業務管理の効果的な進め方は？管理すべき6つの内容やメリットも紹介

近年働き方の変化に伴い、業務管理の重要性が高まっています。企業が成長するためには、適切な業務の管理が欠かせません。しかし会社の規模が大きくなると、社員一人ひとりの動きやタスクの把握が難しくなることも多いでしょう。

本記事では、今一度業務管理をするメリットに焦点を当て、管理すべき6つの内容をご紹介します。効率的に業務を管理する方法も解説しているので、業務効率化を目指す方はぜひ最後までご覧ください。

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業務管理とは

そもそも業務管理とは、社内の業務を効率的におこなうために、業務の内容や進捗などを適切に管理することを言います。各部署で、誰が、何を、どのようにおこなっているのかを把握するのが業務管理です。

さらには従業員や業務内容だけでなく、お金や情報の動きを管理するのも業務管理の特徴です。複雑化された業務や情報を適切に管理し、効率的に業務を進められるようにします。

業務管理をする5つのメリット

業務管理には以下5つのメリットがあります。

• 業務の属人化を解消できる
• 業務効率・生産性の向上が期待できる
• チーム内のコミュニケーションが強化される
• リスクの早期発見と対応が可能になる
• リソースを最適に活用できる

それぞれ詳しく見ていきましょう。

業務の属人化を解消できる

業務管理は会社全体の動きを可視化できるため、属人化の解消に効果的です。

会社の規模が大きくなると、各部署の動きや業務内容を適切に把握するのが困難になります。その結果、特定の人に業務が依存する属人化を引き起こします。担当者が不在の際に業務が滞ったり、他のメンバーが対応できなかったりするのが属人化の特徴です。

しかし業務の管理を一元化すると、業務の流れや情報が共有されやすくなり、属人化を解消できます。メンバー同士がサポートしやすい環境が整備され、チーム全体で取り組む体制が整います。

業務効率・生産性の向上が期待できる

業務管理によって優先的に取り組むべきタスクが明確になると、「何から手をつけるべきかわからない」といった悩みをなくせるのが特徴です。無駄な作業を排除し適切な手順でタスクに取り組めるため、作業効率が上がります。

タスクの優先度を設定すると、効率的なリソース配分も可能にします。各タスクの担当者を他のメンバーも把握でき、情報交換がスムーズになるのもポイントです。無駄な作業の見直しやスムーズな業務の進行が、生産性の向上にもよい影響を与えます。

チーム内のコミュニケーションが強化される

業務管理で従業員間のコミュニケーションが活発になるのもメリットです。社内の業務が一元管理されると各メンバーの役割や進捗状況が明確になるため、適切な情報交換が可能になります。担当者や担当業務が可視化されることで、情報の行き違いや認識のズレが起こることもありません。

部門の垣根を越えたチームの活発なコミュニケーションは、1つ目のメリットである属人化の防止や社内のよい雰囲気作りとも関連しています。チームの連携が強化され、よりいっそう目標に向かって進めるようになるでしょう。

関連記事：情報共有のメリットとは？具体的な方法と役立つツールを解説

リスクの早期発見と対応が可能になる

進捗状況が可視化されると、スケジュールの遅延やリソース不足といったリスクを早期発見できるのもメリットのひとつです。業務の進捗を定期的に確認することで、課題への迅速な対応が可能になり、業務の停滞を防ぎます。

また同様の状況が発生したときにどのように対応すべきか、次回に向けた対策の立案も可能です。業務管理によるリスクの早期発見と迅速な対応で、業務が停滞するリスクを最小限に抑えられるでしょう。

リソースを最適に活用できる

業務管理は業務を管理するだけでなく、人や時間、予算の管理もおこないます。こういった業務や人、時間、予算の管理で、人材の無駄使いやリソース不足を防げるのが特徴です。

どの業務にどのくらいの人、時間、予算が必要かを把握し、適切なリソース配分が可能になります。必要な人材や資金を確保できるため、安定した業務進行が期待できます。

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業務管理の具体例・内容

先ほどもお伝えした通り、業務管理は業務を管理するだけではありません。以下に管理すべき6つの内容をまとめたので、これからの業務管理の参考にしてみてください。

• 案件管理
• 顧客管理
• タスク管理
• 時間管理
• 従業員管理
• 経営管理

それぞれ非常に大切な項目です。具体的にどのように管理すべきかを詳しく見ていきましょう。

案件管理

案件管理とは、営業活動における商談の状況やプロジェクトの進捗状況、顧客情報などの管理です。売上の見通しを立てるために非常に重要な管理項目です。

案件の概要だけでなく、顧客とやり取りをした内容や日付、受注の予定日まで詳細を管理します。「いつ」「どこで」「誰が」「どのように」といった情報を細かく管理することで顧客理解が進み、顧客に適切なタイミングで最適な提案ができるようになります。

