Consulter vos e-mails ou votre agenda, accepter une réunion, rejoindre un de vos collègues en visioconférence… En réalisant chacune de vos tâches au quotidien, vous utilisez spontanément de multiples outils. Grâce à leurs fonctionnalités avancées, certains vous permettent de gagner un temps précieux et d’améliorer votre performance. En voici une sélection à destination des petites et moyennes entreprises (PME).
Thèmes abordés dans cet article
- Des opportunités pour tous les métiers
- Caractéristiques et fonctionnalités clés des solutions digitales
- Notre sélection des meilleurs outils
Des opportunités pour tous les métiers
Lorsqu’on parle d’outils, on désigne des logiciels et des services à même de rationaliser les opérations des PME, de renforcer leur productivité en automatisant les actions quotidiennes, simples et répétitives. De la gestion de projets à la comptabilité en passant par l’analyse de données, il existe un outil pour chaque tâche ou presque. Autant d’innovations qui ont fait leurs preuves : selon une étude menée par la Chambre de commerce des États-Unis, 94 % des dirigeants de petites entreprises déclarent que la technologie les aide à gérer leur activité plus efficacement.
S’ils ont toujours fait partie intégrante du développement des entreprises, ces outils profitent aujourd’hui grandement de l’essor de l’intelligence artificielle (IA). En automatisant les tâches répétitives liées à la facturation, à la gestion des stocks ou encore à l’e-mailing, les entreprises libèrent une partie du temps de leurs équipes au profit d’actions à plus forte valeur ajoutée, en lien avec la stratégie ou la vente, par exemple. Ce qui se vérifie dans la plupart des domaines de compétences.
En matière de gestion de projets, certaines applications viennent faciliter la collaboration et la cohésion au sein des équipes. En profitant instantanément d’une visibilité complète sur le suivi d’un projet, chaque collaborateur peut se tenir informé de son rôle, des actions à mener, du niveau d’avancement ou des échéances en un seul et même endroit, ce qui renforce l’efficacité collective.
Du côté de l’analyse de données, les logiciels de reporting peuvent fournir des enseignements précieux sur votre entreprise. Ils sont une solution pour mieux suivre l’évolution de vos résultats financiers, comprendre le comportement de vos clients ou encore constituer des tableaux de bord avec les bons indicateurs clés de performance (KPI), le tout en temps réel.
Au niveau de la communication, les solutions de chat et de visioconférence vous permettent d’interagir instantanément avec les clients, contrairement aux e-mails traditionnels. De plus, vous restez connecté, où que vous alliez ! Qu’elles travaillent en distanciel, sur site ou de manière hybride, vos équipes gagnent en fluidité dans les échanges, répondent plus rapidement aux besoins des clients et obtiennent de meilleurs résultats avec un moindre effort.
Pour vos collaborateurs en charge du marketing, les plateformes e-commerce peuvent aider à mieux toucher les clients dans le monde entier, en élaborant des campagnes ciblées ou en optimisant l’engagement sur les réseaux sociaux.
Enfin, pour les équipes de vente et le service client, un logiciel de gestion de la relation client (CRM) constitue un indispensable atout. Grâce à la vue complète des données client qu’offre un CRM, votre entreprise dispose d’une unique source d’informations, permettant à la fois de personnaliser votre engagement auprès des clients et de prendre plus facilement certaines décisions stratégiques. Lors du choix d’autres outils, pensez à leur compatibilité avec votre CRM, afin de simplifier les processus et la collaboration entre les équipes.
L’IA pour les start-up et PME
Caractéristiques et fonctionnalités clés des solutions digitales
Avant de jeter votre dévolu sur un outil, assurez-vous d’en connaître tous les détails, en commençant par prendre connaissance des conditions générales d’utilisation. Elles peuvent notamment impliquer un accès au contenu des utilisateurs. Il s’agit d’un point important si votre entreprise gère des produits propriétaires ou du contenu sensible.
