ペーパーレス化とは？メリット・デメリットと成功事例を解説

ペーパーレス化とは、書類を電子化して企業内の紙の使用量を抑えることです。ペーパーレス化を実施すると、紙にかかっていたコストや印刷に要する時間の削減、情報共有スピードの向上など、複数の効果を期待できます。

最終的には生産性の向上が期待できる一方で、国内企業のペーパーレス化はなかなか進んでいません。これは、ペーパーレス化のデメリットが関係していると考えられます。

そのため、ペーパーレス化を成功させるためには、デメリットをあらかじめ把握したうえで、対策を講じながら推進することが大切です。

本記事では、ペーパーレス化のメリット・デメリットと推進力を高めるポイントを紹介します。成功事例にも触れるので、ペーパーレス化が進まずお困りの企業さまは、参考にしてみてください。

ペーパーレス化とは紙の資料を電子化すること

ペーパーレス化とは、紙の資料や書類を電子化して、紙を極力使わないようにすることです。コストの削減や業務の効率化などにつながるため、企業にとってメリットがあります。

最近は電子帳簿保存法が改正され、企業は紙の帳票や領収書を電子化したり、電子書類をそのまま電子データとして保存したりする必要があります。また、環境保全の観点からも紙の使用削減が求められており、企業のペーパーレス化は急務です。

ペーパーレス化の方法と必要なもの

企業におけるペーパーレス化の方法の例は、次のとおりです。

• 既存の紙書類をスキャナーでPDF化し保存・閲覧する
• 申請書類を印刷せずに電子データのまま記入・申請する
• 押印が必要な書類は電子ハンコの導入で電子データのまま運用する
• 会議資料は印刷・配布せずタブレットで閲覧する
• デジタル名刺を活用する

これを実施するには、スキャナーやタブレットなどのICT機器が必要です。

また、電子ハンコや電子化データを保存するクラウド、電子化された書類を作成・管理するシステムなどもペーパーレス化に役立ちます。ワークフローシステムの活用も効果的です。

ワークフローシステムとは、申請から決裁までのフローをデジタル化するシステムを指します。各種申請書や稟議書、休暇申請などの書類を削減して業務を効率化したうえで、決裁スピードを向上させることが可能です。

ペーパーレス化の身近な例

ペーパーレス化は、日常生活でも以下のように自然と進んでいます。

• 電子書籍
• 電子チケット
• マイナ保険証
• デジタル教科書
• 電子カタログ
• デジタル取扱説明書
• オンライン会員証
• デジタルクーポン

身近な例を見ると、企業内でペーパーレス化を推進する際のヒントを得られるかもしれません。たとえば、オンライン会員証が浸透していることから、紙のタイムカードを廃止してICカードによる打刻を実現できそうです。

このように、企業でのペーパーレス化は十分に可能でしょう。

ペーパーレス化の現状

独立行政法人中小企業基盤整備機構が実施した「中小企業の DX 推進に関する調査（2024 年）」によると、DX（デジタルトランスフォーメーション）をすでに実施済みまたは検討中の企業のうち57.6％が「文書の電子化・ペーパーレス化」に取り組んでいます。

2023年の64.4％より6.8％の減少ですが、16個ある選択肢のうちもっとも高い割合であり、ペーパーレス化はDXの第一歩だといえるでしょう。

同調査の具体的成果に関する自由コメント「ペーパーレス100％を達成した」という内容から、DXの実現を目的として積極的にペーパーレス化を推進する企業もあることがわかります。

