דיווח עסקי לעסקים קטנים ובינוניים: המדריך להשגת תובנות עסקיות חשובות

דיווח עסקי הוא כלי שיכול לשחק תפקיד משמעותי בדרכו של עסק קטן ובינוני להצלחה. מעבר לתמונת מצב ברורה לגבי מה שקרה בעבר, הוא מאפשר לתכנן תכניות לגבי מיזמים עתידיים. בין אם אתם בונים תחזיות לעתיד או מזהים חוסר יעילות ומנסים להגדיל פרודוקטיביות על ידי שיפור תהליכים, הדוחות העסקיים שלכם צריכים להיות אחד הדברים הראשונים שאתם בודקים.

דוחות כספיים שנתיים זה טוב, אך יש צורך בדיווח עסקי מעמיק יותר

דוחות כספיים שנתיים יכולים לספק סקירה מועילה לגבי הפעילות במהלך השנה החולפת, אבל כדי לקבל החלטות חכמות יותר ולהשתפר, תרצו להסתכל על מידע ברמה מפורטת יותר. דיווח עסקי מציע מידע מותאם אישית, כך שתוכלו לקבל תמונה מפורטת יותר של תחומים קריטיים, וכיצד מתפקדים תהליכים עסקיים חשובים.

בנוסף, דוחות כספיים נוצרים הרבה לאחר סיום השנה, כך שהמידע שהם מספקים עשוי להיות לא רלוונטי. כדי לקבל החלטות בזמן, תרצו לבחון את המגמות והשינויים העדכניים, וזה המקום שבו דיווח עסקי מפורט מועיל הרבה יותר.

צרו את הדוחות הנכונים לצוותים הנכונים בזמן הנכון

על מנת להיות רלוונטיים ולאפשר לעשות איתם משהו מעשי, הדוחות צריכים להיות ממוקדים סביב הצרכים הייחודיים של העסק. לדוגמה, אתם יכולים להסתכל על מדדי הביצוע המרכזיים (KPI), כדי לראות היכן אתם מתפקדים מעל לציפיות והיכן דרושים שיפורים נוספים. לאחר מכן תוכלו לחפש ולזהות מגמות באותם מדדים, להשוות ביצועים היסטוריים מול ביצועים נוכחיים ולחפש נתונים חריגים והסברים מה הוביל אליהם.

כאן, עמידה בזמנים היא קריטית. יש ליצור דוחות לעתים קרובות כדי שתוכלו להגיב למידע ולשפר את מה שצריך במהירות. דיווח עסקי טוב חיוני לקבלת החלטות עסקיות וביצוע פעולות חכמות ומהירות יותר.

החשיבות של דיווח עסקי מדויק מעבר לפעילות העסקית

דוחות עסקיים חשובים לניתוח מדדי מכירות, שיפור ניהול המלאי, אופטימיזציה של מסעות פרסום שיווקיים ופונקציות רבות אחרות, אך דיווח עסקי אינו רק כלי חשוב מאוד לניתוח אנליטי, לעיתים זאת יכולה להיות גם חובה רגולטורית.

לדוגמה, ניהול ספרים ופרסום דוחות כספיים מבוקרים הם חובה לכל עסק שרוצה לפעול בישראל. דיווח כספי שוטף נדרש לעתים קרובות גם על ידי בעלי עניין, הנהלה בכירה וחברי דירקטוריון.

דוחות עסקיים נפוצים

בעת יצירת דוחות, כדאי לשקול אילו סוגי דוחות יתאימו בצורה הטובה ביותר לצרכי העסק שלכם. הדוחות העסקיים הפופולריים ביותר הם:

• דוחות מידע – דוחות אלו מספקים מידע אובייקטיבי ורקע בנושא מסוים. זוהי נקודת פתיחה טובה לחקר האמת בשביל להבין את הסיטואציה הנוכחית. דוחות מידע עשויים גם להיות דוחות מסבירים, כלומר, הם מדגישים מחקר שנעשה בנושא מסוים, כמו גם את המתודולוגיה של המחקר.

• דוחות כספיים – כל העסקים מייצרים דוחות כספיים שמראים את האיתנות הפיננסית הכוללת וכיצד הארגון מתקדם לעבר יעדי ההכנסות והרווח שלו. מכינים דוחות כספיים כדי להניע קבלת החלטות פנימיות, או להצגה בפני בעלי עניין, בנקים ורשויות המס.

• דוחות מחקר – הם קריטיים לעסקים שמחפשים לנצל הזדמנויות חדשות. דוחות אלו נאספים מתוך נתונים סטטיסטיים, ניתוחים וחוות דעת מומחים, ושופכים אור על האופן שבו השוק עשוי להגיב למוצרים או שירותים חדשים, או כיצד עסק יכול להגיב בצורה הטובה ביותר לתנאים משתנים. למשל, תרצו לבצע דוח מחקר לפני שתכנסו לאזור גיאוגרפי חדש.

• ניתוח שוק – כאשר אתם בוחנים כיצד העסק שלכם יכול להקצות בצורה הטובה ביותר את המשאבים שלו, תרצו ליצור תחילה דוח ניתוח שוק. לדוגמה, אם תוכנת המודיעין השיווקי שלכם חוזה ששוק מסויים יצמח בענק, סביר להניח שתרצו להגדיל את תקציב השיווק שלכם עבור תחום זה מראש.

