Qu'est-ce qu'un logiciel CPQ (Configure, Price, Quote) ?

Personne n'aime perdre du temps et les commerciaux veulent consacrer leur temps à la vente, et non à l'analyse des chiffres. Le dernier rapport Focus sur les ventes révèle que la plupart des commerciaux consacrent seulement 28 % de leur temps à la vente en elle-même. Au lieu de cela, ils sont occupés à établir des devis et des propositions, et passent des heures (voire des jours) à attendre leur approbation. L'accélération de ce processus est l'un des moyens dont dispose votre équipe de vente pour conclure plus d'affaires plus rapidement. C'est là qu'entre en jeu le logiciel CPQ.

Un logiciel Configure, Price, Quote (CPQ) peut simplifier le processus d'élaboration de devis complexes, de tarification précise et d'acheminement pour approbation, afin que les commerciaux puissent consacrer plus de temps aux interactions avec les clients à forte valeur ajoutée et à la conclusion d'affaires. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment le lancement de ce type de logiciel au sein de votre service des ventes peut optimiser le temps de vos commerciaux et générer un chiffre d'affaires plus conséquent pour votre entreprise.

Un CPQ (Configure, Price, Quote) est un outil qui aide les commerciaux à rationaliser le processus de configuration des devis pour les produits et les services. Un tel logiciel aide les vendeurs à établir des devis rapidement et avec précision, en tenant compte de variables telles que les fonctionnalités, les remises sur le volume et la personnalisation. Il fonctionne avec un logiciel CRM (gestion de la relation client) afin que les données du client (coordonnées, historique du compte et formes de paiement préférées) puissent être intégrées dans le devis.

Voici un aperçu des trois éléments qui composent un CPQ :

• Configure (configurez) : tout comme vous équipez une nouvelle voiture de certaines fonctionnalités, vous pouvez personnaliser vos produits ou services afin de répondre aux besoins de vos clients. Pensez aux caractéristiques du produit, aux options et aux compléments. Vous pouvez également ajouter des règles pour garantir la compatibilité des options entre elles. En choisissant parmi une liste de spécifications préprogrammées dans le logiciel, les devis peuvent être configurés pour donner aux clients exactement ce qu'ils veulent. Il n'est donc plus nécessaire de configurer manuellement les devis, ce qui fait gagner beaucoup de temps aux commerciaux.
• Price (estimez) : une fois que des éléments tels que les offres groupées, les remises sur volume et les promotions sont pris en compte, le logiciel CPQ vous donne un prix. Lorsque la configuration est modifiée, le prix est mis à jour en fonction des remises supplémentaires (facultatives) appliquées.
• Quote (établissez un devis) : le devis est la proposition détaillée générée par le logiciel pour le client. Il comprend tous les postes du coût total des produits ou des services et peut être envoyé pour signature électronique.

Toute personne qui vend un produit ou un service doit disposer d'un système permettant de créer des devis pour ses clients. Les logiciels CPQ permettent de générer ces devis beaucoup plus facilement qu'à l'époque où tout était rédigé à la main, tout en réduisant les risques d'erreur humaine.

Voici quelques-unes des fonctionnalités à rechercher dans un logiciel CQP :

• Catalogue de produits et règles de tarification : créez des stratégies de tarification dynamiques directement à partir de votre CRM grâce à des règles qui entraînent des changements lorsque des produits spécifiques figurent sur un devis. Lorsque les besoins de l'entreprise évoluent, il est possible d'appliquer des règles, des conditions et des actions différentes pour les champs de produits afin de mettre en place de nouvelles stratégies de tarification.
• Vente guidée : des questions ciblées pour les vendeurs aident à réduire les options de produits pour les clients. Les commerciaux se voient proposer un ensemble plus limité de produits et d'options en fonction des réponses des clients aux questions, ce qui s'avère particulièrement utile lorsque les entreprises disposent de catalogues de produits très complets.
• Lots : un logiciel CPQ simplifie la vente par lots. Il s'agit de lots prédéfinis de produits populaires que le vendeur peut encore configurer pour répondre aux besoins du client, mais avec moins d'étapes à suivre. Si chaque produit est assorti d'une garantie et d'une formation, il suffit de les regrouper au lieu de les ajouter séparément. Ils peuvent toujours être édités en tant qu'éléments distincts sur le devis et la facture du client.
• Gestion des remises : les vendeurs disposent d'une plus grande marge de manœuvre dans les négociations lorsqu'ils peuvent proposer des remises à leurs clients et voir instantanément le nouveau prix indiqué sur le devis. Grâce à ce calcul rapide, ils peuvent facilement proposer des remises basées sur le volume, des remises spécifiques au client (négociées) et des remises promotionnelles.
• Approbations avancées : accélérez le processus d'approbation, même si beaucoup de décisionnaires entrent en jeu. L'ensemble du processus d'approbation est automatisé, de sorte que même les affaires complexes peuvent être conclues rapidement.
• Générateur de documents de devis : dès que votre acheteur se décide à acheter, envoyez-lui instantanément un devis directement à partir de votre CRM.

