Réduire les coûts en entreprise sans revoir ses ambitions à la baisse

Les PME évoluent dans un contexte difficile. À peine sorties de la crise sanitaire, elles sont touchées de plein fouet par l’inflation record et doivent aussi composer avec la hausse des coûts énergétiques et des matières premières. Face à la dégradation de leur trésorerie, les PME tentent de réduire leurs dépenses. Pour nombre d’entre elles, la réduction des coûts se traduit par une hausse des prix, une réduction des effectifs et des investissements. D’après le dernier baromètre de Bpifrance, moins d’une PME sur deux compte aujourd’hui investir.

Pourtant, ces stratégies de repli ne sont pas les plus efficaces et n’encouragent pas la croissance et la résilience de l’entreprise à long terme. Il existe bien d’autres manières de réduire les coûts en entreprise, notamment en améliorant les modes de travail afin d’optimiser les ressources matérielles, humaines, financières et technologiques de l’entreprise. Découvrez-les dans notre article.

La réduction des coûts en entreprise : un gain financier et bien d’autres avantages

Éliminer les dépenses inutiles est source de multiples avantages pour les entreprises. À commencer par le gain pécuniaire évident. Mais au-delà de l’économie d’argent, mener une stratégie de réduction des coûts permet aux entreprises d’optimiser toutes leurs ressources. Une démarche particulièrement importante pour les PME dont les ressources sont limitées.

Débarrassées des processus obsolètes et trop complexes, les organisations renouent avec l’efficacité et la productivité. Elles deviennent plus agiles, plus aptes à réagir aux transformations du marché et donc, à saisir les opportunités commerciales qui se présentent.

En outre, les économies réalisées grâce à la politique de réduction des coûts leur permettent de préserver leur trésorerie. Elles peuvent se lancer dans de nouveaux projets porteurs de croissance tels que l’innovation et la R&D.

Voici quelques-uns des avantages qu’une PME peut obtenir lorsqu’elle maîtrise ses coûts :

• Une trésorerie plus solide qui offre plus de flexibilité pour investir et développer l’entreprise.
• L’un des objectifs d’une entreprise est la réalisation de profits. Mais alors que l’augmentation du chiffre d’affaires nécessite un travail de longue haleine, la réduction des dépenses est plus simple à mettre en œuvre et son impact est quasi instantané sur les profits.
• Dans de nombreux cas de figure, la réduction des coûts bénéficie à la fois à l’entreprise et à ses employés. Si l’on prend le cas du travail hybride : il permet à la fois de réaliser des économies et de répondre au désir de flexibilité des employés. Autre exemple : lorsque les processus sont rationalisés pour éliminer les étapes non nécessaires, la productivité augmente, l’entreprise gagne du temps et de l’argent. Du côté des collaborateurs, la motivation est plus forte et l’expérience employé s’améliore.
• Enfin, une stratégie de réduction des coûts permet aux PME d’assurer leur stabilité économique. C’est aussi une démarche proactive d’anticipation des défis futurs afin de développer la résilience et la capacité d’adaptation.

Réduire les coûts de son entreprise sans réduire ses ambitions

La maîtrise des coûts est essentielle au bon fonctionnement des entreprises, mais pas à n’importe quel prix ! Suivez nos 10 conseils pratiques pour réduire vos dépenses, tout en donnant des ailes à votre PME.

• Pour réaliser des changements, vous avez besoin d’avoir une vision claire et précise de toutes vos dépenses. Démarrez par un audit.
  Passez en revue tous les pôles de dépenses : coûts de production, fournisseurs, loyers, etc..

Souvent, les entreprises restent fidèles aux mêmes fournisseurs durant des années. Ne cédez pas à la force de l’habitude ! Réalisez des appels d’offres régulièrement afin d’obtenir toujours la meilleure offre, au meilleur prix.

• Le Business Process Management (BPM) est un levier important de réduction des coûts pour les PME. En effet, les processus métier sont la colonne vertébrale de l’entreprise. Sans eux, tout s’écroule. En revanche, lorsque leur gestion est efficace, les effets sont immédiats : la productivité augmente, la communication et la collaboration entre les divers départements également.

La rationalisation des processus métier est un premier pas vers plus d’efficacité. Mais la véritable révolution, c’est l’automatisation des workflow (flux de travail). Elle permet de libérer l’emploi du temps de vos équipes afin qu’elles se concentrent sur les tâches vraiment importantes. Par exemple, des emails ou des offres promotionnelles sont envoyés automatiquement aux clients, sans nécessiter d’intervention humaine. Pendant ce temps, les commerciaux se concentrent sur les ventes.

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre article « 5 minutes pour comprendre l’automatisation des workflow ».

• Optimiser ses ressources, c’est aussi faire gagner du temps à ses équipes. L’utilisation d’un CRM permet aux commerciaux d’être plus performants. D’après une étude récente, le CRM de Salesforce augmente de 32 % la productivité des équipes commerciales1 ! Lorsqu’ils disposent des bons outils, les agents bénéficient d’informations plus qualitatives : une meilleure vue sur le pipeline de vente, sur le niveau de maturation des prospects. Ils peuvent aussi suivre de près les opportunités de vente qui émergent. Avec une Intelligence Artificielle intégrée, ils reçoivent des recommandations d’actions, des prévisions de résultats. Ils obtiennent sans effort des tableaux de bord qui leur indiquent leur progression vers les objectifs.
• La réduction des dépenses des entreprises ne rime pas forcément avec la réduction des effectifs. Surtout pour les PME qui rencontrent des difficultés à recruter.

