SFA導入のメリット・デメリットは？得られる効果や導入手順を解説
SFAとは、営業の行動や商談の進捗状況、営業の結果などの情報を蓄積・管理し、効率的に売上へと結びつけるツールです。営業支援システムとも呼ばれ、営業がもつさまざまな課題を解決してくれます。
しかし、SFAの効果を引き出すには、自社にあったツールを選択したうえで継続的に運用していかなければなりません。
本記事では、SFAを導入するメリットや継続的に運用するコツを解説します。記事の後半では、SFA導入・運用によって業績の向上や、業務の効率改善に成功した企業を紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
SFAを決める前に知っておくべき10の基礎知識
SFAとは？簡単に解説
SFAとは「Sales Force Automation」の頭文字をとった略語で、日本語では「営業支援システム」と呼ばれています。営業部門のメンバーの行動や、商談の進捗状況とその結果を情報として蓄積・管理し、効率的に売上へと結びつけるためのツールです。
元々は、OA（Office Automation）に代わるものとしてアメリカで提唱され、開発されました。日本では2000年代の通信インフラの整備とともに普及が進み、その市場は年々拡大傾向にあります。つまり、「SFAが必要だ」と考える企業が、次第に増えているというわけです。
SFAは、入力した情報がリアルタイムで共有でき、常に最新の情報をもとに無駄なく行動できます。アクシデントが発生してもマネージャーはSFAの情報を基に適切な指示を出せたり、ほかのメンバーのサポートに回ったりできるなど適切な対応ができます。さらに、トップパフォーマーのやり方をほかのメンバーに伝えれば、チーム全体のパフォーマンスの底上げも可能です。
SFAは単なる管理ツールではなく、属人性の強い営業という業務をチーム戦にするためのツールでもあるのです。
なお、営業部門で使われるツールとしては、SFAのほかにMAやCRMがあります。
この中でも特にSFAとCRMは混同されることが多いようです。双方とも営業業務のサポートとして使われ、共通する機能があります。「似たようなツール」と、考えられるのも無理はないかもしれません。
しかし、これらのツールにはその目的や使われるフェーズにおいて、明確な違いがあります。それぞれのツールの利用目的を理解して活用することが大切です。
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SFAを導入するメリット
SFAを導入すれば、以下のようなメリットが得られます。
- 営業活動を可視化できる
- 営業の質を均一化できる
- 営業の業務を効率化できる
どのメリットも、営業の課題を解決するのに大きな役割を果たします。各メリットが営業活動に対してどのようなよい影響を与えるのか見ていきましょう。
営業活動を可視化できる
SFAの導入によって、把握しにくい営業活動を可視化できます。
個々の営業担当者が個別にスケジュールや顧客情報を管理してしまうと、経営者・マネージャーは進捗状況を確認しにくくなってしまいます。進捗状況を確認したとしても営業担当者から口頭で聞くしかなく、本当に聞きたい情報が手に入らないケースもあるでしょう。
しかし、SFAを導入すれば、営業活動に関するスケジュールや顧客情報を、いつでも確認できるようになります。マネージメントに必要な情報が確認できれば、営業方法へのアドバイスや進捗の遅れを防止可能です。
営業の質を均一化できる
SFAを導入すると、営業の質を均一化できます。
営業担当者は、それぞれが独自のノウハウを活かして営業活動をおこなっています。独自のノウハウで営業すると、営業担当者ごとの結果に差が出てしまい、安定した収益を得られません。
営業担当者の結果を安定させるには、それぞれがもつノウハウを共有する必要があります。
SFAを利用すればノウハウを共有でき、個々の営業に対する課題の発見が可能です。課題が明確になれば営業方法を改善し、能力の底上げができるようになり、営業担当者の質の均一化につながります。
営業の業務を効率化できる
SFAの導入により、業務の効率化が可能です。
顧客に対するアプローチや見込顧客の確度の判別に失敗すると、成約率が落ちてしまって効率的な業務を遂行できません。営業担当者によっては「なぜ営業がうまくいかないのだろう」と、解決策すら考えつかないケースもあるかもしれません。
