社内コミュニケーションとは？重要性やアイデア、成功事例などを解説
社内コミュニケーションの改善と向上は、企業に多くの利益をもたらします。社員同士のスムーズで活発な交流によって得られるメリットは多く、社内業務の効率アップから顧客満足度の向上、企業ブランドの価値向上にまでつながっていきます。
しかし、社内コミュニケーションは、経営層やマネジメント層だけが力を入れてもうまくいきません。社員に目的を伝えて、巻き込んでいくことが大切です。
本記事では、社内コミュニケーションの概要からうまくいかない要因、具体的なアイデアなどを詳しく解説します。
後半では、社内コミュニケーションのよくある失敗と成功事例も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
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- 社内コミュニケーション
社内コミュニケーションとは
社内コミュニケーションとは、組織内での情報共有や意見交換などのコミュニケーションのことです。
上司と部下、同僚間、部署間など、あらゆる階層や部門を横断する双方向のやりとりが含まれます。単なる業務連絡だけでなく、何気ない会話や感情の共有なども重要な要素です。
社内コミュニケーションの向上は、多くの企業で重要課題とされています。しかし、単に相互交流を高めることに注力する前に、まずその目的を明確にしておくことが大切です。
そこで本章では、社内コミュニケーションの目的と重要性について詳しく解説します。
社内コミュニケーションの目的
社内コミュニケーションの目的は、会社組織において、情報の円滑な流れを促進し、社内の連携を強化することです。
社内コミュニケーションが強化されることで、従業員間の信頼関係やチームワークの向上が期待できます。お互いの意見や存在を受け止め、思いを率直に伝えられるようになります。
また、円滑な社内コミュニケーションによって、業務の効率化や生産性の向上につながりますし、意見やアイデアの共有を通じてイノベーションを促進することも可能です。
結果として、従業員のエンゲージメントや満足度が向上し、企業全体の成長につながります。
モデリングされた社内コミュニケーションの重要性
マサチューセッツ工科大学のダニエル・キム教授は、「組織の成功循環」というモデルを提唱しています。このなかで教授は、「関係・思考・行動・結果」という4つの要素の質を高め、それぞれが好循環する「グッドサイクル」を生み出すことが、組織を成功へと導いていくと説いています。
しかし、この4つの要素のうち、「関係」だけは、ひとりで完成させられません。つまり、このステップでは、相手との関係性を高めることが肝要であり、そのためには十分かつ良好なコミュニケーションが不可欠なのです。
このように、社内コミュニケーションの重要性・必要性は、理論の上でも明らかにされているのです。
社内コミュニケーションがうまくいかない要因
社内コミュニケーションがうまくいかない原因の多くは、以下の3つに絞られます。
- 経営層の考えを社員に落とし込めていない
- 部署間・部門間における連携が取れていない
- リモートワークが中心で直接的なコミュニケーションを取るタイミングが少ない
それぞれ詳しく解説するので、参考にしてみてください。
経営層の考えを社員に落とし込めていない
社員と経営層は普段の業務で顔を合わせることも少ないため、経営層のビジョンや戦略が社員に適切に伝わっていないケースは珍しくありません。
トップからの情報伝達が不十分だと、組織全体の方向性や従業員に期待することが不明確になります。結果として、各部署や個人の目標設定が曖昧になり、業務の優先順位付けが難しくなります。
また、「上層部が何を考えているのかわからない」と不満が漏れるようになり、離職につながる可能性があるのです。
部署間・部門間における連携が取れていない
他部署や部門間においては、働く場所や業務内容が異なることから、コミュニケーションが不足しがちです。
各部門が独自の目標や優先事項に固執するあまり、全社的な視点が欠如することは珍しくありません。
しかし、どのような業務においても、他部署との連携は欠かせず、効率的かつ効果的な仕事をするには部署・部門の垣根を越えて社内コミュニケーションを取る必要があります。部署・部門間の社内コミュニケーションが不足すると、情報の共有が滞り、業務の非効率化、重複作業の発生につながる可能性があります。
