KPIs de Ventas: qué son y cómo monitorearlos

En la mayoría de las empresas, el inicio del año se dedica al planeamiento estratégico. Y para dar una buena dirección al trabajo, no hay nada más importante que realizar un balance del año anterior – un proceso que requiere, necesariamente, un análisis de KPIs.   

En el sector de ventas, las operaciones de un año entero o las de un mes suman muchos vendedores, oportunidades e interacciones. Vender más y mejor exige el monitoreo eficiente de todos esos elementos, y enfoque en los KPIs más relevantes.

¿Sabes cuáles indicadores evalúan con precisión las acciones de tu equipo? ¿Cómo definir KPIs que marquen la diferencia en tu estrategia? 

En este post, responderemos a esas preguntas para ayudarte a perfeccionar la medición y lectura de los resultados de tu empresa. Además de presentarte los principales KPIs de ventas, te mostraremos cómo un CRM puede facilitar la creación de informes y hacer que la rutina de tu equipo sea más productiva.

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Métricas y KPIs de ventas: ¿Qué son?

Las métricas KPI (sigla en inglés para Key Performance Indicators) son indicadores clave de rendimiento que se utilizan en empresas y organizaciones para medir y evaluar el desempeño en áreas críticas de la actividad empresarial.

Estas métricas se seleccionan cuidadosamente porque reflejan los objetivos y metas estratégicas de la empresa y permiten a los líderes y tomadores de decisiones evaluar el progreso hacia esos objetivos.

Las métricas KPI pueden variar ampliamente según la industria y el tipo de negocio, pero suelen ser medidas cuantitativas que se pueden rastrear y analizar de manera regular. 

Las métricas KPI deben estar alineadas con los objetivos y la estrategia de la organización y deben ser específicas, medibles, alcanzables, relevantes y limitadas en el tiempo (o sea, satisfacer los criterios SMART) para ser efectivas.

El seguimiento constante de estas métricas permite a las empresas tomar decisiones informadas y ajustar sus estrategias para mejorar su desempeño y alcanzar sus metas a largo plazo.

Ya en la década de los 1950, Peter Drucker, uno de los padres de la Administración Moderna, afirmó que “lo que no se mide, no se puede mejorar”. Por eso, los indicadores clave de performance, o KPIs, llaman la atención de los gerentes de ventas.

Al medir las acciones realizadas (si fueron o no efectivas), y señalar aciertos, errores y oportunidades, los KPIs permiten evaluar el desempeño del equipo, señalando aciertos, errores y oportunidades. Es decir: además de medir el éxito de lo que fue hecho, los KPIs pueden orientar los siguientes pasos del equipo. 

Es importante resaltar la diferencia entre KPIs y métricas de análisis. Mientras las métricas son datos brutos sobre las interacciones generadas, los KPIs son números relacionados a la performance de la estrategia en sí.

En resumen, las métricas son datos generales sobre el comportamiento de los consumidores, y los KPIs son datos sobre los resultados, vinculados a las metas del planeamiento estratégico.

¿Cuál es la importancia de medir el rendimiento de las ventas por medio de los KPI?

La medición del rendimiento de ventas por medio de KPIs es de suma importancia para las empresas por varias razones. Los KPIs de ventas permiten evaluar el progreso con respecto a las metas y objetivos de ventas establecidos por la empresa.

Esto ayuda a identificar si la organización va por el buen camino para alcanzar sus objetivos o si necesita ajustar sus estrategias. También proporcionan datos concretos y objetivos sobre el rendimiento de ventas.

Esto ayuda a los gerentes y tomadores de decisiones a poner en marcha acciones basadas en información sólida en lugar de depender solo de corazonadas o suposiciones.

Al monitorear los KPIs, las empresas pueden identificar áreas en las que el rendimiento de ventas está por debajo de lo esperado. Esto, a su vez, les permite identificar oportunidades de mejora e implementar estrategias para corregir problemas.

Los KPIs también ayudan a la empresa a concentrarse en los resultados que son más críticos para su éxito. Esto evita que el equipo de ventas o la dirección se distraigan con métricas menos relevantes. Cuando los miembros del equipo de ventas tienen metas claras y KPIs que les permiten hacer el seguimiento de su progreso, se sentirán más motivados a lograr mejores resultados.

