営業日報の書き方とは？メリットや注意点、管理ツールまで解説
営業活動は商談や問い合わせ対応、資料作りなど業務が多岐に渡るため、営業担当者の動きや進捗を把握するためには、営業日報を作成するのが効果的です。
日報といっても、ただ1日の活動を書けばよいわけではないため、どのように書くべきか悩んでいる方が多いのではないでしょうか。
本記事では、営業日報の書き方に加えて、作成のポイントや注意点を詳しく解説します。営業日報の運用を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
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営業日報を作成する目的
営業日報の導入を検討する前に、目的を理解する必要があります。目的を把握することで、なぜ作成するのかを念頭に置きながら、効果的に運用できるためです。
営業日報を作成する目的は、営業担当者と管理者で異なります。それぞれの視点から見た営業日報の目的を解説します。
日報の目的は以下の記事でも詳しく解説しているため、ぜひ参考にしてください。
営業担当者における目的
営業担当者における営業日報を作成する主な目的は、以下の通りです。
- 1日の稼働状況や対応数などを記録するため
- 目標に対する取り組みができているかを振り返るため
- 顧客情報や課題などの営業に必要な情報を整理するため
1日の営業活動を記録することで、自分自身の動きを振り返る材料になります。目標に対しての進捗や実施したアプローチなどを振り返り、次への改善点を見つけるのが目的です。
また、顧客情報を記載すれば、日報を営業に役立つ資料として活用できます。顧客が抱えている課題やアプローチへの反応などを記録し、情報を管理するのも営業日報の重要な役割です。
管理者における目的
営業組織の管理者にとっては、以下の目的で営業日報を作成するケースが大半です。
- 各営業担当者の稼働状況を把握するため
- 営業組織全体の稼働状況を把握するため
- 顧客や案件の情報を整理するため
各営業担当者の日報を確認すれば、それぞれの稼働状況や進捗がわかります。目標までの達成度を参考に、適切なタイミングでフォローできるようにするのが営業日報の目的です。
また、各営業担当者の動きから組織全体の状況を把握するためにも、営業日報が役立ちます。組織の目標に対する進捗や動きの課題などを読み取り、目標達成に向けて営業活動の改善や方向づけなどを行います。
現在抱えている顧客や案件の情報を知るためにも営業日報は便利で、全体への情報共有や戦略の検討などに役立つでしょう。
営業日報を作成する価値・メリットとは？
営業は、顧客向けの提案書を作ったり、問い合わせを受けて回答したりと、動きの多い業務です。商談のための外出も多い上に、個々のメンバーが抱える案件は1件や2件ではありません。
さまざまな活動内容をすべて営業日報にまとめるというのは、なかなか骨の折れる作業です。「これさえなければ、営業は楽しいのに…」と思っている営業担当者も多いことでしょう。
しかし、この営業日報は、高い価値を秘めているのです。まずは、それぞれの立場ごとに営業日報の価値を解説します。
営業担当者にとっての価値・メリット
営業担当者にとっての営業日報の価値は、業務を振り返ることで得られる、自分の行動への理解と改善です。
営業担当者は何かと忙しく、精神的にも慌ただしくなりがちで、一つひとつの業務を場当たり的にこなしてしまうことも少なくないでしょう。
ですが、非効率な動きに気づき、改善を心掛けることで、やがて的確な判断や無駄のない行動ができるようになります。試しに、1年前の自分が書いた営業日報を読んでみてください。そのときから大きく成長した、現在の自分に気づくはずです。
マネージャーにとっての価値・メリット
マネージャーにとっての日報は、個々のメンバーの動きと案件の進捗状況を把握するための貴重な材料です。チーム全体の動向をつかみ、今後の営業戦略に活かせます。
進捗が思わしくない場合は、何らかの障害があることがわかり、案件を抱えた部下に適切なアドバイスを与え、クローズに向けてサポートできるでしょう。
また、メンバーそれぞれが持っているノウハウを吸い上げ、メンバー全員に共有すれば、チーム全体の能力を高められます。
チームメンバーにとっての価値・メリット
個々の日報を上司だけではなく、メンバー全員が閲覧できるようにしておくと、チーム内で情報共有できるようになります。何らかのトラブルにどう対処すればいいか、どのような顧客にどのようなアプローチが有効なのかなどを、メンバーがお互いに学び、教え合うことが可能です。
単にナレッジの共有というだけではなく、メンバー間のコミュニケーションを活発にし、チーム意識の強化にもつながります。個人プレーになりがちな営業という仕事を、チームワークへと転換できるのです。
