【非効率・属人化解消】業務管理とは？目的・課題から改善手法、システム導入まで徹底解説

「チームの生産性が上がらない…」「特定の人に業務が偏り、属人化している…」「日々の業務に追われ、本来やるべき改善活動まで手が回らない…」

もし、あなたが管理職や業務改善の担当者として、このような課題を感じているなら、「業務管理」の進め方を見直す良い機会かもしれません。

企業の持続的な成長のためには、継続的な業務改善による生産性向上が不可欠です。そのためには、自社の業務を正確に把握し、非効率な部分を特定、最適化していく「業務管理」が非常に重要になります。

業務管理の主な目的は生産性向上ですが、コスト削減、従業員の負担軽減、変化への対応力強化など、他にもさまざまなメリットがあります。

本記事では、業務管理の基本から、多くの企業が抱えがちな課題、具体的な改善ステップ、そして業務効率化に役立つシステム（ツール）の選び方まで、あなたの組織の生産性を高めるための実践的なヒントを分かりやすく解説します。

▶ 無料お役立ち資料【勝てる営業組織を仕組みで作る5つのステップ】をダウンロードする

業務管理とは

そもそも業務管理とは、社内の業務を効率的におこなうために、業務の内容や進捗などを適切に管理することを言います。各部署で、誰が、何を、どのようにおこなっているのかを把握するのが業務管理です。

さらには従業員や業務内容だけでなく、お金や情報の動きを管理するのも業務管理の特徴です。複雑化された業務や情報を適切に管理し、効率的に業務を進められるようにします。

業務管理をする5つのメリット

業務管理には以下5つのメリットがあります。

• 業務の属人化を解消できる
• 業務効率・生産性の向上が期待できる
• チーム内のコミュニケーションが強化される
• リスクの早期発見と対応が可能になる
• リソースを最適に活用できる

それぞれ詳しく見ていきましょう。

業務の属人化を解消できる

業務管理は会社全体の動きを可視化できるため、属人化の解消に効果的です。

会社の規模が大きくなると、各部署の動きや業務内容を適切に把握するのが困難になります。その結果、特定の人に業務が依存する属人化を引き起こします。担当者が不在の際に業務が滞ったり、他のメンバーが対応できなかったりするのが属人化の特徴です。

しかし業務の管理を一元化すると、業務の流れや情報が共有されやすくなり、属人化を解消できます。メンバー同士がサポートしやすい環境が整備され、チーム全体で取り組む体制が整います。

業務効率・生産性の向上が期待できる

業務管理によって優先的に取り組むべきタスクが明確になると、「何から手をつけるべきかわからない」といった悩みをなくせるのが特徴です。無駄な作業を排除し適切な手順でタスクに取り組めるため、作業効率が上がります。

タスクの優先度を設定すると、効率的なリソース配分も可能にします。各タスクの担当者を他のメンバーも把握でき、情報交換がスムーズになるのもポイントです。無駄な作業の見直しやスムーズな業務の進行が、生産性の向上にもよい影響を与えます。

チーム内のコミュニケーションが強化される

業務管理で従業員間のコミュニケーションが活発になるのもメリットです。社内の業務が一元管理されると各メンバーの役割や進捗状況が明確になるため、適切な情報交換が可能になります。担当者や担当業務が可視化されることで、情報の行き違いや認識のズレが起こることもありません。

部門の垣根を越えたチームの活発なコミュニケーションは、1つ目のメリットである属人化の防止や社内のよい雰囲気作りとも関連しています。チームの連携が強化され、よりいっそう目標に向かって進めるようになるでしょう。

関連記事：情報共有のメリットとは？具体的な方法と役立つツールを解説

リスクの早期発見と対応が可能になる

進捗状況が可視化されると、スケジュールの遅延やリソース不足といったリスクを早期発見できるのもメリットのひとつです。業務の進捗を定期的に確認することで、課題への迅速な対応が可能になり、業務の停滞を防ぎます。

また同様の状況が発生したときにどのように対応すべきか、次回に向けた対策の立案も可能です。業務管理によるリスクの早期発見と迅速な対応で、業務が停滞するリスクを最小限に抑えられるでしょう。

リソースを最適に活用できる

業務管理は業務を管理するだけでなく、人や時間、予算の管理もおこないます。こういった業務や人、時間、予算の管理で、人材の無駄使いやリソース不足を防げるのが特徴です。