リモートワークが中心で直接的なコミュニケーションを取るタイミングが少ない
コロナ禍から急速にテレワークが普及した企業も少なくありません。
テレワークは、時間や場所を選ばずに業務を進められるため非常に便利な反面、対面でのやり取りを減少させ、コミュニケーションの質の低下につながっています。
画面越しの会話では、非言語情報が伝わりにくく、ニュアンスの解釈に齟齬が生じやすくなります。また、雑談や偶発的な情報交換の機会が失われ、チームの一体感や創造性が損なわれる可能性もあるのです。
社内コミュニケーション向上には、「縦・横・全体」の3つの視点で考えることが必要
| コミュニケーションの視点 | 意味 |
| 縦 | 経営陣と現場の社員、部署内の上司と部下など、上下のコミュニケーション |
| 横 | 部署内での同僚同士、さらに各部署間、事業部間でのコミュニケーション |
| 全体 | 全社的なコニュニケーション |
縦のコミュニケーション
縦のコミュニケーションとは、経営陣と現場の社員、部署内の上司と部下など、上下のコミュニケーションを指します。
縦のコミュニケーションが活発になると、トップから現場まで、企業理念やビジョンが共有され、組織としての一体感が高まります。また、現場で重大なトラブルやエラーが起こった際にも、その情報が速やかに経営陣に送られてくれば、会社としてどう対応すべきか迅速な判断を下せるのです。
横のコミュニケーション
横のコミュニケーションは、部署内での同僚同士、さらに各部署間、事業部間でのコミュニケーションを指します。同期入社同士でのコミュニケーションは、同時期にぶつかりやすい問題の解決や助けにもなり、個人の成長を促すこともできるでしょう。
また、各部署の連携がスムーズになれば、日常業務の円滑化も図れます。
全体のコミュニケーション
縦と横のコミュニケーションが活性化すれば、全社的な意識の共有化につながり、組織としてのポテンシャルをより引き出す作用を生み出します。
ポテンシャルをより引き出せると、サービスの質が向上し顧客満足度が高まったり、斬新な意見が飛び交い新規事業発足につながったりと、会社に好影響を与えられるでしょう。
社内コミュニケーションで得られる2種類のメリット
社内コミュニケーションが活性化すると、具体的にどのようなメリットが生じるのでしょうか。
これには、社内に対するメリットと社外に対するメリット、2つの側面があります。それぞれ、例を挙げて見ていきましょう。
社内に対するメリット
生産性の向上
チーム内のメンバー同士であれ、他部署との関係であれ、コミュニケーションが活発になると、それぞれの作業分担がきちんと認識され、業務が円滑に回るようになります。また、他部署との連携が必要なプロジェクトでも適切な情報共有や確認が行われ、結果として組織の生産性向上に役立ちます。
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社員足度の向上
縦にも横にも風通しがいい組織は居心地がよく、のびのびと仕事に打ち込めるようになるでしょう。とくに、上司に対しても自由に意見が言える雰囲気があれば、自分の仕事はみずからコントロールするという意識が高まり、責任感とモチベーションのアップにもつながります。結果的に社員満足度の向上が期待できます。
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定着率の向上
慢性的な人手不足が続いている昨今では、社員の定着率向上は人事上の重要課題ですが、退職理由でもっとも多いのは「社内の人間関係での悩み・不満」だと言われます。しかし、日頃から十分なコミュニケーションを取っていれば、仲間や部下の悩みに早期に気付き、個別のケアが可能です。結果として、社員の定着率を向上する効果が期待できます。
社外に対するメリット
顧客満足度の向上
社内コミュニケーションが活発になることで、情報共有の活性化につながります。これによって、社内の各部署あるいは特定の誰かの手元に止まっていたさまざまな情報や知見を、組織全体で有効活用でき、顧客に対するアプローチや提供できる価値に大きな幅が生まれるのです。
つまり、社内コミュニケーションの向上によって、顧客に今まで以上の満足を提供できます。
企業ブランドの向上
