MEF : avec Tableau, la gestion RH/paie change de paradigme

Le Ministère de l'Économie, des Finances et de l'Industrie (les MEF) prépare et met en œuvre la politique du Gouvernement en matière économique, financière, budgétaire ou encore fiscale. Ministère régalien, son champ de compétence est très étendu et en fait un acteur essentiel du fonctionnement de l’État et de la vie économique du pays. Les quatre principales missions du ministère sont :

• Définir et mettre en œuvre la stratégie économique de la France,
• Préparer et exécuter le budget de la France,
• Protéger les consommateurs et lutter contre les fraudes,
• Agir pour le développement des entreprises en lien avec les orientations stratégiques du pays et les défis contemporains.

Au sein des 24 directions et services du ministère, 130 000 agents travaillent pour une économie forte et durable au service des citoyens et des acteurs économiques sur l’ensemble du territoire.

Résumé

Avec le projet PolaRHis, les MEF disposent d’un outil analytique commun RH/paie, permettant d’optimiser l’exploitation des données et les processus décisionnels de l’ensemble de ses directions, depuis une plateforme basée sur la solution Tableau de Salesforce. Une véritable avancée au service de la modernisation RH et de la transformation numérique du Ministère.

Confronté à des outils multiples (plus d’une vingtaine), vieillissants et silotés, le Ministère de l'Économie, des Finances et de l'Industrie souhaitait disposer d’un système d’information décisionnel RH et de paie unifié et commun à l’ensemble des directions des MEF et au ministère de l'Europe et des Affaires Étrangères (MEAE), soit un effectif total de 140 000 agents.

Objectif principal : permettre aux différentes directions de mutualiser et consolider leurs indicateurs et leurs ressources, là où chaque entité devait auparavant développer ses propres outils décisionnels.

Plus largement, la création d’un SID RH Paie commun aux MEF et au MEAE visait également à optimiser le déploiement des politiques de ressources humaines, proposer des analyses RH ciblées grâce à des requêtes personnalisées, urbaniser les outils déjà existants et disposer d’une vision transverse grâce à la consolidation des données.

En 2021, les MEF avaient déjà eu recours à Tableau pour réaliser un prototype de tableau de bord de pilotage des centres de services de ressources humaines. Séduit par son caractère intuitif, ergonomique et par sa facilité de prise en main, le ministère a étendu la solution à de nouveaux cas d’usage dans le cadre de son plan de modernisation RH. 

Après une étude d’urbanisation des SI décisionnels RH et de paie et le développement, PolaRHis a été lancé en septembre 2023. En dépit de la complexité des systèmes, le projet a pu être rapidement déployé grâce à une méthodologie agile, itérative et collaborative. La plateforme, déjà accessible en mode expérimental à neuf directions et services pilotes, compte environ 150 utilisateurs en 2023, avec l’objectif de porter ce nombre à plus de 5200 utilisateurs en 2025.

Basée sur la solution Tableau, la plateforme analytique permet de consolider les données RH et de paie des différentes applications des MEF (SIRH SIRHIUS, applications directionnelles de formation, recrutement, gestion des compétences, etc.) dans un datalake, de les nettoyer et d’en optimiser l’analyse grâce à des tableaux de bord de pilotage. Gestion du télétravail, du recrutement, des congés, de l’absentéisme… L’ensemble des missions clés des services sont optimisées grâce aux indicateurs accessibles via Tableau. Les données et la datavisualisation figurent, dans cette perspective, au cœur du projet PolaRHis.

« Notre principal cas d’usage est le catalogue de requêtes, particulièrement adapté pour gestionnaires RH qui traitent des données nominatives. Le second cas d’usage majeur concerne les tableaux de bord utilisés pour les responsables RH dans le cadre du pilotage de l’activité des services RH. Les services disposent ainsi d’une vision claire des actes de gestion et des demandes RH à traiter, cruciale pour vérifier l’adéquation entre les ressources et l’activité mais aussi pour orienter les prises de décision », détaille Angélina Nguyen, directrice du projet PolaRHis des MEF.

Quelques mois après le lancement du projet, l’objectif de centraliser l’ensemble des données des systèmes d’information RH/Paie et de garantir l’accès à un outil analytique commun est en passe d’être atteint. De nombreuses fonctionnalités liées au catalogue des requêtes, à la visualisation grâce aux tableaux de bord dynamiques de pilotage et au Self-BI (Business Intelligence en libre-service, c’est-à-dire la capacité de réaliser ses propres requêtes et tableaux à partir de la solution) sont déjà accessibles.

Pour les utilisateurs, les bénéfices sont multiples. Outre le déploiement et l’adoption rapides des tableaux de bord, la solution Tableau garantit l’accès à des indicateurs fiables et pertinents, en faveur de gains de temps considérables et d’une optimisation globale des opérations. Le contrôle interne est également fluidifié grâce à la capacité de croiser les données.

De l’accès facilité aux données RH et de paie à la mise à disposition d’une vision globale des indicateurs clés, c’est l’ensemble du pilotage des politiques RH qui se voit optimisé. Le projet trouve ainsi pleinement sa place au cœur de la démarche d’amélioration continue et de modernisation des processus RH des MEF.