Prospection email : 6 conseils de Pro

Les e-mails ? Ils ne sont pas près de disparaître. Selon le cabinet d’études de marché Statista, trois cents milliards d’e-mails ont été envoyés chaque jour dans le monde l’année dernière. Tous les ans, ce nombre augmente de près de 15 milliards. C’est donc le meilleur moment pour vous mettre à la page et découvrir les meilleurs conseils en matière de prospection par e-mails.

« Avec la démocratisation du travail hybride, les e-mails sont plus importants que jamais », explique Ryan Ott, directeur des comptes d’entreprise chez Salesforce. « Il est de plus en plus difficile de passer des appels téléphoniques. Les e-mails n’ont jamais disparu, mais ils font également leur grand retour. »

En tant que professionnel de la vente, pensez-vous qu’il est possible d’envoyer un e-mail commercial sans qu’il se noie dans les milliards d’e-mails envoyés chaque jour, et de recevoir une réponse ? Selon Ali Powell, responsable de comptes stratégiques chez Terminus, une entreprise de logiciel marketing, la solution réside dans « la qualité, et non la quantité ».

Nous partageons plus bas quelques-uns de nos conseils les plus efficaces en matière d’e-mails commerciaux : comment les rédiger, à quel moment et comment augmenter vos chances de conclure une vente à chaque e-mail envoyé.

Conseil n° 1 : mettez l’IA à votre service

Selon le dernier rapport « Focus sur les ventes », les commerciaux consacrent 72 % de leur temps à des tâches non commerciales, comme la recherche de prospects, pour qu’ils puissent rédiger un prospection email personnalisé dans l’espoir de recevoir une réponse.

Adoptez l’IA pour gagner en efficacité (voir notre article : 11 prompts ChatGPT pour les commerciaux qui vous feront gagner du temps). De nombreux CRM intègrent une fonctionnalité d’IA qui vous permet d’effectuer des analyses client et d’identifier les difficultés potentielles rencontrées par les prospects de secteurs d’activité similaires. Vous pouvez également utiliser ChatGPT (ou la fonctionnalité CRM GPT, si vous y avez accès) pour rédiger les e-mails.

Conseil n° 2 : faites au plus court

Vos prospects apprécieront la rapidité de votre démonstration de valeur. Mike Hoody, consultant principal chez PwC, recommande de rédiger des e-mails plus courts, moins formels et plus directs.

« Allez à l’essentiel, transmettez votre message. Deux phrases suffisent pour obtenir une réponse », déclare-t-il.La technologie peut vous aider. Un logiciel de gestion de la relation client (CRM) peut vous fournir les bonnes informations, comme les détails de la relation et la dynamique de vente, pour démarquer votre e-mail des autres dès le début. Comment ? En vous permettant d’accéder facilement à l’historique des ventes, aux workflows, aux contacts et à votre boîte de réception. Encore mieux, il peut accélérer considérablement la rédaction des e-mails en pré-renseignant les informations importantes et en automatisant les envois.

Conseil n° 3 : planifiez les réunions directement dans l’e-mail

Vous n’avez pas envie que vos clients actuels et potentiels, à la vue d’un long e-mail, décident de le lire plus tard et finissent par l’oublier. Vous n’avez pas non plus envie que la planification d’un entretien avec vous soit trop complexe.

L’un de nos meilleurs conseils en matière d’e-mails commerciaux consiste à intégrer votre e-mail à votre calendrier, pour faciliter la coordination des réunions en réduisant les allers-retours. Ryan Ott utilise une fonctionnalité d’intégration Gmail Salesforce qui permet aux destinataires de valider le créneau qui leur convient en un seul clic, directement dans l’e-mail.

« Les clients doivent pouvoir réserver un créneau de manière fluide », affirme-t-il. « Tout ce que je veux, c’est qu’ils sélectionnent l’horaire idéal de la rencontre. »

Voici à quoi cela ressemble en pratique :

Conseil n° 4 : envoyez les messages au bon moment

Les e-mails reçus au mauvais moment sont rapidement oubliés ou noyés dans la masse. La planification des e-mails, une fonctionnalité de la plateforme Salesforce, vous permet de choisir l’heure à laquelle un e-mail doit être envoyé, ce qui augmente vos chances de recevoir une réponse.