しかし、SFAを活用してトップパフォーマーが各営業担当者の営業の内容を確認すれば、手法や見込客の選定基準などをアドバイスできます。業務がスムーズに進む方法が共有できれば、営業の効率化につながっていくでしょう。
【営業視点】SFA導入の3つのメリット
SFAの導入には営業側、経営者・マネージャー側から見ても多くのメリットがあります。
営業側のメリットは、以下の3つです。
- リソースを割くべき業務に注力できる
- 報連相にかかる時間を短縮できる
- タイミングを合わせたアクションがとれる
ここでは、SFA導入によって得られる営業側のメリットを解説していきます。
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リソースを割くべき業務に注力できる
SFAを導入すれば、多くのリソースを割くべき業務に注力できるようになります。
営業活動には成約に欠かせない業務や、フォロー的な役割を果たす業務、営業するための準備などが必要です。成約に欠かせない業務に注力すれば、効率的に営業を進められるものの、メールのフォローアップや優良な見込顧客のリストアップなどもおこなっていかなければなりません。
しかし、手動でのフォローやリストアップは、多くの時間を費やしてしまうものです。SFAを活用すれば、自動でフォローやリストアップをしてくれるため、成約につながる業務に集中して取り組めます。
時間に余裕ができれば、質の高いプレゼンテーション資料の作成や、優良な顧客との面談時間の増加など、営業本来の活動により多くの時間を割くことが可能です。
報連相にかかる時間を短縮できる
SFAの管理機能を利用すれば、報連相にかかる時間を短縮できます。
営業の進捗状況を確認するために、日報や報告書を提出している会社も多いでしょう。経営者やマネージャーにとってみれば大切な書類かもしれませんが、作成には時間がかかり担当者には負担となる作業です。
しかし、SFAで進捗状況を入力すれば、報告書作成の手間を軽減できます。進捗状況や履歴を可視化できたり、レポートを自動作成する機能がついているものもるため、報告資料作成の手間が大幅に削減されます。
タイミングを合わせたアクションがとれる
SFAで情報を一元管理すれば、どのタイミングで営業すればいいのか、明確な判断が可能です。
SFAに前回の訪問とその内容を顧客ごとに記録しておくと、次回訪問のタイミングを知らせてくれます。どの顧客に対しても、最適なタイミングで訪問できます。
スマホやクラウドのスケジューラーで日々の予定を管理するケースも多いものの、ダブルブッキングや、入力漏れで抜け落ちてしまうかもしれません。しかし、SFAに記録されている顧客情報からスケジュールを組めば、スケジュール管理のミスも少なくなります。
【経営者・マネージャー視点】SFA導入の6つのメリット
SFAを導入すれば、経営者やマネージャーには以下6つのメリットがあります。
- 顧客情報を部門全体で共有できる
- 確度と見込額による売上予測ができる
- 営業担当者の教育コストを抑制できる
- 経営判断がスピードアップする
- 課題・イレギュラーな事態に気づける
- 営業担当者を自動的にアサインできる
SFA導入で経営者・マネージャーが得られるメリットについて見ていきましょう。
顧客情報を部門全体で共有できる
顧客情報はそれぞれの営業メンバーで管理するのが一般的です。しかし、SFAを導入すれば顧客情報・案件情報を一元管理でき、チーム全体で各情報をリアルタイムに共有できます。
情報を共有できる体制を作っておけば、外出中でも常に最新の情報をもとに行動が可能です。外回りが終わったらそのまま日報を書いて、直帰することもできます。営業業務の自由度とともに、業務効率も格段に上がるでしょう。また、トラブルの際の穴埋めや担当変更の引き継ぎで、手間取ることもありません。
これまで個人の手に委ねられる傾向が強かった個々の顧客情報の管理を、「チームで共有し組織として対応する」というスタイルに移行させられます。
確度と見込額による売上予測ができる
営業部門のマネージャーは、常に正確な売上予測を経営者から求められています。
売上予測がわからなければ、組織の行く末を左右する経営判断に狂いが生じるため当然です。しかし、メンバーから上げられるデータのうち、見込受注額はまだしも、受注確度や進捗報告は曖昧になりがちです。そのため、正確な売上の予測には限界がありました。
しかし、SFAを導入することで、案件情報や進捗情報がすべてデータ化でき、正確な予測数値を立てられます。正確な数値を予測できるのは、マネージャーにとってSFAの導入による大きなメリットです。
