Le SPF Justice de la Belgique entame sa transformation numérique afin d’améliorer les services aux citoyens.

« L’équipe du SFP Justice a pour mission de fournir un service plus rapide, plus solide et plus humain », déclare Peter Coussement, Conseiller principal auprès du Ministre de la Justice, ce qui n’est pas une mince affaire quand on regarde le contexte :

• La justice dispose d’un vaste écosystème de parties prenantes. Par exemple, dans le cas d’une adoption, pensez à toutes les personnes qui sont généralement impliquées : en plus des juges, des procureurs et des greffiers, il y a les tuteurs légaux, les parents biologiques, les travailleurs sociaux, les avocats, les huissiers, les experts désignés par le tribunal, les traducteurs, les enseignants, les conseillers, la police, tous les types de services d’inspection, et bien plus encore. Gérer tous ces intervenants peut s’avérer extrêmement complexe.
• Chaque équipe a ses propres données, stockées dans des formats différents. Ceci entraîne des lourdeurs administratives à collecter des formulaires papier, à déchiffrer des écritures, à corriger des erreurs et à charger des données manuellement. « Dans l’une de nos applications pour les affaires de la Cour de Cassation, le mot ‘Espagne’ a été orthographié de 70 manières différentes au cours de 30 ans de procédures en raison de plusieurs acronymes, langues, etc. Il est difficile d’extraire des données à ce sujet », explique Peter Coussement. Par ailleurs, lorsque les lois changent, les systèmes doivent être adaptés. Rester transparent devient plus difficile.
• Si l’on tient compte de la nature complexe des affaires juridiques, on dispose d’un environnement assez complexe dans lequel on doit pourtant fournir un service plus rapide, plus solide et plus humain.

« Nous gérons une gamme de types de dossiers différents dans nos entités, ce qui signifie que le ministère dispose de 15 types de systèmes de gestion de dossiers », explique Jimmy De Laet, Directeur informatique. « Adoptions, affaires pénales, divorces, etc. : il n’y a pas deux affaires identiques, pas deux types de procédures identiques et pas deux délais identiques. Une vue d’ensemble est nécessaire pour être capable d’évaluer notre charge de travail de manière holistique. Cela signifie qu’il faut être en mesure d’obtenir des données plus détaillées. »

Alors que l’équipe du SPF commençait à discuter des avancées possibles en matière de numérisation, deux événements se sont produits. (1) Le Coronavirus est apparu, ce qui a forcé les juges à travailler à domicile. S’il leur manquait un dossier, ils devaient aller chercher la copie papier au tribunal ou attendre qu’un chauffeur la leur livre avant de pouvoir rendre un jugement et de clôturer l’affaire. « Ils ont vraiment commencé à comprendre qu’un système basé sur le papier était un frein. Je travaille au ministère public depuis 15 ans, et c’est la première fois que je vois tout le monde comprendre l’impact de la numérisation (ou l’absence de numérisation) sur le travail », déclare Peter Coussement. Ensuite, (2) La Commission européenne a lancé NextGenerationEU et des fonds importants ont été mis à disposition pour stimuler divers secteurs de l’économie. Une partie de cet argent a été affecté à la numérisation dans le domaine de la justice, par exemple à la gestion des affaires judiciaires, à la création de bases de données consultables, au renforcement de la cybersécurité et à l’amélioration de l’analyse statistique. « En collaboration avec le ministère, nous avons créé un bureau temporaire, le Bureau de la transformation numérique, qui a réuni une équipe de personnes provenant de toute l’organisation afin de collaborer et de prendre des mesures », explique Jimmy De Laet.