Planificación Estratégica: ¿qué es y cómo implementarla?

En pocas palabras, podemos decir que la planificación estratégica es el guión por el que se orienta una empresa, sobre todo en lo que dice respecto a la definición de metas y acciones que serán necesarias para alcanzarlas. Además, es común que la planificación estratégica se use para analizar diferentes escenarios y recursos disponibles, sirviendo como base para la innovación y adaptación en un mercado en constante cambio.

Como un concepto básico de la gestión de negocios y de la administración de empresas, la planificación estratégica se puede —y debe— desarrollar e incorporar en la cultura de cualquier organización, independientemente de su tamaño y segmento de actuación.

De forma simplificada, todas las organizaciones tienen objetivos para alcanzar y, para lograrlo, necesitan tener una planificación estratégica estructurada. A continuación, abordaremos el tema más detalladamente, desglosándolo en estos puntos: 

¿Qué es la planificación estratégica?

La planificación estratégica es un proceso sistémico construido para identificar las condiciones ideales para que una organización alcance sus objetivos. Y, más, con la planificación se traza el camino que la empresa deberá seguir y se esquematiza la búsqueda de los mejores resultados. En otras palabras, es un ejercicio para poner las ideas en la punta del lápiz y lanzarse a la acción. 

De acuerdo con el renombrado profesor Idalberto Chiavenato (2004), el concepto de planificación estratégica está asociado a los objetivos estratégicos que impactan en la dirección y en la viabilidad de los procesos. Así, es a partir de la definición de esos objetivos que se elabora la estrategia para alcanzarlos por medio de la planificación.

En ese contexto, planificar significa establecer acciones que representan el mejor camino para alcanzar los objetivos basándose en la observación del contexto presente, en la visualización de escenarios y en el análisis sobre el futuro y las expectativas de la empresa para los años siguientes. De esa forma, herramientas como el análisis FODA pueden ser útiles para generar conocimiento e insights. 

Es válido resaltar que la planificación estratégica puede renovarse mensualmente, anualmente e incluso considerar el largo plazo, variando de acuerdo con las necesidades y la realidad de cada negocio.

“[…] el concepto de planificación estratégica está asociado a los objetivos estratégicos que impactan en la dirección y en la viabilidad de los procesos.”
Idalberto Chiavenato (2004)

LEE MÁS: Metas SMART: ¿qué son?

¿Para qué sirve la planeación estratégica? 

La función de la planificación estratégica es la de ser una guía para que las acciones que se realizarán durante un período determinado estén alineadas al propósito organizacional. La planificación establece, así, las actividades del presente teniendo en cuenta su impacto futuro.

En efecto, también facilita la rápida identificación de desvíos de ruta para que se los corrija rápidamente para evitar que causen daños mayores al proceso de consecución de los objetivos, lo que da soporte para que la empresa administre mejor el tiempo, recursos y esfuerzos de los equipos.

De esa forma, la planificación estratégica es responsable por aportar diversos beneficios a las organizaciones, incluso porque, sin ella, la empresa corre el riesgo de perderse con respecto a su propósito.

LEE MÁS: Gestión de Ventas: no te pierdas nuestros consejos

Diferencias entre planificación táctica y operativa

Existen dos tipos de planificación estratégica: la táctica y la operativa. Hay muchas diferencias entre ellas. Las más comunes son: el plazo relacionado a los objetivos, el grado de especificidad y las personas a quienes se destinan.

Sin embargo, cuando ambas planificaciones se implantan de forma integrada, pueden ayudar a la empresa a convertir la visión de negocio en realidad a corto y mediano plazo. Veamos ahora las características de cada uno de esos planes:

Planificación táctica La estrategia se pondrá en marcha en una unidad o área específica del negocio. No abarca a toda la organización, sino que se centra en los colaboradores de la gestión intermedia, como los gerentes, para orientar y guiar sus tomas de decisión dentro de sus sectores. Se establecen objetivos específicos y detallados con un plazo mediano de duración de hasta tres años.

Planificación operativa El aspecto operativo no se relaciona directamente a una planificación, pero sí a los procesos para la ejecución del proyecto. Es lo que mantiene las acciones coherentes y alineadas a los objetivos estratégicos. Abarca a toda la empresa. Ya que todos los colaboradores de la organización participan en alguna parte de la operación. En general, el plan operativo es de corto plazo y comprende metas e indicadores trimestrales o semestrales.

LEE MÁS: ¿Qué es la gestión y administración de Pymes?

¿Cuáles son las ventajas de la planificación estratégica?