企業ブランドは、一朝一夕で改善できるものではありません。しかし、社内コミュニケーションによりもたらされる効果によって、企業としての価値向上が期待できます。今まで以上に多くの人があなたの会社で働きたいと考え、あなたの会社と取引きしたいと思うようになるでしょう。 社内コミュニケーションの改善は、それによって企業のブランドイメージをさらに高めることにもつながるのです。
社内コミュニケーションを活性化させる5つのポイント
社内コミュニケーションを活性化する方法はさまざまありますが、ただ他社の真似をするのではなく、意識すべきポイントを抑えるようにしましょう。本記事では、以下の5つのポイントを紹介します。
- 社員が交流しやすい環境やきっかけを作る
- 定期的にミーティングの場を設ける
- 各種コミュニケーションツールで交流を促進する
- 経営層やリーダー層が積極的に社員に関与する
- 無理のない活動を長く続ける
それぞれ詳しく解説します。
社員が交流しやすい環境やきっかけを作る
スポーツやゲーム大会、社員旅行などの社内レクリエーションを社員間交流のきっかけとして取り入れている企業はかなり多いようです。こうしたイベントによって、縦横両方向のコミュニケーションが活性化されることに加え、若手の人材育成の場としてレクリエーションを活用している企業もあります。
社内部活動を奨励している企業も多く、業務中には見られない社員一人ひとりの個性や特性を発揮させ、コミュニケーションのきっかけとしているケースも珍しくありません。
定期的にミーティングの場を設ける
ミーティングの場を設けるのは、社員同士でコミュニケーションを取るのに優れています。定期的に行うことで、つながりを作るのにも役立ちます。
ミーティングと聞くと緊張する人もいるかもしれませんが、社内コミュニケーションの活性においては、フランクで話しやすい場を提供するのも重要です。また、オンラインミーティングが多くなりがちですが、対面でのミーティングを採り入れることで、思いや熱も伝わりやすくなります。
各種コミュニケーションツールで交流を促進する
特別なイベントを催すのではなく、コミュニケーション機能に優れたツールを日常業務のなかで活用することも、社員交流を促進するよい方法です。
一例を挙げると、Salesforceが提供するコミュニケーションツール「Slack」は、グループ内でのチャットやメッセージのやりとりのほか、ディスカッションやアンケートの実施、動画やファイル共有もできます。さらに、ディスカッションされた話題についての最新コンテンツを自動的に収集し表示するなど、社内コミュニケーションを加速する多くの機能を備えています。
こうしたツールを有効活用することも、社員間交流を促す大きな力となるはずです。
経営層やリーダー層が積極的に社員に関与する
社内コミュニケーションが活性化しない原因のひとつに、「何の役に立つのかわからない」という、現場の空気が根強いことが挙げられます。これを払拭するには、経営トップと各部署のリーダーなど、決裁権をもつメンバーが積極的に関与する必要があります。
コミュニケーションの活性化にどのようなメリットがあり、それによって組織がどのように変わるのか、それを現場に対して繰り返し説いていくことが大切です。
業務課題の解決が容易になる、日々の業務が効率化できるなど、社員個人が得られる利益を示すことも有効に作用するはずです。
無理のない活動を長く続ける
コミュニケーションの活性化にはいろいろな方法がありますが、これは人間の体でいうところの「体質改善」のようなものです。万能薬的な方法も、即効性のある手法もありません。
そのため、自社の規模や状況を踏まえた上で、無理のない活動を長く続けることが肝要です。早く結果を出そうと焦ったところで、逆効果にもなりかねません。なんらかの施策を打ち、その効果を見定めて、必要ならば別の一手を打っていくなど、長い目で見ていくことが大切です。
社内コミュニケーションの具体的なアイデア
社内コミュニケーションを活性化する方法として、企業ごとでさまざまなアイデアを取り入れています。本記事でも具体的なアイデアとして、以下の5つを紹介します。
- デスクをフリーアドレスにする
- 1on1ミーティングを実施する
- カフェスペースやフィットネスを設ける
- 社内報を導入する
- 社内イベントを実施する
それぞれ詳しく解説するので、参考にしてみてください。
デスクをフリーアドレスにする
フリーアドレスとは、社員一人ひとりの固定席を作らず、常に自分の好きな席で働ける業務スタイルのことです。
