Business Process Management : l’enjeu de la gestion des processus métier pour les PME

Vous vous demandez comment encourager la productivité de votre entreprise ? Comment augmenter son agilité afin qu’elle s’adapte plus rapidement aux besoins changeants des consommateurs, ou encore, tout simplement comment faciliter au quotidien le travail de vos équipes ? Et si la réponse se trouvait à portée de main, au cœur même du fonctionnement de votre PME ? C’est bien entendu de vos processus métier dont il est question ! Dans notre article, vous découvrirez les nombreux avantages qu’offre leur gestion et comment les PME peuvent en tirer parti.

Processus métier et Business Process Management (BPM) : définitions

Ce qu’on appelle un processus métier, c’est un ensemble d’activités réalisées afin d’atteindre un objectif spécifique. Ainsi, par exemple, l’addition de toutes les étapes nécessaires au recrutement constitue un processus. Il en va de même pour la gestion du pipeline de vente, le traitement des commandes, ou encore, le développement de nouveaux produits.

Les processus métier ont un caractère transversal : ils affectent toutes les fonctions de l’entreprise et il arrive aussi qu’un même processus implique plusieurs départements.

La gestion des processus métier, également appelé Business Process Management ou encore BPM, désigne la discipline qui consiste à analyser et améliorer leur efficacité.

Pourquoi le Business Process Management est-il important ?

Les processus métier concernent toutes les opérations de l’entreprise. Leur gestion est donc indispensable pour faire fonctionner votre PME à un rythme optimal et contribuer à son amélioration continue.

Les avantages du BPM sont nombreux :

• Il permet d’obtenir une vue holistique des flux de travail et de les rationaliser lorsque cela est nécessaire.

• Il facilite la circulation des données entre les départements et renforce la collaboration.

• Il met en lumière les points de friction, les actions redondantes et permet de les éliminer. Les processus sont simplifiés et l’entreprise gagne en rapidité et en agilité. Des qualités qui lui permettent de pivoter facilement pour s’adapter au marché en perpétuelle évolution.

• Il permet de réaliser un gain de productivité lorsque les processus sont automatisés.
• Il améliore l’expérience employé. Des processus optimisés impliquent un gain de temps pour les collaborateurs, moins de tâches fastidieuses et un risque d’erreur réduit.
• Il permet de réaliser des économies : 1) par le gain de productivité obtenu 2) en réduisant les coûts liés aux erreurs.

• Il augmente la satisfaction client. Les consommateurs bénéficient d’une expérience client plus agréable, ils sont servis plus rapidement et sans friction.

En revanche, lorsque les processus d’entreprise sont désorganisés et laissés à l’abandon, c’est toute l’entreprise qui est affectée : faible productivité, augmentation des erreurs opérationnelles, un turnover élevé dû au départ d’employés frustrés, et à la clé, des clients mécontents. Pour les entreprises, et plus particulièrement les PME qui sont plus fragiles, abandonner le Business Process Management peut coûter très cher.

Pourquoi c’est le bon moment de s’intéresser à la gestion des processus métier ?

Les règles du commerce ont changé, ce n’est un secret pour personne. On assiste depuis plusieurs années à l’émergence de nouveaux standards imposés par les leaders du commerce, en matière d’expérience client. Plus récemment, la pandémie a contribué à un essor majeur du e-commerce, en incitant les consommateurs à adopter un comportement d’achat prioritairement digital. Pour suivre le rythme, les entreprises n’ont pas d’autres choix que d’accélérer leur numérisation et de s’équiper en solutions technologiques. Notre rapport sur les tendances relatif aux PME souligne d’ailleurs cet usage en hausse entre 2020 et 2021.

Pour 80 % des consommateurs, l’expérience proposée par une entreprise est aussi importante que ses produits et services. Ils attendent une expérience sans couture, cohérente entre les différents départements. C’est précisément là que la gestion des processus métiers entre en jeu.

Simplifier et rationaliser les processus est une première étape qui présente de nombreux avantages, mais cela ne suffit pas pour se démarquer et répondre aux défis du commerce actuel. C’est en connectant les départements entre eux, grâce à des solutions technologiques dédiées, et en misant sur la collaboration transversale et le partage des données que les PME parviendront à obtenir le meilleur de leurs ressources humaines et opérationnelles.

La gestion et la connexion des processus métier offrent aux PME un avantage concurrentiel réel et un potentiel d’innovation énorme.

Quels outils pour la gestion des processus métier ?

Les logiciels de gestion des processus métier vont permettre aux entreprises de réaliser la cartographie de leurs processus et faciliter leur organisation. Mais, les outils de BPM ne se contentent pas de planifier. Certains offrent aussi des capacités analytiques. Les entreprises ont ainsi l’opportunité d’évaluer en continu la pertinence de leurs processus et de réaliser les ajustements adéquats.

Ces cinq dernières années, les technologies sur lesquelles reposent les solutions de BPM, dopées par l’intelligence artificielle, se sont fortement développées. Elles prennent aujourd’hui en considération l’écosystème des entreprises et permettent l’intégration de collaborateurs externes (partenaires, fournisseurs…). Certaines solutions proposent aussi d’automatiser des processus métier complexes avec des applications nécessitant peu ou pas de codage !

6 conseils pour gérer efficacement ses processus métier

1. Documenter et cartographier vos processus actuels. L’objectif est d’obtenir une vue du fonctionnement de votre entreprise et la transparence des flux de travail.

2. Affiner vos processus en les débarrassant des étapes redondantes ou obsolètes.

3. Automatiser les actions qui peuvent l’être. Cela permet à la fois de libérer l’emploi du temps de vos équipes et de réduire le risque d’erreur humaine.

4. Consultez vos équipes notamment à travers la réalisation d’un SWOT. Les collaborateurs sont les mieux placés pour vous donner du feedback sur les étapes des processus qui sont problématiques et gagneraient à être améliorées. Par ailleurs, impliquer les collaborateurs permet de diminuer leur potentielle résistance au changement et les encourage à collaborer avec les autres départements.

5. Tirez parti des informations que vous avez mis à jour et déployez de nouveaux processus qui correspondent aux objectifs que vous vous êtes fixés.

6. Mesurez les résultats obtenus et réalisez des ajustements si nécessaire.

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