הצלחה ביתית: איך להתחיל לעבוד מהבית

מציאת הדרך המיטבית לארגן את אופן העבודה מהבית, שמירה על פרודוקטיביות יציבה ואיזון עבודה-פנאי, הם מאתגרים יותר מכפי שנדמה לנו. עובדים מרחוק צריכים להתמודד עם מגוון סוגיות שמלוות עבודה חכמה: תחושת בידוד, שחיקה הנובעת מעבודת-יתר, חוסר מוטיבציה, נפילת אנרגיה שנובעת מהיעדר מבנה קונקרטי ליום העבודה, הסחות הדעת הקשורות להימצאות בבית, וכן היעדר עמיתים שמסייעים ביצירת תחושת אחריות להשלמת משימה נתונה.

במאמר זה, נבחן 10 עצות וכלים להגדלת הפרודוקטיביות בעת עבודה מהבית ולהשגת איזון בריא בין העבודה לחיים הפרטיים.

1. ארגנו את סביבת העבודה שלכם

עבודה מהספה, או אפילו מהמיטה, יכולה להרגיש משחררת בימים הראשונים של אימוץ עבודה חכמה, אך עד מהרה היא מתבררת כרעיון גרוע. כדי להקל על הריכוז ולהגביר את הפרודוקטיביות, ארגנו את חלל העבודה שלכם בבית כאילו שאתם נמצאים במשרד. ייעדו חדר שישמש לכם כמשרד ביתי. אם אין לכם חדר פנוי, הפכו חלק מהסלון או חדר השינה לנישת עבודה. בחרו נקודה מוארת, רהטו אותה כך שתהיה פונקציונלית, עם שולחן כתיבה וכיסא ארגונומי, ושמרו על הסביבה נקייה, מסודרת ושקטה. אם אינכם יכולים לחסום את הרעש, השקיעו בזוג אוזניות באיכות טובה לשיחות ולפעילויות שדורשות ריכוז.

2. קבעו כללים ברורים למי שמתגוררים איתכם

אם אתם מתגוררים עם המשפחה או אם אתם חולקים את ביתכם עם שותפים, אמרו להם בבירור מתי אתם צריכים לעבוד ללא הפרעה ותכננו איתם את הדרך שתאפשר לכל אחד מכם לכבד את הספייס ואת לוח הזמנים איש של רעהו.

3. תכננו מראש את השבוע – וכל יום עבודה

ישיבה מול המחשב כאשר לא באמת ברור לכם מה עליכם לעשות, פירושה בזבוז זמן בתהייה מהיכן להתחיל. תכננו את שבוע העבודה שלכם ואת הפעילויות של כל יום מראש. השתמשו לשם כך בלוח השנה של גוגל או בכלי דומה קל לשימוש, כזה שיאפשר לכם:

• לתכנן את זמן העבודה ואת זמן הפנאי שלכם;
• לתכנן את המשימות השגרתיות שלכם;
• לתכנן את המשימות התובעניות ביותר שלכם, בעודכם מוודאים שאינכם מעריכים בחסר את הזמן ואת הריכוז שהן דורשות מכם;
• לקבוע שיחות ופגישות ולהקצות להן מגבלת זמן קבועה מראש.

4. נסו להבין מהו הזמן הפרודוקטיבי ביותר שלכם במהלך היום והשתמשו בו לעבודה התובענית ביותר שלכם

האם אתם ציפורי לילה או משכימי קום? האם הביצועים שלכם טובים יותר מוקדם בבוקר, בשעות אחר הצהריים או בערב? לאחר שסימנתם את טווח השעות שבו הפרודוקטיביות שלכם בשיאה, הימנעו מלבזבז אותו על משימות בעדיפות נמוכה, ובמקום זאת השתמשו בו למשימות שדורשות מאמץ קוגניטיבי ויצירתי רב יותר.

5. הימנעו מדחיינות

עבודה ללא לחץ מצד עמיתים או ממונים יכולה לעודד דחיינות, שהיא אחד המכשולים השכיחים ביותר שעומדים בפני פרודוקטיביות בעת עבודה מרחוק. כאשר אינכם צריכים לשמור על קצב אחיד עם אנשים אחרים או בהעדר סביבת עבודה המשמשת כגורם משפיע, קשה יותר למצוא השראה. אם אתם מתפתים לדחות עבודה עד שתרגישו "שיש לכם השראה", הקשיבו לעצה הפשוטה הבאה: עשו משהו. הזיזו את עצמכם, התחילו לעבוד, גם אם התוצאות אינן התוצאות הטובות ביותר האפשריות. בטלנות עלולה לתקוע אתכם באופן שיקשה עליהם עוד יותר להתגבר על העניין, בעוד שפעולה מהווה דחף למוטיבציה.