• ניתוח מגמות – היכולת ליצור דוחות עדכניים על בסיס נתונים בזמן אמת יכולה לאפשר לעסקים להגיב במהירות ולנצל את המגמות בשוק. דוח ניתוח מגמות יראה לכם את הכיוון אליו הולך השוק, כך שתוכלו לשווק בצורה יעילה יותר. ניתוח מגמות חשוב גם לצמיחה ארוכת טווח, מכיוון שתוכלו לזהות שינויים רחבים יותר בנתונים הדמוגרפיים ובהעדפות הצרכנים.

5 צעדים לשיפור הדיווח העסקי

אם יש לכם כבר מושג אילו סוגי דוחות אתם רוצים ליצור, עכשיו הגיע הזמן להבין איך לקבל את התובנות הנכונות, ואיך ליישם את הפתרונות האפשריים. הנה כמה צעדים שתוכלו לנקוט כדי ליצור דוחות שיכולים לעזור לנתח את הביצועים העסקיים, לזהות אזורים לשיפור ולהעריך הזדמנויות חדשות.

1. התחילו להשתמש בתוכנות דיווח עסקי

כדי להגביר את סיכויי ההצלחה של עסק קטן ובינוני בסביבה העסקית כיום, עליו להשיג יתרונות תחרותיים. ניתן להשיגם אם משכילים לזהות, לתחזק, לנהל ולמדוד נתונים עסקיים חיוניים ביעילות באמצעות ניתוח ודיווח מפורטים.

כלי עזר חשוב לכך הן תוכנות דיווח עסקי שמספקות מגוון פתרונות טכנולוגיים, יעילים וידידותיים למשתמש כדי להפיק את המקסימום מהנתונים שנצברים תוך כדי הפעילות העסקית.

2. זהו את הנתונים החיוניים לעסק שלכם

הכרחי להבין את הבעיות והאתגרים העומדים ספציפית בפני העסק שלכם ואיזה נתונים ניתן למדוד על מנת לשפר את ביצועיו. לדוגמה, מדידת מדדי המכירות תהיה קריטית להצלחה עסקית של כל עסק.

בכל אופן, על ידי זיהוי הנתונים הנכונים תוכלו להשיג בינה עסקית חשובה שתעזור ליצור אסטרטגיות ממוקדות ולשפר את שימור הלקוחות, הרכישה, שביעות הרצון והחזר ה-ROI הכולל.

3. צרו לוח זמנים עקבי לדיווחים

מעבר למדדים עצמם חשוב לעקוב אחר השינוי בהם, לכן חשוב ליצור לוח זמנים לדיווח עסקי עקבי. יש להפיק דוחות זהים על בסיס יומי, שבועי או חודשי, ולבחון מגמות. יתר על כן, במקום להריץ דוחות מרובים באופן ידני, רצוי לתזמן דוחות באופן אוטומטי שישלחו למייל של מי שצריך אותם בתזמון קבוע – זה חוסך זמן יקר.

4. הפכו את איסוף הנתונים שלכם לאוטומטי

כחלק מהמעבר לתרבות ארגונית מבוססת דאטה יש להקפיד על איסוף נתונים לגבי תהליכים עסקיים. כך למשל, בכל פעם שבאים במגע עם לקוחות, זאת הזדמנות מצוינת לתעד ולהבין את צרכי הלקוח. על ידי שימוש במערכת אחת בודדת, כל הנתונים נאספים בצורה אוטומטית ונמצאים במקום אחד, תוכנת ניהול קשרי לקוחות היא הדרך הנכונה לעשות זאת.

5. הציגו את הנתונים שלכם בצורה ברורה

הדוחות צריכים להציג את הנתונים בצורה פשוטה וברורה מבחינה ויזואלית, ולספק למקבלי ההחלטות מידע מפתח שיאפשר להם לפעול בצורה מושכלת. אם אתם זקוקים לנתונים בזמן אמת, דשבורדים יכולים למשוך אוטומטית את המידע שברצונכם לראות ולתחקר למקום אחד. הדוח העסקי צריך לספק אחד או יותר מהדברים הבאים:

• השוואת נתונים נוכחיים לביצועי עבר

• אספקת תחזיות לגבי ההמשך

• הדגשת חריגות, סיכונים והצלחות

מוכנים לקבל תובנות עסקיות חשובות?

לאחר שמגבשים תכנית לגבי אילו דוחות נחוצים, אפשר לעבור ליצירת דוחות איכותיים. וודאו שהדוחות מושכים מבחינה ויזואלית, כוללים את הנקודות הרלוונטיות והחשובות ביותר, מספרות בצורה נאמנה את הסיפור של העסק שלכם, והציגו את המידע הדרוש כדי לקבל החלטות מושכלות ולגרום לעסק להצליח.

על מנת להבין עוד על איך לעזור לעסק למצות את מלוא הפוטנציאל, עיינו במדריך שלנו, 5 טיפים לפרודוקטיביות שכל עסק קטן צריך להכיר.

כדי לראות כיצד דיגיטציה יכולה לקדם עסק קטן ובינוני לקראת עתיד מבטיח יותר, הורידו כעת את העסק הקטן המחובר: המדריך לתהליכים עסקיים חכמים וזריזים יותר.