Smart working, remote working, hybrid working: dai primi mesi del 2020 questi concetti sono bruscamente entrati a far parte del quotidiano di aziende e lavoratori. Oggi, i nuovi modelli di organizzazione del lavoro basati su flessibilità e autonomia sembrano destinati a restare e a portare un cambiamento decisivo nel mondo del lavoro.
La diffusione dello Smart Working in Italia
Nel corso del 2021 e della prima metà del 2022, aziende private di ogni dimensione hanno consolidato e integrato il lavoro da remoto nei propri processi e nelle politiche di gestione del personale. A fine 2021, in un periodo ormai post-emergenza, gli smart worker in Italia erano ancora oltre 4 milioni e oggi, secondo uno studio condotto dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, l’81% delle grandi imprese intende proseguire con il lavoro agile anche al termine della pandemia, avviando progetti strutturati di tipo ibrido.
In particolare, gli smart worker delle grandi imprese hanno rilevato un miglioramento dell’equilibrio tra vita personale e lavorativa e valutato positivamente la propria efficacia ed efficienza durante il lavoro da remoto, pur riconoscendo due tipiche criticità del nuovo scenario lavorativo: l’aumento dello stress da tecnologia e il rischio di trascurare il riposo, lavorando più a lungo del previsto.
È diversa la situazione per le Piccole e Medie Imprese: nel 2021 il 53% ha attivato progetti di lavoro da remoto, ma solo il 35% ha dichiarato di voler proseguire. In parte questo minore interesse per lo smart working dipende dalle caratteristiche di settori in cui la presenza è fondamentale e il lavoro da remoto è difficilmente applicabile (per esempio in manifattura, retail, hospitality). In altri casi, si tratta di difficoltà della PMI nel fronteggiare alcune sfide poste da questa transizione: dall’adeguamento delle tecnologie digitali e la formazione del personale, alla necessità di sviluppare una nuova cultura aziendale basata sulla fiducia e sulla valutazione dei risultati.
Integrare un modello di smart working ben strutturato apre opportunità di innovazione e crescita, ma richiede di operare cambiamenti a livello di processi produttivi, di dinamiche lavorative e anche di cultura aziendale. Saper affrontare queste sfide sarà fondamentale per trarre i benefici che questo nuovo approccio all’organizzazione del lavoro può offrire a datori di lavoro e dipendenti.
Smart working, lavoro agile, lavoro da remoto, hybrid work: quali sono le differenze?
Con smart working si intende una modalità di gestione del lavoro che lascia alle persone flessibilità e autonomia per quanto riguarda i luoghi e i tempi in cui svolgere le proprie mansioni, poiché si basa sul raggiungimento degli obiettivi e sulla valutazione dei risultati anziché sul controllo della presenza e degli orari di lavoro.
Lavoro agile è il nome con cui, in Italia, lo smart working è regolato dalla Legge n. 81 del 2017, che ne definisce gli aspetti giuridici.
Con il graduale ritorno al lavoro in presenza dopo l’emergenza, il lavoro agile è tornato alla sua forma ibrida (hybrid work), che alterna il lavoro in presenza e quello in remoto. Lo smart working ibrido non prevede affatto che il lavoro avvenga al 100% fuori sede, men che meno da casa, ma che il dipendente possa gestire in modo flessibile e autonomo i tempi e i luoghi, lavorando sia negli spazi messi a disposizione dall’azienda sia in remoto: da casa come in viaggio, in soluzioni di coworking o adottando forme di nomadismo digitale.
Le più diffuse modalità di hybrid work prevedono di alternare all’interno della settimana giornate di lavoro in ufficio e giornate di lavoro da casa, una soluzione che consente di mantenere un buon equilibrio tra le esigenze della vita personale e i benefici del confronto con colleghi e supervisori. Oppure, si alternano intere settimane di lavoro in presenza e in remoto, un’opzione che facilita l’inserimento di lavoratori che vivono lontano dalla sede e contribuisce a ridurre il pendolarismo.
Smart Working: opportunità e sfide di una nuova dinamica lavorativa
Autonomia e flessibilità, spazio di lavoro, tecnologia e competenze digitali sono le caratteristiche fondamentali dello Smart Working e alcuni dei più importanti motori dei cambiamenti in atto nel mondo del lavoro.
