7 maneras de hacer su mejor trabajo de forma virtual y fomentar el compañerismo digital

¿Cómo podemos adaptar el concepto de compañerismo fuera de las cuatro paredes de un edificio de oficinas, colaborar sin estar en el mismo espacio físico y contribuir al bien común desde nuestros hogares?

Incluso cuando estamos físicamente distanciados, podemos estar emocionalmente presentes. Junto con la empatía y la transformación digital, podemos adaptar el concepto de conexión humana y el futuro del trabajo.

Al revisar las prácticas de los empleados de Salesforce que regularmente trabajan a distancia, surgieron siete consejos esenciales. Sigue leyendo para descubrir cómo puedes mantener la productividad, el dinamismo y el enfoque mientras trabajas de forma remota.

1. Prepara un espacio dedicado

Tu “espacio dedicado” no tiene que ser una oficina en casa digna de Pinterest. Podría ser una mesa de cartas en tu dormitorio, una puerta antigua apoyada sobre bloques o incluso tu mesa de cocina dispuesta de modo que no se vea el refrigerador. Entiendes la idea.

Crear un entorno de trabajo te ayudará a concentrarte. Eso le indica a tu cuerpo que llegó el momento de poner manos a la obra. Si es posible, trata de elegir un espacio que evite las distracciones (¡como la TV!). Para algunos, sobre todo para quienes comparten un espacio, puede ser difícil minimizar las interrupciones. Acuerda un sistema con tus familiares o las personas con las que compartes el espacio, como por ejemplo, poner un letrero cuando necesite contestar las llamadas.

¿Qué más necesitas en tu espacio de trabajo? Una conexión inalámbrica (Wi-Fi) de calidad es la herramienta más esencial. Si la conexión es deficiente, considera sentarte cerca del router o conectar el equipo directamente usando un cable ethernet. Una forma de emular un espacio similar a una oficina tradicional (si tu presupuesto lo permite) es a través de estos puntos clave:

• Luz natural: Estudios indican que la luz del día puede potenciar los niveles de energía, productividad y mejorar la salud. Si no tienes una ventana cerca, considera trabajar al aire libre cuando puedas.

• Un segundo monitor: Si vas a comparar documentos o necesitas realizar varias tareas, considera la posibilidad de agregar un segundo monitor. Se ha demostrado que con esto, la productividad aumenta entre un 20 y un 50%.

• Fondo simple: Especialmente para quienes trabajan en espacios pequeños, puede ser difícil evitar el desorden y las distracciones en el fondo. Si estás en una situación de apuro y dispones de poco tiempo, prueba colgando una sábana detrás de ti para generar una imagen nítida mientras participas en videollamadas.

• Audífonos con cancelación de ruido: Bloquea los sonidos de fondo con un buen par de audífonos. Además, si incluyen un micrófono, su voz se escuchará más clara durante las llamadas.

• Escritorio de pie y silla cómoda: Evita pasar ocho horas encorvado frente a una computadora. Un escritorio de pie te permitirá mover el cuerpo, y una silla ergonómica protegerá tu espalda.

• Decoración que levante el ánimo: Coloca a tu alrededor objetos que te causen alegría. Una foto de tus vacaciones más recientes. Una vela que te haga sentir a gusto. Crea un espacio que le refresque el corazón y la mente.

Recuerda que ningún artilugio es más importante que la brillantez que puedes aportarle a tu trabajo.

2. Ten un horario (¡realista!)

Trabajar de forma remota puede desdibujar los límites entre el trabajo y el hogar. Es posible que te enfrentes a nuevos desafíos, como minimizar las interrupciones personales, o algo diametralmente opuesto, como sentirte tentado a trabajar 16 horas al día. Puedes mitigar estas situaciones creando un horario productivo.

Comienza cada mañana organizando una lista de las tareas que debes realizar. Esto no sólo fomenta un sentido de logro, sino que también te ayudará a ver claramente cuándo puedes dar por terminado el día de trabajo.

Además de las reuniones, reserva tiempo para lo siguiente:

• Rituales que te hagan sentir bien, como hacer café, escuchar un podcast o chatear con un amigo o una amiga.

• Oportunidades para mover el cuerpo. Considera qué llamadas podrías contestar mientras caminas. Reserva tiempo para practicar yoga. Y siempre intenta comer en un espacio diferente del lugar donde trabaja.

• Reserva bloques de tiempo para el trabajo. De lo contrario, tu calendario puede llenarse con las prioridades de otros.

Considera terminar el día con otra rutina, como pasear a tu perro. Esta actividad puede indicarle a tu cuerpo que ha terminado el día de trabajo, y sacarlo físicamente del espacio de trabajo.

3. Muestra empatía

¿Cómo se pueden construir relaciones de forma virtual sin un apretón de manos firme o una plática en el pasillo? Por suerte, lo más importante que se puede hacer para fortalecer un vínculo en persona también se aplica al trabajo a distancia: ser empático. Practica la escucha profunda. La personas recordarán cómo las hiciste sentir, y ahora más que nunca la gente desea ser escuchada.

¿La persona que se encuentra al otro lado de tu chat de video tiene problemas para trabajar desde casa? Esta modalidad no es ideal para todos, y algunos miembros del equipo pueden tener necesidades únicas para recrear sentimientos de cercanía. Considera iniciar cada conversación preguntándoles cómo les va, usando el método del semáforo. Las respuestas con verde indican que les ha ido bien, el amarillo representa que han tenido mejores días y las señales rojas, que les está yendo mal. Adapta la conversación en función de sus necesidades y termina la llamada preguntando de nuevo para ver si su estado de ánimo ha mejorado.