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営業日報の書き方
営業日報を作成する際は、基本的な書き方を押さえましょう。記載する項目や作成の手順などを理解し、営業担当者や管理者など誰でも活用できる日報を作成することが重要です。
ここでは、項目例や作成手順などを紹介します。
記載する項目・テンプレート
営業日報に記載する項目は、確認したい情報にあわせて設定する必要があります。訪問営業を例にした項目例・テンプレートは、以下の通りです。
＜訪問活動の報告テンプレートの例＞
- 担当者名：
- 日時：
- 訪問先：
- 訪問先ご担当様：
- 訪問の目的：
- 対応の内容：
- 確度：
- 次の行動予定：
いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのようにを指す「5W1H」をベースに、営業活動の全体像がわかるテンプレートを作成するのがポイントです。
テレアポやメールマーケティングなど取り組みによって必要な項目が異なるため、自社の営業スタイルにあった項目を定めましょう。
作成の手順
営業日報の作成は、1日の営業活動を記載するだけではなく、1日がはじまるときから準備をする必要があります。
営業日報は、以下の手順で作成するのがよいでしょう。
- その日の目標を設定する
- 営業活動の実績を記載する
- 振り返りを記載する
効果的な振り返りをするためには、1日の目標設定が欠かせません。目標が明確になれば、達成するために取り組んだことや取り組みの成果などを記載しやすくなります。
目標を意識しながら1日の営業活動を終えたら、対応件数や対応内容などの実績を記載しましょう。日報の項目にあわせて、定量的な情報をシンプルに書くのがポイントです。
最後に、実績を参考に1日の振り返りを行います。目標を達成できた理由や達成できなかった原因などが可視化され、次の営業活動に向けて改善や戦略の再検討を実施しやすくなります。
例文
営業日報の例文として、訪問営業の記載例を紹介します。
担当者名：〇〇営業部 〇〇 〇〇（氏名）
日時：20〇〇年〇月〇日（〇曜日）
訪問先：〇〇株式会社
訪問先ご担当様：〇〇部 〇〇 〇〇様（氏名）
訪問の目的：〇〇株式会社の〇〇様と関係を構築するため
対応の内容：〇〇株式会社の〇〇様との商談を行いました。複数のサービスを検討している中で、〇〇（自社サービス）を提案しました。
確度：提案の結果、〇〇（自社サービス）の〇〇（機能や特徴）に興味をもたれ、サービスの候補に含めていただきました。他社との違いをアピールできれば、契約の可能性が出てくると感じています。
次の行動予定：〇月〇日に訪問する予定です。今回は関係構築が目的でしたので、次回はより詳細な提案を行い、契約への糸口を見つけていきます。
上記の書き方はあくまで例であり、使用する日報のフォーマットによって異なります。自社の日報テンプレートを作成したうえで、営業担当者に向けて記載例を共有しましょう。
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結果につながる営業日報を作成する5つのポイント
高い価値を持ち、活用しやすい営業日報を作るには、以下のポイントを意識しましょう。
- 文章にしないことを意識する
- 「5W3H」を必ず入れる
- 定量的・客観的に記録する
- 顧客情報を盛り込んだ内容を心がける
- 中長期的な目線で記載する
書き方や内容などを意識し、誰でもわかりやすく、営業に活用できる日報を仕上げましょう。
文章にしないことを意識する
営業日報は日記のような文章にすると、要点がつかみにくくなり、作成に時間もかかるため、端的な表現を心掛けましょう。
たとえば、顧客訪問が多いセールス部門なら、訪問内容をシンプルに書き込むのがポイントです。インサイドセールスであれば、架電件数や架電先などをわかりやすく記載しましょう。
「5W3H」を必ず入れる
物事を正確に伝えるために、「5W1H」を意識しましょう。5W1Hとは、When（いつ）・Where（どこで）・Who（誰が）・What（何を）・Why（なぜ）・How（どのように）の6つを指し、営業に関する情報を伝えるために欠かせない要素です。
日報の場合、これにHow many（どれほど）・How much（いくら）を加えた「5W3H」を含めるようにすると、簡潔かつ正確な日報に仕上がります。
ただし、場合によっては「どれほど」と「いくら」の要素が関わらない場合もあるため、その際は「5W1H」でも構いません。
定量的・客観的に記録する
営業日報は、定量的・客観的に書きましょう。
