Para muchos de nosotros, la frase “en el trabajo” siempre implica un espacio físico, es decir, la oficina. Pero ahora, las compañías, las comunidades, las escuelas y las organizaciones de todo tipo están tratando de adaptarse a la modalidad de trabajo desde casa.
Este cambio inmediato a esta escala supone una pregunta interesante, ¿cómo hacemos que sea sencillo para nuestros empleados trabajar desde cualquier parte cuando las demás personas están en distintos lugares? Cualquier ejecutivo al que le hables, independientemente de su área de dirección, desde el director ejecutivo hasta el director de Informática, el director de Marketing, el director de Tecnología, el director de Riesgos y el director de Adquisición, se están planteando la pregunta: ¿qué hago ahora?
No existe una solución inmediata ni una respuesta sencilla. Pero quiero compartir cómo estamos realizando las siguientes acciones en Salesforce:
- Ayudar a mantener a nuestros empleados seguros y comprometidos
- Automatizar nuevos procesos y desarrollar nuevas políticas
- Continuar con la innovación y el aprendizaje de nuevas maneras de adoptar las formas digitales de trabajo
Espero que esto inspire a otras organizaciones para que encuentren nuevas formas no solo de reinventar la manera en que trabajan, sino también a implementar herramientas y prácticas que mantengan a todos trabajando en conjunto, independientemente de dónde se encuentren.
Crea canales de comunicación abiertos y transparentes
En Salesforce, utilizamos Chatter, nuestra herramienta de redes sociales internas, para compartir noticias e información. En épocas como esta, Chatter adquiere aún más importancia, ya que es un centro único en el que nuestros ejecutivos y equipos de seguridad pueden compartir actualizaciones. También permite que nuestros empleados planteen preguntas y vean respuestas públicas.
Si bien tenemos un grupo denominado All Salesforce para compartir la información más importante a cada uno de nuestros más de 50,000 empleados, también creamos un grupo de actualizaciones sobre el coronavirus para que los empleados formulen preguntas. Cada sucursal de oficinas tiene su propio grupo de Chatter para compartir información local. Evitamos que se produzcan silos en la información cuando compartimos preguntas en Chatter.
Contamos con más canales de comunicación además de Chatter. Utilizamos la señalización digital en nuestra página de inicio de sesión para compartir anuncios críticos. Tenemos un documento de Quip, nuestra única fuente confiable, que se actualiza diariamente con los lineamientos y recursos más recientes. Además, nuestro liderazgo envía una actualización diaria por correo electrónico con las últimas novedades y las preguntas más apremiantes de Chatter. Esta comunicación transparente es fundamental cuando todos están buscando información actualizada.
Digitaliza los procesos para facilitar el “trabajo desde cualquier lugar”
Si nuestros registros y documentos hubiesen estado en papel, la transición al trabajo remoto hubiese sido mucho más compleja. Somos una compañía de tecnología, por lo que, en esencia, no tenemos muchos procesos que se registren en papel. No obstante, hemos migrado la mayoría de los procesos que alguna vez requirieron hacer seguimientos de información en hojas de cálculo o enviar correos electrónicos a aplicaciones integradas en nuestra plataforma. Creamos aplicaciones que permiten digitalizar acciones como aprobaciones de viajes, contenido de marketing y organigramas. En lugar de enviar la última versión de una hoja de cálculo por correo electrónico, todos los usuarios pueden acceder directamente a la información que necesitan. Además, debido a que estos procesos siempre estuvieron digitalizados e integrados en Salesforce, la transición hacia el trabajo remoto fue mucho más fluida.
Utiliza herramientas que hagan que la colaboración sea perfecta
Soy la primera en admitir que trabajar de forma remota dificulta la colaboración. Damos por sentado las conversaciones “casuales” que aportan información provechosa y nos ayudan a completar nuestras tareas. Además de promover el uso de entornos de video para reuniones formales y “recesos virtuales” informales, es útil tener herramientas sociales y de colaboración para trabajar en los documentos. Quip nos permite trabajar de forma colaborativa y rápida mediante la incorporación de etiquetas y chat sociales en documentos, lo que permite que todos trabajen juntos, desde cualquier lugar.
