業務アプリとは？種類や選び方のポイントを解説
業務アプリは、企業内の業務を効率化し、生産性を高めるための大きな力となります。しかし、その効果を最大化するためには、自社に合ったものを選ぶことが大切です。
ここでは、業務アプリの種類と、選び方のポイントについてご説明します。
～ITとの融合で、企業はこう進化する～
業務アプリは、業務を効率良く処理するためのアプリケーションのこと
業務アプリとは、企業内でのさまざまな業務を、効率良く処理するためのアプリケーションです。各種業務の処理を想定して、開発会社が作成・提供するのが一般的ですが、企業や現場の要望に応じて機能を拡張したり、ゼロベースで構築したりする場合もあります。
近年では、少子化に伴う人手不足や競争力の強化のため、業務効率と生産性の向上があらゆる業界の課題となっています。それを解決する手段のひとつとして、自社に合った業務アプリの導入は、とても有効な方法といえます。
業務アプリの種類
生産管理システム
生産管理システムは、製造業で使われる主要な業務アプリです。製品の生産計画を基に、原材料や資材の調達や在庫数など、製造現場のあらゆる要素を管理できます。
生産管理システムを導入することで、必要な在庫数やそのための材料・資材の調達量、調達時期などを管理でき、過剰在庫や在庫切れによるロスを防ぐことができます。
販売管理システム
販売管理システムは、小売業や卸売業で中心的な役割を担う業務アプリです。取り扱う商品すべてのJANコード、商品名、販売価格などの商品情報に加え、仕入れの状況や販売履歴など、商品の仕入れと販売に関する情報を一元管理できます。
見積書や請求書は取引先ごとに管理され、請求日や入金予定日などもすぐにわかりますから、正確な受注・販売・売上予測を立てられます。
在庫管理システム
在庫管理システムは、その名のとおり在庫管理に特化した業務アプリです。製品の仕入れや生産を、数量やコストの面から管理し、常に適正在庫を確保できるよう調整するのがおもな役割です。
数多くのアイテムや大量の在庫を持つ企業では、棚卸業務は大きな負荷となりますが、在庫管理システムがあれば作業負荷の軽減にも役立ちます。
受注管理システム
受注管理システムは、商品やサービスの受注を一括して受けつけ、出荷やサービスの提供までを一元管理する業務アプリです。注文内容を確定して発注元に確認メールを送信したり、在庫管理システムと連携して在庫調整を行ったりする機能も持ちます。
販売管理システム、在庫管理システムとともに、ECサイトの運営には、なくてはならない業務アプリです。
財務・会計システム
人事給与システム
人事給与システムは、人事業務に関するさまざまな機能を備えた業務アプリです。人事評価や給与計算はもちろん、個々の人材が持つスキルや資格を記録しておき、最適な人員配置や人材育成をサポートします。
また、社内制度が異なるグループ会社間でも情報を共有でき、グループ内での人材を有効活用するという機能を持つものもあります。
営業システム
情報系システム
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業務アプリを選ぶ際のポイント
業務アプリは、企業内での業務の種類に合わせて、実に多くの種類があります。いずれも、現場の業務を効率化するとともに、無駄なコストを抑え、生産性を向上させる効果を期待できるでしょう。
ですが、実際に業務ソフトを選ぶ場合には、注意したい点がいくつかあります。ここを無視してしまうと、思ったような成果を上げられないばかりか、「アプリが使いにくい」「かえって手間がかかる」など、現場が混乱する原因にもなります。
業務アプリを導入する前に、これからご紹介する4つのポイントを押さえて、自社に合った業務アプリを選定してください。
1. 使いたい機能はそろっているか
各種業務アプリには、有料のものだけでなく、無料で公開されているものもあります。無料であっても、その業務で必要となる機能は一通り実装されていますから、「基本的な機能さえあれば良い」という場合には、無料の業務アプリを選んでも問題ないでしょう。
しかし、業務をより効率化してくれる機能や、ほかのシステムとの連携機能など、業務アプリによって実装されている機能には違いがあります。自社の業務内容をチェックしておき、どのような機能が必要なのかを洗い出しておくことが大切です。
2. 自社の環境に合っているか
使いたい業務アプリが自社の環境に合っているかどうかは、重要なチェック項目です。たとえば、社内のPCやOSが古いために使いたい機能が使えない、あるいは業務アプリそのものが使えないということもありえます。
スマートフォンやタブレットにも、同じことがいえます。外出先から使いたくても、デバイスが古くて使えないのでは、導入する意味がありません。また、業務アプリを使うためにOSを入れ替えたり、デバイスをリプレイスしたりするとなると、大きなコストがかかってしまいます。
コストの点でいえば、導入・運用のコストと、その業務アプリによって得られる成果については、事前にシミュレーションをしておくことも大切です。せっかく業務アプリを導入しても、そのコストに見合うだけの成果が上げられないのでは、これも意味のないものになってしまうからです。
3. 操作性は良いか
業務アプリは毎日使うものです。ですから、誰にでも使いやすく、操作性の良いものでなくてはなりません。