契約時期や予算感などに関しては、曖昧な見込みや推測、主観はできるだけ避けるのがポイントです。もし記載が必要ならば、「～の見込み」といった一言を添えましょう。誰が見ても誤解がないようにわかりやすく記載するのが重要です。
顧客情報を盛り込んだ内容を心がける
営業日報を次回の営業活動に生かすためには、顧客情報を紐づけた内容を心がけましょう。
たとえば、「顧客に商品を提案しました」といった記載では顧客の反応や確度がわからず、振り返る際に顧客の様子を具体的にイメージできません。
「顧客に商品を提案したところ、好意的な反応を得られ、詳しい資料を希望されました」と顧客情報を盛り込めば、営業活動の空気感が伝わります。
顧客との対話や反応以外にも、過去の購買履歴や基本情報などを記載すれば、より振り返りに役立つ営業日報に仕上がります。担当者自身の振り返りはもちろん、管理者の状況把握やチームメンバーへの共有などにも効果的です。
中長期的な目線で記載する
営業活動は継続的なアプローチや関係性の構築が成果につながるため、中長期的な目線で営業日報を書きましょう。
その日の営業活動の記録だけではなく、明日のアクションや当月の予定など将来を見据えた内容を心がけると、見通しをもって営業活動に取り組めます。
中長期的な視点は、トレンドや市場の変化に対応するためにも重要です。
契約までにトレンドや市場が変化する可能性を念頭に置き、こまめに情報収集をしながらニーズの変化を想定できれば、状況にあったアプローチができるようになります。
営業日報を運用する際の注意点
営業日報は、営業担当者や管理者などにメリットが多いものの、いくつか注意点があります。
- 営業活動の詳細を把握しにくい
- フィードバックや分析に活用しないと意味がない
- 記載ルールや運用体制を整える必要がある
営業日報でわかることや活用方法を理解したうえで、効果的に運用しましょう。
営業活動の詳細を把握しにくい
営業日報は、営業活動の概要を文字で記録したものであるため、詳細な活動内容は把握しにくい点に注意が必要です。
営業活動の詳細を一つひとつ記載するのは難しく、全体像をつかめない場合があります。
管理者が具体的な営業活動を把握するためには、日報をきっかけにコミュニケーションを活発にするのが方法のひとつです。顧客の反応を確認したり、不安に感じていることを聞いたりすることで、状況や課題を把握し、フォローや改善などに役立てましょう。
フィードバックや分析に活用しないと意味がない
営業日報は書くことが目的になってルーティン化すると、十分な活用ができずにメリットを発揮できません。
営業日報を作成する目的を全体に共有したうえで、担当者自身の振り返りや管理者による分析など活用方法を明確にしましょう。
営業日報を分析に活用したい場合は、SFA（営業支援ツール）が便利です。顧客情報から顧客の傾向をつかんだり、活動状況から業務改善のヒントを得たりできます。SFAのデータ分析方法やデータの生かし方は以下の記事で詳しく解説しているため、ぜひ参考にしてください。
記載ルールや運用体制を整える必要がある
営業日報を作成するには工数がかかるため、営業担当者の負担を軽減するために運用体制を整える必要があります。
通常業務と並行して効果的な運用ができるように、営業日報を書く時間を意図的に確保しましょう。
また、記載ルールや記載項目の整備も必要です。営業担当者の裁量に任せると、それぞれの負担や内容にバラつきが生まれ、生産的な運用が難しくなります。あらかじめテンプレートや記載例を用意し、全体の負担や質をコントロールしましょう。
営業日報を書く手間や管理の工数などが気になる場合は、ツールの導入がおすすめです。簡単な入力で営業に関する情報を記録でき、リアルタイムな共有を実現できるため、営業日報の効率的な運用をはじめられるでしょう。
営業日報を作成する媒体・ツールのメリットとデメリット
営業日報を作成・保存する媒体やツールは、きちんと選定する必要があります。かつての営業日報はプリントアウトしてファイリングするのが一般的でしたが、現在ではさまざまなソフトやアプリが登場し、選択肢が広がりました。
媒体・ツールよって保存性や閲覧性、検索性などが大きく異なるため、何を優先させるべきか、自社に合ったスタイルはどれかを考えて決める必要があります。
主な媒体・ツールは、以下の4つです。
- 紙媒体
- メール
- Excel・スプレッドシート
- SFA・CRM
各媒体のメリット・デメリットを理解し、自社にあったツールを活用しましょう。
紙媒体
営業日報を昔ながらの紙媒体で残す方法があります。営業日報を紙で残しておくメリットは、必要なときに誰でも閲覧できる点です。PCやサーバーの中を探し回ったり、ツールにアクセスしたりする必要がなく、保存庫のキャビネットを開くだけで、過去の日報をチェックできます。
