representantes tardan demasiado en conseguir la aprobación de sus presupuestos.
Según nuestro informe Tendencias en las operaciones de ventas, los representantes de ventas dedican la mayor parte de su tiempo cada semana a elaborar presupuestos y obtener aprobaciones, un tiempo que podrían emplear para establecer relaciones y concretar negociaciones.
“Presentar presupuestos debería ser fácil”, afirma Meredith Schmidt, vicepresidenta ejecutiva de Revenue Cloud en Salesforce. “Sin embargo, de repente cuando vas a enviar el presupuesto para su aprobación resulta que necesitas que cuatro grupos diferentes aprueben el mismo término contractual especial por diferentes razones. En consecuencia, la negociación se ralentiza debido a un alto directivo externo que no está en el departamento de ventas”.
Solución:
Acelere la creación de presupuestos auditando el proceso de aprobación y reduciendo las redundancias. Puede conseguirlo en tres pasos. A continuación le explicamos cómo empezar:
- Utilice menos validadores. Identifique dónde se pueden reemplazar múltiples validadores de funciones similares por solo uno. Si no fuese posible reducir el número de validadores, vea si estos pueden llevar a cabo diferentes revisiones en paralelo.
- Acorte los plazos de los validadores. Asigne a sus validadores plazos más breves. Por ejemplo, puede acortar el plazo de aprobación de dos días a 24 horas.
- Automatice más términos contractuales. Identifique los términos contractuales que se aprueban el 100 % de las veces. Estos deben reemplazarse con aprobaciones automáticas para que no necesiten intervención humana.
Error 5: Los vendedores necesitan el apoyo del equipo para cerrar ventas, pero no consiguen coordinarse.
El 81 % de los representantes de ventas afirman que la venta en equipo les ayuda a cerrar ventas. Pero aproximadamente el mismo número de ellos (82 %) reconoce que coordinarse con otros vendedores supone un desafío.
Parte del desafío consiste en superar la naturaleza competitiva tradicional de las ventas en favor de la colaboración. No obstante, la venta híbrida también obstaculiza el éxito de la coordinación, pues se establecen múltiples vías de seguimiento y canales para las conversaciones del equipo.
Solución:
Según los líderes de ventas, una coordinación interdisciplinaria es la táctica número uno para el crecimiento. De esta manera, las operaciones de ventas pueden contribuir a acabar con la fragmentación en toda la organización y facilitar las ventas en equipo:
- Formar a los vendedores para que se apoyen en otros miembros del equipo como recursos. “Los grandes vendedores en equipo se toman su tiempo para establecer relaciones en toda la organización”, señala Anita Nielsen, presidenta de LDK Advisory Services.
- Añadir el paso “consultar a un experto del equipo” a su proceso de ventas. El mejor recurso para mantener el avance de las negociaciones es la experiencia dentro de su propia organización.
- Reunir todas sus comunicaciones en un solo lugar. Deje atrás la comunicación fragmentada, como el correo electrónico, y use una herramienta de colaboración que permita a cada miembro del equipo, tanto a distancia como en la oficina, visualizar el progreso de las negociaciones.
Cómo son las ventas en equipo en Salesforce.
Eliminamos la fragmentación para que los equipos de ventas puedan colaborar en las negociaciones desde cualquier lugar.
1️⃣ Recurrimos a las personas clave. Hacemos que recurrir a expertos internos en la materia para conseguir sus opiniones inmediatamente sea la norma dentro de nuestro proceso de ventas. Por ejemplo, a menudo pedimos ayuda para superar una objeción de un responsable de toma de decisiones técnicas o solicitamos la revisión de una presentación por parte de un experto en el sector.
2️⃣ Organizamos reuniones periódicas para compartir conocimientos. Creemos que las reuniones son una oportunidad ideal para compartir las mejores prácticas. Esto sucede en las reuniones generales regulares, en las conversaciones informales y en los ejercicios de desarrollo del espíritu de equipo.
3️⃣ Usamos Slack para crear canales para cada cuenta y oportunidad. Los canales son foros donde los equipos pueden realizar un seguimiento del progreso de cada prospecto o cliente y ayudarse mutuamente a cerrar ventas. Lo hacemos incluso para las negociaciones más pequeñas.
Error 6: Los gerentes de ventas tienen poco tiempo para la orientación.
Según nuestro informe "State of Sales", solo el 26 % de los profesionales de ventas reciben orientación personalizada al menos semanalmente. Eso implica que, cuando se reúnen con los representantes, los gerentes probablemente tengan muchos temas que abordar, quizá demasiados para asimilarlos de una sola sentada.
Una orientación más frecuente podría parecer una solución fácil, pero un estudio reciente reveló que los gerentes se han dedicado sistemáticamente a orientar durante el 20 % de su tiempo, año tras año, durante la última década. Por lo tanto, aumentar la cantidad de orientación no parece ser posible.
Solución:
Aproveche al máximo el tiempo limitado del que dispone para la orientación y céntrese en las áreas más impactantes. Procedimiento:
- Pídale a cada vendedor que identifique las áreas en las que se podría mejorar. El vendedor sabe mejor que nadie lo que da buenos resultados y lo que no. Antes de reunirse con cada uno de ellos, pídales a los vendedores que anoten los problemas a los que se enfrentan durante la semana.
- Haga que cada vendedor actúe conforme a la visión del equipo. Para que sus vendedores puedan remar en la misma dirección, la orientación debe compaginarse con las mejores prácticas y los objetivos de todo el equipo.
