Order Management System : définition et fonctionnalités clés
Cas d’usage, critères de choix, avantages : le guide complet sur les OMS
Table des matières
Qu’est qu’un order management system ?
À quoi sert un order management system ?
Un order management system est un outil indispensable pour toute entreprise qui gère un volume important de commandes clients, quel que soit son secteur d’activité (e-commerce, distribution, services...).
Les principaux cas d’usage d’un OMS sont d’automatiser et optimiser toutes les étapes du traitement des commandes, de la réception à l’expédition. Un OMS permet d’automatiser des tâches fastidieuses et chronophages comme la saisie des commandes, la validation de leur conformité, l’orchestration des préparations, la génération des documents d’expédition, la mise à jour des systèmes connexes (CRM, ERP)… Le gain de temps est considérable par rapport à un traitement manuel.
Un autre cas d’usage essentiel est d’améliorer la visibilité sur les commandes en temps réel. Les équipes commerciales et logistiques disposent d’une vue à 360° sur chaque commande, de la prise de commande jusqu’à la livraison finale. Elles connaissent à tout moment le statut précis, l’avancement et l’historique de toutes les commandes.
L’OMS permet également de réduire les risques d’erreurs humaines grâce à l’automatisation. Les processus automatisés par l’OMS (validation, préparation, expédition…) minimisent les risques d’erreurs manuelles, souvent source de surcoûts, retards et insatisfaction client.
Autre atout, l’OMS accélère le traitement des commandes pour améliorer la rapidité de livraison. Grâce à des workflows optimisés de bout en bout, l’OMS raccourcit significativement le délai entre la commande et la livraison effective au client.
L’OMS renforce aussi la coordination entre les différents services intervenant sur la commande : ventes, logistique, expédition, facturation… Il centralise sur une plateforme unique toutes les informations sur les commandes et leur statut. Il fluidifie ainsi la collaboration interservices.
Par ailleurs, il facilite la gestion des retours et des échanges produits, en automatisant les processus de retour/échange et fournit des informations précises sur les délais et le statut des commandes aux clients, via des mises à jour en temps réel.
Enfin, il analyse finement les données de commandes pour identifier des axes d’amélioration, grâce à des fonctionnalités avancées de reporting
Un OMS est indispensable pour gérer efficacement un flux important de commandes, livrer les clients rapidement, réduire les coûts et renforcer la satisfaction client. Il devient incontournable au-delà d’un certain volume de commandes.
Le glossaire du CRM
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Les fonctionnalités clés d’un order management system
Réception et validation des commandes:
Orchestration et préparation des commandes:
Gestion des expéditions et livraisons:
Gestion des retours:
Facturation:
Suivi des commandes et CRM:
Analyse des données:
L’OMS intègre des fonctionnalités avancées de reporting et de business intelligence pour exploiter finement les données de commandes (taux de transformation, délais, taux de retour, produits stars…).
L’OMS idéal doit couvrir toutes ces fonctionnalités de manière approfondie pour une gestion des commandes optimale de bout en bout.
Les bénéfices d’un order management system
Un premier bénéfice clé est un gain de productivité important. L’automatisation de nombreuses tâches fastidieuses permet de faire gagner un temps précieux aux équipes commerciales, logistiques et SAV. Les collaborateurs sont déchargés des worklows répétitifs et peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée nécessitant intelligence humaine (relation client, amélioration continue…).
Autre Impact positif, l’OMS permet d’optimiser significativement les coûts opérationnels. La réduction des interventions manuelles, le traitement accéléré des commandes, des préparations optimisées et des processus logistiques streamlinés entraînent moins de consommation de ressources à tous les niveaux (main-d’œuvre, stocks…). L’OMS contribue également à minimiser le coût du service client.
L’amélioration de l’agilité est un autre bénéfice majeur. L’OMS accélère drastiquement le traitement des commandes de bout en bout. Cette réactivité accrue se traduit par des délais de livraison raccourcis et une capacité à répondre rapidement aux demandes clients et aux imprévus.
Par ailleurs, les équipes bénéficient d’une visibilité en temps réel très précis sur toutes les commandes, de la prise de commande à la livraison finale. L’OMS fournit des données détaillées pour un pilotage et une prise de décision optimale.
La satisfaction client est également renforcée grâce à l’OMS. Les délais raccourcis, un meilleur suivi des livraisons, des workflows retours et SAV optimisés améliorent l’expérience client de bout en bout.
De plus, l’OMS minimise les risques d’erreurs humaines et garantit le respect des réglementations et des engagements clients, ce qui renforce la conformité.
Enfin, grâce à une analyse fine des données de commandes, l’OMS permet d’identifier facilement des axes d’amélioration et d’innover en permanence sur l’expérience client.
Les bénéfices d’un order management system
Plusieurs critères sont à prendre en compte pour sélectionner l’order management system le mieux adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise:
- Votre volume de commandes : les capacités de traitement de l’OMS doivent être dimensionnées pour absorber vos pics d’activité
- Vos processus métier : l’OMS doit s’adapter étroitement à vos processus de commande existants ;
- Les canaux de vente à intégrer : e-commerce, marketplaces, EDI avec grands comptes, points de vente physiques… ;
- Les systèmes à interconnecter : ERP, WMS, TMS, système de facturation, CRM… L’OMS doit s’intégrer parfaitement à votre système d’information ;
- Les fonctionnalités requises : évaluer précisément vos besoins fonctionnels pour éviter le sur ou sous-dimensionnement ;
- Les ressources à disposition pour exploiter et maintenir l’OMS au quotidien ;
- La scalabilité pour absorber la croissance future de votre activité ;
- Le budget disponible pour l’investissement initial et les frais récurrents (licences, maintenance…) ;
- Le mode de déploiement souhaité : sur site, cloud, SaaS… ;
- La facilité d’utilisation et la qualité de l’expérience utilisateur.
Les order management systems sont des outils stratégiques incontournables pour les entreprises qui gèrent un grand nombre de commandes clients. Leur capacité à automatiser et optimiser tous les processus de commande de bout en bout apporte des bénéfices opérationnels et financiers indéniables.
Grâce à un OMS performant, une entreprise pourra absorber une croissance de son volume de commandes tout en maximisant sa productivité. Elle améliorera sa rapidité d’exécution pour des délais de livraison raccourcis. Elle renforcera la satisfaction et la fidélisation de ses clients en leur offrant une excellente expérience à chaque étape.
Toutefois, il est essentiel de choisir une solution OMS en adéquation parfaite avec les besoins spécifiques de l’entreprise en évaluant précisément toutes les fonctionnalités requises et les systèmes à interconnecter. Il faut prendre le temps d’analyser les offres des nombreux éditeurs présents sur ce marché depuis les solutions sur-mesure des grands acteurs aux offres SaaS accessibles aux PME. Avec un OMS adapté, une entreprise disposera d’un atout de poids pour soutenir et maîtriser sa croissance future.
Qu’est-ce qu’un order management system ?
Quels sont les avantages d’un order management system ?
Comment choisir le bon OMS pour mon entreprise ?
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