エクセル（Excel）はデータ管理に便利なツールであり、顧客管理にも効果的に活用できます。コスト面や使いやすさなどにメリットがある一方で、共同作業のしにくさやセキュリティ面にはデメリットがあるため、特徴を正しく理解することが大切です。
本記事では、エクセルで顧客管理をおこなうメリット・デメリットや運用のポイント、データベースの作り方まで詳しく解説します。エクセル以外の顧客管理方法としてCRMの特徴にも触れているので、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
エクセル（Excel）で顧客管理をおこなう方法・4つのステップ
エクセル（Excel）での顧客管理は、以下のステップでおこなうのが一般的です。
- 入力する項目を決める
- 顧客情報を入力する
- 罫線や行の幅などを調整する
- テーブル機能でデータベース化する
ステップごとのポイントを押さえ、エクセルでの顧客管理の方法を理解しましょう。
なお、顧客管理の重要性や便利なツールの種類などは以下の記事で解説しているため、あわせて確認してみてください。
1．入力する項目を決める
エクセルで顧客管理をする準備として、データベースに入力する項目を決めましょう。管理に必要な項目に絞り込むことで、見やすく使いやすいデータベースになります。
入力項目は、対象とする顧客に合わせて決めるため、BtoBとBtoCで異なります。BtoBは対企業であるため企業情報、BtoCは対個人であるため個人情報を中心に項目を選定しましょう。
BtoBとBtoCそれぞれで記載したい主な項目は、以下の通りです。
【BtoB】
| 項目 | 記載内容 |
|---|---|
| 企業概要 | ・公式サイトのURL ・代表者 ・電話番号 ・FAX番号 ・メールアドレス など |
| 担当者情報 | ・氏名 ・部署 ・電話番号 ・メールアドレス ・決裁権の有無 など |
| 購買情報 | ・購入した製品・サービス ・購入したタイミング・時期 ・購入した金額 ・購入した経路 など |
| 営業情報 | ・問い合わせの理由 ・営業担当者の氏名 ・営業活動の進捗 など |
【BtoC】
| 項目 | 記載内容 |
|---|---|
| 個人情報 | ・氏名 ・住所 ・電話番号 ・メールアドレス ・性別 ・生年月日 ・年齢 ・家族構成 など |
| 購買情報 | ・購入した商品・サービス ・購入した回数 ・購入した金額 ・会員ランク ・来店予定日 など |
2．顧客情報を入力する
顧客管理の項目を選定できたら、データベースに顧客情報を入力します。
エクセルは列に対して並び替えや抽出などの機能が適用されるため、詳細は縦軸、具体的な項目を横軸にするのが基本です。
また、各項目の入力ルールを決め、顧客情報の表記を統一しましょう。たとえば、住所欄は必ず都道府県から記載するようにすると、並び替えや抽出がスムーズになります。
3．罫線や行の幅などを調整する
一通り顧客情報を入力した後は、視認性がよくなるようにデータベースの調整を行います。
たとえば、顧客名や項目がわかりやすいように、1列目と1行目に色をつけると、何に対するデータかわかりやすいです。
他にも、行や列の幅を調節したり、セルに罫線をつけたりすると、データベースが見やすくなります。装飾が多すぎるとかえって見にくくなるため、最低限の調整に留めるのがポイントです。
4．テーブル機能でデータベース化する
顧客管理データベースの仕上げとして、エクセルのテーブル機能を使って、表をデータベース化します。
データベースにしたい範囲を指定した後に、「テーブルの書式設定」を選択し、デザインや色などのスタイルを決定したら、データベース化は完了です。
データベース化したリストでは、フィルターや並び替えなど、さまざまな機能を利用できるようになります。
顧客管理に役立つエクセル（Excel）の機能
エクセル（Excel）には、顧客管理に役立つさまざまな機能が搭載されています。顧客管理に便利な機能は、以下の通りです。
| 機能 | 概要 |
|---|---|
| ウィンドウ枠の固定 | 管理項目を固定し、スクロールしても常に画面に表示される機能 |
| 重複項目のチェック | 入力された内容が重複していないか確認する機能 |
| フィルター | 特定の条件に絞って必要なデータを抽出できる機能 |
| スライサー | 指定した項目でデータを抽出できる機能 |
| 検索 | 取得したい情報をキーワードで検索できる機能 |
| ピボットテーブル | データの集計や分析をおこなえる機能 |
| フォーム | 指定したデータをカード形式で表示できる機能 |
それぞれの機能や活用するメリット、使い方を押さえていきましょう。
ウィンドウ枠の固定
ウィンドウ枠の固定を有効にすると、顧客管理データベースの項目名を画面上に固定できます。
有効にしていない場合、画面のスクロールによって項目が見えなくなり、何に対するデータかわからなくなる場合があるでしょう。ウィンドウ枠を固定すれば、常に項目名が画面上部に表示されるので、データの確認をおこないやすくなります。