Los KPI les permiten ver concretamente cómo su rendimiento contribuye a los objetivos de la empresa. Los KPIs ayudan a determinar la eficacia de las estrategias de ventas en tiempo real.

Si una estrategia no está funcionando según el plan de ventas, los KPIs pueden identificarlo rápidamente, posibilitando que se realicen cambios de manera oportuna.

En mercados altamente competitivos, la capacidad de medir y optimizar el rendimiento de ventas por medio de KPIs puede ser una ventaja competitiva significativa. Las empresas que pueden ajustar sus estrategias basándose en datos tienen más posibilidades de destacar.

Por otro lado, algunos KPIs de ventas, como la tasa de retención de clientes y la satisfacción del cliente, proporcionan información valiosa sobre la experiencia y percepción del cliente, ayudando a mejorar las relaciones con los consumidores.

En resumen, los KPIs de ventas son esenciales para monitorear el rendimiento, identificar áreas de mejora, tomar decisiones informadas y dirigir los esfuerzos del equipo de ventas hacia los objetivos estratégicos de la empresa.

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7 KPIs de ventas que necesitas conocer

El análisis de KPIs de ventas puede asumir diversas formas. Además de la lectura de KPIs individuales – que alimentan el feedback de cada vendedor –, está la de los KPIs colectivos, y hasta la que conjuga los resultados de las ventas con los del sector de marketing. 

Conoce algunos de los principales KPIs aplicados a las estrategias de ventas:

1. Número de oportunidades en el pipeline

KPI más básico para medir el rumbo de las ventas. Acompañar el volumen de oportunidades que surgen semanalmente ayuda a dimensionar las metas establecidas para el período.

Si un vendedor o equipo tiene pocas oportunidades de venta, se vuelve necesario invertir en la prospección por otros canales (como redes sociales y cold calling), además de la calificación de leads. Si, por otro lado, el equipo tiene muchas oportunidades en el pipeline, se debe evitar que los leads enfríen – y estudiar medidas para tornar la estrategia más asertiva.

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2. Tasa de Conversión

La tasa de conversión es el principal indicador de éxito de la estrategia. Este KPI también es el más importante para evaluar a tus vendedores, estimando cuántas oportunidades efectivamente transforman en negocio.

Si el porcentaje indicado no se alinea con las expectativas, vale verificar la calidad de los leads y la productividad del equipo – además de la necesidad de implementar soluciones como un CRM.

3. Ticket Medio

Imagina que la Empresa X tiene una tasa de conversión inferior a la de la Empresa Y. ¿Qué explica que, al fin del periodo establecido, ambas tengan prácticamente la misma facturación?

Tan importante como el número de negocios cerrados es el valor generado por las ventas. El ticket medio deriva de esta proporción y fomenta insights valiosos sobre el perfil de los consumidores. Acompaña este KPI para verificar la necesidad de medidas para generar más ingresos, como combos de productos, descuentos y otras acciones promocionales.

4. Costo de Adquisición por Cliente (CAC)

Como el nombre lo sugiere, este KPI representa el costo medio de la conversión de tus leads en clientes.

El análisis del CAC se califica con otros dos KPIs: el ticket medio, que presentamos en el apartado anterior, y el Lifetime Value (LTV). Ambos miden el valor agregado por los clientes – uno inmediatamente después de la compra, y el otro a lo largo de toda la relación con la empresa.

Un CAC mayor que el gasto medio por compra o el LTV es señal de perjuicio – indicando la necesidad de acciones para elevar el ticket medio, o rever campañas de medios de comunicación.

5. Tasa de cancelación (Churn rate)

La tasa de cancelación (churn rate) estima la variación en los contratos firmados con la empresa, siendo un KPI relevante para quienes venden servicios de periodicidad fija (mensual, trimestral, entre otras).

Monitorear la pérdida de ingresos es clave para dimensionar las metas propuestas. Este KPI también refleja el desempeño de la postventa, evaluando la capacidad del equipo para retener clientes.

