営業・警備・技術の三位一体のデジタル化で重複入力作業と紙報告書を大幅に削減

菅野氏は営業としての視点で全体を見ていたため、当初検討していた業務変革スコープは営業のペーパーレス化でした。そこに、執行役員 東京システム事業部長 鴫原 公男氏が加わりました。鴫原氏は現場の知見があり、現場変革の課題意識を強く持っていました。

「警備スタッフだけでなく、管理者も疲弊していたのです。警備業法を遵守しながら現場を回し、手書きの報告書をExcelに打ち直していますし、それが何種類もあります。重大な事案があれば、紙の書類を山の中から探さなければなりません。紙の問題というより、人海戦術の問題が大きすぎると感じていました。私もプロジェクトに参加したいと考え、ぜひ営業だけでなく現場も入れてほしいとお願いしました」（鴫原氏）

こうしてプロジェクトのスコープは「営業部門と機械警備プロセスのペーパーレス化および業務効率化」となり、2人を筆頭にプロジェクトは動き始めます。複数のシステムインテグレーターに提案を依頼したところ、各社からSalesforce導入の提案を受けました。警備業務にマッチするのか、当初は疑問だったといいます。

「Salesforceは顧客管理のイメージが強く、ピンと来なかったのですが、提案段階から実現イメージに近いデモを見ることができ、これだといけそうだなと直感しました。警備業は、ビジネスモデルがいくつもあり、営業もチームで動きます。機械警備現場が求めるところはSalesforceを基盤に開発すればデータの連携も取りやすい。これでいこうと決めました」（菅野氏）

こうして、営業部門にSales Cloudを導入し、機械警備現場はPlatformで開発するという方向性が定まることになります。Sales Cloudの導入により、顧客への提案から受注までのプロセスはすべてSalesforce上で管理できるようになりました。受注情報は自動的に基幹システムに登録されるため、漏れもなくなり、顧客情報を基軸としたワンプラットフォームに情報が統合されたことで、二重三重の情報入力に無駄な時間を割くこともなくなりました。ワンプラットフォームにデータを一元化し、瞬時に状態の可視化を行える事は、連携Salesforceの大きな強みだと感じました。

一方の機械警備現場は、既存のプロセスを変える必要はありません。紙の報告書を廃し、すべてを電子化するためのシステムをPlatformで作り上げたことになります。プロジェクトのハイライトは、指令システムとの接続でした。指令システムはミッションクリティカルな独立システムですが、関係部門の協力を得たことで、最大数分のタイムラグはあるもののセキュアな方法で、ニアリアルタイムの同期を取れるようにしました。こうして、「指令に対して現場がどう対応したか」という履歴は、警備スタッフがその場でタブレットやスマートフォンに入力し、すべてSalesforceに集約されることになります。

Salesforceを中心に指令システムと基幹システムとの連携を取り、大幅な業務効率化を成し遂げました。営業部門はSales Cloudの導入と同時に業務の見直しを図り、シンプルで効率的な業務へと移行。機械警備現場は、1拠点あたり150時間の業務時間削減を成し遂げました。また、これまで紙の山を探していた重大な事案の最終報告書作成にかかるリードタイムは、1～2か月から1日以内へと大幅に短縮し、翌日の会議資料として使えるまでになりました。