Scrivere e-mail efficaci: 5 suggerimenti

Riuscite a ricordare perché avete risposto all’ultima e-mail nella vostra casella di posta in arrivo? Potrebbe essere stato per l’oggetto, per la persona che vi ha scritto o per la prima frase. Può sembrare scontato, ma scrivere un’e-mail che riceva una risposta non è così semplice: è una forma d’arte.

Ogni singola mail può essere importante e può aiutarvi a instaurare una relazione lunga, felice e reciprocamente vantaggiosa, indipendentemente dal fatto che vi occupiate di vendite, marketing o successo dei clienti.

Volete stabilire nuove proficue relazioni per la vostra piccola impresa con l’aiuto di una semplice e-mail? Qualunque sia il vostro obiettivo, presentare i vostri prodotti o servizi a potenziali clienti, trovare un relatore per un evento oppure ottenere attenzione da parte della stampa, ecco cinque passaggi per perfezionare le vostre e-mail.

1. Fate le dovute ricerche

Prima ancora di iniziare a digitare, assicuratevi di avere tutte le informazioni necessarie. Chi sono i vostri destinatari? Quali sono i loro interessi? E i loro hobby? In che modo il loro lavoro o la loro vita quotidiana possono aiutarvi a raggiungere il vostro obiettivo?

Senza sapere esattamente chi sono i vostri destinatari, non saprete come coinvolgerli e sicuramente non saprete come rivolgervi a loro in modo da farli sentire persone anziché clienti. Quindi, fate ricerche approfondite su Google e scoprite di più su chi c’è dall’altro lato dello schermo.

Suggerimento degli esperti: i social media possono fornirvi ulteriori informazioni sui destinatari delle e-mail e sui loro traguardi più recenti. Hanno vinto un premio? Parleranno a una conferenza? Date uno sguardo al loro account LinkedIn o Twitter per scoprirlo. Nel passaggio 3 scoprirete come possono esservi utili queste informazioni.

2. Catturate l’attenzione del destinatario con l’oggetto dell’e-mail

L’oggetto dell’e-mail è un assaggio del contenuto, in altre parole un’anteprima dell’e-mail. Deve essere breve, coinvolgente, mirato, ma specifico quanto basta perché lo scopo sia chiaro.

Poiché dall’oggetto dipende la prima impressione, l’obiettivo è quello di suscitare l’interesse del destinatario e spingerlo ad aprire l’e-mail. Ecco perché è importante fare in modo che non sembri spam. Anche se siete entusiasti dell’e-mail che state per inviare, non utilizzate punti esclamativi o tutte lettere maiuscole. Invece, andate dritti al motivo per cui state scrivendo; inserire una domanda nella riga dell’oggetto può essere un modo efficace per farlo, ad esempio: “Vuoi essere uno dei relatori del Dreamforce?”

Avete un motivo per congratularvi con la persona a cui state scrivendo? Potreste menzionarlo nella riga dell’oggetto, come alternativa. Assicuratevi di far sentire il destinatario apprezzato, riconosciuto e considerato. Ad esempio, se è uno dei clienti più innovativi della vostra organizzazione, potete iniziare l’e-mail dicendo: “Congratulazioni: sei tra i nostri clienti più innovativi.”

3. Trovate un terreno comune

Quando scrivete un’e-mail a una persona che non conoscete, cercate di utilizzare tutto ciò che potreste avere in comune per la frase iniziale. Non avete tempo per parole superflue e convenevoli, soprattutto quando l’attenzione dei clienti a livello globale è sempre più ridotta.

È qui che le vostre ricerche possono rivelarsi utili. Se avete visto la persona in questione parlare a un evento o avete un collegamento in comune su LinkedIn, menzionatelo nella frase d’esordio. Le ricerche dimostrano che le e-mail con messaggi personalizzati hanno un tasso di risposta migliore del 32,7%.

4. Quale valore state offrendo?

In generale, la maggior parte delle persone non risponde a un’e-mail, né tantomeno la legge, se non ne vede l’utilità. Ciò non significa che dovete dilungarvi in complimenti, ma essere consapevoli che il tempo del destinatario è prezioso, pertanto scrivetegli solo se è nel suo migliore interesse.

Se invitate la persona interessata a un evento, spiegate perché è importante per lei. Potreste anche menzionare i nomi di altri partecipanti degni di nota, che potrebbero aiutare il destinatario dell’e-mail ad ampliare la sua rete e far crescere la sua azienda. Se presentate un prodotto, spiegate in modo dettagliato come può aiutare la persona in questione e la sua azienda, oppure condividete le storie di successo di altri a cui è stato utile, questo è particolarmente importante se menzionate qualcuno di influente o che il destinatario conosce personalmente.

5. Fate una richiesta ben precisa

1. La richiesta sia breve

2. Sia posizionata alla fine dell’e-mail, ma al di sopra della firma

3. Sia formulata come una domanda

4. Sia su un’unica riga

5. Eventuali altri dettagli siano inseriti sotto la firma

Lo scopo dell’e-mail è quello di ricevere una risposta, quindi assicuratevi di terminare con una domanda che invogli il destinatario a rispondere. Se desiderate includere ulteriori dettagli sulla vostra richiesta, fornite solo le informazioni essenziali sul contesto o la logistica. Potete sempre fornire maggiori dettagli in un’e-mail di follow-up.

Suggerimento degli esperti: non annoiate il lettore! Fornite le informazioni logistiche di base (data e ora) con un tono spiritoso sotto la vostra firma, in modo che possano scorrere verso il basso se desiderano saperne di più.

Siete pronti a diventare professionisti delle e-mail? Utilizzate questi suggerimenti per essere certi di ricevere una risposta dal vostro prossimo cliente, potenziale o acquisito, o relatore.

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