セールスフォースの使い方と基本機能　何ができるかを5分で理解！

まず、セールスフォースが提供する代表的なサービスである営業支援・CRMツール「Sales Cloud」について解説します。

Sales Cloudは、営業進捗管理や顧客関係管理を統合的に実現し、企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）化の促進や情報の管理・共有に寄与するクラウドサービスです。

Sales Cloudを使えば、下記のような活動に役立ちます。

• 営業活動情報の記録
• 営業活動の進捗とタスクの管理
• 売上予測
• 目標と達成率の管理
• 売上分析やレポートの作成
• 営業テレワーク

Sales Cloudには、営業DXを推進するために必要な機能のすべてが内包されています。営業チームワークの向上や業務効率化はもちろん、企業の働き方を変えるためにも有用なツールです。

さらに、マーケティングツールであるMarketing CloudやB2B企業向けに特化したMAツール Marketing Cloud Account Engagement (旧Pardot)コールセンターなどのカスタマーサービスに特化したService Cloudを組み合わせて使えば、潜在顧客から見込み顧客、既存顧客の顧客体験すべての最適化が可能となります。

セールスフォースは、日々の営業活動で収集したデータの集約・一元管理と、それらを分析した可視化・活用が可能です。

営業メンバーはそれぞれ、日々の営業活動のなかでさまざまなお客様情報という営業データを獲得しています。しかし、それらのデータを個別のExcel（エクセル）や手帳に管理していては、せっかくのデータを十分に活用できません。

セールスフォースではこの問題を解決し、個人個人の営業データを会社の資産へと変換し、蓄積や分析といった活用に繋げることができます。つまり、これからの時代に欠かせない、情報共有戦略ツールなのです。

ここからはセールスフォースの導入から活用までの手順を解説します。セールスフォースの導入は、おもに以下の4ステップによって進めていきます。

1）運用ルールを決める
2）最低限のデータを投入
3）レポート・ダッシュボードを作成して営業効率化
4）インサイドセールス・マーケティングの効率化

1・2の準備ステップを入念に行うことで、3・4の活用ステップの精度が変わってきます。とくに運用ルール作りは組織全体に関わる重要事項なので、関係部署を含めた社内協議により明確なルールを作成しましょう。

 

セールスフォースの運用を始める前に、まず組織における運用ルールを設定します。

運用ルールは、「誰が・いつ・何の目的でチェック入力するか」という運用フローと、「具体的にどのような情報を入力・更新するか」という入力・更新ルールの2つで構成されます。
このルールを構成する際には、実際に使用することになる営業メンバーや顧客サポートメンバーの意見を取り入れることが重要です。現場の業務を踏まえたルール構成にすることで、運用時に入力が現場の負担にならず、結果としてルールが現場に定着化することに繋がるためです。

実際にセールスフォースを使い始めると、細かな疑問が各所で発生します。それらの疑問が運用方法をちぐはぐにしないよう、実際の現場での使い方を想定した上で事前に統一されたルールを作成しましょう。

運用ルールが策定できたら、運用に必要な最低限のデータを入力します。必要なデータはおもに以下のとおりです。

• ログインするユーザーとユーザーのアクセス権
• 会計年度
• 取引先企業名
• 顧客データ
• 取引先担当社員
• 商談状況
• 行動スケジュール
• TODO

なかでも取引先企業名や役職などの顧客データは重要なため、なるべく詳細に最新の情報を入力しましょう。また、取引先担当社員の変更の場合も、可能な限り早めに情報を最新のものに更新しておきましょう。データの集計や情報連携の際に情報が古いと、余計な手間が発生してしまいます。

 

データ入力まで完了したら、レポート・ダッシュボードを活用してみましょう。ダッシュボードでは、売上や予算進捗など汎用性の高い指標がグラフや色分けされたデータで可視化され一目で確認できます。このダッシュボードがあれば、営業会議前に多大な時間をかけて営業進捗や売上予測を作成する必要はなく、いつでも瞬時に最新のデータに基づいた会議資料ができあがります。

