Qu'est-ce que la contract lifecycle management (CLM) ?

Imaginez la situation suivante : un commercial gère plusieurs contrats simultanément et fait une erreur sur des détails clés d'un contrat important. Les délais ne sont pas respectés, des problèmes de conformité surviennent, et rapidement, près de la moitié de la valeur du contrat disparaît.

Cette erreur coûte cher et survient fréquemment. Un récent rapport de KPMG révèle que jusqu'à 40 % de la valeur d'un contrat peut être perdue à cause d'inefficacités dans la gestion du cycle de vie des contrats.

Améliorer la gestion du cycle de vie des contrats (CLM) ne consiste pas seulement à mieux organiser les documents. Il s'agit d'établir un processus efficace et reproductible qui booste la productivité, garantit la conformité et soutient la croissance.

La gestion du cycle de vie des contrats (CLM) couvre toutes les étapes, de la création à l'exécution, en passant par le renouvellement d'un contrat. Son objectif est d'assurer l'efficacité, la conformité et une gestion optimale des contrats tout au long de leur cycle de vie. Elle simplifie chaque phase du processus contractuel, améliore le fonctionnement de l'entreprise et renforce les relations avec les clients.

Un processus CLM permet aux équipes de vente de simplifier leurs opérations et de conclure des affaires plus rapidement. Le logiciel CLM standardise le processus contractuel. Ainsi, les vendeurs peuvent se consacrer entièrement à l'engagement client.

Les logiciels CLM centralisent tous les contrats. Ils facilitent ainsi leur accès et leur gestion par les équipes. Les parties peuvent consulter rapidement l'état et l'historique de chaque contrat. Cette fonctionnalité garantit le respect des délais et des étapes clés. Une gestion efficace des contrats accélère le cycle de vente pour les clients et améliore l'expérience globale. Cette transparence renforce la confiance et favorise des relations commerciales durables.

Le CLM ne se limite pas à l'organisation interne ; il transforme profondément votre manière de gérer les affaires. Voici ses principaux avantages :

Gestion efficace des contrats

Le CLM assure un suivi exhaustif de vos contrats. Vous pouvez ainsi connaître leur statut à chaque étape, que ce soit lors de la rédaction, des signatures, des approbations ou des renouvellements. Cette visibilité garantit le respect des échéances et évite tout retard ou oubli des renouvellements. Ainsi, la conclusion des contrats est assurée dans les délais impartis, ce qui permet également de réduire la perte de chiffre d'affaires.

Amélioration de la conformité et de la gestion des risques

Les logiciels CLM (voir ci-dessous) suppriment les étapes coûteuses et obsolètes comme l'envoi de documents par la poste ou le recours à des services de coursiers pour obtenir des signatures physiques. Tout devient digital, avec des détails standardisés et automatisés. Votre équipe évite ainsi l'examen manuel de chaque contrat, ce qui accélère les délais et réduit considérablement les coûts administratifs. Le temps ainsi gagné permet à votre équipe de se concentrer davantage sur l'engagement des clients et la croissance de l'entreprise.

Augmentation de la productivité et réduction des coûts administratifs

Les logiciels CLM (voir ci-dessous) suppriment les étapes coûteuses et obsolètes comme l'envoi de documents par la poste ou le recours à des services de coursiers pour obtenir des signatures physiques. Tout devient digital, avec des détails standardisés et automatisés. Votre équipe évite ainsi l'examen manuel de chaque contrat, ce qui accélère les délais et réduit considérablement les coûts administratifs. Le temps ainsi gagné permet à votre équipe de se concentrer davantage sur l'engagement des clients et la croissance de l'entreprise.