ウィンドウ枠の固定は、以下の手順で設定できます。
- タブの「表示」をクリックする
- 「ウィンドウ枠の固定」をクリックする
重複項目のチェック
顧客管理データベース内の内容が重複すると、余分なデータが増えて管理しにくくなるため、定期的にエクセル（Excel）の重複項目のチェックを使いましょう。
「重複する値」をクリックし、確認したい項目を設定するだけで、重複があれば該当するデータが強調されます。
重複項目のチェックは、以下の手順でおこないましょう。
- タブの「ホーム」をクリックする
- 「条件付き書式」を選択し、「セルの強調表示ルール」をクリックする
- 「重複する値」をクリックする
フィルター
エクセル（Excel）の顧客管理データベースから必要なデータを抽出したいときは、フィルター機能が便利です。
データベース化したテーブルのアイコンをクリックすると、「テキストフィルター」に項目が表示されます。抽出したい条件を選択することで、必要な情報のみを表示できます。
スライサー
スライサーは、フィルター機能よりもさらに細かい条件で絞り込んだデータ抽出ができる機能です。抽出したデータがわかりやすく表示されたり、複数の項目を一度に抽出できたりするため、データの参照や確認がしやすくなります。
スライサーの使い方は、以下の通りです。
- タブの「テーブル デザイン」をクリックする
- 「スライサーの挿入」をクリックする
- 抽出したい項目を選択し、「OK」をクリックする
検索
顧客管理データベースの中から必要な情報を探したいときは、エクセル（Excel）の検索機能を使いましょう。
検索ウィンドウにキーワードを入れると、キーワードが含まれる項目が表示されます。スクロールして探す必要がなくなるので、顧客管理の効率を高められます。
検索機能を使用する手順は、以下の通りです。
- タブの「ホーム」をクリックする
- 「検索と選択」をクリックする
- 検索したいキーワードを入力し、「次を検索」をクリックする
ピボットテーブル
ピボットテーブル機能を使用すると、データベースをもとにデータの集計や分析ができます。
たとえば、新規顧客と既存顧客の売上をそれぞれ確認したいときに、各項目を指定すれば手動で計算する手間がなく、データの可視化が可能です。
ピボットテーブルを使用する手順は、以下を参考にしてください。
- タブの「テーブル デザイン」をクリックする
- 「ピボットテーブルで集計」をクリックする
フォーム
エクセル（Excel）の顧客管理データベースに蓄積された情報が増えると、ひとつの顧客データ全体を見るのが難しくなります。
エクセルのフォーム機能を活用すると、確認したい顧客に対するデータのみを表示できるため、情報を全体的に見たいときに便利です。
フォーム機能を使用する手順は、以下の通りです。
- 設定の「オプション」から「クイックアクセスツールバー」を選択する
- 「すべてのコマンド」から「フォーム」を選択し、「追加する」をクリックする
- 参照したい顧客の行全体を指定する
- クイックアクセスツールバーに表示された「フォーム」アイコンをクリックする
エクセル（Excel）で使いやすい顧客管理データベースを作成する8つのコツ
エクセル（Excel）で正確な顧客管理をするためには、データベースづくりが重要です。誰でも見やすく使いやすいデータベースを作成することで、顧客情報の管理や活用がしやすくなります。
エクセルで顧客管理データベースを作成する際は、以下に挙げる8つのポイントを実践しましょう。
- 管理項目を必要最低限にする
- データを縦方向に入力する
- データベース内に空白のセルを作らない
- タイトルの下に空白の行を1行入れる
- マクロや関数はむやみに使用しない
- セルを結合しない
- 入力ルールをあらかじめ決める
- ファイルの保管場所や編集者を固定する
管理項目を必要最低限にする
顧客管理の項目が多すぎると入力の手間がかかり、管理効率も落ちるため、必要最低限の項目に絞るのがポイントです。
管理項目の選定は、顧客管理の目的に合わせて行いましょう。たとえば、顧客へのメールマガジンを適切なタイミングで送付したいならば、会員登録日や購入日、メール送信日などの項目が必要です。
また、将来管理するかもしれない項目は入れないようにしましょう。使用しない項目を入れると、データベースが見にくくなります。エクセルはデータを簡単に追加できるため、必要な項目が増えた段階でも遅くありません。
データを縦方向に入力する
エクセル（Excel）の基本として、データは縦方向に入力しましょう。フィルターやソートなどの機能は縦方向に適用されるため、横軸に項目を並べて縦にデータを入力するのがポイントです。
データベース内に空白のセルを作らない
顧客によって、あらかじめ設定した項目に入力する情報がない場合もありますが、セルを空白にするのは避けましょう。
空白のセルがあるとフィルターやソートが機能しなくなるため、「-（ハイフン）」や「記載事項なし」などを記載する必要があります。
タイトルの下に空白の行を1行入れる