ペーパーレス化が進まない理由

積極的にペーパーレス化を推進する企業がいる一方で、ペーパーレス化が進まないことに悩んでいる企業もあるでしょう。

企業のペーパーレス化が進まない主な理由として、次の4つが考えられます。

• システムやICT機器への初期投資が難しい
• 現場のITリテラシーが不足している
• システム障害に対する懸念がある
• セキュリティリスクへの懸念がある

ペーパーレス化を推進したいものの、現場に抵抗感がある場合は、上記のいずれかに当てはまる可能性があります。原因を明らかにして、対策を打ちましょう。

ペーパーレス化をはじめ、DXが進まないことに悩んでいる企業さま向けに、以下の記事でヒントを解説しています。あわせてご覧ください。

関連記事：中小企業におけるDXの進め方｜進まない理由と成功のポイントを解説

システムやICT機器への初期投資が難しい

ペーパーレス化に必要なICT機器やシステムへの初期投資にコストを割けない企業では、ペーパーレス化に着手できないことがあります。

タブレットを数台購入する程度なら比較的容易ですが、社内ネットワークの構築やセキュリティ環境の整備など、付随する環境構築が必要な場合は負担が大きいでしょう。

しかし、ペーパーレス化は長期的に見ると、コスト削減や業務効率化につながるため、初期投資を前向きに検討することが重要です。国や自治体の補助金制度をうまく活用すれば、費用を抑えられる可能性があるため、活用を検討してみましょう。

現場のITリテラシーが不足している

現場のITリテラシーが不足していると、ペーパーレス化に必要なICT機器やシステムの活用が浸透せず、ペーパーレス化が進まないことがあります。

従来、紙ベースの情報共有を行なってきた企業は、ICT機器やシステムの使い方を習得しなければなりません。ITリテラシーが不足していると、操作に慣れるまでに時間がかかるため、抵抗感が生まれやすいのです。

また、従業員への教育やトレーニングにかかる手間や時間を考慮すると、ペーパーレス化が非効率に感じる場合もあるでしょう。

ITリテラシーが不足している場合は、スモールステップで従業員の負担を抑えながらペーパーレス化を推進することが大切です。同時に、少しずつITリテラシーを高めるための施策が必要となります。

なお、以下の記事では、ITリテラシーを高める人材教育のヒントをまとめているので、あわせてご覧ください。

関連記事：DX人材とは？役割と必要なスキル、活用できる育成プログラムを紹介

システム障害に対する懸念がある

システム障害で電子データを閲覧できなくなると、業務が滞るため、ペーパーレス化に踏み切れないケースがあります。

システム障害が発生しなくても、インターネット接続が不安定な環境であれば、作成したデータが保存されないといったリスクもあります。

そのため、安定したネットワーク環境の構築に加え、システム障害への対応をマニュアル化して、業務の停滞が起こらないように整備しなければなりません。

セキュリティリスクへの懸念がある

あらゆる情報を電子化すると、ネットワーク経由での情報漏洩リスクが高まるため、ペーパーレス化に踏み切れない企業もあります。

電子化があまり進んでいない企業にとっては、どのようなセキュリティリスクがあるかわからず、紙のほうが安全性が高いと感じます。また、どこまでセキュリティを高めれば良いかわからないという問題点もあるでしょう。

データの暗号化やアクセス権限の設定、定期的なバックアップなど適切なセキュリティ対策を講じることで、セキュリティリスクを最小限に抑えられます。

ICT機器やシステムの導入が不慣れな場合は、ITベンダーをはじめとする専門家に相談し、安心できるレベルまでセキュリティを高めることが大切です。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化には、大きく分けて次の5つのメリットがあります。