De manière générale, veillez à rechercher des fonctionnalités qui apportent de la valeur à votre entreprise, dans son fonctionnement, son efficacité, sa sécurité ou encore son évolutivité.
Interface intuitive et ergonomique
Pour favoriser l’adoption par vos équipes d’une nouvelle plateforme, privilégiez des outils intuitifs, faciles à apprivoiser. Certains nécessitent une longue courbe d’apprentissage et des heures de formation, alors que d’autres sont conçus pour une prise en main immédiate.
Compatibilité et facilité d’intégration
Évitez à tout prix le casse-tête d’un choix de logiciel incompatible avec votre système d’information. Privilégiez des outils pouvant s’intégrer en toute fluidité aux autres programmes que vous utilisez fréquemment : e-mails, CRM, plateformes e-commerce…
Automatisation
Pour gagner en vitesse et en efficacité, réduire la marge d’erreur humaine et diminuer les coûts opérationnels, orientez-vous vers des solutions d’automatisation des tâches répétitives. Ces logiciels réalisent les tâches de manière autonome, qu’il s’agisse de simples processus mécanisés ou d’algorithmes complexes boostés par l’IA et le machine learning.
Personnalisation
Idéalement, les outils doivent être suffisamment flexibles pour vous laisser personnaliser les tableaux de bord, rapports et processus qu’ils génèrent. Les solutions qui s’adaptent ainsi à la spécificité de vos besoins métiers sont de véritables leviers pour une gestion des tâches plus efficace.
Travail en équipe
La capacité à collaborer en temps réel par le biais d’espaces de travail partagés, de chats et de visioconférences est une révolution pour les entreprises, rendant possibles le télétravail et la communication instantanée.
Évolutivité
Assurez-vous que vos outils puissent évoluer en même temps que votre entreprise et absorber facilement l’augmentation du volume de données, du nombre d’utilisateurs et de la complexité, sans baisse sensible des performances.
Sécurité
La sécurité des données est un sujet vital et en constante évolution, même pour les petites entreprises. Pour protéger vos informations des acteurs malveillants, déployez des solutions de sécurité avancées telles que le chiffrement des données, les contrôles d’accès sécurisés et la sauvegarde automatique.
Analyse des données
Prenez des décisions reposant sur l’analyse des données grâce à un outil qui suit les indicateurs clés et dispose de fonctionnalités de reporting complètes. Ceci requiert un logiciel capable de traiter d’importants volumes de données, identifiant les tendances, les modèles et les anomalies. Les organisations utilisent ces rapports d’analyse pour mieux appréhender leurs performances, optimiser les processus et orienter leur stratégie.
Support client
L’outil que vous choisissez doit disposer de ressources facilement consultables par vos clients : chat en ligne, support par e-mail et téléphone, libre-service, chatbot…
Notre sélection des meilleurs outils
Selon notre rapport Focus sur les Ventes, seulement 37 % des professionnels de la vente affirment que leur organisation utilise pleinement son CRM.
Afin d’optimiser l’usage du vôtre, vous avez la possibilité d’installer des modules complémentaires conçus pour appuyer vos équipes dans la réalisation de tâches spécifiques, telles que l’analyse de données ou l’envoi de communications marketing. Assurez-vous de leur compatibilité avec votre CRM !
Voici quelques outils qui s’intègrent facilement à Salesforce.
- Ambition, une solution de gestion des ventes qui propose un accès facile aux indicateurs clés et à la création de rapports.
- Cirrus Insight permet de parfaitement synchroniser vos e-mails, votre calendrier et vos tâches entre Outlook ou Gmail et Salesforce.
- Clearbit collecte, fiabilise et organise toutes les données de vos prospects et clients dans votre CRM.
- Demandbase : outil de développement de comptes qui rassemble les équipes de marketing, de vente et d’assistance dans une interface unique.
- Drift participe au déploiement de fonctionnalités de messagerie conversationnelle et de chat hyperpersonnalisé avec vos prospects depuis votre site web.
