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지난 2월 신종 코로나바이러스 감염증(COVID-19)으로 인한 상상 이상의 사태로 세일즈포스(Salesforce)는 불과 10일을 앞둔 ‘세일즈포스 월드투어 시드니(Salesforce World Tour Sydney)’를 온라인 이벤트로 전환했습니다. 매년 개최하는 월드투어 시드니는 당사가 아시아-태평양지역(APAC)에서 개최하는 최대 규모의 이벤트입니다. 참가자는 약 1만명으로 약 6개월 이상의 준비기간이 소요됐습니다. 이번 온라인 이벤트는 1만 3000명이 참가하고 8만 명이 실시간 중계로 시청했습니다.
같은 이유로 많은 기업이 주요 오프라인 이벤트를 온라인으로 전환하고 있습니다. (다른 기업 기사는 여기). 때문에 이번 글에서는 대규모의 오프라인 이벤트를 온라인 행사로 이행하는 어려운 결단 앞에 놓인 분들을 위해 작성하였습니다. 이번 행사를 통해 세일즈포스가 얻은 노하우들이 여러분에게 도움이 되었으면 합니다.
1. 상황을 파악하고 팀을 편성하기
대규모 행사의 온라인 전환을 완수하기 위해 세일즈포스는 많은 어려움을 해결해야 했습니다. 또 한편으로 이것은 특별한 이벤트를 실현시킬 기회였습니다. 요즘 같은 시대에는 라이브 스트리밍이나 회의 툴을 통해 과거 어느 때보다 훌륭하고, 더 저렴한 비용으로 온라인 이벤트를 구현할 수 있습니다. 또 온라인 이벤트는 앞으로 더욱 활성화 될 것으로 보입니다. 미국 컴퓨터 관련 기업 시스코(Cisco)는 2022년까지 전체 인터넷 트래픽의 82%가 동영상이 될 것으로 예측하고 있습니다. (자세한 내용은 여기)
세일즈포스 APAC 솔루션-상품 마케팅부문 책임자 데릭 레이니(Dereck Laney)는 지난 수년간 팀 차원에서 온라인 이벤트 진행방법에 대해 회의를 해왔다고 말했습니다. 이처럼 오랜 기간의 논의에도 불구하고 실제 온라인 컨퍼런스를 다시 계획하는 것에 큰 어려움을 느꼈습니다. “전례 없는 도전이고 새로운 시도를 할 수 있는 절호의 기회”였다고 레이니는 전했습니다. 전략을 세울 때는 아래 4가지 포인트에 유의할 필요가 있습니다.
- 비주얼 데모를 사용해 경영진의 승인 받기
- 필요에 따라 새로운 팀 편성하기
- 팀 내 의견 교류를 빈번히 하기
- 매일 우선 순위를 검토해 대담하게 바로잡기
APAC팀은 월드투어 시드니를 위해 일련의 업무 스트림을 감독했습니다. 각 스트림이 콘텐츠, 인게이지먼트, 통신 등 각기 다른 영역을 담당하고 온라인 스트리밍, 라이브 데모, 고객 관리 등은 다른 서브 그룹이 분담하였습니다.
정기적인 회의를 통해 해당 시점에 최우선적으로 진행할 업무에 대해 팀원 전원이 정보를 공유합니다. 미국 본사와 매일 아침마다 미팅을 갖고, 오후에는 APAC팀 미팅을 했습니다. “시차가 있었기 때문에 스텝들은 거의 24시간 체제로 작업을 진행했습니다”라고 오스트레일리아-뉴질랜드(ANZ) 마케팅담당 부사장 레나타 버트림(Renata Bertream)은 전합니다.
또 프로젝트 시작 단계에서 최고 임원의 승인을 받아 놓는 것이 성공 비결이라고 덧붙였습니다. “어떤 이벤트든 간에 제작할만한 가치가 있는지를 이해시키기 위해서는 비주얼 데모를 만드는 것이 중요하다라는 걸 초기 단계에서 배웠습니다. 이번 경우 프레젠테이션을 화면으로 시청하는 모습을 재현한 슬라이드를 작성했습니다.” 우선순위를 검토해 문제가 있다면 대담하게 바로잡는 것도 중요한 열쇠입니다. “구성원의 질문에 하나하나 답변하는 것을 멈추면서 우선순위 결정에 집중할 수 있었습니다. 극복해야 할 문제의 크기에 압도 당하고 싶지 않았습니다”라고 레이니는 설명했습니다.