Les logiciels CLM transforment la gestion des contrats en automatisant et en simplifiant chaque étape. Voici comment ils optimisent ce processus :

• Rédaction de contrats : après avoir sélectionné le modèle, personnalisez-le pour qu'il reflète les termes de l'accord. Ajoutez, modifiez ou supprimez des clauses selon vos besoins, et le programme vérifiera automatiquement les erreurs ou incohérences. L'intégration d'un logiciel CPQ (Configure, Price, Quote) à ce stade permet de générer automatiquement les détails relatifs aux produits et aux prix en fonction de règles de vente et de tarification prédéfinies. Cette opération garantit l'exactitude des aspects financiers, adaptés aux besoins du client, tout en réduisant le risque d'erreurs liées à la saisie manuelle des données.
• Automatisation des processus : le CLM automatise les ventes en dirigeant les contrats vers les étapes d'approbation nécessaires. Il s'assure que les bonnes personnes examinent et approuvent chaque contrat dans les délais, ce qui accélère le processus.
• Signatures électroniques : les fonctions de signature électronique intégrées permettent de signer les contrats de manière digitale. Cette fonctionnalité élimine ainsi la nécessité de recourir à des documents physiques. Cette approche accélère donc considérablement la finalisation des contrats.
• Suivi et alertes : après la signature des contrats, le logiciel suit leur évolution et envoie des rappels pour les dates clés, comme les renouvellements ou les évaluations de performance. Il garantit ainsi la conformité et la mise à jour de tous les éléments.
• Analyses et rapports : tout au long du cycle de vie du contrat, le logiciel CLM collecte des données sur les performances et la conformité, qu'il utilise pour produire des rapports et des analyses détaillés. Ces insights vous permettent de mesurer l'efficacité des contrats, d'identifier les domaines à améliorer et d'ajuster vos stratégies et processus contractuels.

Le logiciel CLM dépasse la simple gestion des contrats et offre un puissant levier pour augmenter votre chiffre d'affaires. Voici comment :

• Accélérez la conclusion d'affaires : le logiciel CLM accélère le processus contractuel, de l'ébauche à la signature, et permet de conclure des affaires plus rapidement. Cette efficacité facilite les renouvellements pour vos clients et entraîne des taux de renouvellement plus élevés. La conclusion rapide des affaires permet également de libérer des liquidités. Cette situation offre la possibilité d'investir dans la génération de nouvelles pistes et de saisir de nouvelles opportunités de vente.
• Améliorez la précision des contrats : les modèles automatisés et les processus standardisés permettent d'éviter les erreurs susceptibles de ralentir ou de compromettre les affaires. Des contrats précis réduisent les coûts tout en renforçant la confiance et la satisfaction des clients, éléments essentiels pour établir des relations durables et favoriser la récurrence des affaires.
• Créez une meilleure expérience client : le logiciel CLM simplifie et optimise votre processus de gestion des contrats. Un processus plus fluide améliore l'expérience de toutes les parties impliquées. L'expérience positive ainsi obtenue renforce la confiance, satisfait les clients et augmente les ventes.
• Fournissez des insights stratégiques : l'analyse des clauses contractuelles et de leurs résultats permet à votre équipe d'identifier les pratiques les plus efficaces. Par exemple, si les données montrent que les clients qui acceptent de recevoir des bilans d'activité trimestriels (QBR) renouvellent leur contrat 50 % plus souvent, votre équipe peut se concentrer sur l'intégration de clauses QBR dans les futurs contrats pour renforcer les relations clients et augmenter les taux de renouvellement.

Comprendre le processus CLM est crucial pour garantir l'élaboration, la négociation et l'approbation efficaces de vos contrats. Examinons en détail chaque étape.

Étape 1 : Création du contrat

Commencez par rédiger votre contrat en utilisant des modèles intégrant des clauses et des conditions pré-approuvées pour assurer dès le départ la conformité et l'alignement avec les objectifs commerciaux. Par exemple, votre équipe peut s'appuyer sur un modèle standardisé qui inclut les conditions juridiques, les structures tarifaires et les accords de niveau de service (SLA) prédéfinis. Ces modèles permettent d'ajuster rapidement des éléments spécifiques, comme l'étendue des services et les détails relatifs au client, sans avoir à tout recommencer à chaque fois.