Lors de la mise en œuvre d'un logiciel CPQ, attendez-vous au début à passer un peu de temps à configurer les données. En effet, vous devez prendre en compte manuellement des variables telles que le coût supplémentaire des différents styles de produits, les remises sur volume et d'autres facteurs. Toutefois, cet investissement est rapidement rentabilisé par une plateforme qui calcule des devis rapides et précis en un clic.

L'ajout, la suppression et la modification d'options lors de la création d'un devis à l'aide d'un CPQ sont simples et rapides. Supposons par exemple qu'un client souhaite acheter cinq sièges en cuir avec accoudoirs et sans roulettes, et cinq sièges pivotants noirs avec roulettes et sans accoudoirs. Une fois que vous avez saisi les produits et mis à jour les options dans le système, vous obtenez rapidement un prix précis pour ces produits.

Un CPQ peut aider les commerciaux à créer des configurations de produits, y compris des options et des remises, pour de nombreux scénarios. L'élaboration de plusieurs devis devient ainsi plus simple. À l'aide d'un cadre prédéfini, un CPQ accompagne les commerciaux tout au long du processus et les aide à établir un devis complet et précis en l'espace de quelques minutes. Il peut ensuite être transmis aux parties concernées pour approbation, de manière séquentielle ou parallèle, ce qui réduit encore le temps d'attente. Globalement, il simplifie le processus de génération de devis, ce qui facilite les choses pour votre équipe de vente et votre client.

L'automatisation permet de simplifier les calculs complexes, de réduire les risques d'erreur et de créer des devis personnalisés de manière rapide et précise. Vous pouvez également ajuster les règles de tarification dans le logiciel pour un processus de tarification personnalisé.

Voici d'autres avantages de l'utilisation d'un CPQ :

• Gestion cohérente des prix et des remises : utilisez un CPQ pour éliminer les erreurs de tarification et les remises involontaires.
• Prise en charge de plusieurs devises : les devis peuvent être proposés en dollars américains ou dans n'importe quelle autre devise.
• Tarification par abonnement : mettez rapidement en place une facturation périodique pour les clients afin d'améliorer votre chiffre d'affaires mensuel périodique.
• Tarification contractuelle : une fois qu'un prix a été négocié pour un produit, vous pouvez reproduire ce devis pour ce même produit et client à l'avenir.
• Processus d'approbation : définissez des conditions exigeant que les devis soient examinés et approuvés par différentes équipes (ventes, finances et service juridique), afin d'éviter de vendre des configurations peu judicieuses.
• Augmentation du chiffre d'affaires : en accélérant le processus de génération de devis, vous pouvez faire progresser plus rapidement les clients dans le pipeline de vente. L'ensemble de votre entreprise peut également utiliser l'analyse des ventes pour étudier les données CPQ, identifier les tendances et évaluer la demande pour vos produits ou services.

Intégration CRM et ERP : en intégrant un logiciel CPQ à vos systèmes de gestion de la relation client (CRM) et de planification des ressources de l'entreprise (ERP), vous pouvez relier vos ventes et vos opérations et garantir l'exactitude des données de bout en bout.

Si vous n'êtes pas sûr qu'un système CPQ soit nécessaire à votre entreprise, vous devez examiner de plus près l'efficacité de votre processus actuel. Si les commerciaux passent beaucoup de temps à effectuer des configurations manuelles, si vous remarquez des erreurs ou si les affaires sont retardées en raison d'un manque d'efficacité, vous avez peut-être intérêt à investir dans un système CPQ.

Un CPQ aide les commerciaux à établir rapidement des devis. Ce processus simple vous permet non seulement de conclure davantage d'affaires, mais aussi d'améliorer l'expérience client.

Si vous utilisez la tarification par abonnement ou la facturation périodique, un logiciel CPQ peut gérer les tâches associées aux commandes et aux abonnements répétés, ainsi que la génération de devis de renouvellement. Le logiciel peut également intégrer facilement les modifications à mi-parcours des abonnements dans les devis de renouvellement, ce qui accélère votre processus de vente.

Si la mise en œuvre est réussie, vous éliminez la nécessité de rédiger manuellement des devis, ce qui permet à vos commerciaux de se consacrer à la vente et à la gestion de vos comptes à forte valeur ajoutée.

Si vous passez plus de temps à préparer des devis qu'à vendre, un logiciel CPQ peut vous apporter l'aide dont vous avez besoin. Grâce à l'automatisation qu'un CPQ apporte au processus de vente, la génération de devis rapides et précis est une tâche de moins pour vos commerciaux. Et une fois que vous aurez intégré un CPQ à vos logiciels CRM et ERP, vous aurez non seulement une meilleure connaissance de vos clients, mais aussi plus de temps à consacrer à l'établissement de relations et à la conclusion d'affaires.