Lavoro flessibile e autonomo: come sta cambiando la cultura aziendale
Una delle più preziose opportunità di cambiamento è forse anche la sfida più impegnativa e si gioca a livello di cultura aziendale.
La premessa per un progetto di smart working realmente efficace è aderire a un modello di gestione della forza lavoro basato sulla fiducia e sulla responsabilizzazione anziché sul controllo. Non più legato a orari e presenza, il merito dello smart worker viene misurato su obiettivi chiari e riconosciuto in base ai risultati.
Un’azienda competitiva e innovativa sa incoraggiare l’autonomia dei collaboratori e ne raccoglie i frutti in termini di efficienza, di qualità del lavoro e di coinvolgimento dei dipendenti. La soddisfazione dei dipendenti coinvolti, responsabilizzati e apprezzati aumenta la produttività e attrae talenti.
Oltre ai processi e ai sistemi di gestione del lavoro occorre quindi ripensare i modelli di valutazione e di feedback, non solo per monitorare la produttività, ma anche per riconoscere il merito dei lavoratori. Una delle criticità del lavoro da remoto è proprio il senso di disconnessione e isolamento che può cogliere un dipendente fisicamente lontano dal resto del team, dai supervisori e dal datore di lavoro, una situazione in cui diventa più difficile (e per questo tanto più importante) riconoscere gli sforzi e dimostrare apprezzamento.
Home office, smart office: come sta cambiando lo spazio di lavoro
Lo spazio di lavoro è il primo banco di prova su cui si è misurato il cambiamento, a cominciare dagli home office allestiti durante il lockdown e ottimizzati nel tempo, seguendo dritte e consigli su come migliorare il lavoro da casa.
Con il ritorno al lavoro ibrido e in presenza, il cambiamento ha coinvolto anche gli ambienti delle principali aziende che hanno riprogettato gli spazi di lavoro per favorire una modalità più flessibile e condivisa. In un contesto in cui le persone si alternano, lavorando in presenza e in remoto a distanza di giorni o settimane, si può scommettere sul superamento del concetto di postazione individuale e fissa, progettando uffici che prendono ispirazione dagli spazi di cowork.
I vantaggi di un ambiente che incoraggia la collaborazione e la socialità nelle giornate di lavoro in presenza sono molteplici. Può stimolare il confronto e migliorare la qualità del lavoro, sopperire alle eventuali lacune nella comunicazione digitale tra colleghi e, soprattutto, creare connessioni che mantengono vivo il supporto sociale, la cui mancanza si è fatta tanto sentire nell’esperienza dei lavoratori costretti a un full remote durante la pandemia.
Così come il lavoro ibrido può contribuire a ridurre pendolarismo ed emissioni, dal punto di vista della sostenibilità ambientale e sociale ripensare e ridurre gli spazi di lavoro in presenza può essere l’occasione per contenere i consumi, migliorare l’efficienza energetica e ridurre l’impronta ecologica aziendale.
Strumenti operativi e tecnologie digitali per il lavoro remoto
Il lavoro da remoto non è possibile senza un’adeguata infrastruttura digitale, che include non solo hardware e device sufficientemente potenti e aggiornati, ma anche una connessione veloce e affidabile, sistemi di sicurezza informatica, protocolli che tutelino la privacy di lavoratori e clienti, VPN, strumenti di social networking interni all’azienda, applicazioni e software compatibili, sicuri e aggiornati.
Se il lavoro deve poter essere svolto ovunque con la stessa facilità con cui lo si esegue nella propria postazione “tradizionale”, le tecnologie a disposizione degli smart worker devono metterli in grado di comunicare con tutti i livelli dell’azienda, di reperire velocemente informazioni e risorse, di ricevere supporto tecnico e formazione, di seguire l’onboarding dei nuovi dipendenti, di socializzare con i colleghi.
La trasformazione in atto coinvolge quindi in modo sostanziale anche gli investimenti delle aziende negli strumenti operativi, che a loro volta contribuiranno a creare le nuove abitudini lavorative dei dipendenti, sia in presenza che in smart working. Sarà infatti sempre più importante evitare che si creino gap tecnologici tra chi lavora in sede e chi in remoto.
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