蓄積された情報は今後の営業活動において非常に貴重な財産です。「情報がどこにあるかわからない」といった状況に陥らないように、適切な方法で管理しましょう。

関連記事：
案件管理とは？メリットや管理ツールの種類、選び方も詳しく解説
Excel の案件管理の限界と CRM による案件管理の価値

顧客管理

顧客管理は、その名の通り顧客のあらゆる情報を管理することです。管理する内容は、企業名や担当部署、担当者名といった会社の基本情報だけではありません。購入した商品、購入日、購入価格、回数などの購買履歴や接触履歴といった情報も含まれます。

顧客のニーズや課題を把握するための管理で、商品やサービスを継続して購入してもらうためには欠かせません。

顧客の管理には、おもにExcelや顧客管理システム（CRM）が利用されます。それぞれメリットやデメリットがあるので、詳しく知りたい方は以下の記事もあわせてご覧ください。

関連記事：
顧客管理とは？メリット・デメリット、役立つツールの特徴と選び方も解説
エクセル（Excel）を活用した顧客管理方法｜データベースの作り方も解説

タスク管理

タスク管理とは、従業員1人ひとりに割り当てられるタスクの管理です。担当者のみが知っている状態ではなく、各個人レベルのタスクを全体で把握・共有します。

進行に遅れが見られるプロジェクトや問題が生じているプロジェクトをチームで管理、改善するのが目的です。チームや社内で進行するプロジェクトに関して、進捗状況やタスクの責任の所在を可視化します。

タスクを全体で把握することで、テレワーク中の従業員の動きもわかりやすいのが特徴です。

関連記事：タスク管理とは？おすすめのツールや上手くなるコツ、メリットを解説

時間管理

時間管理は、従業員が業務に取り組む時間を把握し、効率的に配分するための業務管理です。ある業務にどのくらいの時間がかかっているのか、チーム全体業務だけでなく個人レベルのタスクまで数値化します。

もし無駄な作業がある場合は削減し、大幅に時間がかかっている作業は人員を確保するなど、業務の効率化を目指すにあたって重要な管理項目です。余計な残業や休日出勤をしないためにも欠かせません。

プロジェクトや業務の納期に間に合うようするという意味でも、時間管理は必要です。

従業員管理

従業員管理とは、従業員の健康管理や勤怠管理を指します。

健康管理の面では、定期的な健康診断やストレスチェックを実施して従業員の健康状態を確認します。健康診断の実施は厚生労働省の『労働安全衛生法』第66条で定められているため、必ずおこないましょう。近年の働き方改革により、従業員の健康管理も企業にとって欠かせない管理項目のひとつです。

勤怠管理は、従業員の出退勤や残業時間、お給料の管理です。こちらも健康管理と同様、「従業員の労働時間を把握しなければならない」というルールが『労働基準法』で定められています。

法律に則って、健康管理と勤怠管理を適切におこないましょう。

出典：
「労働安全衛生法に基づく健康診断の概要」（厚生労働省）
「労働時間の適正な把握のために 使用者が講ずべき措置に関する基準」（厚生労働省）

経営管理

経営管理は長期的な成長を目指すための業務管理で、おもに以下の項目が挙げられます。

• 会社全体の戦略
• 売上や利益
• 運営組織
• 事業計画　など

案件やタスクといった現場の管理も重要ですが、計画的に事業を進めるためにはこれらの経営に関する管理も欠かせません。方向性がブレないように、運営組織を整えて戦略や計画を練っていきましょう。

関連記事：4C分析とは？各要素の概要や活用する方法、事例などを詳しく解説

業務管理を効率的に進める方法とコツ

続いては、業務管理を効率的に進めるコツを解説します。

1. 目的の明確化
2. 業務の洗い出し
3. 評価基準の設定
4. 定期的な進捗状況の確認
5. 結果の分析・改善策の立案

以上6つの手順で、効率的に進めていきましょう。

1.目的の明確化

業務管理の第一歩は「何のために業務を管理するのか」を明確にすることです。具体的な目的がないと形だけの管理になり、チーム内で認識のズレが生じやすくなります。

「業務効率化」や「顧客満足度向上」など、わかりやすい目的を設定しておくのがおすすめです。

目的をしっかりと可視化しておくことで、常に目的を意識しながら取り組みが可能になり、業務管理の効果を実感しやすくなります。全員が同じ方向に向かって業務を進められるように、現状を把握しながら具体的な目的や目標を設定しましょう。

