Il leader di vendita Richard Harris, che si autodefinisce “da vecchia a nuova scuola”, ricorda la prima volta in cui qualcuno si è licenziato. “Nessuna lettera di dimissioni, se n’è andata e basta.”
Il motivo? Una serie di faticose riunioni per il riesame della pipeline.
“Durante i riesami, io chiedevo X e lei mi dava Y. Aveva un percorso tutto suo per concludere le trattative, ma non mi sono mai preso il tempo per capire il suo procedimento,” ci ha raccontato Harris, che ora è a capo di Harris Consulting Group, un’azienda di formazione post vendita molto richiesta. “Un giorno se n’è andata dalla frustrazione.”
Se un efficace riesame della pipeline identifica i modi in cui i rappresentanti possono far progredire le trattative, spesso capita che queste revisioni falliscano miseramente. I motivi sono infiniti — scarsa qualità dei dati di vendita, obiettivi disallineati, mancanza di preparazione, incomprensioni a livello di comunicazione, capacità di gestione mediocri — ma con un riesame produttivo della pipeline come base di un’accurata previsione aziendale, è fondamentale che i team di vendita svolgano questi riesami nel modo giusto.
Qui di seguito condividiamo nove tecniche dimostrate per correggere le riunioni sulla pipeline e preparare i tuoi rappresentanti al successo. Scoprirai come usare l’AI per vedere il futuro, concentrarsi sulle principali priorità e costruire una conversazione continua che sia un win-win per te e per i tuoi venditori.
Scopri 7 modi in cui i rappresentanti possono usare l’AI per migliorare le vendite
Vedi esempi concreti di come usare l’AI per vendere, dall’automazione della ricerca di potenziali clienti alla scrittura di e-mail, insieme a indicazioni in tempo reale.
Che cos’è un riesame della pipeline?
Un riesame della pipeline è una riunione che si svolge una volta alla settimana o due volte al mese tra un rappresentante di vendita e un manager per discutere lo stato delle trattative in sospeso. Queste riunioni si concentrano unicamente su ciò che ostacola la conclusione delle trattative e sulle misure che il rappresentante o il manager possono adottare per rimuovere questi ostacoli.
Come effettuare un miglior riesame della pipeline in 10 passi
I leader di vendita e i CRO possono effettuare migliori riesami della pipeline assumendosi la responsabilità di migliorare la struttura e la cadenza di queste riunioni fondamentali e assicurandosi che i rappresentanti abbiano ciò di cui hanno bisogno per far progredire le trattative e raggiungere i propri obiettivi. Di seguito condividiamo le nove azioni più importanti da adottare per rendere più utili ed efficienti i riesami della pipeline.
1. Annulla i riesami della pipeline che coinvolgono tutto il team
I riesami della pipeline in gruppo sono quasi sempre una perdita di tempo. Alcuni manager pensano che sia il modo migliore per offrire coaching agli altri, esaminando la trattativa bloccata di un rappresentante e usandola come punto di riferimento o come lezione per tutto il team. Ma la verità è che i rappresentanti non prestano attenzione.
I riesami delle pipeline devono coinvolgere i singoli rappresentanti e il manager. Questo fa sì che entrambi rimangano concentrati sulle trattative realmente importanti.
C’è un’eccezione: quando più rappresentanti sono coinvolti in una vendita, i manager devono riunirli per collaborare alla strategia e alla risoluzione dei problemi.
2. Semplifica la manutenzione della pipeline con l’automazione
I riesami della pipeline sono più efficaci quando i manager e i rappresentanti possono fare riferimento agli stessi dati di vendita affidabili (dati di alta qualità, accurati e tempestivi). La sfida è proprio arrivare a questi dati: i rappresentanti spesso sono troppo impegnati per aggiornare il loro strumento di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) perché alcuni ancora richiedono l’inserimento manuale dei dati. Le lacune che ne conseguono rendono difficile valutare lo stato dei lead nella pipeline. La soluzione è una combinazione di automazione dei processi e formazione aggiornata per il team.
