Trabajo Remoto: Cómo Integrar Equipos

Al comienzo de 2020, el trabajo remoto era una tendencia del mercado en transformación. Realizada desde casa, en espacios de coworking y afines, la modalidad empezaba a resultar atractiva para empresas que buscaban reducir sus costos, aumentar la productividad e implantar modelos innovadores de gestión.

Con la pandemia de COVID-19, lo que era una alternativa pasó a ser, en muchos casos, una necesidad. Adaptar los equipos al trabajo remoto fue la medida que posibilitó que diversos negocios sobrevivieran al distanciamiento social.

Las empresas que ya practicaban el teletrabajo ampliaron la estructura dedicada a sustentar operaciones en ese formato. Pero aquellos a quienes la pandemia tomó por sorpresa enfrentaron, además de los habituales desafíos del trabajo remoto, los contratiempos de la implantación de emergencia.

Muchas de las dificultades que tuvieron que sortear dicen respecto a la integración de equipos. Lejos de la oficina, los profesionales concilian el trabajo con los quehaceres domésticos y la familia, además de administrar los riesgos que conlleva la pandemia.

Sumados a la atención dividida, el hecho de estar apartados de los compañeros de trabajo y las limitaciones técnicas interfieren en la comunicación, pudiendo perjudicar el rendimiento y la motivación de los colaboradores.

De esa forma, ¿cómo ejecutar proyectos con eficiencia? ¿De qué modo los liderazgos pueden fortalecer la cultura organizacional, apoyando a sus equipos y estimulando el compromiso con la empresa?

No hay respuestas únicas para esas cuestiones. Lo que se sabe es que desarrollar estrategias de colaboración a distancia será útil incluso después de la pandemia, pues esta ha llevado a muchas empresas a constatar por primera vez los beneficios del trabajo remoto.

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Para ayudarlo en ese proceso, hemos seleccionado tips para que su empresa produzca mejor, mantenga los equipos comprometidos y reajuste políticas internas en función del trabajo remoto. Así, implantar el teletrabajo durante la pandemia será más sencillo y adoptarlo en la “nueva normalidad” será seguro y ventajoso.

¿Listo para estructurar esa transición? ¡Lea este artículo hasta el fin y entérese de cómo hacerlo!

Tips para involucrar e integrar equipos remotos

Entre los principales retos del trabajo remoto están las dificultades de comunicación y sinergia entre los equipos. A menudo, esos problemas inspiran desconfianza a parte de los gestores, ya que, en principio, no se darían en la modalidad presencial.

La verdad, no obstante, es que cualquier modelo de trabajo tendrá sus limitaciones y las de dinámicas innovadoras se han revelado en la práctica. Eso no significa que uno se deba apegar a esquemas tradicionales menos eficaces.

Con la escucha activa de los involucrados y un planeamiento cuidadoso, se pueden trazar estrategias de teletrabajo que alíen flexibilidad, fluidez y bienestar.

Para facilitar el trabajo remoto en el medio de la pandemia, tenga en cuenta y atienda a estos puntos esenciales para integrar a su equipo.

1. Proporcione la tecnología necesaria

La calidad del trabajo remoto depende de las tecnologías utilizadas. Emplear dispositivos y softwares obsoletos o cuyo funcionamiento no esté claro para los equipos abre espacio para problemas de comunicación y rendimiento.

¿Qué hacer?

• Mapee las tecnologías necesarias para la realización de las actividades, evaluando el costo-beneficio;
• apoye a los colaboradores en la obtención de recursos técnicos (computadoras, periféricos, artículos de oficina, entre otros);
• ofrezca soporte para la instalación y uso de las tecnologías utilizadas;
• mantenga las versiones y licencias de software actualizadas, realizando upgrades siempre que sea necesario.

2. Practique la comunicación transparente, accesible y empática

Varios elementos componen la comunicación en el trabajo remoto. Además de los aspectos técnicos (calidad de la conexión, acceso a dispositivos específicos), está el desfasaje de tiempo de la conversación y las características de cada medio. De hecho, transmitir el mismo mensaje por texto, audio o videoconferencia puede tener efectos muy diferentes.