2. 세션 콘텐츠 선정 리스트 작성하기
월드투어 시드니 팀에서는 라이브 송신 거점을 확보한 후 콘텐츠 구성에 착수했습니다. 그리고 수시간만에 TF팀이 구성됐습니다. (참고로 TF팀이 왜 중요한지는 여기서 확인하십시오.) 팀이 우선적으로 한 일은 오프라인 개최 시 예정됐던 150개 세션 중 온라인 송출에 적합한 것을 추려내는 것이었습니다. 상위 30개 세션 플랜을 작성하고 이벤트 실현에 필요한 모든 사람에게 협력을 구했습니다. 레이니는 목표에서 벗어나지 않고 신속히 과제를 추진하기 위해 광범위한 팀과의 접촉을 최소화할 것을 권장했습니다.
“프로세스가 모호해도 괜찮습니다. 모든 것을 극비정보 취급하지는 않더라도 팀에 집중시킬 필요가 있습니다. 프로젝트의 개요를 광범위한 스텝들에게 전달하면 혼란을 부를 가능성이 있습니다”라고 레이니는 말합니다.
이해관계 충돌을 막기 위해서는 완전히 공개된 공동작업을 해야 할 상황인지, 방향성을 맞추어야 할 상황인지 이벤트 리더가 정확히 판단할 필요가 있습니다.
3. 온라인 고객이 지루해지지 않도록 대책 생각하기
다음으로는 오프라인 행사를 위해 준비했던 모든 요소를 검토합니다. 하나하나 준비된 리소스를 활용해 온라인으로 전환하는 방법을 판단해야 합니다. 여기서 포인트는 아웃소싱입니다. 세일즈포스와 협력하는 많은 공급업체는 온라인에서도 참가자들이 매력적인 경험을 할 수 있게 도와주고 있습니다. 예를 들면, 음향 및 영상 제작 파트너는 TV 프로그램 제작에서 풍부한 경험을 가지고 있습니다. 다시 말해 다양한 채널을 통해 매력적인 디지털 경험을 빠르게 구현할 노하우를 지니고 있습니다.
또 다른 용도로 사용할 수 있는 콘텐츠를 검토합니다. 전시장 벽에 투영하기 위해 만든 디지털 콘텐츠는 온라인 세션 배경을 위해 효과적으로 활용됐습니다. 전시부스 제작자의 일은 콘텐츠 팀이 세션을 촬영하기 위한 스튜디오 제작으로 바뀌었습니다. 오프라인 이벤트에서 세션에 참가하거나 사람을 만나며 하루를 보냈을 사람들의 흥미를 이끄는데 전념할 담당자, 즉 인게이지먼트 체험을 담당할 작업 그룹이 필요하다고 버트림은 말합니다.
“콘텐츠 송신 자체는 어렵지 않지만 어떻게 쌍방향으로 커뮤니케이션을 할지는 고민해보아야 합니다”라고 말한 것은 APAC 전략이벤트 디렉터 스튜어트 프랭크(Stuart Frank)입니다.
원래 오프라인 행사장에는 전시장도 준비되어 있었습니다. 여기에 착안해 전시부스를 둘러보는 것과 같은 디지털 환경을 만들었습니다. 전 세계 각지의 참가자는 세일즈포스 커스터머 360(Salesforce Customer 360)를 기반으로 구축된 18개의 가상 전시장에 접속할 수 있습니다. 각 전시실에서는 기업 전문가가 대기해 방문자에게 데모 화면를 보여주고 실시간으로 질문에 답합니다. 이 동영상에서 볼 수 있듯이 참가자는 이를 통해 영상을 시청하는 것보다 적극적으로, 예정된 미팅보다 편안하게 콘텐츠를 접할 수 있습니다.
알레나 패러데이(Alena Fereday)는 세일즈포스 커뮤니티 클라우드솔루션(Cloud Solution) 엔지니어로 이러한 디지털 체험 구현에 참가했습니다. 패러데이는 “비슷한 시도를 생각하고 있다면 신속하게 동작 환경을 구축하고 시간을 들여 개선할 것을 장려합니다. 당사는 매우 효과적이었습니다”라고 조언했습니다. 또 소셜 미디어를 활용해 주요 포인트를 공유하고 행사를 쌍방향으로 교류할 수 있는 요소를 구축할 수 있습니다. 시드니 행사에서는 실현하지 못했지만 소셜 팀은 콘테스트 및 Q&A, 투표 등 쌍방향 활동을 온라인 이벤트에 반영하기 위한 준비를 진행하고 있습니다.
