המונח Shadow IT מתאר מערכות מידע ופתרונות טכנולוגיים, שפותחו או נרכשו על ידי מחלקות שונות בצורה עצמאית, ונעשה בהן שימוש ללא אישור מחלקת מערכות מידע. נושא זה הופך לרלוונטי במיוחד בשנים האחרונות ומדאיג בעלי עסקים קטנים ובינוניים רבים.
עסקים אלו צריכים להיות מסוגלים להיעזר בנתונים על מנת לקבל החלטות עסקיות קריטיות וגם לשמור עליהם בצורה בטוחה ומאובטחת. כאשר הנתונים מתחילים להיות מבוזרים וחשופים, משהו שיכול לקרות כתוצאה משימוש בטכנולוגיית מידע צללים, זה עשוי להסב נזק אמיתי לעסק.
אבל האם Shadow IT היא בהכרח משהו שלילי? או שאולי יש דרך שבה עסקים קטנים ובינוניים יכולים להשתמש בה כדי להניע חדשנות ולהעצים את העובדים מבלי לפגוע בהיבטי אבטחת מידע? בואו נכיר לעומק מה זה בדיוק Shadow IT , ואז נדבר על איך עסקים קטנים ובינוניים יכולים למקסם את היתרונות של התופעה ולמזער את הסיכונים.
מה זה Shadow IT ?
Shadow IT כוללת בתוכה את השימוש במכשירים ובתוכנות שלא אושרו על ידי מחלקת מערכות מידע של החברה. דוגמאות אפשריות יכולות להיות שימוש במחשבים ניידים שאינם בבעלות החברה או ניהול שיחות קוליות באמצעות תוכנות מסרים מיידיים. כמובן, שהתפתחות העבודה מרחוק הובילה לעלייה חדה בהיקפי תופעת Shadow IT . עובדים רבים התרגלו להשתמש במכשירים אישיים, בכלי שיתוף פעולה ואפליקציות חיצוניות שונות בעת העבודה מהבית. כעת, ההעדפות האישיות הללו של המשתמשים עוברות איתם חזרה אל מקומות העבודה.
דוגמאות ל Shadow IT כוללות:
-
כלי שיתוף קבצים P2P כמו דרופבוקס
-
סלאק וטרלו
-
סקייפ
-
פקודות מאקרו באקסל
-
כלים מבוססי בלוטות' כמו AirDrop
-
אפליקציות להעברת הודעות כגון: וואטסאפ, סנאפצ'ט והמסנג'ר של פייסבוק
-
גוגל דרייב
-
שירותי דואר אלקטרוני אישיים
-
כוננים קשיחים אישיים, מחשבים ניידים וסמארטפונים
העסקים של היום מתמודדים עם השאלה כיצד לצמצם את ההיבטים המזיקים של Shadow IT , מבלי לפגוע משמעותית בחופש שהעובדים מבקשים להשיג באמצעותה. אחרי הכל, פתרונות טכנולוגיים מיושנים ומסורבלים מוחלפים בפתרונות ענן פרקטיים ומתקדמים בתדירות גבוהה. עסק קטן ובינוני כיום הוא זריז וגמיש, והעובדים החדשים רוצים טכנולוגיה המותאמת לצרכים האישיים והעסקיים שלהם.
מדוע אנשים משתמשים ב Shadow IT ?
רוב העובדים משתמשים במכשירים או אפליקציות לא מאושרות עם הכוונות הטובות ביותר. בדרך כלל הם מחפשים שיטות עבודה יעילות וזריזות יותר, מבלי להמתין לאישור מחלקת מערכות מידע. במילים אחרות, הם מוצאים דרכים לטפל בבעיות העסקיות הייחודיות שלהם באמצעות פתרונות מותאמים אישית. זה נעשה לעתים קרובות כדי לטפל בפער בין מה שמחלקת מערכות מידע מספקת לעובדים, לבין פתרון זמין, קל ויעיל, שניתן לקדם עצמאית.
אין ספק ששימוש ב Shadow IT יכול להגביר מאוד את הפרודוקטיביות בארגון. למה לא? במקום שתהיה מחלקה אחת מרכזית שאחראית על השקת פתרונות עבור כלל מחלקות החברה, העובדים יכולים להשתמש בכלים שהכי מתאימים להם באותו רגע. למרבה הצער, לשימוש בכלים לא מורשים עלולים להיות גם כמה חסרונות רציניים.
מהם הסיכונים של Shadow IT ?
על ידי הפעילות המחתרתית, שאינה עוברת דרך מחלקת מערכות מידע המרכזית, עובדים המשתמשים בכלים ומערכות לא מסונכרנות יוצרים עולם חלופי של נתונים – כזה שעשוי להיות פגיע יותר להתקפות סייבר. למשל, מחקר של פורבס מראה ש-21% מהחברות חוו אירוע סייבר עקב שימוש במשאבי מערכות מידע לא מאושרים. אותו מחקר מראה ש-46% מהמנהלים בסקר אומרים ש Shadow IT מונעת הגנה על הנתונים והמערכות הארגוניות בכל זמן נתון.