• コストを削減できる
• 業務効率・生産性の向上につながる
• 多様な働き方に対応できる
• 企業のイメージアップにつながる
• セキュリティの強化につながる

メリットを意識すると、自社でペーパーレス化の目的や効果を明確化できるため、社内への浸透を図る際に役立つはずです。

コストを削減できる

ペーパーレス化を推進すると文書をデータで取り扱うため、管理コストを削減できます。

具体的に削減できるコストの例は、以下のとおりです。

• 印刷するための紙やトナー費用
• 複合機やプリンターのリースやメンテナンス費用
• 紙書類の配送・郵送費用
• 文書の保存・管理・廃棄にかかる費用

大量に紙で文書を保管している場合には、保管するスペースを縮小できるため、オフィスの賃料削減にもつながります。

業務効率・生産性の向上につながる

ペーパーレス化によって文書をデータで管理すると、業務効率化や生産性向上を期待できます。

具体的な業務効率化の例は、以下のとおりです。

また、必要な書類を端末上ですぐに閲覧できるため、外回りのすきま時間に日報を作成できたり、テレワークで会社と同様に業務が行なえたりと、生産性の向上につながります。

多様な働き方に対応できる

ペーパーレス化を推進すれば、出張先やテレワークなど社外からの業務が効率化され、多様な働き方に対応できるようになります。

たとえば、クラウドストレージや電子契約システムを活用することで、紙の書類を持ち運ぶ必要がなくなり、社外でもスムーズに業務を進めることが可能です。

また、タブレットやスマートフォンを活用すれば、外出先でも書類の閲覧・編集が可能となり、移動中の時間を有効に活用できます。

紙の資料に依存しない環境を整えることで、場所を問わず業務を遂行でき、柔軟な働き方を実現できます。

企業のイメージアップにつながる

ペーパーレス化は環境保護に寄与するため、積極的にサステナビリティへ取り組んでいる企業というイメージアップにつながります。

とくに、ESG経営を重視する企業にとっては、環境負荷の低減が評価につながります。脱炭素経営やSDGs推進の一環としてペーパーレス化を取り入れることで、取引先や投資家からの信頼向上も期待できるでしょう。

さらに、環境に配慮する姿勢は求職者からの評価を高め、採用活動にも好影響を与えます。

セキュリティの強化につながる

電子化された文書は、アクセス権限や閲覧権限などを設定することでセキュリティを強化できます。

紙による文書管理は、置き忘れによる紛失や不正による持ち出しなどによる情報漏洩リスクが高まります。

情報漏洩は、顧客や取引先の信頼を失い、企業存続に大きな影響を与えるおそれがあるため、発生リスクを最小限に抑える環境の構築が重要です。電子化によって、人の手を介する情報漏洩リスクを抑えられます。

ただし、ペーパーレス化はネットワーク経由の情報漏洩が発生するリスクにつながるため、別途セキュリティ対策が必要です。

ペーパーレス化のデメリット

ペーパーレス化には、次の3つのデメリットがあります。

• 紙よりも視認性が劣る場合がある
• ITリテラシーを求められる
• システム・ICT機器の不具合が業務に影響を及ぼす

デメリットを強く感じると、ペーパーレス化を進めにくいでしょう。ペーパーレス化を推進する際は、デメリットを解消しながら取り組むことが大切です。

紙よりも視認性が劣る場合がある

ペーパーレス化によって、紙よりも見やすさが損なわれる可能性があります。

たとえば、タブレットやパソコンで閲覧する際には、細かい部分を拡大して見る必要があるため、全体像を把握しにくいと感じる方もいるでしょう。

また、複数の資料を比較する場合には、紙の方が並べて閲覧できるため、見やすいケースがあります。

見やすさの問題を解決するために、大きいディスプレイやデータ表示のレイアウトや構成を工夫して、デジタルデータとして見る前提で文書を作成しましょう。

ITリテラシーを求められる

ペーパーレス化には、タブレットやパソコンなど機器の導入が必要であるため、企業全体のIT化が欠かせません。

新しい技術を取り入れていない企業であれば、社内の環境が大きく変化する事態です。

IT機器の使用に不慣れな従業員が、機器の操作に不便を感じてしまうと、ペーパーレス化推進の停滞につながる可能性があります。

ペーパーレス化を推進するためには、従業員への研修や説明会の実施をあわせて行ないましょう。

システム・ICT機器の不具合が業務に影響を及ぼす

ペーパーレス化によってデータ化した文書は、機器やネットワーク環境の不具合によって閲覧できなくなると業務に支障が出ます。

不具合への具体的な対策は、以下のとおりです。

• データのバックアップをクラウドと機器に保存する
• 予備のパソコンやタブレットを準備する
• 停電時の予備電源を用意する

データのバックアップは、クラウドと機器に保存することで、機器が故障した状況とネットワークがつながらない状況の両方に対処できます。

不具合の原因は、人為的なミスや災害などさまざまであるため、なるべく多くのケースを想定した対策が必要です。

ペーパーレス化の推進力を高めるポイント

ペーパーレス化を推進するためにはさまざまな課題があり、うまくいかないこともあるでしょう。

次の5つのポイントに留意すると、推進力を高めることが可能です。

• ペーパーレス化の必要性について理解を深める
• ペーパーレス化する書類を見極める
• 運用ルールを決めて社内に周知する
• スモールステップで進める
• 目的に合ったシステム・ICT機器を導入する

