הדרכים המסורתיות לניהול תהליכים עסקיים משתנות, מתגברת כמות העסקים המשפרים חיבור בין צוותים, מייעלים משימות, בוחנים דרכים להגברת הפרודוקטיביות ומעצבים מחדש את הדרך שבה הם עובדים. בחינת דו"ח המגמות העסקיות של עסקים קטנים ובינוניים מגלה כי הטכנולוגיה המודרנית מעצימה אותם משמעותית. הציפיות מעסקים קטנים גוברות ואופן התנהלותם הבסיסית בסביבה העסקית משתנה בהתאם. החדשנות אותה מאמצים העסקים כיום מניעה לעיצוב מחדש של תעשיות שלמות. כללי המשחק הישנים עבור עסקים קטנים ובינוניים אינם תקפים עוד.
העסק הקטן של היום ממוקד בעובדים, מונע נתונים, מחובר מאוד ומוכן לביצוע משימות או שינוי מיקוד בהתראה של רגע – והכל מתחיל בניהול תהליכים עסקיים טוב יותר
מהו ניהול תהליכים עסקיים?
ניהול תהליכים עסקיים (או בקיצור – BPM) מתייחס לאופן שבו עסקים בונים את תהליכי הליבה שלהם. זוהי הדרך בה הם מבצעים את המשימות היומיומיות השוטפות שמניעות אותם קדימה, בשלל היבטים ובתהליכי העבודה בפרט. ניהול מוצלח של התהליך יאפשר לעסקים קטנים ובינוניים להפיק את המרב מכוח העבודה, הנתונים והטכנולוגיות שלהם, בעוד שניהול תהליכים עסקיים לקוי עלול להוביל לפרודוקטיביות נמוכה, קבלת החלטות לא מושכלות, וחוויות עובדים ולקוחות לא תקינות.
ברמה הפרקטית עסקים לומדים, מזהים, משנים ומנטרים תהליכים עסקיים כדי להבטיח שהם פועלים בצורה חלקה, שהרי ניתן לשפר אותם לאורך זמן. שיפור התהליך הוא חלק מובנה מהפעילות העסקית במיוחד כאשר הוא מתבסס על מינוף המידע המצטבר בארגון.
כיום, יש בשוק טכנולוגיות המאפשרות זיהוי ושינוי תהליכים קיימים, כך שהם משפרים את מצבו על העסק. ההתפתחות הטכנולוגית לצד מיסוד ופורמליזציה של הדרכים הטובות ביותר לביצוע המשימות מתאפשרות גם הודות לשימוש בתוכנה לניהול תהליכים עסקיים (תוכנת BPM) המפשטת את התהליך.
למעשה, האופן שבו חברות קטנות ובינוניות מנהלות את התהליכים העסקיים יכול להיות ההבדל בין הצלחה בסביבה מאוד תחרותית לבין השתרכות מאחורי המתחרים
למה ניהול תהליכים עסקיים חשוב
זה חיוני שחברות קטנות ובינוניות ייעלו את ניהול התהליכים העסקיים שלהן כדי למצות את מלוא הפוטנציאל שלהן. ללא מתווה מוגדר וברור לביצוע משימות מתמשכות, יהיה להן קשה לזהות היכן וכיצד ניתן לשפר תהליכים, וסביר להניח שהן יבזבזו זמן יקר ומשאבים במוקדים שונים לאורך שרשרת הערך.
בנוסף, ניהול לקוי של תהליכים עסקיים יכול להוביל לחוויית עובדים גרועה (EX), אשר בתורה מובילה לעובדים מתוסכלים ושיעורי נטישה גבוהים של עובדים. בהתחשב בהשפעה הפיננסית של אובדן פרודוקטיביות, גיוס עובדים חדשים, חוסר שביעות רצון של לקוחות וקבלת החלטות קריטיות לעסק שאינן נתמכות בנתונים, ניהול תהליכים לקוי עלול להיות יקר מאוד עבור עסקים קטנים ובינוניים.
כיצד משתנה ניהול תהליכים עסקיים בעסקים קטנים ובינוניים
הדו"ח של מגמות עסקיות בעסקים קטנים ובינוניים מציג שהם משפרים את התהליכים שלהם באמצעות טכנולוגיה חדשה, שיישומה רק גדל בעקבות המגיפה.
מגיפת הקורונה לא רק האיצה את המעבר לדיגיטל עבור העסקים הקטנים והבינוניים, אלא גם עבור הלקוחות שלהם. הלקוח כיום פונה קודם כל לערוצי הדיגיטל. הוא מצפה לתהליכים חלקים ומקושרים – ועסקים קטנים וגם גדולים צריכים להתפתח כדי לעמוד בקצב.
הגישה החדשה לניהול תהליכים עסקיים יעילים מתמקדת במינוף טכנולוגיות דיגיטליות לשחרור כוח העבודה למשימות בעלות ערך, חיבור וקישור תהליכים, אספקת נתונים בזמן אמת לכל הארגון, ומתן האפשרות לשיתוף פעולה פורה בין צוותים. עם הכלים והאסטרטגיות הללו, לעסקים קטנים ובינוניים יהיה בסיס איתן ליצירה ולניהול התהליכים השוטפים שלהם. בנוסף, על מנת להקל ולשפר את התהליך, ניתן לשקול להטמיע תוכנה לניהול תהליכים עסקיים.