一方で、作成に手間と時間がかかることや、保存のために多くのスペースが取られることはマイナス面です。
また、検索性が低い点もデメリットと言えます。過去の事例を日報から参照し、業務改善に活かしたいというような使い方には、相性が悪いでしょう。
メール
一日の行動を終えたところで、PCで営業日報をまとめ、そのまま上司にメールを送るスタイルも方法のひとつです。Wordなどのファイルにまとめて添付ファイルとして送る方法と、直接メールにメッセージとして書き込んで送信する方法があります。
スマートフォンやタブレットを使えば、外出先からでも営業日報を送れますので、日報を書くためだけに会社に戻らなくて済みます。外回りの多い営業担当者にとっては便利でしょう。
しかし、メールの場合、誤送信やサーバーエラーで営業日報が届かないケースや、、日報メールがほかのメールに埋もれるケースも起こる恐れがあります。メンバーにとっては便利でも、マネージャーにとっては手間と時間ばかりを消費する方法です。
Excel・スプレッドシート
Excel・スプレッドシートで日報フォーマットを作り、個々の日報ファイルに、日々の行動履歴を書き込んでいくというスタイルもあります。
社内のサーバーに共有フォルダを作り、個々のメンバーの日報ファイルを保存しておけば、必要な際にいつでも閲覧できます。
しかし、Excel・スプレッドシートはテキストを扱うのはあまり得意ではありません。検索性も高くなく、日報から顧客情報をチェックしたり、時系列での進捗を確認したりするのは不得意です。
誰でも使えるのがメリットではありますが、営業日報用のツールとしては決して優秀とはいえません。
SFA・CRM
SFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理関係）といったツールは、個々のメンバーの営業活動を商談内容や顧客データと紐づけて、一元管理できます。
簡単な操作で営業日報を作成でき、営業日報から詳しい商談内容や顧客データを参照できるのが特徴です。マネージャーにとっては、担当者のタスクや案件の進捗を把握するために便利な機能でしょう。
作成した営業日報はリアルタイムにチーム内で共有できるため、わざわざメールなどで送信する必要がありません。PCはもちろん、スマートフォンからでもアクセスでき、外出先からの作成も簡単です。一日の外回りを終えて移動中に日報を作ったら、そのまま直帰できます。
検索性が極めて高いことも、SFAやCRMの大きなメリットです。進捗が思わしくない案件があれば、過去に同じような事例がないかを容易に探し出せます。
いわゆるグループウェアにも日報の作成・管理機能は備わっていますが、顧客データも含めた情報の一元管理ができるのがSFAやCRMの強みです。すでにSFA・CRMが導入されていながら、メールやExcelで日報を作成しているなら、今すぐに転換を図ったほうがよいでしょう。
SFAのメリット・デメリットは以下の記事で解説しているため、あわせてチェックしてください。
▶ SFAのメリットとデメリットを知って、効果的に使いこなそう！
また、CRMのメリットと活用方法は、以下の記事で解説しています。CRMの活用を検討している方はぜひ参考にしてください。
営業日報を作成するなら「Sales Cloud」
セールスフォースの「Sales Cloud」を利用すれば、営業に関する情報をツール内に一元管理できます。
顧客情報管理機能では、顧客の情報を記録しながら、営業担当者とのメールのやり取りを自動で同期し、入力の工数がかかりません。案件管理にも対応し、進捗状況をわかりやすく可視化でき、適切なタイミングでのフォローや売上予測などに役立ちます。
さらに、webやメールなどからの問い合わせを管理し、対応履歴をナレッジとして組織に共有することも可能です。
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- 営業活動の管理、問合せ対応、メール配信を1つのツールで実現
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業務に活かせる営業日報を作ろう
営業日報は、使い方次第で顧客と現場の動きをリアルに読み取ることができる貴重なツールです。その可能性を活かすためにも、最適な作成ツールを選び、記載項目や書き方などのフォーマットを決めることが求められます。
運用方法によっては書いて終わりになるケースもあるため、目的や活用方法を明確にしたうえで、組織に浸透させることが重要です。
試行錯誤を繰り返しながら、成果につながる営業日報を作り上げていきましょう。
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