6. השביתו הודעות של אפליקציות צ'אט ושל מדיה חברתית

הכלים שמאפשרים לנו לתקשר עם עמיתינו בעת עבודה מרחוק חשובים מאוד כשמדובר בלהרגיש מחוברים וחלק מצוות. ואולם, לעיתים הם יכולים לגרום להסחת דעת ומכשול לפרודוקטיביות. כאשר עליכם להתרכז ממש, השקיטו את ההודעות או השתיקו את ערוצי Slack המיועדים לשיחות בלתי פורמליות עם צוות העבודה שלכם. וחשוב מכך: כבו את ההודעות של אפליקציות המסרונים והמדיה החברתית.

7. אפשרו לעצמכם הפסקות פעילות

בבית, קל לשקוע בעבודה ולשכוח לעשות הפסקות. נכון, זה יכול להיראות כמו "סימפטום" של יעילות, אבל הפסקות הן ממש חשובות לפרודוקטיביות, מאחר שהן מאפשרות לגוף ולמחשבה להיטען מחדש ולחזור לעבודה רעננים וחדים. אפשרו לעצמכם הפסקות מסודרות, עם עדיפות להפסקות פעילות. במקום לגלול באופן פסיבי באינסטגרם, בטיקטוק או באתרי החדשות, צאו להליכה באוויר הצח, השלימו סידורים, היו באינטראקציה עם אנשים.

8. דעו מתי הזמן להתנתק

שחיקה היא אחד הסיכונים הגדולים ביותר הקשורים לעבודה חכמה. הדאגה מפני פרודוקטיביות פחותה מאשר זו שבמשרד יכולה להוביל לשקיעה בעבודה מרחוק עד שבסופו של דבר תמצאו את עצמכם עובדים הרבה יותר שעות ממה שתכננתם. על מנת לשמור על איזון עבודה-פנאי בריא,  עליכם להגדיר לעצמכם שעות עבודה מוגדרות ולדבוק בהן. על מנת להפסיק לעבוד ביתר-קלות ועם פחות רגשי אשמה, עשו תוכניות מיד בסוף יום העבודה, למשל ארוחת ערב משפחתית או חוג וכו'. אם מעורבים בפעילות אנשים נוספים, תרגישו תחושת אחריות לסיים את העבודה בשעה נאותה, כדי לוודא שאינכם מאחרים או נאלצים לדחות את התוכניות שלכם.

9. קיימו בקביעות שיחות וידאו עם עמיתים וממונים

בידוד ותחושת ניתוק הם שתיים מהסוגיות המשפיעות ביותר על מי שעובדים מהבית. במקרה של עבודה היברידית, שבה בימים מסוימים עובדים לסירוגין במשרד או מהבית, בעיות אלה פחות מורגשות. ואולם, אם אתם עובדים מהבית כל הזמן, סביבות דיגיטליות דוגמת Slack ופלטפורמות לשיחות ועידה בווידאו יכולות לסייע רבות לטיפוח קשרים מקצועיים, להפחתת תחושות הבידוד ולשיפור עבודת הצוות.

10. דאגו לבריאותכם ולרווחתכם

רווחה פיזית ונפשית היא גורם מפתח כשמדובר בפרודוקטיביות. לרוע המזל, עבודה מהבית יכולה לגרום לחוסר זהירות ולטיפוח הרגלים לא בריאים. המקרר בהישג יד ואתם עלולים להתפתות לאכול חטיף אחד יותר מדי. הישארות בבית זמן רב מדי עלולה לדכא את הרצון לצאת לרוץ או ללכת לחדר כושר, אולי כי פשוט תמצאו את עצמכם מעדיפים לעשות בינג' על סדרת טלוויזיה. זמן רב מדי מול מסך עלול לגרום לדפוסי שינה לא סדירים. לכן, ודאו שאתם ישנים מספיק, מתאמנים ואוכלים בריא. אם אתם מודאגים מכך שבישול ארוחות מאוזנות כל יום עלול לגזול מכם זמן ואנרגיה מהעבודה, הכינו במוצאי שבת אוכל שתוכלו לשמור במקרר לשבוע שלפניכם.