- Proporcione orientación directamente sobre el terreno. “Hay que predicar con el ejemplo”, afirmó el instructor de ventas, Ian Koniak, que insta a los gerentes de ventas a arremangarse y ponerse a vender junto con sus representantes hasta que estos últimos estén listos para trabajar de forma independiente.
“Una excelente orientación no consiste solo en decir las cosas idóneas, sino también en establecer una relación que propicie que sus palabras sean bien recibidas y recordadas”.
“Una excelente orientación no consiste solo en decir las cosas idóneas, sino también en establecer una relación que propicie que sus palabras sean bien recibidas y recordadas”.
Error 7: El equipo no sabe si el programa de capacitación está dando buenos resultados.
Según nuestro informe "State of Sales", el 72 % de los vendedores no esperan alcanzar su cuota el próximo año. Los líderes de ventas están interviniendo para proporcionar una formación y capacitación más efectivas.
Sin embargo, a menos que tenga una forma fiable de medir el valor de su capacitación de ventas, “está condenado a la incertidumbre”, advierte Jessica Holt Ware, vicepresidenta asistente de Ventas en Salesforce. “Se imparte formación, pero no hay seguridad en cuanto a sus efectos”.
Solución:
Para medir y mostrar el impacto de su capacitación de ventas, comience por los resultados que desea lograr y después diseñe la formación y los objetivos en consecuencia. Procedimiento:
- Identifique los parámetros en los que desea mejorar. Por ejemplo, el tiempo de preparación, la tasa de contratos cerrados, el volumen de los negocios y la duración del ciclo de ventas.
- Diseñe un programa a la altura de esas aspiraciones. Por ejemplo, si desea aumentar la tasa de contratos cerrados, puede enseñar a los representantes cómo identificar prospectos con poder adquisitivo.
- Realice un seguimiento de los cambios en el comportamiento. En este caso, debería comprobar que los representantes de ventas programan llamadas con contactos en los puestos de responsabilidad adecuados.
- Adaptarse, aprender, repetir. Mida el resultado de los ingresos y tome medidas con base en ellos.
Cómo es la capacitación de ventas en Salesforce.
A continuación, compartimos los pasos de nuestro último programa de capacitación, que se actualizó el año pasado. Lea más sobre nuestro enfoque de capacitación en este artículo del blog.
1️⃣ Definimos nuestro resultado de ingresos. Actualmente, nuestra prioridad es construir un embudo de ventas de alta calidad. Queremos tener un embudo de ventas lleno de prospectos calificados que probablemente se conviertan en clientes.
2️⃣ Creamos una vía de capacitación para cambiar el comportamiento. Para asegurarnos de atraer a los mejores prospectos, enseñamos a nuestros vendedores los entresijos del público al que se desea llegar y establecemos objetivos para asegurarnos de que estén llevando a cabo llamadas de descubrimiento y de calificación efectivas.
3️⃣ Medimos el logro de los objetivos. Hacemos un seguimiento de los objetivos, como los cursos de formación por realizar y las reuniones por organizar, a medida que se van realizando dichos cursos y organizando dichas reuniones. Luego llevamos a cabo los ajustes pertinentes. Por ejemplo, si hay pocas reuniones de descubrimiento, actualizamos el objetivo para impulsar un aumento.
4️⃣ Medimos rápido y con frecuencia el impacto en las metas. Medimos la ganancia de calidad en nuestro embudo de ventas en función de la mayor probabilidad de materializar las oportunidades. Consultamos esta medición a las pocas semanas de comenzar el programa y continuamos supervisándola para poder aprender y hacer cambios rápidamente.
Error 8: Los problemas de salud mental perjudican la concentración de los vendedores.
Según esta encuesta de 2021 realizada por una alianza de personas influyentes en ventas, el 60 % de los vendedores indicaron que tenían un bajo rendimiento debido a problemas de salud mental. Es decir, más de la mitad de los vendedores tienen dificultades.
Una de las razones es que los vendedores “se castigan” mentalmente cuando no alcanzan sus objetivos. “Los vendedores recuerdan todas las negociaciones que no llegan a buen puerto”, explica Jen Lagaly, vicepresidenta ejecutiva de Ventas de Salesforce.
También son propensos a pasarse horas viendo información negativa, dado que pasan mucho tiempo en línea. “Leen sobre despidos, política y todo lo demás”, añade Lindsey Boggs, directora global de Desarrollo de Ventas de Quantum Metric. “Empiezan a preocuparse por cosas que no pueden controlar”.
Solución:
Los vendedores deben detectar y expresar sus sentimientos negativos, eliminar las distracciones digitales y buscar ayuda profesional, si la necesitan. "Todo se reduce a la responsabilidad," concluye Alexine Mudawar, CEO de Women in Sales. "“Si llevamos un registro semanal de ganancias, pérdidas y sentimientos, podemos planificar cómo superar los obstáculos que nos están frenando”."
Estos son los pasos que se deben seguir:
- Anotar los sentimientos. Realice un seguimiento de cómo se siente al final de la semana para detectar y abordar la tendencia a sentirse derrotado. Esto también sirve para comprobar si los sentimientos negativos están basados en la realidad o son fruto de una actitud pesimista.
- Practicar la higiene digital. “Puse limitaciones en mis aplicaciones de redes sociales”, recuerda Boggs. “Después de 15 minutos, me desconecto de todas ellas. Así evito perder horas viendo contenidos sin sentido".
- Solicitar ayuda profesional, si es necesaria. “No sufra en silencio”, recomienda Ian Koniak, experto en ventas. “Alce la voz y busque ayuda. Consulte con un profesional, hable con su empresa y obtenga apoyo”.
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