SFAの機能を10個紹介｜できることや他ツールとの連携を解説
SFAは、多くの機能を備えています。それらは営業の現場を支え、毎日の業務をより円滑に、スピーディに変えてくれるものです。ここでは、SFAの代表的な機能と効果的な使い方についてご紹介しましょう。
また、SFAを活用して営業力を強化するセールス・イネーブルメントの取り組み事例を『いまから始める Sales Enablement 勝てる営業組織を仕組みで作る 5 つのステップ』でご紹介しています。あわせてご活用ください。
SFAとは？簡単に解説
今すぐSFAが必要な 5つの理由
本資料では、今すぐSFAが必要な5つの理由を解説しています。
- 対応した顧客情報が消えてしまう
- 営業担当者の成長が遅れてしまう
- 今期の目標達成に間に合わなくなる
- ムダな製品開発やマーケティング活動に投資してしまう
- 根本的な問題解決を先送りしてしまう
営業活動によくある5つの問題点を取り上げ、具体的な企業の事例を交えながら、SFA活用のメリットについて詳しく解説します！
SFA・CRM・MAの違い
CRMとは、「Customer Relationship Management」の略で、顧客情報を管理、顧客と適切な関係性を築くためのツールです。SFAとCRMによっては機能が重複している部分もあります。
MAとは、「Marketing Automation」の略で、マーケティング施策を自動化するためのツールです。リード獲得や育成に効果的です。
SFAの4つの管理機能
営業活動をサポートするSFAの中軸を担うのは、以下の4つの管理機能です。
＜SFAの4つの管理機能＞
- 案件管理機能｜案件に関する情報を俯瞰できる
- 活動管理機能｜日々の営業活動を管理できる
- 顧客管理機能｜顧客の情報を集約してひと目でわかる
- 商談管理機能｜商談のプロセスを管理する
それぞれの管理機能について解説します。
案件管理機能｜案件に関する情報を俯瞰できる
案件管理機能は、見込み顧客へのアプローチの段階から、受注・成約までの流れの中で、個々の案件を管理する機能です。ひとつひとつの案件について、顧客情報、提案内容、見積もり、営業フェーズ、成約確度、受注予定日など、紐づけられた関連情報を俯瞰することができます。
マネージャーは、この画面を見れば案件がどんな状態にあるのかがわかりますし、必要に応じて担当者に適切なアドバイスを出すこともできます。営業会議でチーム全体の案件をチェックするときも、各案件をすばやく見渡せるので便利です。
活動管理機能｜日々の営業活動を管理できる
セールス担当者のコア業務は、顧客とのコミュニケーションです。そこにできるだけ多くの時間とエネルギーを集中できるようにするには、活動管理機能を有効活用することがポイントになります。
顧客管理機能｜顧客の情報を集約してひと目でわかる
顧客からトラブルの通知やクレームが入ったときに担当者が不在でも、顧客管理画面を呼び出せば相手先の情報がひと目でわかり、担当者以外の人の的確かつ素早い対応が可能です。また、担当者の異動による引き継ぎもスムーズにできますから、無用なアクシデントを未然に防ぐことができます。 営業という業務は属人化しやすく、特にセールス担当者は顧客に対して「自分のお客様」という意識を持ちやすいものです。しかし、SFAで管理することで、個々の顧客を「自社のお客様」として部門全体でケアすることが可能になります。
商談管理機能｜商談のプロセスを管理する
扱う情報には、案件管理と重複する部分もありますが、こちらは商談の経緯や進捗といった、コミュニケーション情報がメインとなります。ですから、成約に至った商談と失注してしまった商談を比較して、商談の進め方を改善することで成約率を高め、全体的な売上の増大を図ることもできます。
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10のポイント
SFAの便利な機能
ここまでに挙げたものは、すべてのSFAに備えられている基本的機能です。しかし、SFAにはこのほかにも、業務効率を高めて作業負荷を軽くすることができる、数多くのサポート機能があります。 これらの機能は製品によって幅がありますが、うまく活用すれば業務の改善に役立てたり、無駄な手間や時間を削減したりすることができます。
＜SFAの便利な機能＞
- データ集計・分析による売上予測
- ダッシュボード機能
- スケジュール・タスク管理機能
- 書類作成機能
データ集計・分析による売上予測
顧客や案件の管理だけでなく、蓄積された情報の集計・分析も、SFAの重要な機能です。中でもよく使われるのが、売上予測でしょう。
SFAの売上予測は、各案件の確度と受注予定額を組み合わせることで、正確な数値を導き出すことができます。また、個々のメンバーごとや、部署全体といった切り分けのほか、時間軸や顧客ごとの計上など、さまざまな切り口で算出できます。
セールス部門は、常に数字との競争であり、期末が近づくと「気合と根性」といった精神論に傾きやすくなりがちです。しかし、正確な売上予測があれば、受注確度の高い案件を優先し、確度が微妙な案件には実力のあるメンバーをあてて一気に成約まで持ち込むなど、戦略的な営業活動で目標達成に近づけることが可能です。
ダッシュボード機能
ダッシュボードに表示する情報や配置は、ユーザーの好みでカスタマイズできますが、大事なことは「関係者が同じ数字の見方をしていること」です。フォーマット化しておいたほうが、日常業務を回していく上でもスムーズですし、会議などでも便利です。
スケジュール・タスク管理機能
また、スケジュールをSFAで管理しておけば、各メンバーの状況に合わせて、フレキシブルな行動をすることができますし、ミーティングの予定を決める際にも手間が少なくなります。
書類作成機能
また、日報をはじめとする活動報告も同様です。SFA上で必要事項を書き込んで更新すれば、その内容はチーム内でリアルタイムに共有され、即座にマネージャーが確認できますから、手間と時間の大幅な削減が可能です。
SFAと他のツールとの連携機能
SFAは、他のビジネスツールと連携する機能も備えています。
その内容は製品によってまちまちですから、連携を前提にSFAを導入するなら、どのようなツールを使うことができるのか、事前に十分な確認が必要です。
＜SFAと他のツールとの連携機能＞
- MAやCRMとの連携｜営業業務全体を管理
- メーラーとの連携｜顧客とのやりとりを共有
MAやCRMとの連携｜営業業務全体を管理
メーラーとの連携｜顧客とのやりとりを共有
顧客とのメールを同期してSFA上で管理しておけば、チーム全員で最新の状況を把握することができます。
SFAの機能を活用してコア業務に集中しよう
SFAが持つ多くの機能を、最初からすべて使いこなすのはまず無理でしょう。しかし、機能のひとつひとつが、営業業務をよりスムーズに、効率的に変えてくれます。まずはSFAを使ってみて、その便利さを確かめてみましょう。
そして、ツールでできる作業はツールに任せ、空いた時間とエネルギーで、あなたにしかできないコア業務に集中してください。
『営業支援システムを選ぶ10のポイント』では、「参考になる事例はどれくらいあるか」「自社向けのカスタマイズ性は十分か」「セキュリティ対策は十分か」といったポイントをまとめておりますので、SFA導入の第一歩としてぜひご覧ください。
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10のポイント
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