I preventivi di vendita sono una parte importante della vostra attività. Vi aiutano ad acquisire nuovi clienti e ad aumentare il volume delle vendite indirizzate ai clienti già esistenti. Detto questo, creare il preventivo di vendita ideale, che vi aiuti a distinguervi dalla concorrenza, può essere difficile.
Sono molte le caratteristiche dei preventivi di vendita che possono spingere i clienti a firmare un contratto con la vostra azienda. Di seguito sono descritti alcuni degli elementi dei preventivi di vendita che a volte vengono trascurati. Concentratevi su questi elementi per fare una buona impressione sui clienti. Sia che il vostro cliente ideale sia una piccola azienda B2C o una multinazionale B2B, queste idee per i modelli di preventivi di vendita stupiranno anche i decision maker più esigenti.
Aspetti che contraddistinguono i preventivi di vendita efficaci
1. Fate una distinzione tra la proposta di vendita e il preventivo di vendita.
Alcune persone utilizzano i termini “proposta di vendita” e “preventivo di vendita” come sinonimi. In realtà, però, generalmente la proposta contiene più informazioni e viene inviata prima dell’effettivo preventivo di vendita, quindi concentratevi per spendere tutte le parole necessarie in questa fase del funnel di vendita. Quando fornite i prezzi effettivi e la descrizione dei servizi offerti, cercate di utilizzare un testo e una formattazione chiari e semplici.
2. Per il preventivo, utilizzate una formattazione che lo renda facile da comprendere.
Realizzare un preventivo comprensibile è fondamentale per guadagnarsi la fiducia e acquisire il cliente. Oltre a fornire informazioni utili, facilitate la comprensione delle informazioni da parte del cliente attraverso una formattazione semplice. Molti modelli dei preventivi di vendita utilizzati dai software aziendali hanno un formato simile a quello della fattura: i clienti sono abituati a quel formato e sanno cosa aspettarsi. Inoltre, assicuratevi che gli sconti o le modifiche rispetto ai preventivi originali siano formattati in grassetto o corsivo per ridurre la possibilità di confusione.
3. Preparatevi a scrivere una breve introduzione.
Di solito l’introduzione è prevista nelle proposte di vendita, ma non nei preventivi. Invece, quando il preventivo può trarne vantaggio o non è stata inviata alcuna proposta formale o è trascorso molto tempo tra la proposta e il preventivo, aggiungere una breve introduzione anche al preventivo può essere utile. Nell’introduzione potete:
Riepilogare le conversazioni precedenti per fornire il contesto
Fare riferimento a qualsiasi informazione inerente, come ad esempio le descrizioni dei prodotti o la proposta originale
Includere le informazioni di contatto in modo che il potenziale cliente possa contattarvi in caso di domande di follow-up
Qui è inoltre opportuno aggiungere eventuali note relative a ciò di cui non avete parlato in precedenza. Ad esempio, uno sconto ulteriore che avete scoperto di poter applicare al contratto del cliente potenziale. Potreste anche fornire il preventivo per un altro prodotto, diverso da quello considerato in origine, che potrebbe essere più adatto al cliente. Quando includete in un preventivo qualcosa che non era previsto nell’offerta iniziale, è importante, nell’introduzione, richiamare l’attenzione del cliente e spiegare perché è stata inclusa la nuova quotazione.
4. Includete tutte le informazioni pertinenti.
Un preventivo di vendita ben costruito contiene tutte le informazioni necessarie a un decision maker per approvare la transazione. Esso inoltre può includere più scenari con prezzi diversi, riferiti a prodotti o sconti diversi, che possono essere adeguati alla particolare situazione del cliente. Il vostro contatto probabilmente preferisce avere a disposizione il maggior numero possibile di dettagli, pertanto dovete includere tutte le informazioni che possono aiutarlo a prendere la sua decisione. L’utilizzo del software per i preventivi di vendita semplifica il processo.
5. Siate trasparenti.
Un altro aspetto che contraddistingue un preventivo di vendita efficace è il fatto che sia trasparente e onesto. Non cercate di presentare preventivi di vendita sensazionali che facciano sembrare la vostra offerta migliore di quanto sia in realtà ed evitate di fornire troppe informazioni, che potrebbero confondere il cliente.
Elencate le voci in modo chiaro e conciso. Rispondete in modo proattivo alle domande. Un preventivo efficace consentirà di aggiudicarsi il cliente, anche se non contiene pagine e pagine di informazioni.
6. Consegnatelo velocemente.
Un’altra qualità di un preventivo efficace è la rapidità con cui è redatto e consegnato. Anche sotto questo aspetto la tecnologia si rivela utile, in quanto è più facile che mai creare un preventivo e inviarlo rapidamente al cliente utilizzando il software per i preventivi di vendita. Se il vostro preventivo arriva rapidamente a un potenziale cliente, potete trarne vantaggio in diversi modi:
La vostra proposta viene probabilmente letta prima dei preventivi della concorrenza, il che può giovare alla vostra relazione con il lead.
