En los últimos años, el medio corporativo ha despertado de manera decisiva para la inteligencia y seguridad de la información. Tecnologías como la computación en la nube (cloud computing) y la automación de datos – además de los escándalos acerca de la privacidad en la internet – vienen cambiando la organización interna de las empresas: hoy, la mayoría de los ejecutivos reconoce la importancia del big data para el planeamiento estratégico y la gestión eficiente de su negocio.
Superada esta idea, surge otro problema: ¿cómo sistematizar los datos para facilitar el acceso y el uso de esa información? En empresas sin soporte para esta tarea, es común que cada equipo colecte y almacene sus datos de manera aislada, concentrando los en locales restrictos y “pulverizando” el repositorio de la organización. Es así que surgen los llamados silos de datos (data silos) – estructuras que, embora cumpran una función, pueden perjudiciar toda la administración de tu empresa sin el control adecuado.
En este texto, vamos explicar cómo los silos de datos pueden afectar tu negocio e indicar las principales maneras de romperlos y prevenirlos. Vale resaltar que, con la vigencia de la nueva Ley General de Protección de Datos (LGPD), mitigar los obstáculos de información es fundamental para que tu empresa opere de manera regular, garantizando la seguridad y la transparencia de los datos que genera. ¡Continúa leyendo y sabe cómo se preparar para este desafío!
¿Cómo extraer valor de los datos First-Party?
Silos de datos: ¿qué son y cómo se forman?
Como ya mencionamos, los silos de datos son “stocks” de información administrados por un sector específico, que se mantiene aislado de los demás sistemas de la empresa. Eso ocurre cuando los colaboradores optan, por ejemplo, por salvar información en dispositivos o plataformas de uso exclusivo de su equipo, en vez de cargarlas en una red o otro directorio unificado. Los data silos almacenan big data de varios formatos de archivo, desde e-mails hasta datos brutos, que todavía no fueran procesados y analizados.
Así como los silos de granos, los silos de datos sirven para proteger la información generadas por la empresa, evitando fuga de información y el uso indebido de datos. Además de aumentar el control sobre el acceso, los silos pueden, hasta cierto punto, agilizar la ejecución de tareas y aplicaciones cuya operación es más simples, o dice respeto apenas a un determinado equipo.
Por otro lado, los silos de datos transcurren, en muchos casos, del crecimiento de las organizaciones. Generalmente, las empresas no priorizan la indexación de información en el inicio; conforme los departamentos se estructuran, y nuevas unidades de negocio son creadas, la tendencia es que las bases de datos se fragmenten – y el flujo de información entre los equipos y brazos de operación se tornen cada vez más difícil.
Silos de datos: ¿cuales los perjuicios para su empresa?
Desperdicio de recursos
Tecnologías de colecta y automatización de datos son inversiones valiosos actualmente. Pero para aprovecharlas al máximo, tu empresa debe tener una estructura capaz de ordenar y analizar la información reunida. Cuando esas etapas no son observadas, los silos de datos se proliferan – o sea, tu empresa genera big data sin decodificarlo, dificultando su aplicación y desperdiciando sus herramientas.
Pérdida de competitividad
Recolectar datos sin la estructura para procesarlos genera retrasos en la análisis y reposición de esa información. Eso hace con que los informes y proyecciones de tu empresa (sobretodo los del sector administrativo y financiero) ya nazcan obsoletos – ya que, cuando finalmente llegan a los equipos competentes, los datos están desactualizados. El resultado son oportunidades perdidas y el acúmulo de big data sin valor estratégico.
Pérdida de credibilidad
Aún más arriesgado que perder oportunidades de crecimiento es minar la reputación que tu empresa ya construyó. Trazar decisiones estratégicas por datos imprecisos es una manera garantizada de fragilizar tu autoridad ante el mercado y tu propio equipo, acusando problemas más profundos en la conducción de tu negocio.
Gasto de espacio de almacenamiento
Todos tus equipos precisan, en algún momento, consultar datos de la empresa para trabajar. Cuando no disponen de un sistema en lo cual pueden accesarlos fácilmente, los colaboradores tienden a salvar copias de archivos importantes en sus propias máquinas, o en cuentas individuales en la nube.
