コラボレーションツール利用調査。「約半数は併用」など4つのポイント

Salesforce Japanのブランドマーケティングチームでは、Web会議やチャット、プロジェクト管理などの機能を搭載し、社内外のコミュニケーションや情報共有をサポートするコラボレーションツールの実態調査を独自に行いました。

調査は下記の要領で実施しました。

• 実施日 : 2024年6月
• 手法 : インターネット調査
• エリア : 日本全国
• 対象企業 ：全業種。従業員数1人から5万人以上の中小企業から大企業。
• 回答者：一般社員から経営陣まで役職を問わない全職種
• 有効回答数：209人

ここからは、調査で分かった４つのポイントをご紹介します。

Point 1　コラボレーションツールの導入・利用ポリシー

半数は、会社の規定以外のツール導入も許可されている

コロナ禍によるリモートワークの影響も相まって、多くの企業がWeb会議やチャット機能などを搭載したコラボレーションツールを活用するようになりました。では、企業はどのようなポリシーに沿ってツールを導入しているのでしょうか。まずは、そこからみていきましょう。

下の図では、コラボレーションツールの導入・利用のポリシーを示しています。

やはりコラボレーションツールの導入率は高く、98.1％がコラボレーションツールを契約・導入していることがわかりました。

特筆すべきは、半数を超える52.6%が「会社が定めるツールを導入しているが、業務要件によって部門やチームの判断で他のツールも併用可能」と回答していることです。

会社の規定で最も導入されているのが「Microsoft Teams」(92.3%)。部門やチームの判断で導入していることが多いのがZoom（24.4%）とSlack（22.0%）でした。

会社規定のツールは、情報システム部門が決定することが多いですが、ZoomとSlackは、規定ツールではできないことをやりたいという明確な要望や今のツール環境を変えたいという現場の考えによって導入されているケースが多いことがわかります。

その具体的な要望がみてとれるケースが、メールです。

TeamsとSlackを併用している企業で特徴的なのはメールに費やす時間。Slackを併用しているユーザーは、メールに費やす時間がTeamsだけ利用している企業に比べると、30%少ない結果が出ています。

一般社団法人の日本ビジネスメール協会が行った「ビジネスメール実態調査2024」によると、ビジネスパーソンがメール対応に費やす時間は1日平均約2.37時間で、1日の労働時間を8時間とすると、実にその29.6%をメール対応に追われているのが実態です。スラックは、このメール対応時間の削減に寄与していることがうかがえます。

Point 2　コラボレーションツールを併用する理由

“非Teamsユーザー”とのコラボレーション

次のポイントは、過半数の企業がツールを併用する理由です。

最も多い回答結果である65.1%の理由は、Teams以外のツールを活用している外部の取引先や協力会社とコラボレーションするため。

また、3番目（20.8％）には、同じ企業内の他チームがTeams以外のツールを活用しており、（他チームの）生産性を下げないためという理由が入っています。この結果をみると、相手の環境に合わせてTeams以外を活用している回答者が圧倒的に多いことがわかります。

別の観点でみると、2番目（29.2%）に入ったのは「Teams以外のツールのほうが業務要件やニーズを満たしているため」。約3分の1のユーザーがTeamsに何らかの不満があり、それを理由に併用していることがわかりました。

Point 3　Web会議の内容

社内共有、外部とのミーティングで高い活用頻度

コラボレーションツールの中で圧倒的に利用頻度が多く、また併用ツールの利用目的でも多いWeb会議ではどんな内容で実施しているのでしょうか。それを示しているのが下記です。

トップ3は、最も多いのが社内の情報共有（62.9%）、2番目が社外との会議（58.1%）、3番目が顧客との商談や問い合わせ対応（49.8%）でした。

相対的にみて、Web会議をあまり行わないのはアイデア出しやブレスト、経営会議など意思決定が伴うものが入りました。

Point 4　コラボレーションツールの今後

非コミュニケーション系機能の利用がカギ

最後のポイントとして注目するのが、コラボレーションツールの非コミュニケーション系機能について。社内や社外問わず、会議や商談などのコミュニケーションで利用できる機能を多用していることがわかりましたが、それ以外の機能はどの程度活用されているのでしょうか。それを示しているのが下記の図です。

こちらの図は、コラボレーションツールで最も活用されているTeamsにおけるコラボレーション機能の利用頻度を職種別に示したものです。

記述の通り、Web会議や1対1の会話などのコミュニケーション系機能は、利用頻度は高いものの、ドキュメントの共同作成やタスク管理、業務プロセスの自動化や他アプリケーションとの連携はまだ進んでいない傾向がわかりました。

すでに仕事に欠かせなくなったといっても過言ではないコラボレーションツール。仕事を進める関係者との円滑なコミュニケーションのために、利用率はほぼ100%まで達していること、ツールは1つにとどまらず併用している企業・ビジネスパーソンが多いことも明示されました。

とはいえ、その利用はWeb会議やチャットにとどまっており、ファイル共有やプロジェクト管理、ワークフローなどそれ以外の機能での利用が進んでいない印象を持つ結果でもありました。

それは、コラボレーションツールではなく、単なる「コミュニケーションツール」の範囲にとどまっているという状況を物語っているといえます。

多くのコラボレーションツールには、Web会議やチャットだけではない豊富な機能を備えています。

効率化やクリエイティテビティを発揮するためには、業務や機能に合わせてツールを分散させるのではなく、コミュニケーションだけにとどまらない「真のコラボレーション」をワンプラットフォームで使いこなしていけるかどうかが、他社との差別化のカギを握るでしょう。