ポイントを押さえてペーパーレス化を加速し、企業に変革をもたらしましょう。

ペーパーレス化の必要性について理解を深める

ペーパーレス化を推進させるには、全社的に必要性を理解してもらい、協力する体制を構築する必要があります。

協力する体制の構築に効果がある方法は、以下のとおりです。

• 同業他社のペーパーレス化の成功事例を共有する
• 必要に応じて経営層だけでなく従業員の意見も取り入れる
• IT機器に不慣れな従業員を対象に事前研修を実施する

理解を得られないままトップダウン方式で推進しても、業務効率化や生産性向上に結びつかない恐れがあります。

トップダウンだけでなく、現場の意見も取り入れながら進めることで、スムーズな導入と効果的な運用が可能です。

ペーパーレス化する書類を見極める

すべての文書を一度にペーパーレス化しようとすると、これまでの業務フローと合わず、業務効率が大幅に落ちてしまうことがあります。

そのため、改善する業務に優先順位をつけて、業務プロセスの見直しとあわせて徐々にペーパーレス化を推進することが重要です。

たとえば、経理担当者にテレワークを導入する場合は、経理関係の書類を優先的にペーパーレス化します。

段階的に進めていくことで、発生する問題を最小限に抑えられるため、結果的にスムーズにペーパーレス化を実現できるでしょう。

運用ルールを決めて社内に周知する

ペーパーレス化を運用する際には、現行と異なる業務フローが発生します。

そのため、運用ルールやマニュアルを策定し、従業員の混乱や業務の停滞を避けることが重要です。

たとえば、紙と電子データの両方を扱う必要がある場合に、明確なルールが定まっていないと、かえって管理がややこしくなる恐れがあります。

また、実際に運用しないと見えてこない改善点や課題もあるため、定期的に運用ルールの見直しが必要です。

スモールステップで進める

ペーパーレス化は、スモールステップで進めることで、ITリテラシーが不足している職場でも浸透を図ることが可能です。

たとえば、まずは特定の会議資料だけ電子化して、使い方の定着や運用ルールの構築を進め、少しずつほかの業務や他部門へ拡大する方法が効果的です。

段階的なアプローチによって、ICT機器やシステムの導入に対する現場の混乱・抵抗を最小限に抑え、ペーパーレス化を円滑に推進できます。

目的に合ったシステム・ICT機器を導入する

ペーパーレス化を推進するには、目的に合わせたサービスやツールの導入が必要です。

たとえば、契約関係のペーパーレス化だけが目的であれば、電子契約サービスの導入が適しています。全体的にペーパーレス化を推進したいのであれば、特定の業務に限定したツールではなく、グループウェアやSFA・CRMなど多機能なツールがおすすめです。

導入するサービスやツールによって、コストや運用方法は大きく異なるため、事前にペーパーレス化を推進する目的やゴールを明確にしておきましょう。

ペーパーレス化の推進を支えるシステム

ここでは、ペーパーレス化の推進を支えるシステムを6種類紹介します。

• オンライン文書管理サービス
• クラウド勤怠管理システム
• クラウド会計システム
• グループウェア
• 電子契約システム
• SFA・CRM

ペーパーレス化をしたい業務範囲や部門の特性などによって、導入すべきシステムは変わります。ペーパーレス化の目的を明確化したうえで、自社に合ったシステムの導入を検討しましょう。