Cependant, le moment idéal pour envoyer des e-mails n’est pas toujours clair.

« Je vérifie toujours les idées reçues », reprend Ali Powell. « Par exemple, on m’a dit de ne pas envoyer d’e-mails en dehors des heures de bureau, mais j’ai découvert que les e-mails envoyés la nuit sont davantage ouverts et reçoivent plus de réponses. »

Au final, vous connaissez vos comptes mieux que personne. « J’ai remarqué que le bon moment dépend de l’interlocuteur ; s’il s’agit d’un prospect ou d’un client », ajoute Ali Powell. « Un envoi immédiat plaît aux clients, alors que les prospects préfèrent recevoir des e-mails à la fin de la journée. »

Votre expérience peut être différente, mais si nous devions vous donner un seul conseil en matière d’e-mails commerciaux, ce serait celui-ci : l’heure d’envoi doit être intentionnelle. Vous n’avez plus besoin de vous fier à votre intuition, comme c’était le cas auparavant. « L’intelligence artificielle a tout changé pour moi », explique Ali Powell. « J’essaie toujours d’envoyer les e-mails à des moments différents. Je laisse ensuite l’IA cibler les meilleures heures pour contacter différents clients. »

Conseil n° 5 : synchronisez votre boîte de réception avec votre CRM

Si vous envoyez un e-mail et que vous n’enregistrez jamais l’échange sur votre plateforme de gestion de la relation client (CRM), avez-vous vraiment communiqué avec ce compte ?

« Je n’arrive toujours pas à croire que certains commerciaux n’enregistrent pas les données client sur un CRM », déclare Ali Powell. « La meilleure chose que l’on puisse faire en tant que commercial, c’est attirer l’attention sur son travail. Je consigne les informations pour que mon travail soit plus transparent et que la direction puisse le suivre. »

Cela n’assure pas seulement la visibilité sur le travail, mais aussi sur la relation client. Lorsque les informations sur les e-mails sont cloisonnées, les membres de l’équipe qui travaillent sur le même compte n’ont peut-être pas accès à vos échanges avec le client. Par conséquent, ils peuvent émettre de fausses suppositions sur les besoins du client, impactant négativement son expérience.

PwC décompose ces silos d’informations en connectant Salesforce et Gmail. Cette intégration permet aux commerciaux d’extraire des données sur les transactions pour les intégrer dans les e-mails et de mettre à jour les informations déjà enregistrées sur Salesforce, et ce en quelques clics seulement. « Tout ça demande moins de réflexion », affirme Mike Hoody. « L’intégration est transparente et vous permet de basculer entre Gmail et Salesforce sans même vous en rendre compte. »

La capture d’écran ci-dessous illustre cette synchronisation, avec les e-mails et l’historique Salesforce affichés côte à côte.

Conseil n° 6 : assurez-vous que votre e-mail ajoute de la valeur

La vente, c’est avant tout attirer l’attention. Seulement, aujourd’hui, notre attention est divisée. Avec la démocratisation du télétravail, la surcharge d’informations digitales et la fatigue due aux écrans génèrent un stress important. Pour attirer l’attention des prospects et des clients dans cet environnement, vous devez communiquer judicieusement.

« Nous essayons de mettre en place plus de discussion, plus de démonstration et moins de documentation », précise Mike Hoody.

Nos conseils en matière d’e-mails commerciaux peuvent vous aider, mais à terme, une seule chose compte vraiment. « Vous n’êtes jamais le personnage principal de l’histoire », conclut Ali Powell. « Pensez toujours au prospect ou au client à qui vous vous adressez. Avant d’appuyer sur Envoyer, posez-vous la question : quelle est la valeur ajoutée de cet e-mail ? »