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ワークフォースマネジメントとは？意味やメリット、ポイントを簡単に解説
組織構造や業務体制の効率化は、生産性を高める上で重要な要素です。しかし、人数を増やせば人件費が増大しますし、過度に減らせばオーバーワークに陥ってしまいます。このジレンマを解決する上で大切なのが、ワークフォースマネジメント（WFM）です。
最適な人員配置を行って、人的リソースを最大限有効活用することでどのようなメリットが得られるのか、ワークフォースマネジメントの基礎知識を解説していきます。
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ワークフォースマネジメント（WFM）とは業務に携わる人的リソースを管理するための施策全般
近年、ビジネスの現場で注目されているワークフォースマネジメント。直訳すると「労働力管理」ですが、詳しくいえば「業務に携わる人的リソースを管理するための施策全般」となります。
ビジネスで勝ち残るために、必要な要素は数多くあります。中でも、業務効率化や生産性の向上は欠かせません。同じ時間、同じ人数でより多くの成果を上げられれば、より多くの利益を得ることが可能です。まして、現在の日本は少子化傾向が止まらず、あらゆる業界が慢性的な人材不足にさらされており、多くの企業が業務効率化や生産性の向上を図る必要に迫られています。
そのための対策のひとつが人的リソースの適正な管理、つまりワークフォースマネジメントなのです。
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ワークフォースマネジメントを行う3つのメリット
ワークフォースマネジメントを適切に行えば、人材を無駄なく効率的に活用し、生産性を高めることができます。
ここでは、ワークフォースマネジメントを行う3つのメリットをご紹介します。
＜3つのメリット＞
- 必要なスキルを持つ人員を配置できる
- 適切な人員配置で、稼働率を最大化できる
- 人件費を総合的に抑制できる
必要なスキルを持つ人員を配置できる
誰がどのようなスキルを持っているのか。どの業務にどのようなスキルが要求されるのか。こうしたことは、現場を管理するマネージャーが正確に把握しておくことが大切です。そうすることで、必要なスキルを備えた人員を適切に配置していくことができ、業務効率を格段に高められます。
語学力や処理能力といったスキルのほか、社内外との連絡業務が多いポジションなら高いコミュニケーション能力と調整能力が欠かせませんし、ムードメーカー的な存在も必要になるかもしれません。こうした適材適所が、業務を円滑に回していく大きな力になります。
適切な人員配置で、稼働率を最大化できる
業務をスムーズに進めるためには、適材適所に加えて、各部署での人員配置も重要です。業務量に見合った人的リソースをあてがっておかないと、無理や無駄が発生し、効率性が大きく下がることに。
人件費は、固定費の中でも大きな割合を占めるものですが、コスト削減のために人員を必要数よりも少なくすると業務過多となり、スタッフのストレス増大やモチベーション減少によって、サービスの低下を招きかねません。反対に、業務に対して人員が多すぎる場合、労働力過剰となって、人件費の無駄が生まれてしまいます。
こうした無理や無駄を排除する、あるいはできるだけ小さく抑え、人材の稼働率を最大化することが、ワークフォースマネジメントによって実現するのです。
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人件費を総合的に抑制できる
接客業をはじめとするサービス業のように、完全な機械化がしにくく、人の手に頼らざるをえない業種では、コスト全体に対する人件費の割合が高く、そのため労働集約型産業とも呼ばれています。各種デジタルツールの登場によって、自動化・デジタル化できる部分は増えてきましたが、それでも医療施設や介護施設、コールセンター業務などは、業務の多くを人の手に頼っているのが現状です。
しかし、そうした業種でも、ワークフォースマネジメントを取り入れることで、生産性を高めることができます。また、同額の利益を得るために必要な人的リソースを減らせる、つまり、人件費を抑制できるということでもあります。
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システムを活用したワークフォースマネジメント
各部署でワークフォースマネジメントを担うのは、現場のマネージャーです。しかし、スタッフひとりひとりのスキルやレベルを一括管理し、最適な配置を行うことを、スプレッドシートなどを使って行うのは無理が大きいでしょう。ここで役立つのが、ワークフォースマネジメントシステムです。
市場には、多くのワークフォースマネジメントシステムが登場していますが、多くはコールセンター業務を前提としたもので、クラウドサービスの形で提供されています。また、特定の業種向けに機能を強化した製品もあります。デモ版がリリースされているなら、まず使ってみることです。機能や使い勝手を確かめておけば、導入してから後悔することは少なくなります。
ワークフォースマネジメントシステムの基本的な4つの機能
ワークフォースマネジメントシステムには、製品によってさまざまな機能が搭載されています。汎用性の高いものは、さまざまな業種で利用できるつくりになっています。
ここからは、多くのワークフォースマネジメントシステムに搭載されている基本的な機能について解説していきましょう。
- 要因需要予測機能
要因需要予測機能とは、過去のデータを参照して、曜日ごと、あるいは時間帯ごとにどれほどの人員が必要になるかを予測する機能です。この機能によって、どれほどのスキルを持つスタッフを何人用意すれば良いか、明確な数字を示すことができます。 - 人員手配と管理機能
人員の手配状況を俯瞰し、必要に応じて管理できる機能は、シフト表のデジタル版と考えればいいでしょう。飲食業向けの機能として、「厨房」「ホール」「レジ」という具合に、職能ごとに管理できるものもあります。要員需要予測機能と連動して、スタッフの過不足をチェックし、修正することもできます。
- スキル登録機能
スキル登録機能は、登録してあるスタッフがそれぞれどのようなスキルを持っているかを登録しておくものです。正規・非正規といった雇用形態の区分やテレワークの状況、出勤日なども個人の情報として登録できますから、需要に合わせた人員配置が可能です。 - シフト作成機能
シフトの作成は手間がかかる上、全員の要望を反映できないことが多く、マネージャーにとっては頭の痛い仕事です。それを自動化してくれるのが、シフト作成機能です。シフト作成を自動化できればマネージャーの作業負荷は大きく軽減できますから、特に重要な機能といえます。
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ワークフォースマネジメントを成功させる2つのポイント
ワークフォースマネジメントを適切に実行するためには、まず関係者全員がその概念を理解することが必要です。その上で、ワークフォースマネジメントを成功させるためのポイントを2点ご紹介します。
＜2つのポイント＞
- 部署間の連携を図る
- 目的に合ったワークフォースマネジメントシステムを選ぶ
部署間の連携を図る
ワークフォースマネジメントは、人的資源を有効活用する施策全般を指します。つまり、人事はもちろん、営業やシステム開発など、多くの部署を横断する施策ということになります。ですので、部署間の連携が重要であり、そのためには経営トップによるリーダーシップも必要です。
組織の規模が大きくなればなるほど、部署の垣根を越えた横方向の連携は、簡単ではありません。しかし、そこをクリアしないと、ワークフォースマネジメントは円滑には進みません。そのために、ワークフォースマネジメントの内容と導入のメリットをトップが正しく理解し、トップダウンで推進していくことが重要になるのです。
目的に合ったワークフォースマネジメントシステムを選ぶ
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ワークフォースマネジメントで組織をシェイプアップしよう
ワークフォースマネジメントは、あらゆる部署で行うことができます。必要最小限の人員で高い業務品質を実現することができれば、アスリートのようにシェイプアップされた組織に生まれ変わることができるはずです。
適切なワークフォースマネジメントを行い、さらに強い組織づくりを目指していきましょう。
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