オンライン文書管理サービス

オンライン文書管理サービスは、オンライン上に文書データなどを保存して共有する際に有効です。

導入するメリットは、以下のとおりです。

• ファイル名の検索で文書を簡単に探し出せる
• 導入コストが少ない
• 複数名で同時に作業できる
• 情報漏洩や改ざんなどのリスクを軽減できる

なお、シンプルな文書管理サービスは直感的に操作できるため社内に浸透させやすいですが、メリットも限定的です。

クラウド勤怠管理システム

クラウド勤怠管理システムとは、従業員の出退勤の打刻や勤務時間の集計を自動化するシステムです。

たとえば、ICカードによる打刻によって、出退勤時間の入力作業が不要になります。紙のタイムカードを使用している企業では、ペーパーレス化を促進できます。

また、給与計算ソフトと連携できるシステムであれば、勤怠情報が自動的に反映されるため、給与計算の効率化が可能です。

データは、クラウド上で管理するため、テレワークや外出先からでもリアルタイムで勤怠情報を確認・管理でき、多様な働き方に対応できます。

クラウド会計システム

クラウド会計システムは、経理業務や給与計算を一元管理できるシステムです。

従来、紙で行なっていた帳簿管理や伝票処理、給与明細の作成などを電子化して、ペーパーレス化を促進します。

クラウド上でデータを管理するため、社外からでもリアルタイムにアクセスでき、テレワークをはじめとする多様な働き方に対応可能です。

税制や法令改正に自動対応する機能を備えたシステムであれば、経理業務の正確性を高め、コンプライアンスの強化にも寄与します。

グループウェア

グループウェアとは、社内のスケジュールや業務の管理、情報共有などを一元化できるツールです。

グループウェアを基盤にあらゆる業務や情報共有をデジタル化することで、ペーパーレス化を促進します。

たとえば、電子掲示板や電子回覧板を活用すれば、紙の資料よりも情報共有が迅速化されます。また、ビデオ会議機能を備えたグループウェアなら、テレワークの従業員とも顔を合わせた会議が可能です。

このように、グループウェアは社内の業務基盤として機能し、ペーパーレス化による業務の効率化に寄与します。

電子契約システム

電子契約システムは、インターネット上で電子ファイルをやり取りして、電子署名やタイムスタンプを活用した契約を締結できるシステムです。

契約の締結に加え、契約書の作成や保管も可能なシステムもあります。

従来、紙の契約書にハンコを押してやり取りするフローが一般的だったため、契約に時間がかかっていました。電子契約システムを活用すれば、ペーパーレス化とともに、契約を迅速化することが可能です。

ただし、事業用定期借地契約や任意後見契約書のように、法律で紙での契約を求められるケースがあるため注意しましょう。

SFA/CRM

SFA/CRMとは、以下のようなツールです。

• SFA：営業で扱われる多種多様な情報を記録・管理するツール
• CRM：顧客情報や行動履歴、顧客との関係性を管理するツール

SFAとCRMは異なるツールですが、機能が統合されたシステムも存在します。いずれも、文書データの保存や管理に加えて、システム上で顧客データや業務記録など、あらゆる社内データを管理することが可能です。

たとえば、顧客の名前や住所といった構造的なデータだけではなく、Webサイトにおける行動履歴や商談履歴などを自動で吸い上げ、あらゆる情報を紐付けて管理できます。

最近のSFA/CRMはサブスクリプション型が多いため、初期費用を抑えて導入できます。

SFA/CRMの活用方法について興味がある方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

関連記事：SFA・CRM・MAの違いや活用方法とは？連携のメリットや事例も解説

ペーパーレス化を促進するAI搭載型SFA/CRM『Sales Cloud』

AI搭載型SFA/CRMである『Sales Cloud』は、営業活動の効率化を促進するツールです。

顧客情報や商談情報を一元管理し、ツール上でデータを管理することで、紙の営業資料をはじめとする書類のペーパーレス化を促進します。

AIである『Einstein』を活用すれば、過去の取引データをもとに成功確率の高い案件を特定し、営業戦略の精度を向上させられます。これにより、単なるペーパーレス化に留まらず、データ基盤の整備とデータ活用の促進も可能です。