営業担当者の教育コストを抑制できる
チーム内で情報が共有され、各メンバーの活動が見渡せるようになれば、チーム内のメンバーに営業全員のノウハウを反映できます。
教育という視点からみると、とても大きなメリットです。十人十色の顧客を相手に商談を進め、成約に至り、その後も良好な関係を維持するためには、さまざまな知識やテクニックが必要です。
しかし、研修でノウハウを身につけるには、大きなコストがかかります。SFAを活用すればチーム内教育ともいえるノウハウの伝授によって、教育コストの大きな削減に貢献できます。しかも、同時にチームのパフォーマンスを高められるという、一石二鳥の効果を生んでくれるのです。
経営判断がスピードアップする
営業部門内で顧客情報の流通がスムーズになれば、売上予測の算出もスピードアップし精度が高くなります。
市場のニーズや業界内の状況など、自社を取り巻く外部要因は常に動いています。その中で生き残っていくためには、現状を踏まえて先を見据えなければならず、現時点での正確な売上予測が欠かせません。
SFAならば、それを可能にしてくれます。勘や思い込みを極力排除した、データに基づいた最新の未来予測を提供してくれるのです。
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課題・イレギュラーな事態に気づける
SFAで営業活動に関する情報を一元管理すれば、課題やイレギュラーな事態の発見につながります。
営業に関する報告はうまく進んでいる案件の報告が中心になり、停滞している、または通常の営業範囲から逸脱している案件の報告は簡易的に済まされがちです。しかし、進捗が遅れたり、イレギュラーな事態になったりした案件に向き合って解決していけば、よりいっそうの営業成績の向上が見込まれます。
課題を正確に把握し、適切な解決策の実行にSFAが役立ちます。SFAでの情報管理をおこなえば課題の洗い出しでき、営業担当者への的確なアドバイスが可能です。
営業担当者を自動的にアサインできる
SFAに新規リード（見込顧客）が登録された際には、自動的に各営業担当者をアサインできます。
新規リードを獲得した場合、早急にフォローしなければならず、すぐに営業担当者を決めなければなりません。しかし、案件数が多いとなかなかすべてにアサインできない、見込顧客にあった営業担当者を見つけるのに時間がかかってしまうなどのケースもあるでしょう。
営業担当者を決めるのに時間がかかってしまうと、競業他社に新規リードをとられてしまうかもしれません。
SFAには新規リードに対して自動でアサイン機能もあり、すぐにフォローを開始できます。営業はスピードが重要視される業務であり、すぐに営業担当者が決められれば、成約率の向上にもつながっていくはずです。
～営業活動にもたらすメリットとは～
資料をダウンロードして、ぜひ今後の業務にお役立てください。
SFA導入のデメリット
SFAの導入には多くのメリットがあるものの、以下のようにデメリットもあります。
- コストが発生する
- 入力作業が増える
- 運用する文化が必要となる
デメリットの内容を理解しマイナス面の影響を抑え、SFAの効果を高めていきましょう。
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コストが発生する
SFAの多くは、サブスクリプション型のクラウドサービスとして提供されています。クラウドサービスを一度に多くのアカウント数で契約してしまうと、毎月のコスト負荷が大きくなります。
そもそもSFAは営業業務を効率化し、売上・利益の増大に結びつけるためのものです。本来は必要なコストであり、決して無駄な出費ではありません。SFAのデメリットとして「コスト」が挙げるなら、SFAをうまく活用できておらず、コストに見合う成果を得られていないケースです。
SFAは活用してこそ効果を発揮するため、SFAを活用できる環境を整える必要があります。そうでないと、コストの問題を解決することは難しいでしょう。
入力作業が増える
顧客あるいは案件について、どの情報を入力項目として設定するかが大切です。
入力項目を増やせば詳細な分析ができ、きめ細かな顧客フォローも可能です。しかし、詳細な情報入力は作業に時間がかかり、作業効率が落ちてしまいます。
SFAを十分に活用しようと多くの入力項目を設定した場合、入力する項目数が多くなって営業担当者の入力作業が追いつきません。このようにならないためにも、入力項目の絞り込みが重要です。