4. 라이브 녹화 준비하기
세트에서의 촬영은 관객이 있는 생방송 녹화와 완전히 다릅니다. 라이브 환경에 익숙한 강연자는 반응을 전혀 알 수 없는 환경에 놓여집니다. 때문에 시청자를 끌어당기기 위해서는 자신감을 가져야 합니다. 시청자의 눈에 세트와 이벤트가 전반적으로 어떻게 보여지고 있는지 강연자에게 보여주십시오.
되도록 빨리 카메라 앞에서 리허설을 할 수 있도록 강연자에게 전달하십시오. 그리고 강연 중의 모습을 확인할 수 있도록 해주십시오. 시청자의 체험에 공감할 수 있다면 말하는 방식을 바꾸는 것도 가능할 것입니다.
그 외에 이번에 배운 몇가지가 있습니다.
- 온라인에서 참가자의 집중력은 오래 지속되지 않습니다. 세션 시간을 짧게 하십시오.
- 복수의 강연자를 구성해 대화 형식을 도입하십시오. 다양한 강연자들을 통해 토론이 더 고조될 것입니다.
- 카메라에 보이는 것은 1m*1m 범위뿐입니다. 그 범위 내에 세세한 부분까지 주의를 기울이십시오. 그 공간에 무엇을 담을지, 그것이 시청자의 눈에 어떻게 보일지 생각하십시오.
- 시각 장애 및 청각 장애를 가진 분들도 고려한 콘텐츠를 만드십시오. 전 세계에 송출하는 경우에는 자막 번역을 넣는 것도 중요합니다.
5. 회사 내외 관련자 모두에게 상황 설명하기
이번 기획 변경에 대해 행사 스폰서 및 파트너, 고객에게 직접 설명했습니다. “비즈니스에 직접 영향을 끼치는 뉴스를 간접적으로 전해 듣는 것만큼 불쾌한 것은 없습니다”라고 프랭크는 말합니다.
다수의 관계자는 같은 상황에 직면해 있기 때문에 결단을 이해합니다. 이벤트 성공은 관계자에게 있어 중요합니다. 필요에 따라 그들도 협력하여 콘텐츠 편성을 변경할 것입니다.
마지막으로 이벤트 방침을 변경한 것에 대해 영업팀에 양해를 구하십시오. 오프라인 이벤트는 영업 담당자에게 있어 새로운 잠재 고객을 획득하고 기존 고객과의 관계를 다져 새로운 계약을 할 수 있는 큰 기회였습니다. 온라인 이벤트에서는 어떻게 하면 좋을까요. 영업담당자가 상황에 따라 계획을 바꿀 수 있도록 그들과 정보를 공유하는 것은 중요합니다.
설명회를 열고 사내 채널에 최신 정보를 공유하십시오. 화면을 재현한 슬라이드 및 동영상을 작성해 영업팀에 이벤트 개요를 전달하십시오. 1분 정도의 간단한 소개 비디오를 촬영하여 실제 이벤트와 유사한 체험을 갖게 하는 것도 좋을 것입니다. 그리고 영업담당자가 고객에게 진행 상황을 공유할 수 있도록 제작 성과를 보여주십시오.
잘 짜여진 플랜을 수행하면 오프라인 이벤트를 온라인으로 전환하는 것이 가능합니다. 지금 당신이 회사 이벤트 전략을 수정해 고객이 보다 잘 적응할 수 있는, 현대에 맞는 긍정적인 전략으로 이행하고 있다고 생각해보십시오. 마지막으로 버트림은 “이번 이벤트는 필요에 쫓겨 진행했지만 다음에는 앞으로의 방식을 크게 바꿀 가능성이 있습니다. 그리고 그렇게 할 수 있도록 노력하고 싶습니다”라고 덧붙였습니다.
연재 기사인 「Leading Through Change - 지금 우리가 할 수 있는 것들」에서는 비즈니스・리더가 이 어려운 상황을 극복하기 위해 도움이 될 수 있는 리더십, 힌트, 리소스를 소개하고 있습니다. 하기의 기사들도 확인해 보십시오.
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