Per aiutare i rappresentanti, puoi implementare CRM potenziati dall’intelligenza artificiale con workflow automatizzati che riducono al minimo l’inserimento manuale dei dati. Sales Cloud, per esempio, registra automaticamente tutte le tue telefonate, le tue e-mail e i tuoi appunti così non dovrai farlo tu e sincronizza questi dati a ogni nuova interazione con il cliente, per darti la certezza che i dati siano sempre aggiornati.
I rappresentanti, però, devono comunque inserire alcuni dati. Assicurati di istruirli ad aggiornare le informazioni critiche sulle trattative appena le ricevono. Avranno anche bisogno di frequenti promemoria, quindi invita i manager a controllare regolarmente che l’inserimento dei dati venga svolto.
3. Usa l’AI per vedere il futuro della tua pipeline
Uno dei superpoteri dell’AI è fare previsioni accurate, e uno degli obiettivi fondamentali di un riesame della pipeline è prevedere in modo accurato i risultati di ogni trattativa. Per questo l’AI e il riesame della pipeline sono una coppia perfetta.
L’AI, integrata nel tuo CRM, può studiare l’enorme volume di dati sulle trattative nella tua pipeline e inviarti un elenco di classificazione dei lead basato sulla probabilità di conclusione. Per esempio, Einstein di Sales Cloud fornisce una classificazione predittiva dei lead nella tua pipeline, che ti aiuta ad avere conversazioni mirate durante il riesame della pipeline. Puoi rivedere i lead col punteggio più alto e assegnare loro priorità, ed esaminare le motivazioni negative dei punteggi più bassi per rimuovere gli ostacoli che bloccano le trattative.
4. Elimina le chiacchiere
Responsabili e manager spesso cedono alla tentazione di partire per la tangente durante il riesame della pipeline, ma questo non è un momento adatto a chiacchiere inutili o discussioni approfondite sulla strategia. Non è nemmeno il momento adatto a moduli di formazione, sessioni estese di coaching o aggiornamenti sull’azienda. Concentrati sui lead e non far durare il riesame più di 30 minuti.
Se i manager devono condividere informazioni con i rappresentanti, possono farlo tramite e-mail o Slack. Questo non solo lascia una traccia consultabile, ma i rappresentanti possono leggere i messaggi quando hanno tempo, al di fuori di discussioni mirate sui lead.
5. Suddividi il tempo delle riunioni tra le tre maggiori opportunità
Concentrarsi su un solo lead problematico per l’intera riunione è allettante, ma così altri lead non verranno discussi. Per evitare che questo accada, i veterani delle vendite come Harris consigliano di creare un programma chiaro:
- 4 minuti: Panoramica/stato generale
- 7 minuti: Riesame del lead problematico #1
- 7 minuti: Riesame del lead problematico #2
- 7 minuti: Riesame del lead problematico #3
- 5 minuti: Conclusione e identificazione delle azioni da intraprendere
Per non sprecare tempo, assicurati che i rappresentanti e i manager esaminino le stesse metriche sui lead, idealmente dalla stessa dashboard CRM.
6. Definisci criteri di uscita per ogni fase della pipeline
A causare una pipeline confusa non sono solo i dati sporchi. In troppi casi i rappresentanti non sanno quando un lead dovrebbe passare da una fase alla successiva nella pipeline. Questo, naturalmente, rende nebulosi i riesami della pipeline; manager e rappresentanti finiscono per avere idee molto diverse sullo stato dei lead in un dato momento.
Tronca questo problema sul nascere definendo con chiarezza in che modo il rappresentante può concludere ciascuna fase della pipeline. Come ho imparato da esperti del settore vendite, il miglior approccio è stilare due o tre domande per ciascuna fase. Le risposte dovrebbero indicare chiaramente se un lead è pronto a progredire nella pipeline o meno.