固定席の概念を取り払うことで、部署や役職の垣根を越えた交流が生まれやすくなります。毎日異なる席に座ることで、普段接点の少ない社員同士が自然と会話する機会を作ることになるのです。
また、この制度は柔軟な働き方を促進し、創造性やイノベーションを刺激する環境にもなるでしょう。ただし、導入にあたっては個人の所有物を保管するロッカーの設置や、清潔な環境を維持するためのルールづくりが必要です。
1on1ミーティングを実施する
1on1ミーティングは、一般的に上司と部下の組み合わせで行う個別面談です。
業務上の課題や個人目標の進捗確認、業務の悩みなど仕事に関する内容にとどまらず、プライベートな悩みもざっくばらんに相談できるのが1on1のメリットです。
上司にとっては、部下の状況を詳細に把握できる貴重な機会となり、適切なフィードバックや指導が可能になります。また、個人的な悩みを共有することで、信頼関係の構築にもつながるでしょう。定期的な実施により、問題の早期発見や解決が期待できます。
カフェスペースやフィットネスを設ける
オフィス内にカフェスペースやフィットネス施設を設けることは、社員の交流を促進する有効な手段です。
リラックスした雰囲気の社員食堂やカフェでは、部署を超えた自然な会話が生まれやすくなります。コーヒーを片手に気軽に意見交換ができる環境は、新たなアイデアの創出にもつながるでしょう。
一方、フィットネス施設は、健康増進だけでなく、共通の趣味を通じた社員同士の絆を強める場となります。部署に関係なく、自然とコミュニケーションが生まれやすくなるでしょう。
社内報を導入する
社内報にはいろいろなスタイルがあり、最近ではWeb社内報を作成・発行できるクラウドサービスも登場しています。
文章と画像を同時に扱えて、工夫次第で魅力的なコンテンツ作成が可能です。クリエイティブ系の部署をもつ企業では、商業誌並みのクオリティの誌面づくりで読者にアピールするなど、企業ごとにさまざまなアプローチが行われています。
こうして、魅力あふれる社内報が作れれば、それをベースに社員間の会話や交流を自然に促せるでしょう。
社内イベントを実施する
社内イベントの開催は、部署や部門間の垣根を越えて、社員同士の交流を深める絶好の機会です。
忘年会や新年会といった恒例行事だけでなく、スポーツ大会やボランティア活動など、多様なイベントが考えられます。これらの活動を通じて、普段の業務では見られない社員の一面を発見できるでしょう。また、部署や役職の垣根を越えた交流は、新たな人間関係の構築につながります。
社内コミュニケーションでよくある失敗
社内コミュニケーション改善へのアクションに取り組んだ場合でも、すべてがうまくいくわけではなく、失敗に終わるケースもあります。
社内コミュニケーションでよくある失敗として、以下の2つを紹介します。
- よくある失敗⑴：フリーアドレスでも座る場所が固定されてしまう
- よくある失敗⑵：定期的なイベントの参加メンバーが固定されてしまう
詳しく解説するので、ぜひ参考にしてみてください。
よくある失敗⑴：フリーアドレスでも座る場所が固定されてしまう
フリーアドレスを導入しても、場所の好みやプロジェクトチームの関係で、結局いつも同じ席に座ってしまうケースは珍しくありません。
なかには、毎日異なる席を選ばなければならないことを面倒に感じた社員から不満が出ることもあります。
席を固定させないためには、管理職が率先して自由な使い方をしてみたり、フリーアドレスを積極的に採り入れたくなるようなレイアウトにしたりするなどの工夫が必要です。
よくある失敗⑵：定期的なイベントの参加メンバーが固定されてしまう
社内イベントを定期的に行うようにしても、参加メンバーが固定されてしまい、理想的な社内コミュニケーションにつながらないこともあります。
毎月のように高頻度でイベントを行うと、仕事が忙しくて参加できないメンバーや参加すること自体が苦痛になる社員も出てきます。社内イベントを実施する目的を再考し、質のよいコミュニケーションを実現できるように、内容と頻度を検討する必要があるでしょう。
社内コミュニケーションの成功事例
社内コミュニケーションへの取り組みがうまくいった例として、以下の2社を紹介します。
- 成功事例⑴：ディップ株式会社
- 成功事例⑵：Mipox株式会社
それぞれ詳しく解説します。
成功事例⑴：ディップ株式会社
