Future of work : à quoi ressemblera l’espace de travail du futur ?

Voici comment les entreprises réinventent un nouveau monde du travail, où la dichotomie maison/bureau n’a plus lieu d’être.

Nous voici plongés dans l’avenir… du travail. Les statistiques parlent d’elles-mêmes : avant la pandémie, seulement 14 % des dirigeants d’entreprise, tous secteurs d’activité confondus, estimaient que leur activité pouvait s’accomplir en télétravail. Aujourd’hui, selon une étude de Harvard Business Review, ce chiffre s’élève à 42 %. Mais une majorité des entreprises ne sont toujours pas prêtes à passer le pas du « work from anywhere ». Un préjudice à l’heure où les talents les plus compétitifs exigent de la flexibilité.

Les avantages du « work from anywhere » sont évidents : les entreprises peuvent fonctionner avec plus d’agilité, devenir attrayante pour les talents et favoriser une meilleure expérience des collaborateurs sur tous les plans. Ils peuvent diminuer les temps de trajet entre leur domicile et le bureau, réduire l’impact sur l’environnement, et bénéficier d’une plus grande flexibilité dans leur travail et leur vie privée.

Mais les défis sont conséquents : difficile de faire table rase sur des décennies de processus et méthodes pensés pour un travail présentiel. Mais, avec un leadership fort et une culture d’entreprise bien établie, les entreprises peuvent se libérer des règles du passé.

Du cubicle jusqu’au « work from anywhere »

« Les collaborateurs attendent une liberté de choix en matière de lieu de travail, d’horaires de travail et de collègues de travail », affirme Ryan Anderson, vice-président de la recherche et des analyses chez Herman Miller, société de mobilier de bureau. « Cette liberté de choix n’est pas seulement dans le meilleur intérêt des collaborateurs. C’est également dans le meilleur intérêt de l’entreprise. »

Maintenant que nous avons tous fait l’expérience du travail à distance, pandémie oblige, ce mode de travail nous paraît bien plus naturel qu’en 2005. Mais ce n’est pas parce nous disposons des outils nécessaires que la transition sera facile.

D’une part, les changements physiques de notre environnement de travail n’auront pas le même impact sur toutes les entreprises ou tous les collaborateurs. La majorité des collaborateurs combineront plusieurs lieux de travail avec un certain niveau de flexibilité. Nous travaillerons en présentiel quelques jours par semaine au lieu de 5. Nous pourrons également utiliser des co-workings pour certaines activités, telles que de soutenances avec des clients.

Bien que le travail virtuel ne soit pas accessible à tout le monde, en particulier aux travailleurs de première ligne, de plus en plus d’entreprises proposent des solutions flexibles à ceux qui peuvent en bénéficier. La réponse ne sera pas la même entre 2 entreprises, ni entre 2 équipes au sein d’une même compagnie. Nous devrons nous familiariser avec cette ambivalence pour tirer parti d’un environnement de travail en constante évolution.

« Sans vécu commun ni expérience physique du lieu de travail (par exemple, observer ses collègues pour savoir à quelle heure ils terminent leur journée), les nouvelles normes de vie au travail devront être définies explicitement. »

Il s’agit donc de repenser et de concevoir des espaces de bureaux physiques pour s’adapter aux différents types de travail pour lesquels ils seront utilisés. Une longue rangée de bureaux sera peut-être remplacée par des espaces de collaboration pour favoriser les interactions sociales. Des bureaux satellites plus petits pourraient être ajoutés à proximité du lieu de résidence des employés. Quant aux bureaux à domicile, ils pourraient également être meublés et aménagés pour en faire des lieux de travail plus sains et confortables. Cela implique également de changer les états d’esprit selon une démarche descendante (de la direction jusqu’aux employés), et les processus selon une démarche ascendante.

Le changement commence par un virages culturel

Pour que toutes ces initiatives fonctionnent, nous aurons besoin d’une culture d’entreprise qui s’appuie sur la technologie. Dans notre vie personnelle, nous sommes bercés de technologies. Nous pouvons tout contrôler d’une simple pression sur notre téléphone, qu’il s’agisse de notre climatiseur, de notre musique ou de notre éclairage.

