CRM

生産性向上とは？企業に欠かせない理由や実現させる5ステップを解説

生産性向上とは、人員や資源によって生み出される成果が向上している状態のことです。本記事では、生産性向上が企業にとって欠かせない理由や取り組むべきメリット、実現させるための5ステップなどを解説します。

Junichiro Tasaki

2024年11月12日 20 分（読み終わるまで）

少子高齢化や働き方改革などビジネス環境が大きく変わりつつあるなかで、生産性向上は企業が生き残る上で重要な課題と言えます。

また、生産性向上にあたり、経営層だけが改革に取り組むのではなく、現場で活躍する従業員に目的やメリットを伝えた上で協力してもらうことが大切です。

本記事では、生産性向上の概要から生産性向上が企業にとって欠かせない理由、取り組むべきメリット、実現させるための5ステップなどを詳しく解説します。

記事後半では、人員不足のなかでも効果的に生産性向上を実現できる方法として業務効率化ツールを解説しているので、ぜひ最後まで読み進めてみてください。

5分で学ぶシリーズコンタクトセンターの生産性と応対品質の向上

コンタクトセンターは、企業とお客様をつなぐ重要な接点であり、ブランディングや企業価値に影響を与えます。この動画では、以下の3つのポイントをデモンストレーションを通じて紹介します。
– 問合せ管理
– ケース作成・対応
– ケースクローズ

今すぐ動画を見る

生産性向上とは？
生産性には3つの種類がある
生産性向上が企業にとって欠かせない理由
生産性向上を実現する3つのポイント
生産性向上を実現させる5ステップ
生産性向上を実現した事例
社内の生産性向上を目指すならCRM・SFAツールがおすすめ
SalesforceのツールにはAI「Einstein」を導入
効果的なツールを活用して社内の生産性向上を実現しよう

生産性向上とは？

生産性向上とは、投入する資源（労働力や原材料など）に対して、より多くの成果や価値を生み出すことです。

具体的には、同じ労働時間や人員で以前より多くの製品を生産したり、より高品質な商品・サービスを提供したりすることを意味します。そもそも「生産性」とは、投入した資源に対して生み出される成果の量を示す指標で、以下の計算式で表します。

生産性 = 生産物（アウトプット）÷ 投入した資源（インプット）

生産性向上の本質は、単に作業スピードを上げることではありません。業務プロセスの見直しや技術革新、従業員のスキル向上などを通じて、効率的かつ効果的に価値を創出することです。

生産性向上と業務効率化の違い

生産性向上は、成果の最大化を目指します。

一方で業務効率化は、時間やコストの最適化を目指します。特定の業務プロセスや作業におけるムダを省き、より少ない時間や労力で業務を行うことに焦点を当てており、必ずしも成果の増加を含んではいません。

つまり、生産性向上における手段のひとつに、業務効率化があります。個々の仕事の「ムリ」「ムダ」「ムラ」を削減し業務を効率化することで、結果的に企業全体の生産性向上が期待できます。企業が持続的な成長を目指すためには、両者のバランスを取りながら改善を進めていくことが重要です。

生産性には3つの種類がある

生産性には、以下の3つの種類があります。

物的労働生産性
付加価値労働生産性
全要素生産性

製造業や営業、接客業など、労働で成果を生み出すあらゆる仕事に対して用いられる指標です。それぞれ詳しく解説するので参考にしてみてください。

物的労働生産性

物的労働生産性は、労働者ひとり当たりが生み出す生産量をあらわす指標です。

住宅や衣服、食品などの有形商品を扱う製造業で主に活用されており、生産効率を直接的に測定できます。計算方法は、以下のように総生産量を総労働時間で割ることで求められます。

物的労働生産性 = 総生産量 ÷ 総労働時間

労働量を図るのに労働人数だけをもとにすることで、労働者ひとり当たりの物的労働生産性を算出可能です。また、労働人数と労働時間を合わせて労働量とすることで、労働者ひとりが1時間に働いた場合の生産性を導き出せます。

付加価値労働生産性

付加価値労働生産性は、労働者ひとり当たりが生み出す付加価値（サービスの成果や粗利）を測定する指標です。

計算する際は、売上高から原材料費などの中間投入を差し引いた付加価値額を、労働者数や労働時間で割ることで求められます。

付加価値労働生産性 = 付加価値額 ÷ 労働量

サービスや情報などの無形商材を扱う業界で主に活用され、物的労働生産性と比較するとより広範囲の業種で適用可能です。

全要素生産性

全要素生産性とは、労働力だけでなく、資本や技術、ブランド力などすべての生産要素を考慮して総合的に判断する指標のことです。

産出量の増加のうち、投入量の増加では説明できない部分を技術進歩や経営効率の向上、ブランド戦略と捉え、それを数値化します。経済全体の成長と労働生産性の向上において、全要素生産性の向上が大きく影響していると考えられています。