תוכנה לניהול תהליכים עסקיים
תוכנה לניהול תהליכים עסקיים יכולה לעזור לעסקים לארגן ולשכלל את התהליכים שלהם. תוכנה טובה לניהול תהליכים עסקיים תאפשר לעסקים ליצור וליישם אסטרטגיות חדשות, ללא תלות ברמת מורכבותן. זהו לא רק כלי תכנון, היא גם מציעה יכולות ניתוח אנליטיות כדי לעזור לעסקים קטנים ובינוניים להעריך ולבצע התאמות לתהליכים העסקיים שלהם ברגע שהם מתחילים להתבצע על בסיס מדידה וניתוח המידע המתקבל.
תוכנת ניהול התהליכים העסקיים של היום השתכללה והיא הרבה יותר חזקה ממה שהייתה עד לפני חמש שנים אפילו. תוכנות מסוימות לניהול תהליכים עסקיים אפילו מאפשרות לצוותים לבצע אוטומציה של תהליכים עסקיים מורכבים באמצעות אפליקציות והכל גם ללא ידע בכתיבת קוד ומתבססות על כלים מתקדמים כמו הבינה המלאכותית.
עצות לניהול תהליכים עסקיים בצורה יעילה
המתודולוגיה הנכונה בה נהוג לגשת אל שיפור תהליך עסקי כוללת את השלבים הבאים בצורה כרונולוגית: ניתוח המצב הקיים, עיצוב התהליך העסקי מחדש, הטמעת התהליך החדש, פיקוח על הביצוע, ניהול התהליך החדש ואם הכל עובד כשורה – אוטומציה של התהליך. חשוב להשאיר את האוטומציה לסוף מכיוון שאנחנו נרצה לבצע אותה בתהליכים המתפקדים בצורה יעילה ונכונה.
להלן מספר עצות פרקטיות לניהול תהליכים עסקיים בצורה יעילה:
-
נתחו את התהליכים העסקיים הנוכחיים וראו כיצד ניתן לעצב אותם מחדש. דרך נוחה לבצע זאת היא באמצעות מיפוי ההתהליכים באופן חזותי, באמצעות תרשים זרימה שיעזור לכם לראות את התמונה השלמה. התיעוד של מה אתם עושים עכשיו יעזור להבין בדיוק היכן אתם נמצאים, כך תוכלו להתחיל לזהות את הבעיות ולתכנן שינויים.
-
הקפידו על תהליכים נקיים ופשוטים. ניתן להשיג זאת על ידי ביטול כל השלבים או התהליכים המיושנים והמיותרים. אך לא כדאי למהר. קודם כל, זהו את התהליכים העסקיים הלא יעילים, המסובכים או היקרים, בעלי ההשפעה הגבוהה ביותר ואז שפרו אותם (או היפטרו מהם) אחד אחד.
-
בדקו היכן ניתן להכניס אוטומציה על מנת להפחית את העומס על העובדים, לפנות אותם למשימות מורכבות יותר ולהפחית טעויות אנוש. על מנת לזהות היכן עסקים קטנים יכולים לשפר תהליכים באמצעות אוטומציה יש לעקוב אחר ההתפתחויות הטכנולוגיות ולא לחשוש ליישם את הכלים החדשים בארגון על מנת לא להישאר מאחור. כך למשל, הבינה המלאכותית (AI) מספקת את הערך המירבי ככח מסייע לעובדים ולאו דווקא כתחליף עבורם.
-
אספו משוב מהעובדים ובצעו ניתוח SWOT לזיהוי צווארי בקבוק של ניהול התהליכים העסקיים הקיימים וגלו אזורים לשיפור. סיעור מוחות בו תדונו עם עמיתיכם בנוגע לחוזקות, חולשות, הזדמנויות ואיומים יכול להביא לתובנות מעניינות והבנה לגבי שינויים ושיפורים שיש להחיל על תהליכים מסוימים בעסק.
-
השתמשו במידע מגובה בנתונים על מנת לקבל החלטות לגבי תהליכים עסקיים. כיום, עסקים קטנים ובינוניים מבינים עד כמה התבססות על נתונים חשובה בכל אספקט. על כן, הקפידו לייצר תהליכים עסקיים מדידים על מנת שניתן יהיה לנטר אותם ולעקוב אחר השינוי ותרומתם לארגון.
-
נצלו את הכלים האנליטיים כדי למדוד את היעילות של תהליכים עסקיים חדשים וקיימים. לאחר הערכת התוצאות, בצעו התאמות מסוימות לשיפור התהליך וחזרו על הפעולות. יישום מתודולוגיה זאת לגבי תהליכים עסקיים יבטיח מיצוי מלא של הפוטנציאל העסקי.
ניהול תהליכים עסקיים טוב יותר פירושו עתיד מוצלח יותר עבור עסקים קטנים ובינוניים
ניהול תהליכים עסקיים הוא הזדמנות ליצור את המתווה המושלם עבור הצרכים הייחודיים של עסקים קטנים ובינוניים. זו הזדמנות לתת לעובדים בעסק להשמיע את קולם ולבנות תוכנית המייעלת את ניהול המשאבים בעסק. זו הזדמנות לעצב תהליכים המותאמים לציפיות הלקוחות והעובדים שלך, ולא סביב היכולות המוגבלות של מערכות מיושנות. זו הזדמנות להפוך את העסק שלך לאיכותי, חזק וזריז יותר ולהתחבר טוב יותר ללקוחות. זו הזדמנות למצות את מלוא הפוטנציאל של העסק.
