Les factures font partie de la vie de tout chef d’entreprise. Que vous vendiez des biens ou des services, c’est par l’intermédiaire de la facturation que votre entreprise est payée. La facturation présente également d’autres fonctions connexes, dont certaines peuvent s’avérer indispensables pour la comptabilité, le suivi des projets et la fiscalité. Voici donc un aperçu des étapes de la facturation pour les PME, des actions à mener avant d’envoyer une facture jusqu’au suivi du règlement des impayés.
Pourquoi avez-vous besoin d’envoyer des factures ?
Les entreprises dépendent des factures pour certaines raisons clés, dont la plupart servent également à établir une relation de confiance avec leurs clients :
- elles permettent d’indiquer à votre client qu’il est temps de payer pour des biens et des services rendus ;
- le fait de savoir quels biens et services ont changé de mains, à quel moment et quelle somme a été payée est essentiel pour les entreprises, et souvent pour les clients également, en termes de fiscalité ;
- elles constituent une preuve d’achat et de livraison qui permet de protéger les deux parties en cas de litige, dans le cadre de réclamations au titre de la garantie ou de tentatives de renvoi des marchandises pour un remboursement ;
- leur classement de vos factures avec les numéros de référence client permet de constituer un registre de vos transactions, lequel peut être utilisé ultérieurement dans le cadre de ventes croisées et de ventes incitatives ou pour la création d’un programme de fidélité.
Elles offrent également un moyen facile et discret d’améliorer votre image de marque, et de booster votre marketing et votre service client. Nous reviendrons sur ce point dans un instant.
Le guide des PME à l’ère de l’économie d’expérience
Comment créer des expériences clients exceptionnelles ?
Avant de procéder à la facturation : devis et cahier des charges
S’accorder sur le prix et les modalités d’un contrat avant le début du travail permet de s’éviter de nombreuses migraines ultérieurement. Un devis ou un cahier des charges décrit exactement les biens/services que vous êtes censé fournir, leur prix, la date de livraison, et quand le paiement est dû. Également connu sous le nom de proposition ou d’estimation, ce document doit être rédigé, approuvé et présenté officiellement à votre client avant le début de tout travail.
Les devis peuvent jouer un grand rôle dans la création de bonnes relations de travail avec les clients en fixant au préalable tous les détails relatifs au paiement. Ainsi, tout le monde sait à quoi s’attendre avant que le travail lui-même ne commence. Les devis aident également à protéger les deux parties en cas d’éventuels litiges sur un quelconque aspect du projet ou sur les modalités de paiement.
Les détails pour une facture réussie
Les factures doivent évidemment inclure les éléments essentiels mentionnés précédemment. Quelques simples ajouts, cependant, peuvent permettre de les améliorer à des fins multiples sans demander beaucoup d’efforts supplémentaires de votre part.
- Mise en avant de la marque : indiquez au minimum le nom de votre société sur vos factures. Envisagez d’y ajouter un petit logo et un slogan à vos factures et autres supports de communication, afin de souligner l’identité de votre marque et ses valeurs.
- Informations de contact : facilitez la tâche aux clients pour vous contacter. Incluez votre adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, et même votre site Internet et les autres informations relatives aux réseaux sociaux dans vos factures.
- Numéros de référence : établissez un système de numérotation simple pour garder une trace des documents et des clients ainsi que des projets auxquels ils se rapportent. Indiquez un numéro de client et un numéro de facturation individuel sur vos devis et factures afin qu’il soit plus facile pour vous et vos clients de s’y référer.
- Modalités de paiement : spécifiez les modalités du paiement dû sur chaque facture, même si vous en avez déjà convenu avec votre client avant le début des prestations. Familiarisez-vous avec les modalités de paiement courantes, notamment le paiement à l’avance, le paiement à réception et le paiement « net » à terme. Informez les clients des formes de paiement que vous acceptez, et de tous les éventuels frais supplémentaires associés au traitement des opérations de cartes de crédit ou d’autres types de paiements.
Automatiser votre facturation
Vous devriez gérer l’ensemble de votre facturation sur informatique et non sur papier. La facturation sur papier nécessite plus de temps, d’argent et de ressources que la facturation électronique. Les factures basées sur des modèles et transmises par courrier électronique sont simples à configurer, faciles à utiliser, rapides et peu coûteuses à transmettre (Pas de papier ! Pas de timbres !).
Ceci étant dit, un logiciel de facturation peut s’avérer être un sérieux atout pour une petite entreprise, grâce à l’automatisation de la gestion de la facturation, des suivis et des accusés de réception, tout en étant associé à vos systèmes de back-office. Sa mise en place peut vous faire économiser du temps et de l’argent tout en réduisant les erreurs et en gardant vos clients informés grâce à des communications en temps opportun.
N’ayez pas peur d’effectuer un suivi
Le suivi des factures impayées n’est pas amusant, mais c’est tout de même mieux que de ne pas se faire payer pour les produits et services que vous avez déjà livrés.
Les outils de facturation automatisée peuvent envoyer des rappels aux clients à intervalles réguliers lorsque le délai de paiement d’une facture est dépassé. Souvent, un rappel ou deux suffisent pour qu’un client règle.
À la recherche de ressources complémentaires pour les PME et start-up ? Découvrez notre centre de ressources dédié.