運用する文化が必要となる
SFAを継続して活用するには、運用する文化が必要になります。
自社にあったSFAを導入したとしても、利用者はあくまで営業担当者です。営業担当者がSFAを活用するメリットを理解していなかったり、入力に手間がかかったりすると利用頻度が低下します。
SFAの利用が当たり前となるよう、ツールの活用が大きなメリットになると周知しなければなりません。周知する方法として有用なのはOJTでしょう。
OJTを通してSFAを使えば、実際の業務とツールの使い勝手をリンクさせながらメリットを体感できるはずです。ほかにもプレイングマネージャーや、スタープレイヤーが率先してSFAを利用していくのも効果的です。
SFAを導入する手順やポイント
| No. | 手順 | 作業内容 |
| 1 | SFA運用のプロジェクトチームを編成する | ・長期的な運用に対応できるようにプロジェクトチームを編成する ・総責任者や管理責任者などを決める |
| 2 | SFAを導入する目的を明確にする | ・営業における課題を洗い出す ・解決すべき課題を目的として設定する |
| 3 | SFAの機能の要件を定義する | ・課題の解決に必要な機能の要件を決める ・この時点では大まかな要件を決め、詳細はSFAの比較の際に決める |
| 4 | 導入するSFAを比較し検討する | ・SFAにはクラウド型、オンプレミス型がある ・自社にあったタイプや機能を詳細に決める ・SFAを提供している企業と面談しながら比較し検討する ・導入費用だけでなくランニングコストも確認する |
| 5 | SFAを導入する | ・各種SFAの機能や料金を確認し導入する |
| 6 | SFAを実際に運用する | ・SFAを導入したら実際に運用を開始する ・SFAの問い合わせに対応するサポート体制の構築やトレーニングも実施する |
SFAを導入するには多くの項目を検討し、判断していかなければなりません。また、営業部門だけでなく、各部門の連携が不可欠です。多くのリソースが必要となるため、全社規模のプロジェクトとして取り組んでいきましょう。
また、SFAを失敗せずに効果的に導入するポイントは以下のとおりです。
- 営業（マーケティング）における課題を明確にする
- 自社の導入目的に合ったSFAツールを選ぶ
- サポートが厚いSFAツールを選ぶ
SFAを効果的に導入するためには、自社のマーケティング戦略における課題を明確にしておくことが重要です。
手順やポイントを押さえておけば、SFAをスムーズに導入でき、導入直後から効果を得られるようになるでしょう。
SFA導入に成功するためのツールの選び方
SFA導入に成功するための選び方は、以下の9つです。
- クラウドは必須条件として考える
- 機能だけでなく使い勝手も重要
- ベンダーのサポートは十分か
- 参考事例は豊富にあるか
- ユーザーコミュニティの活動状況はどうか
- 製品は進化し続けているか
- 導入後のカスタマイズはどうか
- 他のツールとの連携はどこまで可能か
- セキュリティは万全か
基本的機能や使い勝手だけでなく、製品の将来性も重要なポイントです。自社における営業の基幹ツールとし、長く使うことを前提に製品をチェックしましょう。
SFAを導入に成功するための選び方については、以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてみてください。
SFAに最適なツール「Sales Cloud」
顧客の情報を活かした営業を展開したいのであれば「Sales Cloud（セールスクラウド）」がおすすめです。Sales Cloudは見込顧客の管理から売上予測、商談のクローズまで、営業活動のあらゆる場面の効率アップを支援します。
たとえば、Sales Cloudで情報を一元管理すれば、営業活動や見込顧客、取引先との商談の管理まで一貫しておこなえます。営業に必要な工程を可視化でき、的確なアプローチ、課題の解決などが可能です。
また、SFAを強化するための関連製品が多いのも、Sales Cloudをおすすめするポイントのひとつです。Salesforceが提供する「Sales Engagement」「セールス向けAI」などを活用すれば、よりいっそう大きな効果を引き出せます。
SFAを導入し効率的な営業をおこない方や、成約率を向上させたい方は「Sales Cloud」の活用をご検討ください。
SFA導入に成功した企業事例