Per esempio, per muovere un lead dalla fase di qualificazione a quella di demo, i rappresentanti dovrebbero fare domande come:
- Il lead ha articolato un caso d’uso chiaro per il prodotto nella sua azienda?
- L’azienda soddisfa i requisiti tecnici necessari per l’uso di questo prodotto?
- Il prodotto rientra nel budget aziendale?
Se la risposta a tutte e tre le domande è “sì”, il lead è probabilmente pronto per una demo.
7. Identifica con chiarezza azioni da intraprendere e priorità
Come abbiamo detto prima, ogni riesame della pipeline dovrebbe concentrarsi su azioni da intraprendere per la settimana a venire, non su cosa è successo la settimana prima. Per esempio: quali sono gli ostacoli specifici che impediscono a una trattativa di progredire? Chi affronterà ciascun ostacolo: il rappresentante, il manager o la dirigenza? Qual è il più importante? Sono aspetti che devono essere definiti con chiarezza e allineati alle metriche, così che manager e rappresentanti possano misurare il progresso.
8. Crea un meccanismo di responsabilità per rappresentanti e manager
Una delle principali trappole dei riesami della pipeline è la mancanza di responsabilità, tanto per i rappresentanti quanto per i manager. Per garantire un follow-up sulle azioni da intraprendere, assicurati che i manager contattino i rappresentanti tramite telefono o e-mail alla fine della settimana.
Un’altra opzione è usare un CRM per tenere traccia dei progressi. Questa unica fonte di informazioni offre ai manager la visibilità sulle attività dei rappresentanti, semplificando il follow-up con domande critiche sui lead che non stanno progredendo.
9. Evita lo scaricabarile
A causa della forte pressione a concludere le trattative e incrementare il fatturato, durante i riesami della pipeline molti manager pongono domande tendenziose per ottenere le risposte che vogliono. Quando i rappresentanti farfugliano, insicuri di come spingere i lead verso una vendita, i manager sono pronti all’attacco. Viene affibbiata la colpa e i rappresentanti sono frustrati.
Questa ricerca di un colpevole è una perdita di tempo. I manager dovrebbero dare ai riesami della pipeline un taglio diverso per evitare che questo accada: i problemi sono nelle opportunità, non da imputare ai rappresentanti. Invece di strigliare i venditori per non aver raggiunto le quote o dato ai manager le risposte che volevano, pensa a soluzioni orientate al team. I manager dovrebbero evitare domande del tipo: “Come hai fatto a sbagliare?” e chiedere piuttosto: “Cosa possiamo fare per far funzionare la cosa?”.
10. Scagliona gli incontri individuali e i riesami della pipeline
Questo consiglio deriva da un fraintendimento comune, ovvero che gli incontri individuali con il manager siano anche riesami della pipeline. Sbagliato.
Gli incontri e i riesami della pipeline devono essere programmati separatamente e scaglionati per evitare una sovrabbondanza di riunioni. Consiglio di svolgere due incontri individuali con il manager al mese e due riesami della pipeline al mese. Se necessario, puoi aggiungere più riesami verso la fine del trimestre per assicurarti che le trattative progrediscano secondo i piani. Se la priorità è questa, non programmare incontri individuali che vadano in conflitto con questo obiettivo. Dai ai rappresentanti il tempo di concentrarsi su quello che sanno fare meglio: vendere.
Fasi successive
I riesami della pipeline sono al centro di un team di vendita coinvolto e orientato ai risultati. Danno ai rappresentanti gli strumenti e gli insight di cui hanno bisogno per concludere le trattative e permettono ai manager di creare previsioni accurate. Per assicurarti che abbiano successo, i riesami devono essere fruibili e mirati. Il consiglio di Brian Bachofner, il nostro VP di Product Marketing, è: “Identifica le attività chiave che faranno progredire le trattative. Questo aumenterà la salute della pipeline, la precisione delle previsioni e la probabilità di raggiungere — o superare — le quote.”
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