2.業務の洗い出し

次は業務を洗い出し、必要なタスクを明確にする作業です。業務を細分化することで何を優先すべきかがわかり、タスクの重複や抜け漏れを防げます。

タスクを設定するときは「誰が」「何を」「いつまでに」担当するのかを決め、チーム全体でタスクの内容や責任者を共有しましょう。カテゴリーごとにタスクを整理して関連性を把握すると、効率的に業務を進められます。

3.評価基準の設定

業務を管理するにあたり、各タスクの評価基準を明確にしておくのも重要です。

• 期限通りにタスクを完了したか
• 目標値に達成したか
• 作業の進め方に問題がなかったか

上記のような基準を設けると業務の結果を正確に把握できます。数値で評価基準を定められる場合は、評価基準を数値化しましょう。数字という客観的に判断できる基準があることで、評価がよりしやすくなります。

4.定期的な進捗状況の確認

業務や評価基準を設定したあとに放置してしまってはいけません。業務管理を効果的に進めるためには、プロジェクトや業務進行中も、定期的に進捗状況を確認する仕組みを設けるのが重要です。進捗確認のタイミングをあらかじめ設定し、チーム全体で共有する時間を設けましょう。

途中で定期的に確認する時間を設けることで、問題が生じた場合でも迅速な対応が可能です。計画通りに進んでいなければ、都度修正していきましょう。タスクが遅れている場合や何か予期せぬトラブルが発生している際は、その理由や原因追究にも努める必要があります。

5.結果の分析・改善策の立案

業務終了後は振り返りと結果の分析が欠かせません。

• 定めた計画や目標、評価基準は適切であったか
• 目標を達成できたか
• 課題はなかったか

改善すべき点を洗い出し改善策を立てることで、管理方法のブラッシュアップにつながります。また改善点だけでなくうまくいった点を分析するのも効果的です。うまくいった理由は何かを明らかにし、業務管理のノウハウとして蓄積していきましょう。

結果の分析と改善策の立案が、業務管理を効果的に継続させるための鍵となります。

AI搭載型のCRM『Sales Cloud』の活用で業務管理の効率化が可能

企業を成長させるためには、業務管理が欠かせません。しかしあらゆる業務や情報を管理するのは容易ではないでしょう。そこでおすすめするのがSFA/CRMの活用です。

『Sales Cloud』は、AIが搭載された営業支援システム（SFA/CRM）です。営業活動や顧客、商談、売上予測などの管理が可能で、搭載されたAIを活用するとさらなる業務の効率化や売上向上が図れます。たとえばリードのポテンシャルや商談の健全性、関連する営業活動にもとづいて、最優先の案件をAIが見極めてくれます。

Excelやスプレッドシートは業務の管理に留まりますが、『Sales Cloud』を活用すると案件や顧客情報の管理に留まらない効果が期待できるでしょう。

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Salesforceの導入で業務管理に成功した事例

『Salesforce』の導入により業務管理を成功させた企業の事例をご紹介します。『株式会社サンゲツ』は、インテリア業界で名を馳せる老舗企業です。

同社は自己完結型の営業や訪問件数重視の古い管理体制、紙での対応などが課題となっていました。そこで「強い営業・効果的な営業・効率的な営業」の実現を目指し、『Sales Cloud』を導入しました。

営業に関する全情報をSales Cloudに入力したことで、データにもとづく営業活動が可能になったそうです。営業業務は95％電子化することで一気に効率化され、月間2,500 時間の工数削減にも成功しました。

関連記事：株式会社サンゲツ | 営業業務は95％電子化することで一気に効率化され、月間2,500 時間の工数を削減できました。全社的にも紙の年間使用量を大幅に減らすことができています

適切な業務管理で業務の効率化を図ろう

業務管理は、属人化の解消や業務効率化、生産性の向上が実現する重要なプロセスです。適切な業務管理をおこなうことで、無駄を省き、チームの連携を強化しながら目標達成を目指せます。

ExcelやGoogleのスプレッドシートで管理する方法もありますが、分析までおこなうのであればツールの活用をおすすめします。AIが搭載された効果的なSFA/CRMである『Sales Cloud』の導入で、結果の出る業務管理をおこないましょう。

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