どの業務にどのくらいの人、時間、予算が必要かを把握し、適切なリソース配分が可能になります。必要な人材や資金を確保できるため、安定した業務進行が期待できます。

▶ 無料お役立ち資料【勝てる営業組織を仕組みで作る5つのステップ】をダウンロードする

業務管理の具体例・内容

先ほどもお伝えした通り、業務管理は業務を管理するだけではありません。以下に管理すべき6つの内容をまとめたので、これからの業務管理の参考にしてみてください。

• 案件管理
• 顧客管理
• タスク管理
• 時間管理
• 従業員管理
• 経営管理

それぞれ非常に大切な項目です。具体的にどのように管理すべきかを詳しく見ていきましょう。

案件管理

案件管理とは、営業活動における商談の状況やプロジェクトの進捗状況、顧客情報などの管理です。売上の見通しを立てるために非常に重要な管理項目です。

案件の概要だけでなく、顧客とやり取りをした内容や日付、受注の予定日まで詳細を管理します。「いつ」「どこで」「誰が」「どのように」といった情報を細かく管理することで顧客理解が進み、顧客に適切なタイミングで最適な提案ができるようになります。

蓄積された情報は今後の営業活動において非常に貴重な財産です。「情報がどこにあるかわからない」といった状況に陥らないように、適切な方法で管理しましょう。

関連記事：
案件管理とは？メリットや管理ツールの種類、選び方も詳しく解説
Excel の案件管理の限界と CRM による案件管理の価値

顧客管理

顧客管理は、その名の通り顧客のあらゆる情報を管理することです。管理する内容は、企業名や担当部署、担当者名といった会社の基本情報だけではありません。購入した商品、購入日、購入価格、回数などの購買履歴や接触履歴といった情報も含まれます。

顧客のニーズや課題を把握するための管理で、商品やサービスを継続して購入してもらうためには欠かせません。

顧客の管理には、おもにExcelや顧客管理システム（CRM）が利用されます。それぞれメリットやデメリットがあるので、詳しく知りたい方は以下の記事もあわせてご覧ください。

関連記事：
顧客管理とは？メリット・デメリット、役立つツールの特徴と選び方も解説
エクセル（Excel）を活用した顧客管理方法｜データベースの作り方も解説

タスク管理

タスク管理とは、従業員1人ひとりに割り当てられるタスクの管理です。担当者のみが知っている状態ではなく、各個人レベルのタスクを全体で把握・共有します。

進行に遅れが見られるプロジェクトや問題が生じているプロジェクトをチームで管理、改善するのが目的です。チームや社内で進行するプロジェクトに関して、進捗状況やタスクの責任の所在を可視化します。

タスクを全体で把握することで、テレワーク中の従業員の動きもわかりやすいのが特徴です。

関連記事：タスク管理とは？おすすめのツールや上手くなるコツ、メリットを解説

時間管理

時間管理は、従業員が業務に取り組む時間を把握し、効率的に配分するための業務管理です。ある業務にどのくらいの時間がかかっているのか、チーム全体業務だけでなく個人レベルのタスクまで数値化します。

もし無駄な作業がある場合は削減し、大幅に時間がかかっている作業は人員を確保するなど、業務の効率化を目指すにあたって重要な管理項目です。余計な残業や休日出勤をしないためにも欠かせません。

プロジェクトや業務の納期に間に合うようするという意味でも、時間管理は必要です。

従業員管理

従業員管理とは、従業員の健康管理や勤怠管理を指します。

健康管理の面では、定期的な健康診断やストレスチェックを実施して従業員の健康状態を確認します。健康診断の実施は厚生労働省の『労働安全衛生法』第66条で定められているため、必ずおこないましょう。近年の働き方改革により、従業員の健康管理も企業にとって欠かせない管理項目のひとつです。

勤怠管理は、従業員の出退勤や残業時間、お給料の管理です。こちらも健康管理と同様、「従業員の労働時間を把握しなければならない」というルールが『労働基準法』で定められています。

法律に則って、健康管理と勤怠管理を適切におこないましょう。

出典：
「労働安全衛生法に基づく健康診断の概要」（厚生労働省）
「労働時間の適正な把握のために 使用者が講ずべき措置に関する基準」（厚生労働省）

経営管理

経営管理は長期的な成長を目指すための業務管理で、おもに以下の項目が挙げられます。

• 会社全体の戦略
• 売上や利益
• 運営組織
• 事業計画　など

案件やタスクといった現場の管理も重要ですが、計画的に事業を進めるためにはこれらの経営に関する管理も欠かせません。方向性がブレないように、運営組織を整えて戦略や計画を練っていきましょう。

関連記事：4C分析とは？各要素の概要や活用する方法、事例などを詳しく解説

失敗しない！業務管理を改善するための実践5ステップ

「業務改善が必要なのは分かっているけど、何から手をつければ良いのだろう？」とお悩みではありませんか。ここでは、業務管理を改善し、生産性を高めるための具体的な進め方を、5つのステップに分けて分かりやすく解説します。