Ahora que ha quedado clara la importancia de tener una planificación estratégica, te invitamos a que conozcas los 5 principales beneficios que puede aportar a tu negocio:

1. Fortalecimiento de la motivación

Cuando los colaboradores pueden visualizar la dirección en la cual quieren avanzar, su motivación para entregar los mejores resultados aumenta porque ellos comprenden la importancia de su papel para la consecución de los objetivos organizacionales.

2. Aumento de la productividad de los equipos

Como resultado de la motivación, los colaboradores se vuelven más productivos y realizan sus entregas con más eficiencia y calidad, lo que impulsa la composición de equipos de alto rendimiento.

3. Priorización de tareas

La planificación estratégica define un orden de prioridad de los objetivos, lo que facilita la identificación de cuáles acciones son más urgentes para, luego, establecer la prioridad de las tareas y la organización de los cronogramas de entregas.

4. Asertividad en la toma de decisiones

También se verifica la disminución del riesgo de errores durante el proceso de toma de decisiones, ya que estas se vuelven más asertivas por estar alineadas a la visión del negocio.

5. Alineación de todo el equipo

Definir una planificación estratégica también promueve una mayor alineación entre todos los equipos, pues estos entienden que están trabajando juntos y con el mismo foco. Esto incentiva la colaboración dentro de los equipos y hasta entre las diferentes áreas.

LEE MÁS: Pipeline de ventas: ¿qué es y cómo gestionarlo?

¿Cuáles son las etapas de una planificación estratégica?

Las 4 etapas para construir un buen plan estratégico: entiende en detalles cada etapa para construir una planificación estratégica asertiva en la práctica:

1.   Haz el diagnóstico

Antes de cualquier otra cosa, la empresa debe mirar hacia dentro y hacia fuera del ambiente interno para identificar sus fortalezas (potencialidades) y sus debilidades (deficiencias) con respecto al mercado, algo que puede hacer mediante un análisis FODA.

Esto permite a la organización conocer sus puntos fuertes y sus puntos de mejora y tener un diagnóstico preciso de lo que se necesita priorizar en la planificación estratégica.

2.   Establece los objetivos estratégicos

Después de hacer el análisis del escenario presente de la organización, es el momento de reflexionar sobre adónde se quiere llegar y sobre cuáles son las mayores aspiraciones de la empresa.

Con esos datos en manos, es posible establecer los objetivos de corto, mediano y largo plazo, que deben estar vinculados a la misión, visión y valores del negocio y ser realistas y aplicables para todos los niveles jerárquicos.

Puedes utilizar el mapa estratégico para visualizar de forma más dinámica esos objetivos y facilitar el desglose en metas alcanzables, un proceso indispensable para estimular el comprometimiento y compromiso de los colaboradores con sus tareas, ya que les permite saber cuál es su blanco.

3.   Formula una estrategia

Esta es la etapa de definir cómo alcanzar los objetivos, o sea, cómo se utilizarán los recursos, el tiempo y los esfuerzos de los equipos para realizar lo que se determinó.

Sin duda, abrir espacio para escuchar a los líderes y colaboradores hace que todos se sientan incluidos en la toma de decisiones y hace el proceso más efectivo; a fin de cuentas, ellos viven el día a día del negocio y pueden aportar insights valiosos.

De esa forma, la estrategia de la empresa será mucho más asertiva y la organización como un todo estará pronta para lidiar con los desafíos que surjan para garantizar la consecución de las metas y llegar al éxito esperado.

4.   Aplica la estrategia y haz el seguimiento de las acciones

De nada sirve una buena planificación si no se la ejecuta. Por eso, una de las fases más importantes de la planificación estratégica es su implementación. Esto significa sacar las ideas del papel y crear un plan de acción para que se aplique en todos los equipos.

Pero no solo eso: también se debe hacer el seguimiento continuo y el monitoreo de la estrategia, analizándose los resultados obtenidos para que se hagan los ajustes necesarios y se garantice el mejor funcionamiento del negocio con todos trabajando alineados hacia la misma línea de llegada.

LEE MÁS: Equipo de Ventas: cómo formarlo de manera correcta

¿Cómo implementar la planificación estratégica de la forma correcta?;

A continuación, te dejamos una lista que te ayudará a evitar errores y a elaborar una planificación estratégica correcta.

1. Sé transparente

Tener conocimiento de los objetivos y metas de la organización motiva a los colaboradores a querer crecer con el negocio. Una planificación estratégica con una visión clara de crecimiento y acciones bien definidas hace que el equipo se sienta seguro y establezca una armonía entre sus planes personales y profesionales.