Técnicamente, la tasa de cancelación se refiere a oportunidades perdidas; por eso, puede ser un dato decisivo para identificar y resolver las dificultades del pipeline.

6. Turnover

Hasta la mejor estrategia puede sufrir con la rotación del equipo de ventas. Cuando es elevado, el índice de turnover es una clara señal de problemas internos del equipo, como un liderazgo o procesos poco efectivos.

Observar este KPI es importante para monitorear la productividad y motivación de los funcionarios, para obtener buenos resultados y un clima organizacional agradable.

7. Ciclo de Ventas

Este KPI estima cuánto tiempo el lead permanece en tu embudo de ventas, desde su primer contacto con la empresa hasta la finalización de una compra.

Diversos factores influyen en la duración del ciclo de ventas, desde el desempeño del vendedor hasta la propuesta del producto, el precio, la estrategia de nutrición del lead y la actuación de todos los tomadores de decisiones que estén involucrados.

La lectura de este indicador siempre se hace para optimizarlo: cuanto más corto es el ciclo de ventas, más eficiente será tu proceso, y más negocios serán cerrados. Identifica si hay problemas en etapas específicas del embudo y, si los hay, estudia posibles soluciones para que el lead avance más rápido en su recorrido de compra. 

Definiendo y analizando KPIs de ventas

Como lo mencionamos en este post, para cada meta del planeamiento estratégico, hay diferentes KPIs que permiten analizarla. Sin embargo, un error común es incluir muchos indicadores para este acompañamiento.

Esto hace que los equipos de ventas acumulen demasiados datos y generen informes poco objetivos y perjudicando la asertividad de las acciones. Para no correr ese riesgo, busca visualizar los objetivos del sector. ¿A dónde quiere llegar tu operación?

¿Cuáles serían los indicativos más claros de que el equipo ha llegado a ese punto? Una vez definido los principales KPIs, podrás seleccionar KPIs secundarios para refinar tu análisis. Esos índices ayudan a contextualizar los datos, facilitando comparaciones e ilustrando tendencias.

Organizar un cronograma de reuniones – entre el equipo de ventas y también con el equipo de marketing – ayuda a mantener los KPIs actualizados. Finalmente, al monitorear los informes de desempeño, recuerda que éstos deben contar una historia.

Traza la evolución del trabajo privilegiando la presentación de los indicadores principales, complementandose con los KPIs secundarios y comentarios al pie de los gráficos.

FAQ: Conoce las principales dudas sobre KPIs de Ventas

1. ¿Cuál es la relación entre los KPIs de ventas y los OKRs (Objectives and Key Results)?

Los KPIs de ventas miden el rendimiento en áreas específicas, mientras que los OKRs establecen metas a nivel organizacional. Los KPIs se utilizan para rastrear el progreso hacia los OKRs. Por ejemplo, un OKR puede ser aumentar los ingresos en un 20% en un trimestre, y los KPIs que soporten este OKR incluirán el número de ventas cerradas, el ticket medio, y la tasa de conversión.

2. ¿Cómo afectan los cambios en el comportamiento del consumidor a los KPIs de ventas?

Cambios en el comportamiento del consumidor, como la preferencia por canales digitales o una mayor sensibilidad al precio, pueden requerir ajustes en tus KPIs de ventas. Debes estar atento a estas tendencias y modificar tus indicadores para reflejar mejor el rendimiento frente a las nuevas expectativas del cliente.

3. ¿Qué impacto tienen las promociones o descuentos en los KPIs de ventas?

Las promociones y descuentos pueden aumentar el volumen de ventas, pero también pueden reducir el ticket medio o el margen de beneficio. Es importante medir cómo las campañas promocionales afectan tus KPIs de ventas y asegurarse de que estén alineadas con la rentabilidad a largo plazo.

4. ¿Es posible tener KPIs diferentes para diferentes productos o servicios?

Sí, es totalmente posible y recomendable tener KPIs de ventas diferentes para cada producto o servicio. Cada uno puede tener un ciclo de ventas, perfil de cliente y valor promedio de compra diferentes, por lo que es necesario adaptar los KPIs a las características específicas de cada oferta.

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