グループウェアとは?代表的な機能や導入効果、選び方を解説
グループウェアとは、組織内でのスケジュールや業務の管理、情報共有、共同作業の効率化も実現してくれるツール
グループウェアとは、メンバー間でのやり取りを一元管理し、組織内でのスケジュールや業務の管理、情報共有、共同作業の効率化も実現してくれるツールです。「掲示板」「スケジュール管理」「施設予約」「ファイル共有」など多彩な機能を搭載しており、それらを活用することで円滑なコミュニケーションと共同作業が可能になります。
グループウェアはSFA(営業支援システム)と混同されがちですが、データの軸や管理項目に加え、できることが異なっており、それぞれの特徴を理解し、目的にあった導入が重要です。
グループウェアの主な3つの機能
伝達・コミュニケーション促進機能
グループウェアには、伝達・コミュニケーション促進のために以下のような機能が備わっています。
- 掲示板
- SNS、チャット
メンバー内で閲覧できる掲示板は、日々の報告やメンバー全員への相談・問いかけなど、ネット上に数多くある掲示板と同様に使います。社内回覧板や社内広報の代わりに使うことも可能です。また、一般に使われているSNSやチャットツールと同様の機能が、グループウェアにも備わっています。メンバー間の連絡やコミュニケーション、グループチャットによる特定メンバー内での連絡やメッセージの送受信など、メールよりスピーディーで手軽ですし、内容はしっかり記録されますから、チームメンバー同士の連絡に便利です。
情報共有促進機能
情報共有促進のために、以下のような機能があります。
- ファイル共有
- Web会議
- タスク管理
- スケジュール管理
ファイル共有は画像や書類など、さまざまなデータを共有する機能です。メンバー間で共有できる、クラウドストレージのようなものと言えるでしょう。なお、共有範囲を設定することもできますが、メンバー数やファイルの種類によってデータ量が大きくなり、容量不足を招くこともあります。その場合は、追加購入やプランの変更によって容量の拡大が可能です。
Web会議は、ZoomやTeamsのようなリモート会議を行う機能です。後述する「スケジュール管理」や「施設予約」の機能と連携し、参加メンバーの空き時間で効率的に会議を設定できます。なお、議事録の作成をサポートし、参加者に共有する機能を持つものもあります。
タスク管理は、グループメンバーの作業状況を管理する機能です。複数人でのプロジェクトでは、「誰が、何を、いつまでに」という要素がとても重要になります。タスク管理機能を使えば、各自の作業状況をいちいち報告する必要がなく、チーム全員がリアルタイムで進捗状況を確認できます。
そしてスケジュール管理は、個々のメンバーやプロジェクトグループのスケジュールを管理する機能です。Web会議や後述する施設予約と連携できるため、メンバーのスケジュールに合わせた予定を素早く組み、即座に全員に通知できます。
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業務効率化機能
業務効率化のための機能として、以下のようなものがあります。
- 施設予約
- スケジュール管理
- ワークフロー
- タスク管理
スケジュール管理やタスク管理は、情報共有促進機能でご説明した通りの機能です。これらは、活用することで業務効率化にも繋がります。
グループウェアには、会議室や応接室、プロジェクターなど、施設や設備の予約・利用状況を確認できる機能が備わっています。予約を入れれば情報がリアルタイムで共有されるため、ダブルブッキングの心配はありません。また、ワークフローは出張経費の精算や有給休暇の届け出など、社内での各種申請を電子化する機能です。用意したフォーマットに記入して送信するだけで、手続きが短時間で完了できます。プリントアウトが不要なので、社内のペーパーレス化にも貢献してくれるでしょう。
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そのほかの機能
グループウェアは、製品によってさらに多様な機能が備わっています。具体的には、以下のようなものです。
- 文書管理
- アドレス帳
- 日報作成機能
- 社内アンケートを配布して集計する機能
- 全文検索機能
搭載されている機能は製品によって異なりますので、自社にとって何が必要なのかをイメージし、導入前にしっかりリサーチしておいてください。
グループウェア導入の3つのメリット
企業におけるグループウェアの導入は、業務の効率化と生産性向上に大きな効果をもたらします。
以下にて、グループウェア導入の主な3つのメリットについて詳しく解説します。
<グループウェア導入の3つのメリット>
- 情報共有による業務の効率化
- 多様な働き方にも対応可能
- 業務の高速化
情報共有による業務の効率化
多様な働き方にも対応可能
業務の高速化
高額な資機材の購入や人員採用などの際には、稟議書をあげて上層部の許可を得ることが少なくないでしょう。しかし、決裁者が不在だと稟議がストップしてしまい、仕事のスピードが鈍ることがあります。こうした業務をグループウェア上で行えば、決裁者がどこにいても即座に対応してもらうことが可能。
スピーディーに仕事が進められます。また、データ化によってペーパーレス効果も得られ、スペースの有効利用や検索性の向上にもつながるでしょう。
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グループウェア導入の3つのデメリット
グループウェアは、企業のコミュニケーションとコラボレーションを向上させるために広く利用されています。しかし、導入に伴うデメリットも存在します。ここでは、グループウェア導入における主な3つのデメリットを詳しく解説します。
<グループウェア導入の3つのデメリット>
- 導入費用と運用費用の負担
- カスタマイズの難しさ
- システム依存のリスク
導入費用と運用費用の負担
カスタマイズの難しさ
システム依存のリスク
グループウェアの2つの導入形態
オンプレミス型
オンプレミス型とは、自社サーバーにソフトウェアをインストールして運用するものです。インターネットを通じて外部にアクセスする必要がないため、セキュリティ性を保ちやすいのがメリットと言えるでしょう。また、自社でシステムを構築するため、柔軟にカスタマイズできます。
ただし、ネットワークやサーバーの構築・管理、さらに開発などには大きなコストが伴い、この点はオンプレミス型の大きなデメリットです。
クラウド型
クラウド型とは、オンライン上で提供されているソフトウェアを、インターネットを介して運用するものです。初期費用がおさえられ、自社でのサーバー管理等が必要ない点がメリットとなります。インターネットさえ繋がっていれば、場所を問わずどこからでもアクセス可能です。
ただし自社開発ではないため、オンプレミス型と比べてカスタマイズ性は低くなります。また、すでに使用している社内システムがある場合、連携できないことも考えられるでしょう。こうした点は、クラウド型のデメリットです。
グループウェアの選び方の3つのポイント
必要な機能を選別しておく
デモ版で使い勝手を確かめる
インターフェースの見やすさや操作性の良さ、使い勝手は、とても重要な要素です。無料トライアル期間やデモ版を利用して、実際の使い勝手を確認しておきましょう。
いくら高機能でも、画面が見づらく使いにくいものは敬遠されがちです。
既存システムとの連携が可能か
グループウェアとSFA、CRMとの違い
SFAの特徴
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CRMの特徴
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グループウェア選定では、必要な機能を見極めることが大切!
グループウェアは組織内でのやり取りを一元管理し、コミュニケーションを円滑にできます。多様な働き方への対応や業務効率化など、さまざまなメリットを得られるでしょう。そのため、多くの企業がグループウェアを導入しています。
ただし、製品によって搭載されている機能、そして使い勝手などが異なります。あらかじめ必要な機能を明確化し、デモ版などで実際の操作性等を確認しておくと良いでしょう。グループウェアを導入する際は、目的に合った製品を選べるよう十分に検討を重ねてください。