また、レポートではより詳細な状況把握やデータ分析、データ同士の比較などが可能です。ここで出力したデータは簡単に共有できるので、組織内における認識の統一にも役立ちます。

Sales Cloudがカバーするプロセスは、商談化以降の営業フェーズであり、単体製品ではマーケティング領域まではカバーできません。

そこで組み合わせて運用したいのが、インサイドセールスやマーケティング活動の改善をサポートするMA（マーケティングオートメーション）ツールである、Account Engagement(旧Pardot)です。

このツールの導入により、有力な見込み顧客の特定やスムーズな販促活動などを可能にします。例えば、Webサイトからのお問い合わせや展示会で獲得した見込み顧客の興味度合いに応じた適切な対応を事前に作成したシナリオを通じて実施することで、一人ひとりの顧客に対してよりパーソナライズ化（個別化）されたマーケティング活動が可能です。Account Engagement(旧Pardot)で見込み顧客の発掘と育成を、Sales Cloudで顧客と商談情報の管理、活用を行い、これら構築した土台を活かすことでより多くの商談を生み出しましょう。

最後に、セールスフォース導入時のポイントを2つ紹介します。

セールスフォースは優れたツールではありますが、あくまでツールであり、使い方次第で得られる成果は変わってきます。セールスフォースの可能性を十分に引き出すため、ポイントを押さえた運用を行いましょう。

導入の前提として強くおすすめなのが、推進チームの創設です。推進チームによって、ルールの策定や運用の監視を行い、実情を踏まえて継続的に改善していくことで、セールスフォース導入の効果をより高めることが可能になります。また、推進チームを創設しておくことで現場の声を一元的に集約することができるだけではなく、その会社特有のセールスフォース知識を集約することにもつながり、更なる改善活動の際に有益である場合が多いのです。

上図は、推進チームを設定し継続的な改善を実施した場合と、しなかった場合の差を表したものです。

継続的な改善が行われれば、業務適合度は徐々に上昇しますが、改善が伴わないと時間とともに導入効果が減少しています。企業を継続的に成長させるように、長期目線での運用が重要です。

セールスフォースの導入時には、運用目標を設定します。このとき「案件管理を行う」といったような抽象的なものではなく、数値を用いて具体的かつ明確な目標を掲げることがポイントです。

ツールとはあくまで、目標を達成するための手段です。その先にどのような成長・発展を期待するのか、その未来図を具体的に描くことでセールスフォースの能動的な使用が可能となります。

そして明確な目標を共有することで、組織が一丸となって達成に向けて取り組めるようになるのです。

セールスフォースの導入、運用においてなによりも大切な事はきちんと現場に活用してもらうこと、つまり現場への定着化です。導入前の要件定義、導入後のルール構成、導入後の現場サポートのいずれにおいても、きちんと現場の声を聞きそれを推進・サポートしていくチームを創設すること、セールスフォースを使ってどのような事が実現したいのかという目標を明確にすることがセールスフォースの導入でビジネスを大きく飛躍させることに繋がるのです。

セールスフォースの導入時には、運用目標を設定します。このとき「案件管理を行う」といったような抽象的なものではなく、数値を用いて具体的かつ明確な目標を掲げることがポイントです。

ツールとはあくまで、目標を達成するための手段です。その先にどのような成長・発展を期待するのか、その未来図を具体的に描くことでセールスフォースの能動的な使用が可能となります。

そして明確な目標を共有することで、組織が一丸となって達成に向けて取り組めるようになるのです。

セールスフォースの導入、運用においてなによりも大切な事はきちんと現場に活用してもらうこと、つまり現場への定着化です。導入前の要件定義、導入後のルール構成、導入後の現場サポートのいずれにおいても、きちんと現場の声を聞きそれを推進・サポートしていくチームを創設すること、セールスフォースを使ってどのような事が実現したいのかという目標を明確にすることがセールスフォースの導入でビジネスを大きく飛躍させることに繋がるのです。