デジタルツールが広く普及している現代ですが、やはり「ITは苦手」という人は少なくありません。そうした人でも、見てわかりやすく、直感的に操作できる業務アプリを選ぶことが大切です。
また、動作速度も重要なチェック項目です。クリックや入力に対する動きが鈍いと、使う度にストレスになってしまいます。これは、デバイスの環境や通信速度とも関係してきますから、併せてチェックしてみてください。
ベンダーによっては、期間限定のデモ版や無料トライアル期間を用意しています。これらを利用して、操作性を確かめておきましょう。
4. セキュリティ対策は万全か
業務アプリは自社の情報だけでなく、部門によってはクライアントの情報も扱うことになりますから、万全のセキュリティ対策は必須です。
業務アプリに限らず、多くのビジネスアプリは、情報漏洩やハッキングといった不正行為の対策が施されています。ですから、業務アプリ選定の際には、どのようなセキュリティ体制がとられているか、必ず確認するようにしてください。セキュリティに関しては、その内容や堅牢さを認証する第三者機関がいくつもあります。信頼できる機関の認証を得た業務アプリであれば、安心して使うことができるでしょう。
また、業務アプリそのものに堅牢なセキュリティが施されていても、それが自社のセキュリティポリシーと合致しないケースも考えられます。その点にも注意を払ってください。
フィットする業務アプリが見つからない場合はどうする？
業務効率化のために業務アプリを導入したい。ところが、多くのアプリを見比べてみても、自社にフィットするものが見つからない場合は、どうすればいいでしょうか。
ひとつは、開発会社に外注して、業務アプリを新規で作ってもらうことです。これなら、要望どおりの業務アプリを導入できますが、数か月以上の時間と、高額なコストがかかってしまうため、簡単にできることではありません。
もうひとつは、「ノーコード」を活用して、自分たちでアプリを作る方法です。いくつかの制約はあるものの、自社に合ったアプリを短期間で、しかも安価に作るには良い方法といえます。
ノーコードとは？
ノーコードとは、簡単にいえば「アプリを作るためのアプリ」です。ゲームでもビジネスツールでも、アプリをゼロから作るとなると、専門知識を持ったエンジニアによるコーディング、つまりコードの記述が必要です。しかし、ノーコードでは、コーディングの知識も技術もいりません。
画面上に用意されたさまざまな機能を持つユニットを、ドラッグ＆ドロップで組み合わせ、必要な機能を持ったアプリを作ることができます。このように、「コードがいらない」というところから、ノーコードと呼ばれます。また、少々のコーディングを行うことで機能の拡張や改変ができる、「ローコード」というものもあります。
ノーコードのメリット
ノーコードは、従来のアプリ開発にはない、いくつものメリットがあるため、注目を集めています。具体的にどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。
- 短期間で作成できる
業務アプリを外注すると、完成までには長い時間がかかります。現場の業務効率化が、それだけ遅くなるというわけです。
しかし、ノーコードを利用すれば、遥かに短い時間で業務アプリを作成できます。このスピード感は、ノーコードの最大のメリットといえます。
- プログラミングの知識が不要
「プログラミングに関する専門知識がいらない」という点も、ノーコードの持つ大きなメリットです。ですから、各部門の担当者が、自分たちの使いやすい機能やインターフェースを持った業務アプリを、自分たちだけで作成することが可能です。
- 外注のコストをカットできる
自社内で業務アプリが作れるとなれば、外注のコストを丸々カットすることができます。これは、「短時間で作れる」という点とともに、ノーコードの大きな魅力でしょう。必要な費用はノーコードアプリによって差はありますが、月額数千円から使えるものも多数あります。
- ニーズに合わせて作成し、改善できる
ノーコードを利用すれば、自社のニーズに合った業務アプリを作ることができます。一度作った業務アプリにさらに手を加え、改善することもできます。ただし、ノーコードでは、すでに出来上がったユニットを組み合わせるため、細部の改変や修正がしにくいという面もあります。このような場合は、ローコードを利用するといいでしょう。
- ほかのツールやシステムとの連携も可能
ノーコード開発のツールにもよりますが、作成する業務アプリに、ほかのツールやシステムとの連携機能を持たせることもできます。別部門で使う業務アプリを連携できれば、たとえば営業部門で受けた顧客からの注文データを、生産管理システムや在庫管理システムが自動的に吸い上げることも可能です。
ただし、こうした機能を持たせる場合、ほかの業務アプリとの接続部分を修正しなくてはならない場合が多いようです。その意味では、ノーコードよりもローコードのほうが適しているでしょう。
業務アプリ選びは慎重に行い、場合によってはノーコードも選択肢に入れよう
日々の仕事を処理する業務アプリには、さまざまなものがあります。ですが、安易に選んでしまうと、後悔することにもなりかねません。この記事でご紹介したポイントを押さえ、慎重に選択してください。
どうしてもフィットする業務アプリが見つからない場合は、「自分で作る」という方法もあります。ノーコードによる開発は日本でも普及しつつあります。ぜひ選択肢に加えてみましょう。
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