ステップ1：現状把握と課題の可視化

まず最初に行うべきは、現状の業務プロセスを正確に把握し、「見える化」することです。感覚や思い込みではなく、客観的な事実に基づいて課題を発見することが重要です。

• 担当者へのヒアリングを通じて、業務の手順、所要時間、使用ツールなどを聞き取る。
• 実際の業務を観察する。
• 業務フロー図を作成し、プロセス全体の流れを図式化する。
• 業務日報や時間計測ツールなどを活用し、各作業にかかる時間を記録する。

「誰が」「いつ」「何を」「どのように」「どれくらいの時間/コストをかけて」行っているのかを具体的に洗い出しましょう。これにより、非効率な作業、ボトルネック、属人化している業務などが見えてきます。

ステップ2：目標設定とKPI策定

現状と課題が明確になったら、次に「どのような状態を目指すのか」という具体的な目標を設定します。目標は、具体的（Specific）、測定可能（Measurable）、達成可能（Achievable）、関連性（Relevant）、期限（Time-bound）のある「SMART」な目標であることが理想的です。

• 「〇〇業務の処理時間を現状の平均〇時間から〇時間に短縮する（〇%削減）」
• 「〇〇におけるミス発生件数を月〇件以下にする」
• 「新規メンバーが〇〇業務を独力で完遂できるまでの期間を〇日以内にする」

目標の達成度合いを測るための具体的な指標（KPI）も併せて設定しましょう。これにより、改善活動の進捗や効果を客観的に評価できます。

ステップ3：改善策の立案と優先順位付け

設定した目標を達成するために、具体的な改善策を検討・立案します。ステップ1で特定した課題の原因を深掘りし、効果的な打ち手を考えましょう。

• 不要な業務・工程の廃止
• 業務手順の統合や分業化
• 作業順序の変更
• 業務の簡素化・標準化・マニュアル化
• アウトソーシングの活用
• ITツール（業務管理システムなど）の導入による自動化・効率化

複数の改善策が出てきた場合は、「効果の大きさ」「実行の容易さ（コスト・期間）」「緊急度」などの観点から優先順位をつけ、取り組むべき施策を決定します。

ステップ4：改善策の実行と効果測定

立案・決定した改善策を実行に移します。実行にあたっては、関係者への事前説明や協力依頼、必要なリソース（人員、予算、ツールなど）の確保が重要です。

「誰が」「いつまでに」「何をするか」を明確にした実行計画を立て、進捗を管理しましょう。

改善策を実行したら、必ずその効果を測定します。ステップ2で設定したKPIを用いて、目標達成度や改善効果を定量的に評価します。想定通りの効果が出ているか、予期せぬ問題は起きていないかを確認します。

ステップ5：定着化と継続的な改善（PDCAサイクル）

改善策を実行して効果が出たら、それを組織内に定着させることが重要です。変更した業務プロセスを正式なルールとし、関係者全員に周知徹底します。必要であれば、マニュアルの更新や研修なども行います。

業務改善は一度で終わりではありません。定着させた後も、定期的に効果をレビューし（Check）、さらなる改善点を見つけて次のアクションに繋げる（Action）というPDCAサイクルを回し続けることが、持続的な生産性向上には不可欠です。市場環境や技術の変化に合わせて、業務プロセスを常に見直し、最適化していく姿勢が求められます。

失敗しない！業務管理ツールの選び方｜種類・比較ポイントを解説

「Excelでの管理に限界を感じている…」「もっと効率的に業務を進めたい…」

こうした課題を解決するために、業務管理ツールの導入は非常に有効な手段です。しかし、多種多様なツールが存在するため、自社の目的や課題に合わないツールを選んでしまうと、「導入したのに使われない」「かえって業務が複雑になった」といった失敗に繋がりかねません。