顧客情報を管理する際に、データベースの1行上に「顧客リスト」といったタイトルを記載する場合があります。
タイトルを記載する場合は、表とタイトルの間に1行間隔をあけましょう。間隔があいていないとデータベースが認識されないケースがあります。表をデータベースと認識させるために、必ずタイトルと1行間隔をあけましょう。
マクロや関数はむやみに使用しない
エクセル（Excel）には、操作を自動化するマクロや計算式を指定できる関数などの機能があります。
データベースの操作や計算の効率を高めてくれる機能ですが、むやみに使用した場合、人によっては使いにくくなる場合に注意が必要です。
マクロ機能のメンテナンスや関数の設定などはスキルが求められるため、属人性の高いデータベースになります。誰でも入力・管理できるように、シンプルなデータベースを目指しましょう。
セルを結合しない
ひとつのセルに対して入力する内容が多い場合、セルを結合するケースがありますが、顧客管理データベースにおいてセル結合はNGです。
結合したセルは、並び替えやソートで認識されず、コピーや移動もしにくくなります。顧客管理では、必要な情報を正確に抽出できることが大切であるため、セルを結合せずに見やすく整理しましょう。
入力ルールをあらかじめ決める
顧客情報を更新する際に、データの表記が入力者によってブレないように入力ルールを徹底しましょう。
「住所は都道府県から」「名字と名前の間にスペースを入れる」など、細かいルールをあらかじめ決めておくと表記を統一できます。
入力内容が決まっている項目であれば、プルダウンメニューを設定するのも方法のひとつです。たとえば、性別を入力する項目があるなら、プルダウンに「男性」「女性」を設定し、どちらかを選択することで表記のブレを防げます。
入力ルールを決めたら、ルールをまとめたシートを用意しましょう。ルールを確認したいときや運用者が増えたときなどに、スムーズに確認できるようになります。
ただし、ルールが複雑になると、正しくデータを入力することが難しくなります。手順書を隅から隅まで読まなくても簡単に入力できるよう、設計段階から配慮することが非常に重要です。
ファイルの保管場所や編集者を固定する
エクセル（Excel）のファイルは比較的簡単にコピーでき、最新のファイルがわかりにくくなる場合があるため、ファイルの保管場所を固定しましょう。
ファイルの保管場所が決まると、どのファイルが最新かわかり、最新のデータベースで顧客情報を確認できます。
またエクセルは書き換えも容易なため、誤操作や誤入力でデータベースが崩れないように、編集者を決めることも必要です。編集者を絞ることで、万が一のミスがあっても責任の所在が明らかになり、トラブル対応がしやすくなります。
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エクセル（Excel）を用いた顧客管理に便利な無料テンプレート
エクセル（Excel）を活用し、オリジナルの顧客管理データベースを作成する方法とは別に、無料で提供されているテンプレートを利用する手もあります。ゼロからデータベースを作成する必要がないため作成の工数を押さえられ、必要なタイミングですぐに営業組織に導入できる点がメリットです。
しかし、業種や商材などで顧客管理の項目は異なるため、テンプレートのまま使えるとは限りません。テンプレートをベースにして、自社にあわせてカスタマイズしましょう。
エクセルを提供しているMicrosoftでは、無料テンプレートを配布しています。活用したい方は、以下のページを確認してみてください。
顧客管理をエクセル（Excel）でおこなうメリット
顧客管理をエクセル（Excel）でおこなうことで、以下のようなメリットを期待できます。
- 導入や運用にかかる費用を削減できる
- 教育の工数やコストを抑えられる
- 目的にあわせてデータベースをカスタマイズできる
費用や工数などのメリットを理解して、顧客管理へのエクセルの活用を検討してみてください。
導入や運用にかかる費用を削減できる
エクセル（Excel）は、Microsoft365を導入している企業なら、社員それぞれのパソコンですぐに利用できます。エクセルで顧客管理データベースを作成し、全体に共有するだけで運用をはじめられるのがメリットです。
顧客管理に特化したシステムを導入する場合は、初期費用やランニングコストが発生します。Microsoft365は月額1,490円から利用できるので、顧客管理システムに比べて安価で導入・運用できるのも魅力です。
教育の工数やコストを抑えられる
エクセル（Excel）は、パソコンに標準搭載されている場合が多く、業務上や日常的に使用したことがある人が多くいるでしょう。
基本的な操作方法や機能などに慣れている社員が多い場合、教育の工数やコストを抑えられます。別途研修の機会を設けたり、レクチャーに時間を割いたりする必要がない点で、最小限の手間や費用での顧客管理が可能です。
目的にあわせてデータベースをカスタマイズできる