אבטחה היא רק אחד מהסיכונים הנובעים מ Shadow IT . בשל העובדה שלא כל הנתונים יהיו מרוכזים במקום אחד, עסקים קטנים ובינוניים יתקשו לספק לעובדיהם מידע מהימן בזמן אמת. הם עלולים גם להיתקל בבעיות עם עדכון גרסאות, הונאות פישינג, ציות לתקנות ואובדן נתונים קבוע. לדוגמה, מה קורה לנתונים חשובים שנשמרו במכשירים אישיים ברגע שהעובדים האלה עוזבים את החברה? ואולי אף גרוע יותר, אם נתוני הלקוחות נפגעים או זולגים החוצה, זה עלול לפגוע לצמיתות במוניטין העסק שלכם.
כשחושבים על הסיכונים הפוטנציאליים של Shadow IT, קל להבין מדוע כל כך הרבה ארגונים אסרו את השימוש באפליקציות צד שלישי לא מאושרות.
5 טיפים למינוף כוחה של Shadow IT תוך מזעור הסיכונים
-
הכשרת העובדים – נצלו פלטפורמות הדרכה לפי דרישה כדי להפוך את הצוותים שלכם למובילים, שמבינים את החשיבות של אבטחת הסייבר ותאימות הנתונים. וודאו גם שהעובדים מבינים היטב את ההבדל בין נתונים ציבוריים, פרטיים וסודיים. ברגע שסוגי הנתונים הקיימים מסווגים לפי קטגוריות אלו, ניתן להדריך את העובדים היכן ניתן להשתמש בכל סוג מידע. לדוגמה, אולי זה בסדר שעובדים ישתמשו באפליקציות אישיות כדי להקליט נתונים פרטיים, כמו הערות משלהם, אבל הנתונים העסקיים חייבים להיות מוגבלים למכשירים וערוצים הרשמיים והמאובטחים של החברה.
-
חיבור תהליכים – פתרו את הבעיות הכואבות על ידי חיבור תהליכים טוב יותר. קדמו פעילויות כמו גיבוי ואחסון נתונים, גישה לכלי שיתוף קבצים, חיבור למדיה החברתית ושימוש בשיחות ועידה בוידאו, בצורה מתואמת עם מחלקת מערכות מידע. כאשר תהליכים עסקיים מחוברים, ניתן לאבטח, לנהל ולאחסן כמו שצריך את הנתונים המופקים מהם בפלטפורמה המרכזית. כך עסקים קטנים ובינוניים יוכלו להשתמש בכלים אלו כדי לחזק את היכולת לאגור ולנתח נתונים. קיים קשר חזק בין ניהול נתונים איכותי ופרודוקטיביות גבוהה.
-
הצפת הבעיות הקיימות – ערכו סיעור מוחות בכל החברה. גלו מהן נקודות הכאב של כל עובד וכיצד הן נפתרות כעת. בדקו אם אפשר לשלב את הטכנולוגיה עליה הם מסתמכים בצורה מאובטחת, או אם אתם יכולים ליצור לבד אפליקציות פשוטות שיכולות לספק פתרונות דומים.
-
ביצוע טרנספורמציה דיגיטלית – אם אתם עדיין משתמשים במערכות ישנות ומסורבלות במקום העבודה, חשבו על התועלת שיפיק העסק מביצוע טרנספורמציה דיגיטלית – תהליך שמטרתו לעזור לעסקים לפשט את מערכות המידע, לאפשר שיתוף פעולה טוב ומאובטח יותר, ליצור מודלים עסקיים חדשים, לייעל את העבודה עם הנתונים ולספק הגנה על העסק בעתיד. טרספורמציה דיגיטלית מצמצמת את הצורך בשימוש בטכנולוגיית מידע צללים.
-
איתור מוקדים בעייתיים – חפשו אחר מוקדים של טכנולוגיית מידע צללים בעסק. לאחר מכן, רכזו את כל הממצאים והמידע השימושי כך שניתן יהיה לאבטח אותו ולמנף אותו בצורה חכמה. הפטרו מכל דבר שעלול לסכן את אבטחת העסק או להעמיד את החברה בסיכון תחרותי. השתדלו לשמור על איזון, העובדים כנראה משתמשים בכלים האלה כי הם עוזרים להם לעשות את עבודתם טוב יותר, לא כי הם מנסים לסכן את אבטחת העסק.
האם אתם מוכנים להוציא את העסק שלכם מהצללים?
-
זריזות, גמישות ופרודוקטיביות הם היתרונות המרכזיים של Shadow IT. חשוב להשתדל לנצל יתרונות אלו ולמנף לטובת השגת מטרות עסקיות – גם אם משתדלים למזער את התופעה עצמה.
-
להיפטר מכל תוכנת Shadow IT היא משימה כמעט בלתי אפשרית, וגם אם זה היה אפשרי, זה עלול לפגוע בעובדים ותפוקתם. המפתח להתמודדות מוצלחת עם התופעה, הוא להפחית את הסיכון ולנהל אותו בצורה נבונה ואחראית.
הורידו את המדריך החינמי שלנו העסק הקטן המחובר: המדריך הדיגיטלי לתהליכים עסקיים מהירים וחכמים יותר.