しかし、計算が複雑でデータの入手が困難で、企業レベルよりも、産業や国全体の生産性評価に活用されることが多いでしょう。

生産性向上が企業にとって欠かせない理由

生産性向上は、企業の成長や市場からの評価において欠かせない指標のひとつと言えます。理由は、急速に進む少子高齢化や労働人口の減少、グローバル市場での競争などが挙げられます。

生産性向上が企業にとって欠かせない理由3つを詳しく解説するので、ぜひ読み進めてみてください。

少子高齢化による人材不足と企業経営への影響

日本が直面する少子高齢化問題は、企業の人材確保に大きな影響を与えています。

総務省統計局が公表するデータによると、2015年時点で約1億2,709万人いる人口が、2024年9月1日時点では約1億2,378万人まで減少しています。その中でも、生産年齢人口（15歳〜64歳）は、1995年の約8,716万人（69.4%）をピークに減少を続け、2024年9月1日時点で約7,366万人（59.5%）まで落ち込んでいます。

このような環境では、新卒採用競争が一層激化し、企業は優秀な人材獲得戦略の見直しを余儀なくされるでしょう。限られた人的資源の最大限の活用と、生産性向上による効率的な企業運営が不可欠です。

そのため、生産性向上は「少ない人数で高い成果を上げるための鍵」と言えるでしょう。

低い生産性がもたらすグローバル競争力の低下

国際競争が激化する中で、日本企業の労働生産性は他の先進国に比べて依然として低い水準にあります。

日本生産性本部の「労働生産性の国際比較2023」によると、2022年の日本のひとり当たりの労働生産性は85,329ドル（約833万円）で、OECD加盟38ヵ国中31位という厳しい結果です。この順位は1970年以降もっとも低い順位になっており、このままでは競争力のさらなる低下が懸念されます

円安による価格競争力に支えられている製造業やインバウンド需要も、物価高騰や賃金上昇という世界的な圧力の前では持続が難しくなっています。こうしたコストの上昇は、企業の利益を圧迫し、持続的な成長を阻む要因となりかねません。そのため、日本企業にとって労働生産性の向上は、もはや選択肢ではなく必須の課題です。

短期的な効率化だけでなく、持続的な競争力強化を目指した長期的な戦略が必要です。デジタル化の推進、業務プロセスの効率化、多様な人材の活用は、そのための重要な手段となります。特に他企業が様子見をする中で、いち早く改革に着手する企業は、長期的な競争優位を確立するチャンスを掴めます。先んじて行動する企業には、優秀な人材が集まりやすく、未来の成長基盤を強固にできるからです。

働き方に対する従業員の意識変化

近年、ワークライフバランスや自己実現に対する従業員の意識が高まっています。企業がこうした意識の変化に対応できない場合、長時間労働や非効率な業務が、従業員のモチベーションを低下させ、離職率の上昇につながるリスクがあります。

生産性向上は、こうした問題への効果的な解決策となり得ます。効率的な業務プロセスの導入により、労働時間の短縮や柔軟な働き方が実現し従業員の仕事への満足度が向上します。さらに、AIエージェントルーチン業務を減らし、従業員が創造的でより高い価値を生み出す業務に注力できる環境を整えることが重要です。

こうした取り組みは、単に従業員の満足度を高めるだけでなく、企業にとっても有益です。従業員のロイヤリティーが向上し、優秀な人材の定着が促進され、採用市場でも他社と差別化できるでしょう。

生産性向上を実現する3つのポイント

生産性向上は、具体的な施策を積み重ねた結果、顧客と従業員双方にとって高い価値が生まれることで実現します。単なる効率化を超え、組織の力でイノベーションを生み出し、顧客に新しい価値を提供するために以下の3つのポイントが重要になります。