Con eso, un gran espacio de almacenamiento es ocupado con datos duplicados – que, todavía, se quedan despejados y generan confusión cuanto a las versiones más recentes de cada archivo. Esa información entra en la cuenta de lo que constituí los silos de datos, y retrasan sin necesidad la rutina productiva.
Menos comunicación y colaboración
Explicamos que los silos de datos pueden ayudar los equipos a trabajar con más eficiencia. No obstante, al mismo tiempo en que integran el equipo, esas estructuras los aíslan del restante de la empresa – y normalmente no compensan los ruidos de comunicación que provocan.
Con la falta de sistemas unificados, la información no circula en las organizaciones, y, muchas veces, no alcanza los agentes que más precisan accederla. “Aislados” con lecturas diferentes sobre la operación, los colaboradores acaban perdiendo el resumen general de vista – lo que puede perjudicar procesos y hasta mismo generar conflictos internos, desanimando la colaboración.
Problemas interpersonales
Además de desgastar procesos internos, los silos pueden concentrar datos sensibles para el sector de recursos humanos. Por dispersar la información de los equipos, esas estructuras por vezes ocultan el real desempeño de los colaboradores, dificultando su evaluación y el reconocimiento de los mejores. Con el tiempo, las lagunas abiertas por datos incompletos pueden degradar la cultura organizacional – y remediar se torna una tarea compleja y exhaustiva.
¿Cómo integrar los datos de tu empresa?
Está claro que los data silos pueden perjudicar tu negocio, y que es necesario equilibrar control y compartimiento de la información generada. Entonces, ¿Cómo, evitar que silos de datos se formen y “romper” los que ya existen en la empresa? Ve algunos aspectos fundamentales de ese desafío:
- Administra datos con sistemas unificados: para evitar la formación de silos, lo ideal es implementar sistemas unificados de gerenciamiento de datos, o adaptar los sistemas utilizados por la empresa para el almacenamiento centralizado de información. Muchas soluciones exhiben los datos en interfaces amigables y permiten atribuir el acceso a usuarios específicos. Otras también ofrecen información de los llamados silos transparentes – que funcionan en sincronía con otros sistemas, manteniendo el control por determinados equipos y usuarios;
- Revalúa la cultura de la empresa: a veces, los silos de datos son síntomas de problemas más profundos en los valores y en la cultura de organización. En ambientes muy competitivos o con alto grado de especialización de los equipos, es común prevalecer la “mentalidad de silo”, que inhibe el compartimiento de datos y la colaboración entre departamentos. Si este es el caso de tu empresa, será necesario innovar en los medios y estrategias para fomentar un clima más integrado, en lo cual el flujo espontáneo de información sea consecuencia;
- Realiza una auditoría interna: ¿realmente conoces los sistemas activos en tu empresa? Junta información sobre las operaciones de cada equipo y cómo cada uno se apropia de las herramientas, plataformas y repositorios de datos. Este análisis puede revelar la naturaleza, la proporción y las orígenes de los silos de datos – y, todavía, hacer con que tus colaboradores deconstruyan esas estructuras;
- Fortalece el equipo de TI: desarrollar y monitorear sistemas inteligentes, que atiendan a las necesidades de tu empresa, es un trabajo que exige infraestructura y profesionales dedicados. Si tu empresa es generadora de big data, tener un buen equipo interno de TI o, por lo menos, tercerizar este servicio es esencial para que las actividades curran con eficiencia, y tus tecnologías de automatización de datos sean adecuadamente manejadas;
- Sé consistente: en general, reducir los silos de datos es un trabajo a largo plazo. Si tu empresa acumula años de datos sin procesamiento, o requiere ajustes en la cultura de organización, esa afirmación es aún más verdadera. Persistir en el objetivo de “arreglar la casa”, trabajando la motivación y adherencia de todo el equipo, es fundamental para que las ventajas aparezcan a los pocos, abriendo una etapa más moderna y productiva de tu negocio.
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