- Guru, pour connecter vos applications, documents, chats…, et obtenir des réponses instantanées à l’aide de fonctionnalités de recherche boostées par l’IA.
- Tenfold, pour optimiser la performance de votre relation client en exploitant le maximum de données issues des échanges.
Efficacité
8. Sales Dialer vous aide à gérer plus facilement vos appels entrants et sortants, afin d’améliorer la communication avec vos prospects et clients.
9. Tableau : plateforme analytique pour mieux visualiser et comprendre les données.
10. Writer vous permet d’intégrer des applications d’IA générative à n’importe quel processus d’entreprise.
Communication et collaboration
11. Dropbox : outil de stockage dans le cloud qui facilite le partage de fichiers, leur synchronisation et la collaboration au sein des équipes.
12. G Suite, pour améliorer votre productivité en synchronisant les outils G-Suite, dont les e-mails et le calendrier, avec votre CRM.
13. Slack : cette application de messagerie permet de communiquer en temps réel, partager efficacement des fichiers et intégrer divers outils pour une meilleure productivité.
14. WhatsApp : application populaire offrant un service de messagerie privée et d’appels gratuits dans le monde entier. Intégrée à votre CRM, elle vous permet de créer un canal de communication dédié au support client.
15. Zoom : avec l’essor du télétravail, c’est devenu une plateforme de visioconférence indispensable pour organiser des réunions, des conférences et collaborer en ligne de manière générale. Son intégration vous permet de planifier et lancer des réunions directement depuis votre CRM.
Gestion de projet
16. Asana : plateforme qui aide les équipes à mieux organiser, suivre et gérer leurs tâches.
17. Smartsheet vous permet de créer des rapports et des tableaux de bord pour donner davantage de visibilité aux données au sein de votre organisation comme auprès de vos clients.
18. Trello : à l’aide de tableaux d’affichage virtuels, cet outil collaboratif permet aux équipes d’organiser et suivre leurs projets en un seul endroit. En l’intégrant au CRM, vous pouvez associer des leads, des contacts, des opportunités ou des requêtes aux post-its affichés dans les tableaux.
19. Wrike, logiciel de gestion des tâches facilitant la collaboration et la gestion de projet.
Marketing
20. Starter Suite : cette puissante suite CRM destinée aux petites entreprises comprend des fonctionnalités d’e-mailing permettant d’élaborer des campagnes marketing stimulantes. Grâce à l’analyse de données intégrée, vous pouvez passer en revue les performances et adapter si besoin votre approche.
21. BrightEdge : cette solution de SEO fournit aux experts marketing des informations sur les recherches en ligne, des recommandations ou encore des classements, le tout en temps réel. Elle mesure la performance des contenus et vous oriente dans leur optimisation.
22. Optimizely fournit des recommandations pour optimiser le contenu de vos e-mails et encourager l’engagement client sur votre site web.
23. LinkedIn : ciblez les acheteurs et les entreprises qui correspondent à vos produits et services en intégrant LinkedIn à votre CRM.
Comptabilité et ventes
24. Accounting Seed : entièrement personnalisable, cet outil automatise toute votre comptabilité. Il est évolutif et connecte les données financières de votre entreprise en toute harmonie.
25. Commerce Cloud : boostez les ventes et assurez la fluidité de votre parcours e-commerce à chaque point de contact avec les clients grâce aux apports de l’IA, aux tableaux de bord commerciaux et plus encore.
26. Conga Contracts : concluez les ventes plus rapidement grâce à la création automatisée de contrats, aux négociations contrôlées, aux signatures électroniques et au reporting rationalisé.
27. QuickBooks : cet outil de comptabilité aide les PME à réaliser leurs écritures comptables, optimiser leur processus de paie et améliorer leur gestion financière. L’intégration au CRM permet un partage automatique des données entre les services de vente et de comptabilité, notamment les informations clients, les bons de commande, les dépenses et la facturation.
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