Una observación sobre la empatía: también se aplica a ti mismo. Sé tan amable contigo mismo como lo eres con los demás. Está bien que necesites tiempo a solas para recargar energías si sientes que te has topado con un muro. Recuerda que todos estamos aprendiendo y adaptándonos juntos al futuro del trabajo.

4. Aprovecha las prácticas recomendadas para las comunicaciones virtuales

Tenemos muchos canales de comunicación diferentes a nuestra disposición. Y cada uno tiene sus propias ventajas y desventajas. Por ejemplo, podríamos:

• Hacer una llamada cuando algo sea urgente

• Enviar un mensaje instantáneo para algo rápido u ocasional

• Enviar un correo electrónico cuando el mensaje no sea urgente o necesitemos alinear un grupo grande que no pueda conectarse en vivo

• Utiliza canales sociales como Chatter para una colaboración rápida o una conexión más informal

Es posible que tu equipo o empresa adopten enfoques particulares con respecto al uso de estos canales. Pregúntale a tu jefe o a los miembros del equipo sobre sus preferencias para tener una visión común.

El uso de videoconferencias se ha expandido en los últimos años a medida que más equipos se vuelven globales o remotos. Hoy en día, son un pilar esencial a la hora de hacer negocios. Los siguientes son algunos consejos para construir una sólida presencia virtual y estar atento a los demás:

• Tómate unos minutos para conectarte a nivel personal antes de sumergirte en el trabajo.

• Entra en modo “cámara encendida”: las señales no verbales son fundamentales para el entendimiento mutuo y para establecer empatía, además de ser inclusivas para quienes presentan problemas auditivos y necesitan leer los labios.

• Si necesitas hacer una lluvia de ideas como grupo, prueba una herramienta colaborativa como Quip, un recurso de Salesforce que combina documentos, hojas de cálculo, diapositivas y chat en un solo lugar.

• Programa pausas durante las llamadas prolongadas: las personas tienen diferentes necesidades, como tomar medicamentos, un receso para ir al baño o alejarse y orar.

• Recuerda usar también las videollamadas para socializar. Puedes organizar actividades virtuales en equipo como trabajo de voluntariado, cocinar o compartir una comida.

Cuando se hace la transición a trabajar de forma remota, es importante comunicarse más. Pide lo que necesites, ya sea arreglos para las reuniones de equipo, canales de comunicación o reuniones individuales adicionales. Todos estamos transformando la forma en que trabajamos juntos. Es normal tener días difíciles o sentir que algo no está funcionando. Debes ser claro con respecto a esas experiencias a fin de encontrar mejores soluciones.

5. Sé flexible

Como con cualquier nueva experiencia de vida, a medida que comiences a trabajar desde casa, notarás que la realidad es diferente de lo que habías imaginado. Mantente flexible y dispuesto a hacer los ajustes que sean necesarios a medida que avances.

Si trabajas desde casa con un niño, considera configurar un mensaje de ausencia que indique las horas en las que normalmente estás disponible para llamadas en vivo, y que puedes tardar en responder debido a tu situación. Esto ayudará a que los demás tengan expectativas realistas y muestren empatía. También puede ser conveniente que crees un horario para cuidadores si puedes contar con ayuda en casa.

Sé flexible también ante las necesidades de los demás. Cada uno de nosotros tiene diferentes roles, situaciones y entornos que considerar.

6. Realiza actividades orientadas al bienestar

Ya lo mencionamos brevemente en nuestros consejos sobre horarios, ¡pero es tan importante que tenemos que decirlo dos veces! A medida que se desdibujan los limites entre el hogar y el trabajo, priorizar el bienestar resulta esencial. ¡Programa tiempo para hacer ejercicios, para la meditación o para lo que sea que te cause alegría! Honra ese compromiso con usted mismo tal como honrarías una reunión con otra persona.

También es esencial que controles tu estado de ánimo durante todo el día y tener la libertad de recargar energías cuando lo necesites. Aprende más sobre la neurociencia que hay detrás de nuestras emociones y las formas probadas de manejar las respuestas de nuestro cerebro a los estímulos en este blog.

7. Lidera con confianza

En Salesforce, la confianza es nuestro valor n.° 1. Confiamos en que nuestros empleados hagan su trabajo desde cualquier lugar; lo que importa es lo que logramos juntos como equipo, y no la zona horaria ni el edificio donde lo hacemos.

Quienes dirigen equipos remotos deben ajustar la forma en que inspiran a los miembros del equipo, y cómo evaluar y reconocer el trabajo. Utiliza las herramientas y consejos descritos anteriormente para mantenerte conectado y alineado. Cuando llegue el momento de elogiar el trabajo, podrías felicitar a un miembro del equipo en un canal social interno, iniciar un chat de video expresando tu gratitud o entregar un trofeo virtual.

Si das el ejemplo verás que los miembros de tu equipo extienden esa misma confianza a sus compañeros.

Juntos, podemos transformar el futuro del trabajo al trabajar de forma efectiva a distancia. ¿Te interesa aprender más? Ve nuestro seminario web Reimagine Togetherness in Sales: How to Do Your Best Work Virtually.