Slackで仕事の生産性を高める秘訣

これまでに、Slackに関する情報を目にしてきたという方は多くいらっしゃると思います。Slackの基本や使用方法は、わかっているという方も多いでしょう。しかし、Slackを最大限活用し、仕事の生産性を高めるためにはコツが必要です。この記事では、知っておきたいヒントやテクニックをいくつかご紹介します。

その中には、簡単なエチケットも含まれています。たとえば、常時オンラインでなければならないという強迫観念に捉われず、コラボレーションを楽にする方法を紹介します。また、情報やディスカッションを整理するためのヒントもあります。たとえば、Slackで作業を簡素化して優先順位を付けることで、もっとも重要な作業に集中することができます。また、デジタル化が加速し、誰もが世界中どこからでも働けるテレワーク時代において、人間らしい生活を楽しむためのヒントをご紹介します。

プロフィールやログイン情報を共有する

チームで仕事を進める際に、プロフィールやログイン状態を全員に公開しておくと便利です。これにより、チームメイトはミーティングの予定を入れやすくなり、会話に参加すべき人物かどうか判断しやすくなります。

プロフィールを記入することで、会社の他の人たちに自分をより深く理解してもらうことができます。たとえば、プロフィールには、勤務エリア、使用言語、現在のタイムゾーンなどを記載できます。

席を離れる場合は、自分のステータスを更新しましょう。こうすることで、相手はすぐにメッセージへの返信をもらえることを期待しなくなります。また、おやすみモード時間を設定すると突然の割り込みを制限することができます。

自分に関連がある仕事を常に把握する

自分が携わるプロジェクトが増えると、チャンネルに表示されるアクティビティが多くなり、通知も増加します。そこで、Slackを活用して会話を整理する方法を理解しましょう。

通知機能で自分にもっとも関連性の高い仕事を常に把握し、関連性の低い会話に煩わされるのを回避するには、いくつかの方法があります。まず、設定を調整し、会話に新しいメッセージが書き込まれるたびにアラートを受信するか、アラートを完全に遮断するように設定します。フォローする必要のない会話の通知を完全にオフにしたり、関心がなくなったチャンネルからであれば退出したりすることもできます。なお、退出したチャンネルには、いつでも戻ることができます。

仕事を整理して一元化する

最近、多くの企業においてメールよりSlackを活用いただいています。これは、探している会話や添付ファイル、人物を見つけやすく、チームと常に最新の情報を共有できるからです。ニーズに合わせてサイドバーをカスタマイズしたり、メッセージを再び閲覧する必要がある場合は、未読としてマークすることもできます。

参加チャンネルが増えると、サイドバーも大きくなります。そのため、セクションを作成してチャンネルを独自のカテゴリーに分けて整理すると便利です。チャンネルはプロジェクト、チーム、仕事の種類別に並べ替えることができます。セクションごとにチャンネルを並べ替えることも可能です。

重要なメッセージは、見失わないように保存しておくと、あとでサイドバーから容易にアクセスできます。

適切なチームメイトを会話に招待する

Slackでは、オフィスでの会話と同様に、すべての会話で同じ相手を想定しているわけではありません。特定のチームメイトに対して話しかける場合もあります。あるいは、チャンネルメンバー全員にとって有益な情報を共有したいこともあるでしょう。だからこそ、効果的にメッセージを届ける方法をいくつか知っておくとよいでしょう。

@メンションは、Slackで特定の相手にもっとも直接的にメッセージを伝える方法です。特に、見逃しがちなメッセージについて相手の注意を喚起する場合に便利です。対象者は個人に限りません。@managersなどのグループ名に対して@メンションを使用すると、そのグループ全員に一度に通知できます。

より幅広く通知したい時は、パブリックチャンネルに投稿します。あるいは、より内密な会話の場合は、プライベートチャンネルに投稿すればそのチャンネルに招待された人だけが見ることができます。その場合は、ロックアイコン 🔒 が名前の横に表示されます。

会話のテーマを保つ

チャンネルが頻繁に更新される場合は、会話する場所と方法を戦略的に判断しましょう。たとえば、スレッドを活用使用する方法があります。返信をひとつの場所にまとめにられるしてリンクするため、会話を整理できます。スレッドを使えばでは、見逃していた会話に容易に追いつくこともできます。

文字を入力するのが面倒な時タイプに飽きた場合は、絵文字でリアクションを追加すると、数回クリックするだけで簡単にメッセージや既読を伝えることができます。ときとして言葉文字では伝えきれないさまざまな感情を、楽しく軽快に、そしてより効率的に表現できます。

ご理解いただけましたか？ 👍 ✔️

さらに学習を続ける

この記事ではSlackのエチケットや生産性について学びました。ここで簡単な学習チェックを行いましょう。

A. 対象となる同僚一人ひとりにダイレクトメッセージを送信する

B. チームチャンネルで投稿し、チャンネルの全員が確実に閲覧するように働きかける

C. チームチャンネルで投稿し、対象の同僚には@メンションで注意を喚起する

D. チームチャンネルで投稿し、@channel機能を使用して全員に注意を喚起する

こたえ： C. チームチャンネルで投稿し、対象の同僚には@メンションで注意を喚起する

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