שיתוף פעולה בין צוותים בארגון ועבודה עם לקוחות ושותפים, דורשים התייעלות רבה ואף שינוי בגישה הניהולית של הארגון. אז אילו גישות נכון לאמץ, וכיצד ניתן ליישם זאת גם בפרק זמן קצר מאוד?
אבל לפני שנענה על שאלות אלו – כמה מילים על הנושא שנדמה כי נכתב עליו כמעט הכל, אבל מסתבר שעדיין ניתן לחדש בו: עבודה מהבית. כולנו מכירים מקרוב את העובדה שבשנים האחרונות, עבודה מרחוק בארגוניים בינלאומיים הפכה לסטנדרט. אנשים מתקשרים כך באופן שוטף ויומיומי עם המנהלים, הצוותים או עם הלקוחות והספקים שלהם מחו"ל. עם זאת, כאשר עובדים רבים עושים את עבודתם מרחוק, ובשעות שונות, זמני התגובה נדרשים להיות קצרים יותר והשיתוף במידע הופך להיות קריטי.
צריכת המידע בסלאק – כמו ברשתות החברתיות
מסיבה זו, פתרון כמו סלאק מסייע לעובדים לשתף מידע באופן מהיר, יעיל ונגיש. "שיטת העבודה וצריכת המידע בפלטפורמת סלאק, היא שונה – ודומה לתרבות צריכת המידע ברשתות החברתיות", מסבירה אורלי ראובני, Slack Senior Account Executive בסיילספורס. "כשעובד צריך מידע – ולא משנה אם הוא במחלקת שירות לקוחות, פיתוח או מכירות – הוא פשוט מחפש ומוצא אותו בקלות. הפלטפורמה בעצם הופכת להיות מרכז הידע או המוח הקולקטיבי של הארגון. הוא תמיד יוכל למצוא שם את המצגת או את המסמך העדכני ביותר, ואפילו מידע על איך נפתרה בעבר תקלה דומה ללקוח אחר".
שאלת השאלות היא כמובן איך לא הולכים לאיבוד בין כל הררי המידע האדירים. התשובה של סלאק היא ישות שנקראת קנבס (Canvas). מדובר במשטח עבודה וירטואלי שמאגד מידע דינמי ממקורות שונים כמו קבצים, קישורים, מידע ממערכות, אנשים ועוד. "אם למשל אני מנהלת פרויקט או קמפיין, לא משנה איפה אני ומתי – תמיד אוכל לגשת לקנבס הרלוונטי וכל האינפורמציה הקשורה תהיה שם", מסבירה אורלי.
אוקיי, אז המידע נגיש ומאורגן, אבל איך עוזרים לשתף פעולה עם מנהלים וצוותים שונים?
"אז ככה, מודל הערוצים (Channels) בנוי מההתקשרות של על מה הנושא שעליו אנחנו מדברים, ולא עם מי אנחנו מתקשרים, וכך שיתוף הפעולה מתייעל. לדוגמה, בצוות שלי יש כ-20 אנשי מכירות באירופה. בכל שבוע, באופן יזום, אנחנו מדווחים ומעדכנים על ההזדמנויות שלנו בערוץ ה-Forecast, שזה בעצם הנושא של הערוץ. המידע על ההזדמנויות מגיע כמובן ישירות מה-CRM ומתעדכן אוטומטית בסלאק וחזרה, אבל המנהלת שלי רואה את המידע בפורמט שנוח לה ובסביבה הטבעית והיומיומית שלה (סלאק). וכך, מבלי לבזבז זמן פגישה של שעה כפול 20 אנשים, המידע זורם והיא מעבדת אותו הלאה לפי הצרכים שלה. גם צוות הפיתוח שלנו מדווח באופן דומה על פגישות ה-Stand Up היומיות שלו – וכך נחסך לכולם המון זמן".
לחסוך "פינג פונג" ופגישות מיותרות
זוהי כמובן רק דוגמה אחת מאינספור דוגמאות לדרכים שבהן סלאק מסייעת לגורמים שונים בארגון ומחוץ לו לשתף פעולה. דוגמה נוספת מגיעה בעקבות השימוש ההולך וגובר בהקלטות וידאו ואודיו, שמשנות את התרבות הארגונית באופן משמעותי. "לאחרונה הייתי בסיטואציה שבה פשוט לא הצלחתי לתקשר עם מנהל בכיר שזמינותו נמוכה ממילא והוא עובד באזור הזמן של קליפורניה", מוסיפה אורלי. "אז במקום פגישה הוא השאיר לי וידאו קליפ וראיתי אותו כשהסיטואציה שלי השתנתה ואיפשרה זאת. ומה שמעניין הוא שלהבדיל מהודעה ארוכה ומורכבת, בקליפ – הסמנטיקה מאוד ברורה. הרבה מנהלים ואנשי צוות מתקשרים כך באופן שוטף וכך גם המנהל וגם הצוות הרבה יותר פרודוקטיביים וחוסכים 'פינג פונג' ופגישות מיותרות".
באופן טבעי, שאלה שאולי מתעוררת בארגונים רבים היא האם הטמעה של סלאק היא תהליך מורכב וארוך. התשובה – כמו במקרים רבים – היא "תלוי", אבל מעניין לגלות כי התהליך נע בין מספר ימים לשבועות בודדים בלבד. אורלי מתארת מקרים של ארגונים שנזקקו לדרך בטוחה ומהירה לתקשר בנושאים מהותיים, וחלקם הרימו את הפלטפורמה בימים בודדים בלבד.
ומה באשר לאבטחת מידע בכל מה שקשור לעבודה עם לקוחות וספקים? "סלאק מספקת הגנה ועומדת בתקני האבטחה המובילים בעולם. בנוסף, כל דבר כמעט שאתה יכול להגדיר בתוך הארגון לצוותים הפנימיים שלך, אתה יכול להגדיר גם בתקשורת עם ספקים ולקוחות באופן מאובטח ולהישאר בסביבה הטבעית שלך, והם כמובן לא יהיו נגישים למידע הפנימי שלא חשפת להם".
זמן הטמעה נמוך יחסית לצד אבטחת מידע בתקנים מחמירים הם רק חלק מהסיפור הגדול של סלאק, שיתרונה הגדול הוא שיפור התפוקה בארגון. "בעבודה השוטפת היומיומית שלנו – וזה לא משנה באיזה תפקיד מדובר – אנחנו כל הזמן חווים את מה שנקרא Context Switching. קונטקסט סוויצ'ינג הוא המעבר הזה בין מערכות שונות ומרדף אחרי מידע מאנשים וממקורות שפזורים בארגון. במעברים האלו אנחנו מאבדים פוקוס וזמן יקר. אבל בזה בדיוק סלאק מטפלת, וכך משפרת במידה רבה את התפוקה של הארגונים".
למידע נוסף על סלאק
