日報の目的とは?日報を有効活用する方法について
一日の仕事の最後に書き上げる日報。多くのビジネスパーソンにとっては、あまりやりたくない仕事のひとつかもしれません。毎日の行動記録として、なんとなく惰性で書いている人も少なくないのではないでしょうか。
しかし、日報は情報の山です。ここでは、日報の必要性や書き方を解説します。各種ツールを使うなどして日報をうまく活用できれば、業務の質を高めることもできます。
なぜ日報が必要なのか?
進捗を把握してミッション達成につなげるため
これは、日報を書く本人だけでなく、確認をする上司も同様です。日報によって、業務の進捗状況をつかむだけでなく、何らかの障害に手を焼いている部下にはタイミング良くアドバイスを行い、ミッション達成へと導いていくことができるでしょう。
情報を共有して効果的に活用するため
たとえば、営業部員の日報は、その多くが顧客とのやりとりの記録になります。ですから、顧客のニーズや現時点で抱えている問題、将来的な課題などを、日報から読み取ることもできます。また、メンバーが何らかのノウハウを得たならばそれも日報に書き込み、メンバー間で共有することでチーム全体のパフォーマンスを底上げすることもできます。
日報は、そこに蓄積された情報を共有することで、より大きな成果へとつなげることができるのです。これは、各部署のマネージャー、さらには経営者も、しっかり認識しておくべきことでしょう。
仕事を振り返り、自己の成長につなげるため
長いスパンでとらえたとき、日報は自分自身を振り返ってその成長を確かめ、さらなる成長につなげることにも役立つのです。
日報の書式はどうすればいい?
5W1Hを意識する
この5W1Hあるいは5W3Hをベースに、数値で表せる要素はできるだけ定量的に記載していくと、日報の正確性と客観性が増し、情報共有や過去との比較がしやすくなります。
日報を活用するためには、とても重要なポイントですので、外さないようにしましょう。
課題や問題は、その解決案も書き込んでおく
ひとつの業務を長く続けていると、似たような状況に直面することは多いもの。また、同じ仕事に携わるチームメンバーも、あなたと同じ問題に悩まされているかもしれません。そんなとき、過去のあなたが日報に書き込んだ「課題の解決法」が、大いに役立ちます。
日報を情報資産と位置付け、広く共有・活用することで、こうした効果を得ることができるのです。
顧客からの情報はシンプルかつ具体的に
そして、それらの情報は、箇条書きにし、シンプルかつ具体的に記載するようにすると、客観性が増し、共有情報として二次活用しやすくなります。
日報を日記のように書きつづる人もいるようですが、それでは主観性が強くなってしまい、重要な情報がもれてしまったり、客観性が損なわれたりしがちです。ある程度のフォーマットを決めておき、それ以外の事項については文章情報として残すようにすれば、日報を効率良く作ることができ、活用することができます。
日報はツールの選択が大切
どのようなツールを使うかによって、日報の持つ情報が活用される可能性は違ってきますから、ここは慎重に選択すべきといえます。
メールでの日報は活用しにくい
しかし、メールを受け取るマネージャーにしてみれば、メンバーからの日報メールが、ほかの多くのメールの中に埋没してしまう可能性は高くなります。しかも、メールの文面からはデータの抽出が難しく、集計や分析に大きな手間がかかります。
「情報を活用する」ことが日報の目的である以上、情報として二次利用しにくいメールでの日報は、あまり役に立たないと考えていいでしょう。
Excelは機能の限界がある
しかし、Excelはあくまでも表計算ソフトです。複雑なマクロや関数を駆使すれば、将来の売上予測などをはじき出すことはできますが、時系列に沿った過去の履歴を俯瞰するような機能は備えていません。 記録を残すところまではできるとしても、それを活用するフェーズになると、Excelでは力不足になります。
ITツールなら分析もラクラク
何より、書き込んだ情報がメンバー間で共有され、さまざまな形で二次利用することができます。現場のチームメンバーはもちろん、マネージャーや経営者にとっても、情報を最大限に活用できるベストな選択といえるでしょう。
日報の扱いひとつで作業生産性が高まる
情報とスピードがビジネスの成否を分ける現代、日報ひとつにも気を配って有効活用することは、すべての企業にとって重要なことです。
関連記事・リソース
関連製品
まずはご相談ください
弊社のエキスパートがいつでもお待ちしております。