エクセル（Excel）で作成した顧客管理データベースは、比較的簡単にカスタマイズできます。たとえば、顧客管理の項目を増やしたい場合には、列を増やすだけで必要に応じた編集が可能です。
目的にあわせたカスタマイズもしやすく、商談管理や顧客との関係維持など、さまざまな用途にマッチしたデータベースを作成できます。
商談管理を目的とするなら、顧客情報とあわせて営業活動のステップやヒアリング内容などを記載する項目をつくると、効果的な管理ができるでしょう。
顧客管理をエクセル（Excel）でおこなうデメリット
エクセル（Excel）での顧客管理にはメリットもありますが、専用の顧客管理ツールに比べると弱点が多くあります。
- リアルタイムで共有できない
- セキュリティ対策に労力が必要になる
- マーケティングに活用するためにはハードルが高い
- スマホでの確認が難しい
顧客管理をエクセルでおこなう行うデメリットを理解し、あらためて活用を慎重に検討しましょう。
リアルタイムで共有できない
エクセル（Excel）は、スプレッドシートのようなリアルタイムでの共有には適していません。基本的に、ファイルをメールやチャットなどに添付することで共有する必要があります。
共有後にデータ更新があった場合、添付したファイルには反映されず、他のメールやチャットの中に埋もれてしまう場合もあるでしょう。
顧客情報をチームでスムーズに共有しながら運用したい場合には、エクセルでは不便を感じる恐れがあります。
セキュリティ対策に労力が必要になる
顧客情報の漏えいを防ぐためには、エクセルのセキュリティ対策が必要です。パスワードの設定によってアクセスできる人を制限できますが、ファイル一つひとつにパスワードを設定しなければいけません。
管理ツールでは共通のログインID・パスワードで済むところ、エクセルでは設定の手間がかかります。パスワード設定は欠かせないため、運用の手間を覚悟しなければいけません。
マーケティングに活用するためにはハードルが高い
エクセル（Excel）はデータベースとしては優れたツールですが、マーケティングにも活用するのはあまり現実的ではありません。
ボタンひとつで操作できるマクロやExcel VBAなどで機能を拡張できるものの、使いこなすための知識やスキルは高度です。
また、さまざまな機能を活用するほどデータが重くなり、動作が遅くなる恐れがあり、使い勝手が悪くなるでしょう。
無理なくエクセルを顧客管理に活用するなら、エクセルはデータベースとして使い、その他ツールでマーケティングや分析を並行しておこなう方が効率的な場合があります。
スマホでの確認が難しい
エクセル（Excel）は、パソコンでの使用を前提としているため、スマホでの確認にはあまり向いていません。
営業先へ向かう途中にデータを確認したり、帰社中に顧客情報を更新したりするなどの作業は、スマホでは難しいでしょう。
外出先での作業が多い場合には、データの確認ミスや編集ミスなどを防ぐために、スマホでも使いやすいツールを選ぶのがおすすめです。
エクセル（Excel）以外の顧客管理に役立つツール
エクセル（Excel）での顧客管理は、コストや難易度が低い点がメリットですが、メンバー間での共有やセキュリティ対策の手間などのデメリットも多くあります。
顧客情報をメンバーで共有したり、出先での確認・更新をしたりする場合には、以下のようなツールが便利です。
SFAとは営業支援システムと呼ばれるツールで、営業活動に関する情報を管理できます。顧客の基本情報や行動履歴などを記録・分析することで、データにもとづいた営業活動が可能です。
MAはマーケティングオートメーションと呼ばれ、マーケティング活動を効率化できるツールです。見込み顧客のデータを管理したうえで、メールマガジンの配信やダイレクトメールの送付などを自動化でき、顧客の行動データを分析できます。
とくに顧客管理に適しているのが、CRMという顧客情報を一元管理できるシステムで、部署間での情報共有や外出先からの確認などが可能です。顧客情報を管理するデータベースとして機能しながら、データの確認や管理の効率を高められます。
ツールによって管理できる項目はさまざまですが、顧客情報を元にした分析やレポート・報告書の作成などもできるため、顧客管理に非常に役立つツールです。
顧客管理に活用できるツールについては以下の記事で詳しく解説しているので、詳細が気になる方はぜひチェックしてみてください。
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顧客管理にエクセルを効果的に活用しよう
エクセル（Excel）は顧客管理に活用できるツールで、フィルターやソートなどの機能によって、顧客情報をわかりやすく管理できます。
一方で、データのリアルタイム共有やマーケティングへの活用などは難しいため、あくまでデータベースとして活用するのがおすすめです。
顧客管理や案件管理などを一元的に行いたい場合は、ツールを利用するとよいでしょう。
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