Une fois le contrat rédigé, il passe à la phase de négociation. Les conditions sont alors discutées et ajustées en fonction des retours du service juridique, du service financier et du client. Une gestion efficace du cycle de vie des contrats permet de suivre chaque modification. Si un client demande un changement dans l'accord de niveau de service ou les conditions de paiement, ces ajustements sont facilement documentés et identifiés. Cette transparence permet à toutes les parties de suivre l'évolution des conditions et facilite la conclusion de l'accord. Ensuite, le contrat est acheminé pour approbation interne, un processus que l'automatisation du cycle de vie des contrats peut prendre en charge.

Étape 2 : Exécution

Une fois que toutes les parties acceptent les termes de l'accord, le contrat est envoyé, par voie électronique, pour signature. Cette étape marque l'exécution du contrat. Il est également recommandé de mettre en place une solution de stockage centralisée et accessible qui permettra à toute personne concernée de consulter le contrat à tout moment lors des étapes ultérieures.

Étape 3 : Après l'exécution (livraison)

La dernière étape du cycle de vie du contrat consiste à surveiller la conformité et les performances par rapport aux conditions une fois le contrat en vigueur. Cette étape garantit le respect des obligations et identifie les besoins de renouvellement ou d'audit. Une solution CLM efficace permet d'accomplir cette tâche essentielle. De plus, les analyses pertinentes sont produites à ce stade du cycle de vie du contrat.

Le CLM a le potentiel de transformer la manière dont votre organisation gère ses contrats et de rendre ce processus plus efficace. Voici quelques bonnes pratiques à suivre lors de la mise en place de votre processus CLM.

Identifiez vos problèmes

Commencez par identifier les lacunes de votre système actuel de gestion des contrats pour réussir la mise en place d'un processus CLM. Vous devez comprendre vos problèmes avant de pouvoir créer un processus CLM personnalisé qui vous permettra de les résoudre. Lors de l'élaboration du processus, concentrez-vous sur les problèmes qui génèrent des retards et des goulets d'étranglement, tels que les délais de signature, les erreurs lors de la rédaction ou la vérification précise de la conformité.

Impliquez les parties prenantes et définissez des objectifs clairs

Pour réussir la mise en œuvre, constituez une équipe diversifiée. Impliquez les parties prenantes de votre organisation, telles que les équipes de vente, juridiques et financières, pour comprendre leurs besoins. Assurez-vous que le système répond adéquatement aux exigences de chaque équipe. Définissez ensuite des objectifs clairs pour votre processus CLM, comme l'accélération du cycle de vente, la réduction des erreurs ou l'amélioration de la conformité. Une approche collaborative garantit que le système répondra aux besoins de l'organisation. Elle facilite aussi son adoption et son intégration.

Choisissez le bon logiciel CLM

Choisissez une solution CLM adaptée à vos besoins et suffisamment flexible pour évoluer avec votre entreprise. Le logiciel doit s'intégrer à vos autres outils, comme votre CRM et votre système financier. Cette intégration simplifie la saisie des données et réduit les erreurs. Pour plus d'informations, consultez les détails ci-dessous.

Standardisez vos processus

Mettre en œuvre un logiciel ne suffit pas à garantir votre succès. Commencez par définir des bonnes pratiques et des processus robustes alignés sur les objectifs commerciaux. Ensuite, élaborez une solution technologique qui répond spécifiquement à vos besoins. Cette solution doit garantir la cohérence ainsi que la conformité pour l'ensemble des utilisateurs.

Assurez l'adoption et le succès à long terme

La réussite de la mise en place d'un nouveau processus et système passe par son utilisation. Tous les utilisateurs de l'organisation doivent recevoir une communication claire, une formation adéquate et un soutien constant durant toute la période de mise en œuvre. Suivez régulièrement les performances des processus et du système installés. Puis, apportez les ajustements et améliorations nécessaires pour qu'ils continuent à répondre à vos besoins sur le long terme. L'évolution de votre entreprise exige un système capable de suivre cette dynamique.