Como regla general, expresarse con claridad y tener sensibilidad en cuanto a la elección de los canales es la clave para eliminar buena parte de los ruidos en reuniones y alineaciones puntuales. Combatir los silos de información también es de suma importancia. Por eso, orientar la puesta en común de datos en plataformas apropiadas es fundamental para la buena marcha de las tareas.

¿Qué hacer?

• Implante una red social corporativa para acercar a los colaboradores, además de centralizar información y comunicados importantes;
• cree protocolos para el uso de softwares y redes sociales externas;
• fortalezca la cultura del feedback para guiar a los colaboradores en cuanto al trabajo;
• si lo considera necesario, cree un hub de contenido sobre la COVID-19 para informar a los colaboradores y actualizarlos sobre decisiones estratégicas de la empresa.

3. Planee y conduzca bien las reuniones

Las teleconferencias son un aspecto central del trabajo remoto. Desde el cierre de negocios hasta alineaciones internas, pasando por las happy hours, esos encuentros construyen el contacto humano y la cercanía que todo equipo necesita.

¿Qué hacer?

• Anticipe el briefing y adjunte documentos para estudio previo. Eso hace que las reuniones se mantengan objetivas y ayuda en el planeamiento de los participantes;
• permita que los colaboradores agreguen los encuentros a sus agendas virtuales (enviando invitaciones por Google Calendar, por ejemplo);
• realice videoconferencias siempre que sea posible. Las expresiones faciales y la voz humanizan la conversación y enriquecen la comunicación;
• respete el tiempo de la reunión y arregle nuevos encuentros para discutir temas secundarios;
• suba las actas de reunión a plataformas compartidas para que los participantes puedan consultar las deliberaciones.

4. Revise los procesos de trabajo

Los métodos de trabajo presencial no siempre pueden reproducirse en forma remota. Con la pandemia, es posible que, además de los ajustes previstos, su empresa tenga que compensar fallas o lagunas creadas por la “transición relámpago”.

Colaboradores desmotivados y disminución de la productividad son los principales indicadores de procesos ineficientes. Escuche a su equipo para saber dónde y cómo se puede perfeccionar el flujo de actividades.

¿Qué hacer?

• Asigne responsables de la revisión de procesos (generales y de cada equipo). El “comité” puede intercambiar impresiones y pensar en salidas que beneficien a todos;
• incentive a los equipos a que creen checklists de buenas prácticas. Eso evita errores simples, pero cuya corrección toma tiempo (grabar archivos en el formato equivocado, por ejemplo);
• trabaje basándose en objetivos y priorizando las entregas en vez de el control de horas diarias: en una pandemia, el micromanaging puede desgastar aún más a su equipo;
• investigue conflictos y conductas atípicas. Estos pueden indicar sobrecarga de algún colaborador o la persistencia de procesos ineficaces.

5. Fortalezca el departamento de RH

Si su empresa no cuenta con una estructura amplia de recursos humanos, este puede ser un frente importante de desarrollo en la pandemia.

Diversos factores de estrés pueden disminuir la productividad y la seguridad de los colaboradores con respecto al propio trabajo, a los compañeros y a la empresa en general. Realizar acciones dirigidas a las personas es esencial para tranquilizarlas, integrar a los equipos y brindar bienestar en un período tan desafiador.

¿Qué hacer?

• Trace planes de apoyo (permanentes o temporales) dirigidos a los colaboradores;
• capacite los liderazgos para que dirijan los equipos con empatía y confianza;
• monitorice regularmente el clima organizacional por medio de encuestas, conversaciones individuales y acciones de ese tipo;
• promueva charlas y encuentros para abordar temas de interés del equipo (gestión del tiempo, salud mental, entre otros);
• en circunstancias y condiciones seguras, organice encuentros presenciales periódicos para acercar el plantel a la empresa.

¿Nuestros tips lo han ayudado?

Esperamos que, con la asimilación del trabajo remoto, su equipo perfeccione cada vez más los procesos internos, actuando de forma integrada y colaborativa.

No deje de verificar los consejos de nuestras referencias sobre liderazgo en tiempos de cambio y cuente con nuestros servicios para crear ambientes más humanos de trabajo. ¡Hasta pronto!