Étudiez plutôt les compétences de vos collaborateurs. Sont-elles utilisées de manière optimale ? Investir dans vos employés vous permet aussi d’anticiper les mutations du paysage professionnel et de combler le fameux skill gap.

Le moyen le plus efficace pour réduire les dépenses liées aux ressources humaines et le plus utile au futur de l’entreprise est de maximiser le potentiel de chaque collaborateur et de former vos équipes au monde du travail de demain.

• Vous anticipez une dégradation de votre trésorerie ? N’attendez pas pour réagir. Un bon logiciel de gestion budgétaire vous aidera à garder le contrôle. Contrairement aux idées reçues, ils ne sont pas réservés aux grandes entreprises et il existe aujourd’hui des solutions spécifiquement conçues pour répondre aux besoins des PME.
• La pandémie a accéléré l’adoption du travail hybride et du full remote. Les espaces de travail ont changé. De nombreuses entreprises, tout d’abord contraintes d’adopter ces nouveaux modes de travail, ont apprécié par la suite, leurs bienfaits. Notamment, les économies réalisées. Les loyers des locaux physiques des entreprises et les dépenses liées représentent souvent une lourde charge dans la trésorerie des PME. Il est peut-être temps d’étudier de nouvelles options. Vous pouvez déménager ou opter pour un espace plus petit, notamment si vous encouragez vos collaborateurs à travailler partiellement de chez eux.
• Les coûts informatiques pèsent lourd sur le budget des entreprises. Mais difficile de rogner sur ces dépenses sans craindre que tout s’écroule.

La migration vers le cloud présente de sacrés avantages pour les PME. Lorsque vous choisissez un CRM basé sur le cloud plutôt que sur site, vous éliminez les dépenses liées à la maintenance ou au renouvellement des serveurs lorsqu’ils deviennent obsolètes. Vous réalisez aussi des économies sur le coût d’acquisition des licences de logiciels et gagnez en tranquillité d’esprit car il n’y a plus aucune installation à effectuer.

Autre exemple : la création d’applications et de workflows automatisés ne nécessitent plus l’intervention du service informatique. Aujourd’hui, il est tout à fait possible de créer des applications grâce au low-code ou no-code, par simple glisser-déposer. Le tout sans compétences techniques particulières. Avec la Salesforce Platform, vous pouvez économiser 25 % de vos coûts informatiques.1 Ainsi, vous pouvez réduire les dépenses liées à l’IT grâce à un usage plus efficace du temps des collaborateurs.

• Vos concurrents font face aux mêmes challenges que vous. Comment résolvent-ils les défis qu’ils rencontrent ? Ont-ils mis en place des initiatives efficaces pour réduire les coûts de leur entreprise ? Réalisez régulièrement des benchmarks de la concurrence et inspirez-vous de leurs bonnes pratiques.
• De nombreuses PME externalisent certaines fonctions. Comme par exemple, la comptabilité. Si cette externalisation a autrefois présenté de nombreux avantages pour les PME, son coût financier demeure important. Aujourd’hui, les solutions Cloud de comptabilité apportent une alternative moins coûteuse, tout aussi efficace, voire même plus. En effet, lorsque ces outils numériques sont intégrés à une solution CRM, la transmission des informations est facilitée. La synergie des outils comptables et du CRM permet d’améliorer tout le flux de trésorerie, de la génération du devis à l’encaissement. Un avantage majeur pour les PME, puisque cette démarche permet d’accélérer le recouvrement des factures et contribue à préserver leur trésorerie.
• Enfin, toute stratégie nécessite de mettre en place des indicateurs clés de performance (KPIs) pour en mesurer le succès. N’oubliez pas de les déterminer en fonction des résultats que vous souhaitez obtenir.

Réalisez de grandes choses avec un petit budget… et de bons outils

La stratégie de réduction des coûts dans une entreprise doit se penser sur le long terme et pas uniquement à court terme. Ainsi, si une baisse des dépenses passe par une qualité moindre des produits ou une expérience client médiocre, elle entraînera l’insatisfaction des clients et leur départ vers la concurrence.Elle ne sera guère profitable sur le long terme, malgré le gain financier.

En revanche, si vous parvenez à éliminer les dépenses superflues, en maintenant la qualité, le service et en améliorant la productivité et l’expérience employé, vous donnez à votre PME les moyens d’être plus rentable et plus résiliente. Vous pouvez y parvenir en utilisant un CRM. Un outil efficace, dont les fonctionnalités ne se limitent pas à la gestion de la relation client. Bien utilisé, il permet aussi de réduire les dépenses de votre PME et d’augmenter sa productivité et son efficacité.

Pour en savoir plus, téléchargez dès maintenant notre guide ultime « Comment exploiter pleinement la puissance d’un CRM ? ».