ペーパーレス化とともにデータ活用を促進することで、コスト削減と生産性の向上につながります。

『Sales Cloud』は、30日間無料でお使いいただけますので、ぜひお試しください。

ペーパーレス化の成功事例

ここでは、自社に適したツールを活用してペーパーレス化を成功させた事例を3つ紹介します。

• 事例1.約1,500種の帳票のペーパーレス化を実現
• 事例2.全社で54万枚のペーパーレス化に成功
• 事例3.顧客情報のペーパーレス化によって営業効率がアップ

自社がペーパーレス化を推進する際のヒントとして、参考にしてみてください。

事例1.約1,500種の帳票のペーパーレス化を実現

会社名：三菱UFJ信託銀行株式会社
事業内容：銀行業

三菱UFJ信託銀行株式会社は、新型コロナウイルス感染症（COVID-19）によるパンデミックの発生により、紙ベースの帳票を使う業務を早急にペーパーレス化する必要があり、Salesforceの導入に至りました。

導入後は、紙媒体で分散して行なっていた「申請」「承認」などのワークフローをSalesforceに集約しました。業務ごとにワークフローのテンプレートを「Lightning Platform」を活用して用意し、迅速に約1,500 帳票のペーパーレス化を実現しています。

迅速にペーパーレス化に成功した要因には、ワークフローのテンプレート化に加えて、社長を含めたトップダウンの判断による企業全体の意識統一が挙げられます。

事例2.全社で54万枚のペーパーレス化に成功

会社名：セントラル警備保障株式会社
事業内容：警備事業

セントラル警備保障株式会社は、何度も発生する入力作業やFAXによる報告システムなど、業務の非効率性を改善するためにSalesforce導入に至りました。

Salesforceの導入によって、顧客への提案から受注までのプロセスを一元管理し、自動的に受注情報が反映される仕組みを構築しています。

Salesforce導入後に得られた成果は、以下のとおりです。

• 1拠点あたり月間150時間の業務時間削減
• 全社で年間54万枚（A4換算）の紙削減
• 二重三重の情報入力の解消
• リアルタイムな報告システムの構築

今後は、Salesforceで可視化できるようになったデータを、経営に役立つ情報へと昇華させることを目指しています。

事例3.顧客情報のペーパーレス化によって営業効率がアップ

会社名：京葉ガス株式会社
事業内容：都市ガス事業

京葉ガス株式会社は、電力・ガスの自由化に伴い、顧客対応拠点となるサービスショップと一体となって、顧客を軸にしたビジネスを再構築するためにSalesforce導入に至りました。

Salesforceの導入によって、契約者情報やサービスショップが独自に管理している情報、紙ベースで管理されている書類などを一元管理し、顧客が加入しているサービスの可視化を実現しています。

Salesforce導入後に得られた成果は、以下のとおりです。

• 業務フローの標準化による業務効率化
• 顧客接点情報のリアルタイムで共有
• 現場でのリアルタイムな情報入力

今後は、データ分析を活用して、顧客ニーズを先回りした提案ができる体制の構築を目指しています。

まとめ：ペーパーレス化からDXをはじめよう

ペーパーレス化は、紙の文書を電子化することで、業務の効率化やコストの削減効果を期待できます。そのため、DXの第一歩として捉えることが可能です。

ただし、ペーパーレス化を推進するためには、自社の目的に合わせたツールの導入が必要です。目的が定まっていないと、機能が不十分だったり、イメージ通りの運用ができなかったりと、導入効果が薄れます。

そのため、十分に議論してペーパーレス化の目的を明確化しておきましょう。

Salesforceでは、業種や業務内容に合わせて、課題解決や目的達成につながる適切なツールを紹介できます。ペーパーレス化の推進に適したツールをお探しの企業さまは、お気軽にお問い合わせください。

なお、以下の資料では、DXの実現につながる組織作りのヒントをまとめています。とくに、組織のリテラシー不足が原因でペーパーレス化が進まないとき、参考にしてみてください。