Además, la transparencia con respecto a los objetivos organizacionales transmite más credibilidad a clientes y accionistas, que ven la seriedad y el comprometimiento de la gestión.

2. Haz el seguimiento continuo de las acciones

En general, la elaboración de una planificación estratégica empresarial resulta en un plan de acción compuesto de actividades que se asignan a los miembros del equipo. El problema es que, muchas veces, esas acciones no se realizan y quedan en el olvido porque no se hace un seguimiento para que todo ocurra de acuerdo a lo planeado.

Hacer el seguimiento de las actividades del equipo en el día a día es fundamental para que los líderes garanticen la aplicación completa del plan.

3. Tener metas claras y objetivas

Uno de los errores más comunes en la elaboración de una planificación estratégica está en la definición de los objetivos y de las metas. Por ejemplo, “aumentar nuestra participación en el mercado” o “ser una empresa de referencia en nuestra área de actuación” no traducen visiones claras.

La planificación estratégica requiere especificidad. Por eso, define la visión, que es el objetivo mayor de la empresa y adónde quiere llegar en un período determinado, y desglósala en objetivos menores, estableciendo metas claras y medibles.

4. Monitorear los indicadores con frecuencia

Monitorear los indicadores de rendimiento con frecuencia es el procedimiento que más facilita la aplicación del planeamiento estratégico, incluso porque todos los objetivos se deben desglosar en metas que se puedan medir a partir de indicadores.

Por ejemplo:

• Una empresa definió que debe mejorar la calidad de su atención de telemarketing y ese es el objetivo;
• Para medir si realmente está alcanzando ese objetivo, la empresa creó una encuesta de satisfacción dirigida a sus clientes y en la cual les pedía una ruta de evaluación de la atención mediante la asignación de una puntuación de 0 a 5;
• El indicador será el promedio de evaluación de la encuesta medido mensualmente;
• La meta para ese indicador es obtener un promedio de evaluación de 3,8;
• El seguimiento frecuente de esos indicadores posibilita que la empresa tome acciones inmediatas si encuentra algún problema en el camino;
• Por otro lado, la frecuencia de esa medición puede variar de acuerdo con los objetivos y el tipo de indicador, pero es interesante que los resultados siempre se divulguen entre los miembros del equipo.

Un tip extra es ofrecer una bonificación para el equipo que alcance sus metas. Reconocer a los colaboradores muestra que la empresa los valora por el trabajo realizado y eso estimula aun más su compromiso.

5. Involucrar al equipo en la elaboración del plan estratégico

El capital humano es la clave para el éxito de cualquier negocio, ya que este depende de personas para alcanzar sus objetivos. Por ese motivo, no involucrar al equipo, en especial a los líderes, en la elaboración de la planificación estratégica, puede sonar como una “dictadura” en la cual hay que limitarse a cumplir órdenes.

LEE MÁS: Estudio de mercado: qué es y cómo hacerlo

FAQ: Principales preguntas sobre planificación estratégica

¿Cuáles son las 4 etapas de la planificación estratégica?

• Etapa 1: Definición de Premisas o Fundamentos; 
• Etapa 2: Grandes Elecciones; 
• Etapa 3: Elaboración del Plan Estratégico; 
• Etapa 4: Implantación y Monitoreo del Plan.

¿Cuáles son los 4 tipos de la planificación estratégica?

• Planificación estratégica;
• Planificación táctica;
• Planificación operativa;
• Planificación financiera.

¿Cuáles son los 3 niveles de la planificación estratégica?

Existen tres niveles de planificación: estratégica, táctica y operativa. Estos tres niveles de planificación empresarial, aunque estén conectados, se diferencian con respecto a su alcance, a las personas involucradas en ellos, al plazo y a los resultados que cada uno de esos planes aportan a la organización.

¿Hemos aclarado tus dudas sobre la planificación estratégica?

Nuestro blog y Centro de Recursos están siempre actualizados con novedades y contenidos sobre CRM y gestión. A continuación, te sugerimos otros materiales que te podrían resultar útiles.

• ¿Qué significa MVP?
• Propuesta de valor: qué es y cómo hacerla
• ¿Cómo opera el comportamiento del consumidor?
• ¿Qué es el Brainstorming?

Para conocer más insights sobre Marketing, Ventas y CRM, sigue navegando por nuestro Centro de Recursos y entra en contacto para saber más sobre Salesforce. ¡Buen trabajo y hasta la próxima!