ここでは、主な業務管理ツールの種類とその特徴を理解し、自社に最適なツールを選ぶための具体的な比較ポイントを解説します。

主な業務管理ツールの種類と特徴

業務管理に役立つ代表的なツールには、以下のようなものがあります。それぞれの特徴を理解し、自社の課題解決に最も適したツールはどれか考えてみましょう。

1. SFA（営業支援システム）/ CRM（顧客関係管理ツール）

顧客情報、商談履歴、案件の進捗状況、営業活動などを一元管理し、営業プロセスの効率化と成果向上を支えます。

2. ERP（統合基幹業務システム）

会計、人事、生産、販売、在庫管理といった企業の基幹となる業務情報を統合的に管理し、経営資源の最適化を図るシステムです。

3. プロジェクト管理ツール

複数のメンバーが関わるプロジェクトのタスク、スケジュール、担当者、進捗状況、関連ファイルなどを一元管理し、プロジェクトの計画的な進行を支援します。

4. ワークフローシステム

稟議申請、経費精算、勤怠申請など、社内で行われる様々な申請・承認業務のプロセスを電子化し、効率化するシステムです。

5. ビジネスチャットツール

テキストメッセージを中心に、ファイル共有やグループ作成機能などを備え、社内やチーム内の迅速かつ円滑なコミュニケーションを実現するツールです。

ツール選定の7つの比較ポイント

自社に最適なツールを選ぶためには、機能だけでなく、以下のポイントを多角的に比較検討することが重要です。

1. 目的との合致

ツール導入によって「何を解決したいのか」「何を実現したいのか」という目的を明確にし、その目的に合致したツールかを確認しましょう。

2. 機能の過不足

必要な機能が搭載されているかは勿論、機能が多すぎて複雑すぎないか、現場の担当者が必要とする機能が使いやすいかも重要です。

3. 操作性（UI/UX）

毎日使うツールだからこそ、直感的で分かりやすいインターフェースであるかは非常に重要です。無料トライアルやデモを活用し、実際に操作感を試してみましょう。

4. 費用対効果

初期費用や月額（年額）費用が予算内に収まるかだけでなく、導入によって得られる効率化効果や生産性向上効果と比較して、投資対効果が見込めるかを検討しましょう。

5. サポート体制

導入時の設定サポートや、運用開始後の問い合わせ対応、マニュアルやFAQの充実度など、サポート体制が整っているかを確認しましょう。特にITツールに不慣れな場合は重要です。

6. 連携性・拡張性

現在利用している他のシステム（会計ソフト、グループウェアなど）と連携できるか、将来的に組織規模や業務内容が変化した場合にも対応できる拡張性があるかを確認しましょう。

7. セキュリティ

企業の重要な情報を扱うため、データの暗号化、アクセス権限設定、バックアップ体制など、セキュリティ対策が信頼できるレベルにあるかを確認しましょう。

これらのポイントを踏まえ、複数のツール候補をリストアップし、機能や価格、サポート体制などを一覧できる比較表を作成して検討を進めることをお勧めします。無料プランやトライアル期間を活用して、実際に試用してみることも失敗を防ぐ上で非常に有効です。

AI搭載型のCRM『Sales Cloud』の活用で業務管理の効率化が可能

企業を成長させるためには、業務管理が欠かせません。しかしあらゆる業務や情報を管理するのは容易ではないでしょう。そこでおすすめするのがSFA/CRMの活用です。

『Sales Cloud』は、AIが搭載された営業支援システム（SFA/CRM）です。営業活動や顧客、商談、売上予測などの管理が可能で、搭載されたAIを活用するとさらなる業務の効率化や売上向上が図れます。たとえばリードのポテンシャルや商談の健全性、関連する営業活動にもとづいて、最優先の案件をAIが見極めてくれます。

Excelやスプレッドシートは業務の管理に留まりますが、『Sales Cloud』を活用すると案件や顧客情報の管理に留まらない効果が期待できるでしょう。

『Sales Cloud』を利用して業務管理を効率化させましょう。まずは無料トライアルで機能や操作をお試しください。

Salesforceの導入で業務管理に成功した事例

『Salesforce』の導入により業務管理を成功させた企業の事例をご紹介します。『株式会社サンゲツ』は、インテリア業界で名を馳せる老舗企業です。

同社は自己完結型の営業や訪問件数重視の古い管理体制、紙での対応などが課題となっていました。そこで「強い営業・効果的な営業・効率的な営業」の実現を目指し、『Sales Cloud』を導入しました。

営業に関する全情報をSales Cloudに入力したことで、データにもとづく営業活動が可能になったそうです。営業業務は95％電子化することで一気に効率化され、月間2,500 時間の工数削減にも成功しました。

関連記事：株式会社サンゲツ | 営業業務は95％電子化することで一気に効率化され、月間2,500 時間の工数を削減できました。全社的にも紙の年間使用量を大幅に減らすことができています

適切な業務管理で業務の効率化を図ろう

業務管理は、属人化の解消や業務効率化、生産性の向上が実現する重要なプロセスです。適切な業務管理をおこなうことで、無駄を省き、チームの連携を強化しながら目標達成を目指せます。

ExcelやGoogleのスプレッドシートで管理する方法もありますが、分析までおこなうのであればツールの活用をおすすめします。AIが搭載された効果的なSFA/CRMである『Sales Cloud』の導入で、結果の出る業務管理をおこないましょう。

▶ 無料お役立ち資料【勝てる営業組織を仕組みで作る5つのステップ】をダウンロードする