- Quando il cliente riceve tutte le informazioni velocemente, il processo decisionale diventa più semplice.
- La proposta iniziale può corrispondere esattamente a ciò che il lead ha richiesto oppure possono essere necessarie delle modifiche. Il software per i preventivi di vendita vi aiuterà a produrre velocemente proposte di vendita aggiornate e accurate e a ridurre la durata del ciclo di vendita.
Aspetti meno ovvi di un preventivo di vendita efficace
A volte non si tratta di numeri. Dopo tutto, il “57% dei preventivi prodotti non genera alcuna vendita”.
Si può perdere una vendita per una serie di motivi, molti dei quali rimangono sconosciuti all’addetto alle vendite. Ma creare una relazione con un cliente potenziale può essere molto utile per acquisire un nuovo cliente e aggiudicarsi ulteriori ricavi.
Il processo con cui si guida il lead attraverso il funnel di vendita, ovvero la comunicazione e tutte le interazioni tra il venditore e i potenziali clienti, è importante per la creazione delle relazioni e contribuisce a garantire fatturato.
Nella maggior parte dei casi le aziende e i decision maker scelgono di operare con un’azienda perché si trovano bene a lavorare con le persone di quell’azienda e perché queste sono in grado di soddisfare i loro requisiti di budget. Si tratta di un’area in cui le piccole e medie aziende possono eccellere grazie alla loro gerarchia più piatta: concentratevi sulla fornitura di un servizio personalizzato di alta qualità che rispetti le vostre scadenze e sarete a metà strada per fare una buona impressione sul cliente. Ecco alcuni degli aspetti aggiuntivi di un preventivo di vendita efficace che vanno oltre il documento in sé.
Utilizzate le soft skill e create una relazione
Capacità come l’ascolto attivo, l’empatia e l’adattabilità sono tutti fattori importanti per un buon venditore. Nella vendita, le arti della conversazione e dell’ascolto sono importanti quanto i prodotti e i servizi che offrite ai vostri clienti.
Il vostro team di vendita deve essere composto da persone con cui i vostri clienti amano parlare. Introversi o estroversi, i venditori abili riescono a empatizzare con i punti critici dei clienti e ad ascoltare ciò che essi hanno da dire. Al contrario, gli addetti alle vendite che agiscono in modo sbrigativo e frettoloso per finalizzare un affare spesso spaventano il cliente facendolo allontanare. Un buon venditore si concentra sulla creazione della relazione, non solo sulla realizzazione della vendita.
Prestate attenzione alla consegna e al follow-up
Una buona introduzione contribuisce al successo del preventivo, ma non è l’unica cosa che “presenta” il vostro preventivo. Assicuratevi che la consegna del preventivo rispetti due regole:
- Deve essere puntuale, in base alle aspettative del cliente.
- Deve avvenire nelle modalità che il cliente trova più semplici.
Quando consegnate un preventivo di vendita, lo fate spesso tramite e-mail. Ma a volte il vostro cliente vorrebbe parlarne al telefono o in una riunione di persona. Pertanto, dopo aver fornito il preventivo, è importante dare un seguito alla relazione e verificare che il cliente non abbia domande.
Se non ricevete alcun feedback, dovete valutare il vostro prossimo passo. In molti casi, prima di ricevere una risposta possono essere necessari più tentativi di follow-up, perché il cliente è occupato in altri impegni e deve quindi mettere da parte per qualche tempo la nuova trattativa commerciale. Inviate follow-up a cadenza regolare senza essere insistenti o fastidiosi.
Presentate i preventivi di vendita illustrando il risultato
Un preventivo di vendita efficace include il risultato che il cliente può aspettarsi, non necessariamente il solo servizio. I clienti, infatti, sono in genere interessati solo al risultato finale e non necessariamente al processo per arrivarci.
Utilizzate i vostri discorsi di presentazione del preventivo di vendita per spiegare ciò che i prodotti o i servizi forniranno al cliente. Anziché dire “Offriamo i prodotti XYZ”, provate a esprimere un punto di vista, ad esempio: “I nostri prodotti XYZ possono ridurre del 20% i tassi di turnover e potenzialmente diminuire del 35% i tassi di ritorno”.
Create un preventivo di vendita che vi permetta di distinguervi
Il preventivo di vendita ideale include informazioni chiare e concise e riflette una relazione autentica tra il venditore (e la sua azienda) e il cliente. La perdita di una vendita per effetto di proposte o preventivi di vendita poco chiari, tempi di consegna lenti o una relazione frettolosa ha conseguenze che vanno oltre la perdita dei ricavi: potreste anche perdere potenziali segnalazioni o ulteriori opportunità di business.
Una volta che il lead è pronto, più facilmente e velocemente si crea un preventivo, meglio è. Modelli e software dedicati alla creazione di preventivi di vendita rendono più veloce e chiara la presentazione delle informazioni facilitando la scelta della soluzione più adatta da parte dei decision maker. Grazie al loro utilizzo, la relazione viene modulata senza intoppi, creando un’esperienza migliore per tutte le parti coinvolte.