顧客価値を高めるプロセスの最適化
従業員が最大限の力を発揮できる環境の構築
資源の最適化とイノベーションへの再投資

それぞれ詳しく解説します。

顧客価値を高めるプロセスの最適化

顧客のニーズに的確かつ迅速に対応するための新しいプロセスを構築することは、生産性向上の鍵です。顧客にとっての価値は何かを徹底的に考え、プロセスのムダを省き、品質・コスト・納期などの改善で顧客満足度を向上させるとともに、競合他社との差別化を図り、持続的な売上拡大につなげます。

迅速なサービス提供：効率的な業務プロセスにより、製品やサービスの提供スピードを向上させ、顧客の期待に応える。
パーソナライズされた体験の提供：AIや自動化で従業員が単純業務から解放されることで、顧客一人ひとりのニーズに合わせたサービスを提供でき、顧客ロイヤリティが向上します。

これにより、新規顧客の獲得だけでなく、顧客維持率も高まり、ブランド価値の向上と収益増加を実現します。

生産性向上を実現させる5ステップ

ここからは生産性向上を実現するための5つの具体的なステップを解説します。これらのステップを実行することで、業務効率化だけでなく、付加価値の創出やイノベーションを促進し、持続的な成長を実現することができます。

業務の見える化とムダの洗い出し
業務の平準化
人員配置の最適化
従業員のスキルアップをサポート
業務効率化ツールの導入

それぞれ詳しく解説します。

Step1：業務の見える化とムダの洗い出し

生産性向上の第一歩は、業務全体を可視化し、ムダを特定することです。

業務の全体像が明確になると、非効率な作業や重複したプロセスを特定しやすくなります。また、従業員へのヒアリングを通じて、日々の業務で感じている課題や改善点を収集することも重要です。

データや業務を可視化する際には、労働者数や労働時間、コストなどの量的要素と業務手順や作業ノウハウ、ビジネススキームなどの質的要素に分けて考えましょう。

収集したデータを分析し、付加価値を生まない作業や不要な時間がかかっている作業など、ムダな工程を洗い出します。この過程で、組織全体の課題が浮き彫りになり、改善すべき優先順位が明確になるでしょう。

Step2：業務の平準化

業務の平準化は、仕事量や作業内容のばらつきを減らし、効率的な業務遂行を実現するプロセスです。

生産性を向上させるには、従業員一人ひとりの業務の効率化も欠かせません。そのため、作業をマニュアル化し、誰が行っても品質や作業時間にばらつきが生まれない状態を作ることが重要です。

マニュアルを作成することで、万が一ミスが起こった際にもミスの箇所や原因を特定しやすく、確認や改善に費やす時間を削減できます。

Step3：人員配置の最適化

Step 2までで、ムダがなくなり、プロセスが最適化され、マニュアルによって仕事の品質が一定になり、あるべき業務の姿ができあがりました。理論上、仕事はうまく回るはずですが、机上の空論にならないよう人員配置の最適化を行います。

各従業員のスキル、目標、希望などを考慮して、最適な人員配置がなされていないと、一人ひとりの能力を最大限活かせないため生産性向上につながりにくくなります。そのため、各従業員のスキルや業務経験、保有資格、目標、希望などを集めて確認できるようにしておくことが大切です。

最適化された人員配置は、従業員のモチベーション向上や満足度向上にもつながり、組織全体の生産性を押し上げる効果が期待できます。

生産性向上を実現した事例

生産性向上を実現した事例として、以下の2社を紹介します。

荏原製作所：製造業界
カインズ：小売業界

詳しく解説するので、参考にしてみてください。

荏原製作所：製造業界

荏原製作所は、ポンプや風力・水力機器を中心に、高い技術力で世界を席巻してきた会社です。

しかし、組織が大きくなって拠点が増えると、拠点の数だけ仕事のやり方が生まれてしまい効率が下がったそうです。また同社が抱えるもうひとつの課題が営業の生産性でした。業務を分析してみると、実際の営業活動時間が1日1時間程度と判明。つまり、事務作業に追われてしまっていて、営業活動に時間を割けていなかったのです。

そこで、業務改革と生産性向上を目的にSalesforceを導入しています。

Salesforceが各部署のハブとなり、依頼内容や進捗状況をリアルタイムで確認できるようになりました。これにより、営業担当者の移動時間削減にもつながっています。

また、顧客情報やサービス履歴を一元管理することで、適切なタイミングでの提案や迅速な顧客対応が可能になりました。営業に関わる多くのプロセスを標準化し、自動化を進めることで効率化を図っています。

これらの取り組みにより、荏原製作所は業務改革と効率化に成功し、営業スタイルそのものを変革させることで生産性向上を実現しました。