ディップ株式会社は、事業の急成長に伴う課題解決と社内コミュニケーションの改善を目的として、Salesforceの製品を活用したCRM・マーケティング基盤の構築に取り組みました。
コロナ禍によるリモートワーク環境下でのコミュニケーション課題に直面し、その解決策としてSlackを全社導入しています。Slackの導入により、社内のコミュニケーション環境は大きく変化しました。
導入直後から利用率が約9割に達し、新たな社内文化として急速に定着しています。その結果、社内メールの送受信数が月間800万通も減少し、会議の数も1500件減少するなど、業務効率の大幅な向上が実現しました。これにより、リモートワーク環境下でも円滑なコミュニケーションが可能となり、社員間の情報共有や協業が促進されました。
さらに、ディップ株式会社はマーケティング施策の強化にも取り組み、Marketing Cloudを導入しています。応募者の属性や行動履歴に応じたきめ細やかなメルマガ配信が可能となり、顧客とのコミュニケーションも改善しました。
今後の展望として、ディップ株式会社はAIテクノロジーとの連携やOneプラットフォーム化によるさらなるデータ活用の高度化を目指しています。社内外のコミュニケーションをさらに進化させ、業務効率の向上と顧客満足度の向上を同時に実現することが期待されています。
成功事例⑵：Mipox株式会社
Mipox株式会社は、研磨に関する製品や装置の製造・販売、コーティングなどの事業を国内外において展開する研磨関連メーカーです。2005年度には過去最高の売上高を記録したものの、2008年には売上高が2005年度の3分の1にも満たない額まで減少。業績が落ち込んだ同社では、優秀な人材が次々に辞めていき、社内の誰もが好き勝手に行動し、部門間での信頼関係も崩壊していったそうです。
崩壊寸前の組織と経営を立てなおすために社長が選択したのは、社内のDX化を進めるためにSalesforceを導入することでした。
社内コミュニケーションにメールを使うことを一切禁じて、チャットツールであるSalesforce のChatterに集中化させたのです。メールからチャットへの強制的な移行に対しては、社内での戸惑いや反発もありましたが、社長みずから、日々の想いや経営理念、社員向けメッセージを毎日チャットで発信し続けています。
また、Chatterを使い組織横断のプロジェクトをまわす仕組みをSalesforce 上に構築し、部門間のコミュニケーションを活性化させる目的で、リアルな場での催し物も増やしたそうです。 一連の施策により、Salesforce 上でのオープンなコミュニケーションと情報共有が社内の文化として醸成されました。
SalesforceのSlack AIで効率的なコミュニケーションを実現
SalesforceのSlack AIでは、従業員・ナレッジ・アプリを一箇所にまとめ、幅広い業務をその場で行えるようにしたことで、業務効率の改善を支援するツールです。
以下の機能を有しており、効果的な社内コミュニケーションと生産性アップを目指せます。
- 仕事に役立つワークフローや自動化機能をSlack内に構築可能
- 信頼性の高いAIを導入
- 情報の整理と共有が可能 など
また、セールスやマーケティング、サービス部門などのCRMデータと連携させることで、顧客とのつながり強化を図れます。サービスの質向上や顧客満足度アップが期待できるでしょう。
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同僚や上司にいらぬ遠慮をすることなく、自由に発言でき交流できる組織からは、思いもしなかったアイデアがわき出るものです。一見して、馬鹿らしい思い付きに見えるものでも、そのアイデアの真意や背景に思いをめぐらせることで、市場に変革をもたらすコンテンツとしてブラッシュアップできるでしょう。
そのようなことを実現できるのも、社内コミュニケーションによる社員間の深い相互理解があればこそです。つまり、社員間交流の活性化は、業務を円滑に動かすだけでなく、企業を今以上に伸ばしていくための下地づくりにも大きく貢献してくれるのです。
本記事で紹介した、社内コミュニケーションを活性化させるポイントや具体的なアイデアをぜひ参考にしてみてください。
また、業務効率化やDX化による社内コミュニケーションの改善であれば、Salesforceのツールをご検討ください。
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