SFA導入に成功した企業は数多くありどのような成功例があるのか、以下の3社を代表例として紹介します。
- 株式会社多田文房堂
- 殖産ベスト株式会社
- SALES ROBOTICS株式会社
SFA導入に成功した企業の取り組みを参考に、SFAで自社の課題が解決できるのか検討していきましょう。
情報を共有し担当者の成長速度2倍を実現
多田文房堂は、香川県高松市でオフィス家具・事務機器販売や空間設計などを手がける、1世紀の歴史をもつ地域密着型の企業です。長年にわたって事業をおこなっている中で、営業の属人化が問題となっていました。
多田文具堂では昔ながらの足で稼ぐ営業をしており、営業担当者のもつノウハウが会社で共有されていなかったのです。ノウハウが蓄積されていないため、成功のプロセスが再現できず営業の成果が安定しまない点や、引き継ぎがうまくいかず人材が定着しない点も問題でした。
しかし、Salesforceの導入によって、情報を共有でき営業担当者の成長速度2倍を実現します。営業に関するあらゆる情報をSalesforceで管理し、成績のよい営業担当者の活動内容や、どのようなケースで失注するのかなどを分析して結果を共有・改善しています。また、多くの営業ノウハウが蓄積し、営業担当者の成長速度も2倍に上昇したそうです。
顧客情報が一元管理されており、ほかの営業担当者に引き継ぐ手間も2分の1程度に短縮できるようになりました。
不動産営業1名あたり平均4,000万円売上達成
殖産ベストは、吉祥寺・杉並・中野・三鷹エリアの不動産を中心に取り扱う、地域密着型の不動産会社です。不動産業界では休眠状態の顧客の掘り起こしが問題になりがちであり、殖産ベストも同じ課題を抱えていました。
休眠状態になった顧客への適切なアプローチの方法、タイミングは図りにくく、そのままアプローチをせずに放置してしまいます。不定期にメルマガを配信して対応していましたが、反響しか集計できずに効果があるのか不透明でした。
そこでSalesforceを導入し、まずは顧客の情報を一元管理しました。一元管理した情報は「Account Engagement」で、メールの開封有無や発信したコンテンツに対するエンゲージメントの度合いをまで確認できます。顧客ごとの行動を把握でき掘り起こしができた結果、営業担当者ひとりあたりの平均売上4,000万円を達成します。
4,000万円は業界平均の1.6倍超の数字であり、いかに効率よく営業できるかの証明といえるでしょう。
ハイスコアにおけるアポイント獲得率の優位性を確認し営業効率を向上
SALES ROBOTICSは、内勤営業であるインサイドセールスを支援する会社です。
営業は旧態依然とした活動をしている企業も多く、つらい仕事の代名詞となっています。しかし、そのようなイメージを変えるべく、SALES ROBOTICSはSalesforce「Einstein」を導入します。
Einsteinは AI機能群であり、機械学習・深層学習などを通じて膨大なデータを学習し、ビジネスに効果をもたらすパターンを発見しておこなうべきアクションを予測・提示できる機能です。
SALES ROBOTICSはEinsteinのおこなったスコアリングをもとに、アプローチする顧客の優先順位を決定します。Einsteinのリードスコアリングが60ポイント以下の顧客は10%前後のアポイント率、81ポイント以上では60～70%でした。営業効率の向上が実現しました。
SFAの導入で営業課題を解決し業務効率を改善しよう
SFAを導入すれば、営業部門の業務効率の改善や成約率の向上など、さまざまなメリットを得られます。しかし、SFA導入のメリットを得るには、継続的な運用が欠かせません。運用にはコストがかかり、管理している情報を分析し営業に活かしていく必要があります。
SFAを導入する際には、運用するときに発生するデメリットを押さえてくれるツールを導入することが大切です。自社の課題を明確にし、課題を解決してくれるSFAはどれなのか比較検討していきましょう。自社にあったSFAを導入して運用すれば、営業部門の業務が大幅に改善して業績の向上が実現できます。
営業活動を効率的、かつ効果的におこなうには、MA・SFA・CRMを組みあわせて利用するのが効果的です。Sales Cloudは「CRM」「AI」「データ」を用いて、営業活動の効果を最大限に引き出します。世界No.1のAI搭載型CRMとして、企業がもつ課題を解決するのに役立つでしょう。
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