Por ejemplo, una empleada se dio cuenta de que si no podía viajar para visitar a un cliente, tenía que averiguar cómo ofrecer una sesión de pizarra, sin utilizar una pizarra. Así que les pidió a sus colegas que aportaran con sugerencias en un documento de Quip. En cuestión de horas, las personas entraron al documento de Quip para agregar sus ideas. Ahora todos los empleados de Salesforce pueden acceder a las herramientas aprobadas y utilizarlas eficazmente durante reuniones virtuales. Cualquiera puede obtener Quip de forma gratuita para simplificar la colaboración virtual.
También estamos utilizando Trailhead a fin de compartir consejos para colaborar de forma remota y permanecer atentos en momentos estresantes. Revisa este Trailmix para obtener recursos como consejos para permanecer atentos en nuestra vida diaria y como el teletrabajo que han ayudado a nuestro equipo.
Encontrar información rápidamente debe ser sencillo
En las últimas semanas, redujimos la cantidad de viajes, implementamos nuevas políticas de trabajo desde casa e incentivamos a los empleados a reconsiderar sus planes de viajes personales. Esto genera muchas preguntas para nuestros equipos de TI, RR. HH. e instalaciones. Es importante que sea sencillo para nuestros empleados encontrar la información que necesitan y enviar tickets de asistencia para obtener ayuda adicional.
Concierge es nuestra herramienta de centro de asistencia de autoservicio que incorpora una interfaz de búsqueda para acceder a los artículos de la base de conocimientos y dirige a los empleados a información pertinente según su función y ubicación. Nuestros empleados obtienen acceso al estado de sus solicitudes con total transparencia, además de la capacidad de interactuar con el equipo de soporte técnico a través del chat en vivo. Cuando facilitamos el proceso de responder preguntas, nuestros empleados pueden dedicar menos tiempo a solicitar ayuda y obtener tranquilidad más rápido.
Proteje a los empleados cuyos trabajos no se pueden realizar de forma remota
Como muchos de sus negocios, no todos los empleados tienen trabajos que se pueden realizar de forma remota. Por ello, continuamos pagándole a la fuerza de trabajo contingente mientras nuestras oficinas están cerradas. También somos conscientes de que muchas escuelas están cerradas, incluso aquellos empleados que podrían trabajar desde casa necesitan asistencia. Por este motivo, trabajamos con socios regionales e incentivamos a los gerentes a ser flexibles con los empleados que necesitan atender a niños en casa. No obstante, es posible que estas medidas no se puedan adoptar en todas las empresas. Sin embargo, estoy orgullosa de nuestro liderazgo por realizar estas acciones y cuidar de nuestra Ohana y el mundo de todas las maneras posibles.
Siempre ha sido importante para nosotros ofrecer herramientas y recursos a fin de mantener la productividad y el compromiso de los empleados en el trabajo. Sin embargo, ahora más que nunca es nuestra responsabilidad como líderes facilitar el trabajo para que los empleados puedan enfocarse en lo que realmente importa. Espero que estas ideas te ayuden a ti y a tus organizaciones a encontrar maneras para que superar esta época compleja sea un poco más fácil.
Acompáñanos en línea a fin de obtener más información acerca de lo que estamos haciendo para proteger a nuestros empleados, clientes y comunidades.
Nuestra serie Leading Through Change ofrece iniciativas de liderazgo, ideas, consejos y recursos para ayudar a los líderes empresariales a sobrellevar esta crisis. Revisa algunos de nuestros artículos más recientes:
- Ayudamos a las empresas a sobrellevar la crisis
- Cómo implementar un plan de comunicaciones de crisis
- Descubre cómo transformamos un evento en vivo en una experiencia en línea