Observez-vous souvent ce type de contrôle dans votre environnement de travail ? Dans un monde où la technologie est le seul trait d’union d’équipes travaillant sur différents fuseaux horaires, elle doit être un outil qui nous connaît et nous aide à donner le meilleur de nous-mêmes, sans créer de frictions.

Sans vécu commun ni expérience physique du lieu de travail (par exemple, observer ses collègues pour savoir à quelle heure ils terminent leur journée), les nouvelles normes de vie au travail devront être définies explicitement. Au lieu d’une culture d’entreprise globale, forgée au fil des ans, la solution passera par des accords spécifiques définis au niveau de chaque équipe. Les différentes équipes seront autorisées à créer leurs propres ensembles de normes et de valeurs, en les définissant de manière explicite. Un responsable de première ligne gérant une équipe de 8 ou 10 personnes pourra ainsi créer une culture ex nihilo, en établissant un ensemble d’accords informels : « On coupe les notifications après 19 heures. On se réunit seulement le matin pour rester concentrés l’après-midi. » Ce modèle contribue à la décentralisation des équipes en instaurant des « espaces culturels » plus petits et plus autonomes au sein des entreprises.

Les entreprises savent que ce changement de paradigme ne doit pas être pris à la légère. Elles incluent notamment les ressources humaines au cycle de décision, et ne repose plus seulement sur les responsables du parc immobilier, comme c’était le cas auparavant.

Faute de promouvoir une culture intentionnelle et une bonne gestion du changement dans un environnement de travail de plus en plus distribué, les entreprises courent le risque d’une « flexibilité illusoire ». Ce phénomène se produit lorsqu’une entreprise promeut ouvertement une culture de flexibilité, mais qu’elle revient en réalité à de vieilles habitudes, comme la planification de réunions consécutives ou la promotion des collaborateurs qui se présentent plus souvent au bureau.

L’expression « collaborateur à distance » deviendra sans doute désuète dans un futur proche. Elle implique de la distance et l’idée que les collaborateurs sont isolés dans leur coin. En réalité, en exploitant au mieux la technologie et en s’appuyant sur des valeurs d’équipe soigneusement élaborées et explicitement formulées, les équipes peuvent être aussi proches et efficaces que possible.

Changer les styles de leadership pour l’avenir du travail à distance

Les entreprises cherchant à réinventer la culture de travail post-pandémie mettront en place une culture qui éliminent les cloisonnements et assurent une collaboration efficace entre les services. Elles tisseront des liens solides, pas seulement avec de petites équipes, mais avec l’ensemble de l’entreprise. Elles encourageront un sentiment d’appartenance et intégreront de nouveaux collaborateurs, indépendamment de leur lieu de travail, en leur donnant vraiment l’impression d’être connectés à leur nouvelle entreprise.

“Faute de promouvoir une culture intentionnelle et une bonne gestion du changement dans un environnement de travail de plus en plus distribué, les entreprises courent le risque d’une flexibilité illusoire.”

Il a fallu des décennies pour passer des premiers bureaux modulaires créés par Herman Miller aux box à cloisons amovibles, puis aux aménagements en open space. Seuls quelques mois ont suffi pour repenser totalement la notion de bureau physique.

« Je pense que ce qui ressortira de cette période, c’est un véritable changement de paradigme, avec une influence moindre de l’employeur et, a contrario, une plus forte émancipation et responsabilisation des employés », conclut Groom. « À terme, la prise de décision devra être beaucoup plus décentralisée. Après tout, le but final est que chaque collaborateur soit le plus productif et épanoui dans son travail. »

L’environnement de travail de demain ne sera pas simplement distant. Il sera surtout réparti sur des réseaux plus vastes, dont le travail à domicile et les bureaux physiques feront partie. Les entreprises ne sont pas définies par des bâtiments. Elles sont définies par des collaborateurs engagés, où qu’ils se trouvent.